孫斌

摘 要：本文概述了工程建筑檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，分析了工程建筑檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并對工程建筑檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)方法進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息化；工程建筑；檔案管理建設(shè)

建筑工程檔案能夠真實(shí)地反映出工程建設(shè)的詳細(xì)情況，這在工程建筑項(xiàng)目中的利用價(jià)值相當(dāng)高。但是由于我國當(dāng)下的建筑工程檔案管理工作的管理模式大部分仍然是使用傳統(tǒng)的手工管理，其存在的問題比較多，這就會直接影響工程施工單位對建筑項(xiàng)目的開展，給施工單位以及檔案管理單位造成重大損失。

1 工程建筑檔案信息化建設(shè)的概述

所謂檔案信息化建設(shè)，指的是企業(yè)按照國家檔案行政管理單位的要求，采用科技信息化技術(shù)，針對傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行更新與優(yōu)化，從而促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部檔案信息資源的采集、存儲、管理及服務(wù)能力得到整體強(qiáng)化的過程。除此之外，基于全方面的角度來分析，檔案信息化建設(shè)具有一些很明顯的特征優(yōu)勢。

1.1 檔案信息化建設(shè)具有改革性

檔案信息化建設(shè)是把信息化技術(shù)手段規(guī)范合理的引入到檔案管理工作中，從而促使企業(yè)在檔案管理任務(wù)、工作結(jié)構(gòu)以及管理人員的工作安排等方面都產(chǎn)生很大的變化，促進(jìn)了企業(yè)內(nèi)部檔案管理形式實(shí)現(xiàn)發(fā)展創(chuàng)新。除此之外，檔案信息化建設(shè)還能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理存在的缺陷與漏洞，從而促使檔案管理在不同環(huán)節(jié)都具有自身特有的思維模式與策略，使檔案管理工作產(chǎn)生巨大的轉(zhuǎn)變，為檔案工作的革新與發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

1.2 檔案信息化建設(shè)具有時(shí)效性

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)持久而又繁瑣的建設(shè)項(xiàng)目，建設(shè)信息化檔案必須有先進(jìn)的科學(xué)信息技術(shù)作為后盾，以堅(jiān)定不移、銳意進(jìn)取的精神將檔案管理發(fā)展成現(xiàn)代化先進(jìn)的信息化建設(shè)工程。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，企業(yè)要針對檔案管理的有關(guān)的軟硬件設(shè)備進(jìn)行更新和優(yōu)化，并且使之保持在最佳狀態(tài)，同時(shí)要對升級的管理系統(tǒng)進(jìn)行定期的檢修與維護(hù)，確保檔案信息化建設(shè)實(shí)效性與長期性。

2 工程建筑檔案管理信息化建設(shè)的重要性

企業(yè)建設(shè)信息化檔案管理能夠有效的提升檔案管理工作效率和人員工作能力，同時(shí)還能針對檔案管理中出現(xiàn)的各種問題與狀況進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決辦法，能夠促使檔案管理的社會化服務(wù)得以實(shí)現(xiàn)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性具體可表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。

2.1 改善檔案管理工作

實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化、開放化，使其充分的發(fā)揮其價(jià)值作用。檔案信息化建設(shè)是企業(yè)檔案部門科學(xué)有效的運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作從管理利用逐漸的向資源收集、存儲及服務(wù)等方面的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了科學(xué)有效的管理和配置檔案信息資源，提高了其為社會提供的服務(wù)質(zhì)量。

2.2 拓展檔案服務(wù)

從根本上來說檔案管理工作屬于是信息資源管理，而信息資源的實(shí)際價(jià)值體現(xiàn)在信息資源的采集與利用上。信息資源的利用效果是直接涉及到信息資源的時(shí)效性和其利用規(guī)模，由此，檔案信息化建設(shè)對于現(xiàn)階段現(xiàn)代化檔案工作是非常關(guān)鍵的，檔案信息化建設(shè)促使檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域變得更寬。

