何蓉

摘要 隨著計算機與互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，信息技術(shù)在多個行業(yè)特別是辦公自動化領(lǐng)域的應(yīng)用日益增多，為生產(chǎn)和管理提供了科學(xué)、有效的管理手段。本文首先介紹了傳統(tǒng)辦公方式存在的不足，在計算機信息技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上，重點論述了信息技術(shù)融入辦公自動化領(lǐng)域的應(yīng)用實踐方法，最后對辦公自動化的發(fā)展趨勢進(jìn)行了展望。

關(guān)鍵詞 信息技術(shù)；辦公自動化；應(yīng)用

1概述

辦公自動化是信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，也是社會信息化的重要基礎(chǔ)。辦公自動化作為當(dāng)前飛速發(fā)展的嶄新領(lǐng)域，越來越受到各行各業(yè)的重視。本文立足于傳統(tǒng)辦公方式不足，計算機信息技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上，重點論述了信息技術(shù)融入辦公自動化領(lǐng)域的應(yīng)用實踐方法，最后對辦公自動化的發(fā)展趨勢進(jìn)行了展望，希望能夠?qū)k公自動化領(lǐng)域的發(fā)展提供一定的參考。

2辦公自動化現(xiàn)狀

最初的辦公自動化的功能比較簡單，主要是應(yīng)用于電子數(shù)據(jù)處理，隨著各項技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，出現(xiàn)了管理信息系統(tǒng)，進(jìn)而是到新型的辦公自動化系統(tǒng)出現(xiàn)。作為一個人機信息處理系統(tǒng)，在辦公自動化當(dāng)中將計算機信息技術(shù)與現(xiàn)代辦公設(shè)備很好的結(jié)合起來，從而為辦公提供有效的信息處理方法、管理方法及自動化決策方法，使得整體的辦公效率得到有效提升。

我國的0A（辦公自動化）發(fā)展主要經(jīng)歷了3個發(fā)展階段：1）以辦公組件及個人電腦為主的第一代0A系統(tǒng)，在這一階段當(dāng)中實現(xiàn)了辦公信息載體的轉(zhuǎn)變，由比特方式取代紙質(zhì)媒介，使得文檔及數(shù)據(jù)統(tǒng)計成功實現(xiàn)了電子化；2）以協(xié)同工作技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的第二代0A成功實現(xiàn)了自動化工作流程，第二代0A的出現(xiàn)大大提升了各個不同部分的協(xié)作能力，再加上移動通訊技術(shù)的應(yīng)用，使得其能夠很好的實現(xiàn)辦公網(wǎng)絡(luò)化與電子化；3）第三代0A傾向于應(yīng)用系統(tǒng)，在該應(yīng)用系統(tǒng)當(dāng)中具備良好的知識共享機制與學(xué)習(xí)功能，集成了知識管理、業(yè)務(wù)流程、信息處理等多方面的功能，促使企業(yè)的運作效率得到有效提升，與前兩代0A相比，第三代0A具有即時交流、實時通信等特點，知識是其最為核心的內(nèi)容。

3基于信息技術(shù)的辦公自動化實踐

3.1總體設(shè)計目標(biāo)

在目前的實際應(yīng)用當(dāng)中，之所以要引進(jìn)辦公自動化系統(tǒng)，其最主要的目的就是為了能夠?qū)崿F(xiàn)一體化、流程化的辦公，從而有效提升辦公效率，并且在這種無紙化辦公模式當(dāng)中，能夠借助于各項輔助工具，方便的開展大量數(shù)據(jù)的處理，使得整體的辦公環(huán)境及氛圍變得輕松、和諧。其基本框架結(jié)構(gòu)如圖1所示。

與傳統(tǒng)的辦公模式相比，辦公自動化系統(tǒng)還具有諸多的優(yōu)點，但是要想保證系統(tǒng)能夠穩(wěn)定、高效的運行，還應(yīng)具備下列基礎(chǔ)條件：1）應(yīng)保證其運行安全性，在辦公自動化系統(tǒng)中涉及到大量數(shù)據(jù)共享的問題，若是不能保證這些數(shù)據(jù)及信息的安全性，將會導(dǎo)致相關(guān)企業(yè)蒙受經(jīng)濟損失，保證其運行安全性非常必要；2）網(wǎng)絡(luò)化，操作人員在開展企業(yè)信息查詢、通訊、辦公業(yè)務(wù)往來的過程中，網(wǎng)絡(luò)是最基本的保證；3）實用性，辦公自動化系統(tǒng)在面對最終用戶時，應(yīng)該具備合理的業(yè)務(wù)流程、友好及操作簡便的界面，要能夠與用戶的實際需求相符；4）通用性，所開發(fā)出的辦公自動化系統(tǒng)，應(yīng)具備可擴充性及開放性的特點。

3.2系統(tǒng)建設(shè)原則

1）開放性與標(biāo)準(zhǔn)性基本原則，應(yīng)保證系統(tǒng)具備開放性結(jié)構(gòu)，以便于其能夠很好的實現(xiàn)與其他網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)的互聯(lián)與擴展；并要保證其所應(yīng)用到的軟硬件接口與國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相符；2）系統(tǒng)應(yīng)具備良好的擴展性，企業(yè)在不斷的發(fā)展，市場環(huán)境也在不斷的發(fā)展變化，為了能夠很好地滿足企業(yè)的實際需求，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)具備良好的擴展性，以便于其能夠?qū)崿F(xiàn)平滑升級；3）安全性基本原則，要能夠?qū)π畔⒌脑L問與應(yīng)用實行權(quán)限管理，以便于在信息的共享與操作過程中，能夠保證其安全性；4）可靠性與成熟性基本原則，要能夠保證其軟件系統(tǒng)平臺、硬件產(chǎn)品、系統(tǒng)備份、冗余設(shè)計等的可靠性；5）高效性、先進(jìn)性原則，所開發(fā)出的辦公自動化系統(tǒng)要能夠具有一定的前瞻性，其中所應(yīng)用到的數(shù)據(jù)應(yīng)該與國際上的先進(jìn)技術(shù)保持一致，以便于其能夠很好地滿足后續(xù)系統(tǒng)維護業(yè)務(wù)的實際需求；6）試用方便性原則，對于任何一個辦公自動化系統(tǒng)來說，保證用戶在使用過程中的便捷性、實用性都是非常必要的；7）階段實施原則，系統(tǒng)建設(shè)的過程中，在保證滿足相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求的基礎(chǔ)上，給出明確的系統(tǒng)開發(fā)目標(biāo)，并將整體目標(biāo)予以細(xì)化，進(jìn)而給出分步目標(biāo)及實施計劃，從而將系統(tǒng)利用率有效提升，并能夠進(jìn)一步減少投資風(fēng)險。

3.3系統(tǒng)建設(shè)流程

項目實施過程共包括項目計劃、需求分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)功能測試、系統(tǒng)壓力測試、系統(tǒng)安裝及部署、用戶培訓(xùn)、系統(tǒng)上線九個階段。每一個階段有相應(yīng)的工作、分工和工作成果（技術(shù)文檔）。

4結(jié)論

我國當(dāng)今辦公自動化建設(shè)取得了長足進(jìn)步，取得了較大成績，同時也存在不足之處需要改進(jìn)和完善，但作為一種具有良好市場前景的必然趨勢，辦公自動化代表了未來辦公領(lǐng)域的發(fā)展方向，需要各方面共同努力來進(jìn)一步加快我國的辦公自動化以及信息化建設(shè)。