賀洪煜

【摘 要】近日，習(xí)近平主席在全國科技創(chuàng)新大會、兩院院士大會、中國科協(xié)第九次全國代表大會上指出：“科技是國家強盛之基，創(chuàng)新是民族進步之魂”。由此可見，我國對于科技創(chuàng)新的支持與推動正處于一個前所未有的高度，各地的科研機構(gòu)也逐步加大對科研課題的經(jīng)費投入，如何用好管理好科研經(jīng)費成為科研單位面臨的一個重要課題。本文通過研究上海建工集團工程研究總院對于科研經(jīng)費管理的現(xiàn)狀，通過分析，設(shè)計一套具有精準(zhǔn)預(yù)算、經(jīng)費管控、量化成本的集團科研經(jīng)費管理系統(tǒng)，達(dá)到建立健全科學(xué)、合理、規(guī)范的科研經(jīng)費管理體制的目的。

【關(guān)鍵詞】科研 經(jīng)費 系統(tǒng)

1 科研經(jīng)費管理的現(xiàn)狀

工程研究總院作為集團所屬研發(fā)機構(gòu)，在2015年獲得集團科研課題審批立項的數(shù)目占集團34家下屬各子集團公司的21%，是集團技術(shù)進步和科技創(chuàng)新的重要平臺，因此選取工程研究總院作為典型的系統(tǒng)需求設(shè)計對象。我在對總院的科研經(jīng)費管理現(xiàn)狀的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)以下幾個問題：

科研人員過多承擔(dān)課題經(jīng)費的預(yù)算編制、經(jīng)費申請工作，經(jīng)費管理意識較低。雖然政府科研機構(gòu)已經(jīng)把科研經(jīng)費預(yù)算明細(xì)劃分得十分細(xì)致，但對于科研人員來說加大了經(jīng)費的管理難度，科研人員不得不把主要精力用在科研經(jīng)費的預(yù)算編制及科研經(jīng)費申請劃撥的工作上。這樣勢必造成科研效率低下、科研成本增加。其次，不同課題反復(fù)采購類同的設(shè)備，經(jīng)費利用率低，容易造成浪費。

科研經(jīng)費相關(guān)操作依靠人為既定流程執(zhí)行，相關(guān)審批周期較長，經(jīng)費管理難度大。目前，總院沒有采用先進的信息化手段對科研經(jīng)費進行管理，所有的表格、單據(jù)全部依靠打印后的紙面進行填報及簽章。對于經(jīng)費預(yù)算編制的審核也是通過集中會議評審的方式進行，審批效率低下且管理人員無法對預(yù)算編制的全局進行控制。財務(wù)人員對科研經(jīng)費工作不夠?qū)I(yè)。由于沒有專業(yè)化的科研經(jīng)費管理系統(tǒng)支撐，科研人員僅注重科研項目進展而忽視了對經(jīng)費的合理使用；財務(wù)人員并非管理科研經(jīng)費的專門機構(gòu)，對于科研經(jīng)費的預(yù)算、核算等環(huán)節(jié)存在不科學(xué)、不規(guī)范的現(xiàn)象。

2 系統(tǒng)功能設(shè)計

2.1 系統(tǒng)的主要功能和目標(biāo)

根據(jù)對工程研究總院的調(diào)研，集團科研經(jīng)費管理系統(tǒng)應(yīng)該具備的功能有：經(jīng)費預(yù)算制定管理、經(jīng)費支出管理、經(jīng)費統(tǒng)計管理、經(jīng)費預(yù)警推送，系統(tǒng)必須能夠做到精準(zhǔn)預(yù)算、經(jīng)費管控、量化成本，實現(xiàn)科研經(jīng)費使用的事前計劃、事中控制、事后統(tǒng)計管理模式。