2.3 增加信息儲量

科學(xué)技術(shù)不斷優(yōu)化發(fā)展推動了信息技術(shù)行業(yè)領(lǐng)域的快速發(fā)展，而包括在內(nèi)的信息儲存技術(shù)發(fā)展也取得顯著的成績，并且在各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛的采用。信息儲存技術(shù)使得企業(yè)檔案信息資源的采集與管理更加便捷，同時(shí)儲存空間增大，與之前的紙質(zhì)儲存相比其儲存密度更高，同時(shí)信息儲存技術(shù)大大的提高檔案信息資源存儲安全指數(shù)，從紙質(zhì)儲存方式單一發(fā)展到現(xiàn)階段儲存方式多元化，譬如：文字、圖表、影像以及動畫等形式。

3 實(shí)現(xiàn)工程建筑檔案信息資源共享的方法

3.1 實(shí)行規(guī)范化、系統(tǒng)化的方法

實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)信息資源共享，那么，工作中就必須要實(shí)行規(guī)范化、系統(tǒng)化，進(jìn)一步加強(qiáng)工程建筑檔案庫信息化管理的建設(shè)，就要做到以下幾點(diǎn)：（1）系統(tǒng)自動歸檔。把需要?dú)w檔的工程建筑檔案，根據(jù)統(tǒng)一的格式向檔案管理系統(tǒng)提交，而且由系統(tǒng)實(shí)行自動歸檔。（2）資料保存數(shù)據(jù)庫。將歸檔后的資料保存在數(shù)據(jù)庫的平臺里面，而且要保證工程建筑檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)的統(tǒng)一性，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。（3）自動化管理。為了實(shí)現(xiàn)快速檢索，在數(shù)字化系統(tǒng)里要將檔案資料明確標(biāo)明存放的位置。

3.2 實(shí)現(xiàn)工程建筑檔案管理科學(xué)合理的方法

在工程建筑檔案管理信息化建設(shè)中，隨著信息科技的發(fā)展，管理的方法越來越多，同時(shí)促進(jìn)了我國工程建筑檔案信息化管理發(fā)展的效率，最終有助于實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。由于信息化發(fā)展的速度以及創(chuàng)新比較快，因此也為競爭對手以及不法分子提供了窺探工程建筑檔案的便利，同時(shí)也造成了管理單位對檔案的保密工作不嚴(yán)謹(jǐn)，造成檔案泄密等，都對建筑行業(yè)的發(fā)展有所影響。所以為了保證信息的安全，相關(guān)檔案管理部門在實(shí)施工程建筑檔案信息化建設(shè)的過程中，必須要進(jìn)行加密，利用計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，進(jìn)一步加強(qiáng)其管理工作的安全性。除此之外，管理單位也要對紙質(zhì)工程建筑檔案引起重視，這樣才能使工程建筑檔案管理更加科學(xué)合理。

3.3 轉(zhuǎn)變管理工作的模式

影響工程建筑檔案管理工作缺乏可靠性以及不科學(xué)的原因就是，檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)技術(shù)以及綜合素養(yǎng)。所以，工作人員在參與工程建筑檔案管理工作時(shí)一定要全程參與，而且要做好建筑工程檔案的收集、分類、 保存等與其相關(guān)的工作。因此，為了實(shí)現(xiàn)工程建筑檔案管理信息化，讓管理人員采用新型的管理模式，轉(zhuǎn)變落伍的管理模式，管理單位要做到以下幾點(diǎn)：（1）為管理人員提供學(xué)習(xí)信息化技術(shù)的機(jī)會、定期派遣專業(yè)的信息化管理人才對管理人員實(shí)施技術(shù)培訓(xùn)，提升管理人員的信息化管理能力。（2）引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和方式，強(qiáng)化工程建筑檔案管理人員的工作意識，建設(shè)一支專業(yè)技術(shù)強(qiáng)、信息化操作熟練、綜合素質(zhì)高的人才隊(duì)伍。以上的方法都將為做好檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)階段檔案工作的發(fā)展必然態(tài)勢，同時(shí)也是檔案工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的必經(jīng)之路。在現(xiàn)代化社會背景下，檔案管理部門必須關(guān)注檔案信息化建設(shè)的重要作用，并大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程，能夠使檔案信息資源得到充分的挖掘與利用，并且提升檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。

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