李紅

【摘 要】干部人事檔案管理是企事業(yè)單位的一項重要管理工作。隨著我國政治、經(jīng)濟體制改革的不斷深入，單位干部人事檔案出現(xiàn)了許多新問題。鑒于此，要從實際出發(fā)，與時俱進，把握檔案管理工作的特性，管好、用好干部人事檔案，提升檔案利用價值，促進人力資源開發(fā)，不斷改革創(chuàng)新，把檔案資源優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為人才優(yōu)勢，更好地為構(gòu)建和諧社會發(fā)揮重要作用。

【關鍵詞】干部人事檔案；管理制度；效力；質(zhì)量；責任意識

【中圖分類號】G275.9 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2017）05-0193-03

人事檔案管理工作的最終價值是使檔案得到有效利用，為單位發(fā)展提供準確的信息和科學決策的依據(jù)。加強單位人事檔案管理，充分發(fā)揮其作用，是有效配置單位人力資源、促進單位發(fā)展的有力保證，也是現(xiàn)階段人事檔案管理工作的重點所在。

1 干部人事檔案管理的重要性

在人事工作中，人事檔案如實地記錄了在職人員的道德素質(zhì)、專業(yè)水準、工作業(yè)績等主要情況，是開發(fā)人力資源的資源庫。只有在管理好人事檔案的前提下，才能更好地提高單位人事管理的整體水平。

1.1 干部選拔和職稱評定的依據(jù)

人事工作應注重培養(yǎng)和挖掘人才資源的潛在能力，這就對單位人事檔案工作提出了切實為人力資源管理服務的工作要求，將字面上的檔案和具體人事工作相銜接，積極利用單位人事檔案信息資源，為人力資源工作服務。人事檔案記錄著個人綜合能力素質(zhì)和由權威部門認定的業(yè)績考核材料，能真正全面、立體地反映一個人的德、能、勤、績、廉等情況，是一個具有個性化的人才信息庫，為職稱評審、年終考評、考察選拔干部和工作人員崗位調(diào)動等提供了真實可靠的材料。

1.2 為領導決策研究提供參考

人事部門應立足于單位人才隊伍建設，通過對單位職工的人事檔案信息分析，總結(jié)已有人才儲備的大體情況，并結(jié)合人事流動的檔案信息，預測評估單位人才的需求方向，從而達到有效而合理地制訂人力資源計劃，為單位領導在人事任免方面的決策提供必要的參考。

2 干部人事檔案管理中存在的不足

近年來，雖然組織和人事部門對檔案管理工作認識不斷加深，干部人事檔案管理工作有了明顯的提高，但是與現(xiàn)代人事檔案管理的基本要求相比，還存在不小的差距，在實際工作中也存在不少的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 認識不到位，重視程度低

長期以來，一部分領導對干部人事檔案管理工作的認識存在著一些誤區(qū)，認為干部人事檔案管理只要“守好攤”，人事檔案不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。部分干部職工也對檔案工作不夠重視，認為此項工作只是人事檔案管理部門的事情，不積極配合做好個人信息更新、歸檔材料及時上報等工作。一些單位雖然按照檔案管理的基本要求，建立了檔案室，但是并沒有按照規(guī)定配備專門的檔案管理人員，多數(shù)檔案管理人員是辦公室人員兼任，不僅缺乏專業(yè)的檔案管理知識和能力，難以保證人事檔案管理工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性，更難以實現(xiàn)檔案管理工作的專業(yè)化、規(guī)范化管理，這在一定程度上影響了人事檔案管理工作的質(zhì)量。

