愚人

就地取材用好Word設(shè)置省紙

平時(shí)大家都是在Word中編輯好文檔后按部就班進(jìn)行打印，其實(shí)在打印之前用好Word的一些設(shè)置就可以節(jié)省不少的紙張。

1.圖片元素要調(diào)好

大家知道，Word中圖片默認(rèn)會(huì)占用大量的空間，因此打印之前可以對(duì)其進(jìn)行調(diào)整。比如對(duì)于一些只是裝飾的圖片，我們可以在Word中選中，將其調(diào)整到合適大小，并且將默認(rèn)的“嵌入型”更改為“緊密型環(huán)繞”，這樣可以更好地節(jié)約空間（圖1）。

此外還可以使用Word自帶的其他圖片處理工具進(jìn)行處理以節(jié)約墨水。比如一些深色圖片背景，如果文檔里需要表達(dá)的只是前景內(nèi)容，則可以選中圖片后使用“圖片工具→格式→刪除背景”，僅保留前景內(nèi)容，這樣也可以節(jié)約圖片打印時(shí)墨水的損耗。

2.字體字號(hào)設(shè)置好

平時(shí)我們都是使用默認(rèn)的宋體五號(hào)編輯文檔，而且很多人編輯文章時(shí)并沒(méi)有設(shè)置好合適的間距，有些段落文章間距很大，特別是一些從網(wǎng)上復(fù)制的內(nèi)容，這樣默認(rèn)打印也會(huì)比較耗費(fèi)紙張。因此我們可以在打印之前對(duì)文章字體、樣式等進(jìn)行省紙?jiān)O(shè)置。

按Ctrl+A全選文章，然后點(diǎn)擊“開(kāi)始→清除格式”，將文章中的多種格式全部刪除，盡量使需要打印的文章保留一種統(tǒng)一的樣式（圖2）。

繼續(xù)選中“開(kāi)始→字體”，選擇五號(hào)以上的字體（字體選擇以打印后可以看清楚為好，全選文檔，然后按“Ctrl+[”，每按一次，所有字體將在原來(lái)字號(hào)的基礎(chǔ)上縮小0.5pt）。選中文字，然后右擊選擇“段落”，打開(kāi)“段落”對(duì)話框，將段落間距調(diào)小，包括段前、段后、行距等。這樣對(duì)于多頁(yè)文檔，進(jìn)行字號(hào)、間距的調(diào)整（前提是不影響打印后的閱讀效果），可以有效節(jié)約紙張的損耗（圖3）。

3.多余元素要?jiǎng)h除

很多人的文章都會(huì)隨意增加空格、空行和段落，這些多余元素也是浪費(fèi)紙張的元兇之一。對(duì)于這些無(wú)用的元素，我們可以使用批量替換的方法進(jìn)行刪除。以刪除其中的空行為例，打開(kāi)“查找與替換”對(duì)話框，“查找內(nèi)容”輸入“^p ^p”，替換為輸入一個(gè)“^p”，再單擊“全部替換”，這樣文檔中所有的空段全部消失，可以讓文章打印時(shí)更緊湊。其他空格、多余段落的替換操作類似（圖4）。

精打細(xì)算用好Word打印設(shè)置

除了上述的設(shè)置外，在開(kāi)始打印之前還可以對(duì)打印進(jìn)一步設(shè)置以節(jié)約紙張。

1.用好打印預(yù)覽 省一張是一張

很多時(shí)候在打印一些文檔的時(shí)候，通過(guò)打印預(yù)覽經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)文檔只要一張多點(diǎn)的紙張，對(duì)于這類情況可以使用打印預(yù)覽模式來(lái)減少紙張的浪費(fèi)。單擊Word菜單欄的“文件→選項(xiàng)”，再單擊“快速訪問(wèn)工具欄”，在“所有命令”中選擇“打印預(yù)覽編輯模式”，單擊“添加”，將其添加到快速訪問(wèn)工具欄（圖5）。

返回Word主窗口，在窗口上方的快速訪問(wèn)工具欄點(diǎn)擊“打印預(yù)覽編輯模式→減少一頁(yè)”。這樣Word打印出來(lái)的文檔將減少一頁(yè)，它在打印時(shí)自動(dòng)將多出的文字調(diào)至其他頁(yè)面，而原文檔保持不變（圖6）。當(dāng)然對(duì)于不足一頁(yè)的部分，我們也可以通過(guò)上述介紹的縮小字號(hào)、行距等將其縮減在一頁(yè)打印。

2.只打印文字不打印圖片

對(duì)于打印的一些工作文檔，由于圖片占用大量的空間，很多時(shí)候我們只需要打印其中的文字（但是對(duì)于電子文檔還需保留圖片）。同上點(diǎn)擊“打印預(yù)覽編輯模式→選項(xiàng)”，接著在打開(kāi)的“選項(xiàng)”對(duì)話框中點(diǎn)擊“顯示”選項(xiàng)卡，將“打印選項(xiàng)”下的“只打印在Word中創(chuàng)建的圖形”前的勾選取消掉，然后“確定”（圖7）。

這樣在Word中打印時(shí)圖像位置只會(huì)保留一個(gè)空白框，可以節(jié)約空間和墨水，但是并不會(huì)影響我們對(duì)文檔的閱讀（圖8）。