張坤

摘 要：信息化時代，利用電子信息手段實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是必然趨勢，其不僅有助于提升檔案管理的效率和質(zhì)量，還能更好地實現(xiàn)對檔案資源的保護和檔案信息的共享。文章以新時期的檔案管理工作為研究課題，基于信息化角度，探討檔案管理在新時期實施信息化管理的意義及具體的優(yōu)化策略，以求使檔案管理工作能跟上時代發(fā)展步伐，滿足社會發(fā)展需要。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；趨勢

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A

作為各類信息資源的主要載體，檔案管理工作長期以來都是各行各業(yè)不可或缺的重要事項。傳統(tǒng)的檔案管理主要是針對紙質(zhì)檔案而言，管理人員將各類信息資源分門別類后裝訂、收錄、保存，即可完成檔案管理事宜。新形勢下，隨著信息資源在各行各業(yè)生產(chǎn)、發(fā)展過程中所起到的作用愈加重要，檔案作為信息資源尤其是歷史信息的主要載體，其重要性和地位也變得愈加重要。為滿足信息資源快捷、迅速實現(xiàn)共享的需要，也為滿足信息化發(fā)展的需要，實施檔案信息化管理是新時期檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

一、檔案信息化管理的內(nèi)涵

對各行各業(yè)而言，檔案是記錄其歷史發(fā)展軌跡的寶貴資源，通過查詢檔案可以從中窺探出某個時期某行業(yè)及自身發(fā)展的真實面貌，因此，檔案管理工作無疑處于重中之重的地位。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要以人為管理方式為主。隨著時代的發(fā)展與信息技術(shù)的進步，檔案管理工作的方式也發(fā)生巨大改變，檔案信息化管理則正是在此背景下所產(chǎn)生的一種新的管理檔案方式。檔案信息化管理的內(nèi)涵，即是與傳統(tǒng)人員管理方式相對的一種創(chuàng)新的管理方式，是在國家行政部門統(tǒng)一組織、規(guī)劃下，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，實現(xiàn)對檔案信息的記錄、分類、收錄、歸檔等。

簡而言之，檔案信息化管理就是從過去重視檔案實體管理向如今重視檔案信息資源管理的一種新方式。通過信息化手段實現(xiàn)對檔案的管理，可以實現(xiàn)對檔案信息資源的系統(tǒng)加工和處理，同時利用互聯(lián)網(wǎng)和相關(guān)應(yīng)用，即可輕松實現(xiàn)檔案信息的隨時隨地查詢與分享，有效推動了檔案管理工作的現(xiàn)代化進程。

二、檔案管理信息化的重要性及意義

在新的歷史時期，信息化、網(wǎng)絡(luò)化帶來檔案管理新的發(fā)展機遇，但也帶來新的任務(wù)、新的使命及新的挑戰(zhàn)。面對新機遇、新挑戰(zhàn)，檔案管理工作從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代，從單一邁向多元，從實體管理轉(zhuǎn)向信息服務(wù)，既是發(fā)展的必經(jīng)歷程，也是發(fā)展的必然趨勢。

1.檔案信息化管理是我國現(xiàn)階段工作的重要內(nèi)容

檔案事業(yè)發(fā)展的“十二五”規(guī)劃中提到：“加強以計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)……打造一站式檔案信息資源共享和服務(wù)平臺，為社會提供全方位的檔案信息服務(wù)?！苯?jīng)過這幾年的發(fā)展，當(dāng)前我國檔案數(shù)字化管理規(guī)模逐漸擴大，其中包含的內(nèi)容、涉及的信息資源面愈來愈廣，信息資源的記錄載體的種類也愈加多樣，從傳統(tǒng)單一的文書檔案，向圖片、視頻、音頻等過渡。這些變化都是基于信息化技術(shù)發(fā)展、推廣與運用的前提之下而產(chǎn)生的。在今后的發(fā)展中，檔案信息數(shù)字化、檔案管理信息化必將逐步推進和完善。檔案信息化管理作為現(xiàn)代化檔案管理業(yè)務(wù)中的主要內(nèi)容，其重要性和地位也將得到確立和認(rèn)可。

2.檔案信息化管理有助于進一步完善檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)

傳統(tǒng)視域下以紙質(zhì)文書為主的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范已經(jīng)較為健全，但在信息化時代，這套適用于紙質(zhì)文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范放置于數(shù)字化檔案管理工作當(dāng)中，則表現(xiàn)出較為明顯的不適用性。為此，需重新審視和制定信息化時代下的檔案信息化管理工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，尤其是需要改進其中明顯不適應(yīng)信息化環(huán)境的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。推進檔案信息化管理過程中，會涉及多種文檔管理軟件的運用，此類軟件往往具有高效性、便捷性的特點，因此此類軟件的推廣運用，才會成為檔案按“件”管理工作直接推動力。

此外，信息化環(huán)境下的檔案管理工作，可以輕松實現(xiàn)“一體化”“一站式”管理目標(biāo)，管理者只需在控制端對電子檔案進行集中、系統(tǒng)管理，就可有效解決傳統(tǒng)模式下檔案管理工作中所存在的檔案積壓、檔案移交困難等問題。由此可見，推進檔案信息化管理無疑有助于進一步完善檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)。

3.檔案信息化管理能提供更多有效的資源及服務(wù)

