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        試論項目檔案規(guī)范化管理為中小企業(yè)公共服務(wù)的問題及辦法

        2017-05-16 18:51:57趙紅
        卷宗 2017年4期
        關(guān)鍵詞:中小企業(yè)公共服務(wù)

        摘 要:項目檔案規(guī)范化管理是網(wǎng)絡(luò)時代下做好中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作的必然趨勢,要求各中小企業(yè)能夠加強對公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理的重視。但是就當(dāng)前我國項目檔案規(guī)范化管理在中小企業(yè)公共服務(wù)中的應(yīng)用情況來看,其中還存在不少的問題,需要引起相關(guān)人員的重視。本文先就中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容進行探析,然后就當(dāng)前項目檔案規(guī)范化管理在中小企業(yè)公共服務(wù)的問題及辦法進行具體的探討。

        關(guān)鍵詞:項目檔案規(guī)范化管理;中小企業(yè);公共服務(wù)

        0 引言

        隨著信息時代的到來,信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮著越來越重要的作用,要求各企業(yè)在公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中能夠加強對項目檔案規(guī)范化管理的重視,切實提高項目檔案規(guī)范化管理的水平和質(zhì)量。但是就目前實際情況來看,不少企業(yè)對項目檔案規(guī)范化管理的重視程度依然不足,導(dǎo)致項目檔案規(guī)范化管理出現(xiàn)了不少的問題,嚴(yán)重影響了中小企業(yè)公共服務(wù)的長遠發(fā)展[1]。因此要求有關(guān)人員能夠?qū)Υ诉M行具體的研究,并采取有效的措施進行應(yīng)對。以下本文就項目檔案規(guī)范化管理為中小企業(yè)公共服務(wù)的問題和對策進行了簡單的探討。

        1 公共服務(wù)項目檔案規(guī)范化管理探析

        加強中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)要求政府能夠從企業(yè)的實際情況進行考慮,以省級服務(wù)為領(lǐng)導(dǎo),信息技術(shù)為技術(shù)支撐進行服務(wù)憑條網(wǎng)絡(luò)項目建設(shè),并加強服務(wù)設(shè)施、服務(wù)信息以及服務(wù)資源等的全面建設(shè),以便獲得良好服務(wù)效果[2]。中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目包含了多種技術(shù)信息和文件數(shù)據(jù)資料,其形成的檔案全面而真實地反映了整個中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目的內(nèi)容,做好中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作可以實現(xiàn)全省范圍內(nèi)以及全國范圍信息資源的共享,為政府的各項決策提供必要的科學(xué)依據(jù)。因此必須要求能夠加強對中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目的檔案規(guī)范化管理,為其他各項活動奠定有效的資源和信息基礎(chǔ)。

        2 中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案管理現(xiàn)狀及問題

        2.1 重視程度不足

        要做好中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理工作必須要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員能夠加強對項目檔案規(guī)范化管理的認(rèn)識,了解明白項目檔案規(guī)范化管理的重要意義,并對中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目各個階段和環(huán)節(jié)的各項數(shù)據(jù)、資料、文件等進行搜集,只有將資料收集完全,才能算是做好了檔案管理工作[3]。但是就當(dāng)前我國中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理的實際情況來看,檔案管理人員由于對項目檔案規(guī)范化管理工作的重視性認(rèn)識不足,因此經(jīng)常出現(xiàn)項目檔案信息收集不全面、時效性等的問題,導(dǎo)致項目檔案的服務(wù)功能和利用效率大大降低。

        2.2 基礎(chǔ)投入不足

        中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理不僅要求建立健全的檔案管理制度,還要求具備一定的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平,如必要的硬件和軟件設(shè)施建設(shè),這就要求加大對中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理的技術(shù)和資金投入。但是就目前來看,這方面的資金和技術(shù)投入均較為不足,導(dǎo)致雖然對中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目進行了檔案管理,但是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)水平較低,無法保證檔案管理的規(guī)范性,軟件系統(tǒng)的可操作性和水平也不強,嚴(yán)重影響了中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理的發(fā)展。

        2.3 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高

        項目檔案規(guī)范化管理要求檔案管理人員必須要具有較強的專業(yè)素質(zhì),包括精通的業(yè)務(wù)能力以及熟練的計算機操作技能等。雖然我國中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理人員大部分均在學(xué)校學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識,但是他們平時接受的培訓(xùn)并不多,導(dǎo)致與時代脫軌現(xiàn)象嚴(yán)重,對于目前檔案管理的相關(guān)知識和內(nèi)容了解不夠清晰,計算機操作能力更加有待提高,因此很大程度上限制了中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理的效率和水平,需要引起重視。