2.2 管理不夠完善，遺留問題比較多

一是學歷材料和專業(yè)技術材料不完備。隨著社會的全面進步和發(fā)展，各級、各部門對學歷、專業(yè)技術的要求越來越高，很多干部通過各種方式（如函授、進修班、自考等）取得了相關學歷學位或?qū)I(yè)技術職稱，但沒有及時將材料送交人事檔案管理部門存檔，直接導致人事檔案中的學歷、專業(yè)技術職稱材料不齊備，甚至造成部分材料遺失無法補辦的現(xiàn)象。二是入黨材料不完備。不少干部曾在多個單位工作，但入黨時所在的單位并沒有將他們的入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書等材料放入個人檔案。此外，也存在發(fā)展的新黨員入黨材料不齊備就直接存檔的現(xiàn)象。三是任免考察材料、工資表不完備。有部分干部的任免考察材料因為沒有及時歸檔，造成現(xiàn)在無法查找；由于政策或其他原因，個別干部工資表中有空白年份，工資資料不齊全。

2.3 立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不夠高

一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一?！叭g兩歷一身份”（“三齡”即出生時間、參加工作時間、入黨時間；“兩歷”即學歷和工作經(jīng)歷；“一身份”即干部或工人）記載多樣，個別干部的年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高。二是檔案用紙規(guī)格不一?，F(xiàn)行的公文材料大都是A4紙，履歷表、高等院校畢業(yè)生登記表、入黨志愿書等大部分是16開紙，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是檔案材料短缺。如，表彰和處分材料未收集歸檔。此外，隨著時代的發(fā)展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足現(xiàn)行社會發(fā)展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個人工作能力、潛力、技術特長等方面的內(nèi)容少，這些都會直接影響案卷的質(zhì)量。

2.4 技術手段滯后，運行效率比較低

在整理檔案過程中，大多數(shù)單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，都是靠手工操作，這樣的工作方式費時、費力，效率低，與新形勢下整個社會的發(fā)展進步，以及現(xiàn)代化、信息化、科學化管理發(fā)展水平不相適應。

3 對目前干部人事檔案管理的幾點建議

3.1 加大檔案管理宣傳力度，提高檔案管理意識

檔案管理部門需要加強對自身檔案管理人員的宣傳教育，提高檔案管理人員的工作意識，重視自己的本職工作。充分認識到檔案管理工作是貫徹黨的干部路線、方針及政策的工作，明確檔案管理是干部職工晉升、評定職稱等重要依據(jù)，以便確保檔案管理人員重視本職工作，提高檔案管理水平與質(zhì)量。此外，還需要加強對所有職員的宣傳，通過各種媒介，包括廣播、電視、開展講座等活動與方式廣泛宣傳檔案管理的重要性，并且需要對相關檔案管理法律法規(guī)及規(guī)章制度等進行宣傳，讓相關部門及職員充分認識到干部人事檔案管理的重要性，讓職員充分了解干部人事檔案管理是選拔干部、合理使用人才的重要依據(jù)，從而積極配合檔案管理工作的開展，提供全面、完善、真實的個人信息，從而有效地支持、配合檔案管理工作，確保檔案管理工作的有序進行。

3.2 建立完善的干部人事檔案管理制度

完善的檔案管理制度是干部人事檔案管理部門落實與開展工作的前提與保障，由于干部人事檔案管理工作比較復雜、瑣碎，要想確保檔案管理工作有條不紊地進行，就需要嚴格實施相關制度，做到有章可循、有據(jù)可依。在建立完善的干部人事檔案管理制度的時候，首先，需要明確建立各項切實可行的規(guī)章制度，并嚴格按照要求，規(guī)范、科學、合理地完成檔案管理工作，尤其需要制定出完善的檔案查閱制度，明確規(guī)定查閱權限。例如，沒有查閱干部介紹信的不得查閱檔案，未經(jīng)批準的不得查閱等。在檔案的借閱制度完善過程中，需要制定各種規(guī)定，例如，沒有經(jīng)過部門相關負責人的批準不得將檔案借出，在借出手續(xù)不健全的時候不得借出等。并且，在借閱、查閱及轉(zhuǎn)進、轉(zhuǎn)出等管理中，需要及時登記，并且具備完善的審批手續(xù)。其次，建立一套適合干部人事制度變革的檔案管理制度。通過建立完善的制度有效地解決檔案管理中的混亂現(xiàn)象，為檔案管理的順利開展提供前提條件。