2.2 經(jīng)費預(yù)算定制管理

經(jīng)費預(yù)算制定管理主要解決兩個關(guān)鍵問題：降低預(yù)算制定難度，增加預(yù)算制定的準(zhǔn)確度。首先，在搭建系統(tǒng)前，科研人員與財務(wù)一起根據(jù)近幾年的科研課題經(jīng)費使用的實際情況加以總結(jié)提煉，配合系統(tǒng)開發(fā)人員生成一套科研課題預(yù)算編制模板。在新建每個課題項目時，系統(tǒng)可自動化生成科研課題的項目經(jīng)費預(yù)算表，并且可以根據(jù)各類課題的類別選擇不同的預(yù)算模板進行預(yù)算編制的預(yù)定義，這樣就可以減少科研人員制定預(yù)算的難度。預(yù)算經(jīng)費模板可以分為：項目年度預(yù)算表、資本性投入預(yù)算表、國內(nèi)差旅費預(yù)算表、國際差旅費預(yù)算表、技術(shù)服務(wù)費預(yù)算表等。此外，系統(tǒng)可以生成科研課題經(jīng)費預(yù)算科目與財會科目的關(guān)系映射。國務(wù)院各部委下達(dá)的科研課題“預(yù)算收支科目”與財務(wù)部門執(zhí)行的《科學(xué)事業(yè)單位會計制度》中規(guī)定的“會計科目”的設(shè)置內(nèi)容存在著一定差距，導(dǎo)致財務(wù)部門按會計核算提供的信息與按科研項目經(jīng)費預(yù)算批復(fù)的可比性差[1]。所以，我們有必要去建立一個模型，即把各類課題的經(jīng)費預(yù)算科目與企業(yè)會計科目之間的邏輯分別加以映射，并建立數(shù)據(jù)間的一一對應(yīng)關(guān)系，這樣就可以增加預(yù)算制定的準(zhǔn)確度。例如：預(yù)算科目中的能源/動力費，對應(yīng)會計科目中的水費、電費；預(yù)算科目中的境外專家來華合作交流對應(yīng)于會計科目中的招待費等等。

2.3 經(jīng)費支出管理

根據(jù)國內(nèi)企事業(yè)單位及科研院校的調(diào)研，一般經(jīng)費支出管理模式有四種：①從財務(wù)總賬系統(tǒng)（全面預(yù)算系統(tǒng)、網(wǎng)上報銷）中取出項目經(jīng)費支出數(shù)據(jù)；②由財務(wù)人員按月填報各單位項目經(jīng)費支出臺賬；③項目負(fù)責(zé)人按月或季度上報項目經(jīng)費支出報告；④科研人員填報項目經(jīng)費支出申請、科管、財務(wù)確認(rèn)。從目前總院以及集團下屬各單位的實際情況來看，基本都使用第四種方案。根據(jù)本人對工程研究總院的需求調(diào)研得出科研經(jīng)費支出審批流程，目前實際涉及到整個經(jīng)費支出流程的人員角色有：經(jīng)辦人（課題經(jīng)費負(fù)責(zé)人）、綜合辦審核人員、部門領(lǐng)導(dǎo)或課題負(fù)責(zé)人、總院科研經(jīng)費管理員、財務(wù)主管、總院領(lǐng)導(dǎo)、出納等。整個審批流程環(huán)節(jié)較多，設(shè)計人員較廣，流程效率低下，間接影響科研人員的研發(fā)效率。因此，科研課題經(jīng)費管理系統(tǒng)必須能夠改進整個經(jīng)費支出流程的流轉(zhuǎn)效率。例如，取消付款憑證的填寫工作，改為請款人從系統(tǒng)中填報相關(guān)信息后，系統(tǒng)直接生成簡明的付款憑證表格，提交后系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)到下一相關(guān)人員審核/審批。此外，系統(tǒng)有一個重要功能：系統(tǒng)自動提醒請款人目前該項科目的剩余金額并且可以方便查詢歷史支取經(jīng)費的金額，即請款人此次填報的金額不得高于剩余金額，這也省去了請款人、經(jīng)費管理員、財務(wù)人員反復(fù)核查該項科目經(jīng)費是否充裕。此外，系統(tǒng)還將提供經(jīng)費支出余額提示功能，該功能經(jīng)常在課題結(jié)題節(jié)點使用。

因此，系統(tǒng)必須實現(xiàn)基于科研預(yù)算的費用控制管理，通過網(wǎng)上報銷的手段，實現(xiàn)經(jīng)費支出的實時控制，在費用申請、報銷、分?jǐn)偔h(huán)節(jié)提供預(yù)算管控模型，確?？蒲薪?jīng)費按預(yù)算支出。在系統(tǒng)的費用申請頁面中，系統(tǒng)可以直接反映出當(dāng)前課題中某個項目的經(jīng)費使用情況，保證科研人員輸入的金額每次都是有效的，從而提現(xiàn)了預(yù)算編制的指導(dǎo)性。