        3 中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理對策探析

        3.1 轉(zhuǎn)變思想觀念

        目前大部分人員對于中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理的認(rèn)識仍然不夠清晰,因此導(dǎo)致中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理的效率不高,檔案管理人員的工作積極性也嚴(yán)重不足。因此,要提高中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理水平必須要求能夠轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊乃枷胗^念,使相關(guān)人員認(rèn)識到項目檔案管理規(guī)范化的重要性。項目檔案規(guī)范化管理首先要求工作人員能夠根據(jù)實際的工作情況,將項目檔案進行合理的分裂,然后進行有步驟、有計劃的規(guī)范[4]。歸檔環(huán)節(jié)是加強項目檔案規(guī)范化管理的重要環(huán)節(jié),檔案收集人員不僅要在項目前初步羅列檔案歸檔內(nèi)容,在項目完成后還要進行仔細的檢查,并且要保證檔案收集的時效性、準(zhǔn)確性和全面性,這樣才能夠保證項目檔案管理的規(guī)范化。收集完項目檔案后,檔案管理人員需要將收集的資料全部輸入電腦,以便實現(xiàn)項目檔案的網(wǎng)絡(luò)共享。

        3.2 完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

        加強項目檔案規(guī)范化管理要求有關(guān)單位能夠完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?;A(chǔ)設(shè)施建設(shè)的完善主要集中在兩個方面:首先,從硬件上來說,要求單位能夠配置相應(yīng)的計算機和電腦設(shè)備,并配置好相關(guān)的安全輔助設(shè)備如消防設(shè)備、防水設(shè)備等;其次,從軟件上來說,要求單位能夠開發(fā)更加先進的檔案管理軟件,提高項目檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。

        3.3 提高人員的專業(yè)素質(zhì)

        時代在不斷發(fā)展,要實現(xiàn)項目檔案規(guī)范化管理必須要求管理人員能夠跟隨時代發(fā)展的步伐,學(xué)習(xí)更多新的知識和技能,如新的項目檔案規(guī)范化管理方法以及計算機操作能力等,因此,要求加強對單位內(nèi)部檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn),以便提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì),提高項目檔案規(guī)范化管理的水平和效率[5]。檔案管理人員不僅需要掌握必要的業(yè)務(wù)能力,還要具備較強的計算機操作能力。而在業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)時,培訓(xùn)人員需要重視管理人員創(chuàng)新思維的培養(yǎng),鼓勵管理人員能夠跟上時代發(fā)展的步伐,不斷進行管理方法和形式方面的創(chuàng)新。計算機操作能力的培養(yǎng)則要求能夠加強管理人員的實踐上機操作,保證管理人員能夠熟練地進行計算機系統(tǒng)的操作。

        4 結(jié)語

        綜上所述,中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理工作對于提高中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案的利用率、實現(xiàn)資源共享等有著重要的作用和意義,要求能夠提高項目檔案規(guī)范化管理的水平,為社會做出更多的貢獻。但是就當(dāng)前實際情況來看,由于管理人員的規(guī)范化管理意識較為薄弱以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足,加上人員專業(yè)素質(zhì)有待提高,導(dǎo)致項目檔案規(guī)范化管理的效率較低。基于此,各相關(guān)人員需要轉(zhuǎn)變當(dāng)前的思想觀念,加強對規(guī)范化管理的重視,并通過提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及加大基礎(chǔ)建設(shè)等方式提高管理的效率和提高。

        參考文獻

        [1]何繼先. 項目檔案規(guī)范化管理為中小企業(yè)公共服務(wù)的問題及辦法[J]. 蘭臺內(nèi)外,2014,(03):77.

        [2] 易守菊. 科技創(chuàng)新券與科技公共服務(wù)平臺融合之可行性探析[J]. 圖書情報工作,2015,(S1):248-252.

        [3] 李葉,崔艷梅,黃華平,李勤奮. 修購專項儀器設(shè)備檔案規(guī)范化管理實踐探析[J]. 農(nóng)業(yè)科研經(jīng)濟管理,2014,(02):13-15+19.

        [4]何繼先. 強化項目檔案信息化建設(shè)提升為中小企業(yè)服務(wù)功能之我見[J]. 勞動保障世界(理論版),2013,(12):114.

        [5]尹立蘋,李彥啟,楊美榮. 加強高校采購檔案規(guī)范化管理的探索[J]. 實驗室研究與探索,2013,(04):224-226.

        作者簡介

        趙紅(1974-),重慶,中盟科技有限公司。

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