3.3 加強干部人事檔案的合理、科學、規(guī)范化的管理

首先，要積極主動、及時地收集干部人事檔案材料。干部人事檔案管理的基礎工作就是對檔案信息材料進行收集，由于干部人事檔案材料的收集工作是一項政策性較強、涉及部門較多的工作，因此需要積極主動、及時地收集好檔案信息材料。在收集的過程中，要確保檔案信息的實時性。由于每個人的情況是在不斷地變化與發(fā)展的，其個人的檔案信息材料需要隨之進行更改，以便確保干部人事檔案的信息與本人的信息保持一致。要及時、密切觀察人事工作及干部個人的動態(tài)發(fā)展，及時主動地收集信息。同時，檔案管理人員需要與人事檔案材料形成密切的聯(lián)系，通過各種方式與途徑積極主動地做好檔案收集工作。并且，確保收集的信息的真實性與完整性。嚴格按照干部人事檔案的相關收集規(guī)定及范圍將材料與信息收集完整。將收集好的材料及時歸檔，并裝入個人卷宗，以便做好干部人事檔案收集與整理工作。

其次，要對干部人事檔案材料進行鑒別，去偽存真。由于目前干部人事檔案管理中，其材料存在虛假的現(xiàn)象，因此需要加強對信息材料的鑒別，確保檔案材料的真實性。在對檔案材料進行全面審核的時候，嚴格遵守檔案材料的補充辦法等相關規(guī)定，針對干部人事檔案中的十大類內(nèi)容制定出審核的標準。例如，登記干部職務晉升的連續(xù)性，填寫專業(yè)技術職稱從初級到高職及聘用的連續(xù)性信息。檔案管理人員需要對這些信息進行逐一核實，將其中缺失材料進行分類，針對缺失的材料及時做好補充、更新工作。此外，在鑒別信息材料真實性的時候，需要對其信息資料進行審核，并對需要出具相關證明的信息進行審核，對干部進行核實，確保信息的真實性。沒有經(jīng)過審批、內(nèi)容不夠詳細、手續(xù)不健全等檔案材料不得歸檔，相關證書沒有加蓋相關組織的印章不得歸檔處理。

3.4 提高干部人事檔案信息化管理水平

在信息化時代的背景下，需要充分利用信息技術資源，構(gòu)建現(xiàn)代化干部人事檔案管理的信息平臺，以便有效地提高檔案管理與利用的效率，從而可以有效地實現(xiàn)全面、動態(tài)的管理。在干部人事檔案的信息化管理體系中，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，對干部人事檔案的十大類內(nèi)容進行有效的整合與優(yōu)化。檔案管理人員需要對干部形成的材料進行及時的收集、鑒別、審核及處理，為干部人事檔案數(shù)據(jù)庫提供信息。同時，構(gòu)建干部人事檔案局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)之間的相互連接，可以有效地實現(xiàn)檔案信息資源的共享，使檔案借閱、查閱更加方便。通過信息化的檔案管理，可以有效地解決紙質(zhì)案卷破損的問題，確保檔案的長期保存與使用。此外，還需要研發(fā)出適合干部人事檔案管理的軟件，并且確保該軟件與干部人事檔案的改革相結(jié)合，及時更新信息與數(shù)據(jù)，從而促進干部人事檔案的信息化、規(guī)范化及科學化管理。

4 結(jié)語

當前，單位的人事檔案管理應該積極轉(zhuǎn)變工作思路，不斷深化對這項工作意義的認識，夯實業(yè)務基礎，樹立與時俱進的理念，增強服務意識，建立現(xiàn)代化管理模式，多方向、多渠道、多用途地開發(fā)利用檔案信息資源，推動單位人力資源管理和其他相關事務的發(fā)展，使其在單位現(xiàn)代化發(fā)展進程中發(fā)揮更大的作用。

參 考 文 獻

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[責任編輯：高海明]