系統(tǒng)可以嚴(yán)格跟蹤和匯報相關(guān)科研項目的經(jīng)費使用情況和支出情況，從項目立項開始就必須有監(jiān)管人員實時跟蹤記錄。對于項目實施過程中的每一個環(huán)節(jié)和每一個隱形項目支出經(jīng)費都要保證手續(xù)齊全，并嚴(yán)格按照企業(yè)的流程和規(guī)范來進行，并通過建立監(jiān)督機制，確?？蒲许椖康慕?jīng)費處于可控制的狀態(tài)。[2]

2.4 預(yù)算調(diào)整管理

為了加強科研項目實施費用的管理，更好得控制科研課題實施成本，上海市科委以及建工集團都有一定的相關(guān)規(guī)定，例如：項目（課題）預(yù)算總額調(diào)整，承擔(dān)單位變更應(yīng)當(dāng)報市科委批準(zhǔn)；項目（課題）總預(yù)算不變，由承擔(dān)單位進行審批等。

為此，系統(tǒng)應(yīng)該提供預(yù)算調(diào)整的申請及審批功能。為了簡化整個預(yù)算調(diào)整的流程，所有申請材料必須都從經(jīng)費管理系統(tǒng)中抽取數(shù)據(jù)，并讓申請人上傳預(yù)算調(diào)整的事由，包括分析數(shù)據(jù)、圖表等科學(xué)依據(jù)的附件資料。根據(jù)本人對工程研究總院的需求調(diào)研得出 科研經(jīng)費調(diào)整審批流程：部門科研經(jīng)費管理員申請->總院科研經(jīng)費管理員審核->課題負(fù)責(zé)人審批->公司領(lǐng)導(dǎo)審批->總院科研經(jīng)費管理員調(diào)整預(yù)算。

3 系統(tǒng)建設(shè)的意義

承擔(dān)科技研發(fā)的企業(yè)和機構(gòu)建設(shè)科研經(jīng)費管理系統(tǒng)的意義非常重大。第一，系統(tǒng)強化了科研經(jīng)費管理制度，明確科研經(jīng)費管理中的責(zé)任。各科研單位基本都頒布了自己的科研經(jīng)費管理制度，但規(guī)章制度長期存在紙面化，人為干擾因素較多，真正能夠嚴(yán)格落實較少，其中責(zé)任人也比較含糊，追責(zé)不到位。系統(tǒng)建立后，不僅可以是整個科研經(jīng)費管理流程規(guī)范化，也能使流程中每個環(huán)節(jié)的操作人員落實到位；第二，課題經(jīng)費分配使用更加合理，提高資金使用效率。由于系統(tǒng)中可以快速查詢到每筆經(jīng)費支出的額度、項目、時間，因此可以查詢、經(jīng)費余額警告提醒、支出占比提醒等，做到事前提醒，事后分析，資金嚴(yán)格按計劃預(yù)算使用，有助于提高資金使用效率。第三，系統(tǒng)使得整個集團的科研經(jīng)費使用情況透明公開，提高科研經(jīng)費管理和使用的透明度。單位可以結(jié)合政府的信息公開制度對科研經(jīng)費使用情況進行公開，逐步推動科研經(jīng)費管理和使用過程的公開和透明度的提升。公開的對象和范圍可以有所區(qū)別，包括在科研共同體范圍內(nèi)的公開以及向全社會的公開?？梢怨_的事項包括：科研經(jīng)費的配置、科研經(jīng)費的使用過程、科研機構(gòu)的投入產(chǎn)出情況、科研人員承擔(dān)項目、產(chǎn)出與申請獎勵情況等[3]。

4 結(jié)語

科研經(jīng)費管理系統(tǒng)還將與支出相關(guān)的合同進行關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)科研經(jīng)費到款與科研合同之間的有效銜接。后期還可以考慮與集團的財務(wù)系統(tǒng)接入，減少科研人員以及財務(wù)人員工作量。當(dāng)一個科研課題完成后，科研經(jīng)費管理人員可以通過系統(tǒng)迅速做出財務(wù)報表，并進行相關(guān)財務(wù)指標(biāo)分析，為科研管理決策提供可靠依據(jù)。當(dāng)系統(tǒng)建成后，不但實現(xiàn)了信息共享，并且在科研人員、財務(wù)人員之間搭起了一座橋梁，實現(xiàn)了科研與財務(wù)的閉環(huán)管理。

參考文獻：

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[3]聶常虹，王丹.西方典型國家科研經(jīng)費管理體制對我國的啟示[J].《發(fā)展》，2015，4（3）：45-47.