進行檔案管理工作的初衷和落腳點在于為社會提供更多的信息資源和服務(wù)。眾所周知，檔案管理工作點多面廣、紛繁復(fù)雜，以傳統(tǒng)管理模式進行檔案管理，無疑會消耗大量的人力、物力、財力，且大部分檔案管理事宜屬于重復(fù)勞動，需大量占用檔案管理人員的時間。但是，檔案管理工作對于任何單位而言，又都是一項不可或缺的重要工作，因此不能忽略。

傳統(tǒng)檔案管理的高耗性與檔案信息資源的有效性兩者之間成為相互對立的矛盾體。信息化技術(shù)、手段在檔案管理工作中的應(yīng)用，則很好地破解了以上“僵局”。檔案管理人員通過信息控制端即可實現(xiàn)對檔案的查詢、分類、歸檔、共享，省去了機械、繁重的體力勞動，成功實現(xiàn)將人從瑣碎的檔案管理事務(wù)中解脫出來，既不影響檔案管理工作的質(zhì)量，又可極大提升檔案管理工作效率，為社會提供更多、更有效的資源和信息服務(wù)。

三、檔案管理的發(fā)展趨勢及檔案信息化建設(shè)策略探析

在信息化時代，利用電子信息手段實現(xiàn)檔案管理是不可阻擋的必然趨勢，也是必然需求。其不僅有助于提升檔案管理的效率和質(zhì)量，而且還能更好地實現(xiàn)對檔案資源的保護和檔案信息的共享。

下面作者將從檔案管理的發(fā)展趨勢及檔案信息化建設(shè)具體策略兩方面展開論述。

1.檔案管理的發(fā)展趨勢——檔案管理的信息化

現(xiàn)階段檔案管理工作的發(fā)展趨勢是檔案管理的信息化，且當(dāng)前正處于戰(zhàn)略發(fā)展的關(guān)鍵時期，對國家信息工程能否成功實現(xiàn)起重要的作用。為此，研究檔案管理的發(fā)展趨勢，探索檔案管理信息化建設(shè)方針，具有十分重要的戰(zhàn)略意義和現(xiàn)實意義。

上文提到，檔案管理工作實現(xiàn)信息化，一方面，能夠促進檔案管理工作效率的提高，有力推動我國檔案管理水平的提升；另一方面，檔案管理的信息化能夠促進檔案管理工作從實體檔案服務(wù)向信息服務(wù)的轉(zhuǎn)變，極大提升檔案資源的有效利用和信息服務(wù)高效性。由此可見，在全球信息化浪潮中，加速推進我國檔案管理的信息化建設(shè)，是應(yīng)對全球化浪潮的必然選擇。

2.檔案信息化管理的實施策略

作者將從實踐的角度討論檔案信息化管理的具體實踐策略，以使檔案信息化管理工作變得更具有操作性和可行性。

（1）加強思想認(rèn)識，樹立檔案信息化管理觀念。近些年，隨著檔案在信息服務(wù)中所起到的作用越來越大，人們對檔案管理工作重要性的認(rèn)識也越來越深刻。然而，在實際操作中，仍然存在不少問題。如不少人對檔案管理工作還抱有偏見，認(rèn)為檔案管理有做就可以，無需求精求細(xì)。這種認(rèn)識偏差不僅存在于普通崗位職工中，也還存在于企業(yè)或單位領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念中，致使檔案信息化管理工作未能向縱深發(fā)展，制約了我國信息化工作水平的提升。要扭轉(zhuǎn)這一局面，就應(yīng)當(dāng)把準(zhǔn)癥結(jié)，對癥下藥，率先從企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者或“一把手”身上入手，強化其對檔案管理工作以及推進檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識。與此同時，針對檔案管理工作的具體操作人員，也應(yīng)加強思想教育，使其自覺樹立起檔案信息化管理的意識和觀念，積極學(xué)習(xí)先進的管理技能和檔案信息化操作技能，提升自身素質(zhì)，提升檔案管理的水平，為實現(xiàn)檔案信息化管理保駕護航。

（2）努力完善檔案信息化管理制度。檔案信息化管理工作的順利推進，需要科學(xué)、完善的管理制度作為保障。在推進檔案信息化管理過程中，可以將信息化建設(shè)內(nèi)容和質(zhì)量作為單位績效考核的重要指標(biāo)，同時將檔案信息化建設(shè)與檔案管理人員的職稱評定、表彰獎勵掛鉤。通過制度保障，鼓勵全員積極參與檔案信息化管理工作，從而使檔案管理的信息化建設(shè)更加高質(zhì)、高效。

（3）強化電子檔案的歸檔，提升檔案信息化管理水平。檔案信息載體多種多樣，類型不一，包括視頻檔案、音頻檔案、圖像檔案以及傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案等。針對這些不同類型的檔案，在運用信息化技術(shù)、手段進行管理和處理時，就需要執(zhí)行不同的管理標(biāo)準(zhǔn)和要求。檔案管理人員要根據(jù)檔案的類型，制訂科學(xué)、適用的檔案管理方法，確保檔案信息的完整性和電子檔案的安全性，進一步提升檔案信息化管理水平。

（4）運用現(xiàn)代化管理手段，促進檔案信息資源實現(xiàn)共享。信息化環(huán)境可為檔案管理提供更多的方法與手段。在檔案管理由傳統(tǒng)向現(xiàn)代化、信息化過渡的關(guān)鍵時期，檔案管理者應(yīng)當(dāng)加強檔案管理新理論、新方法、新手段的學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)，將其運用到檔案管理實際工作當(dāng)中，進一步促進檔案信息資源實現(xiàn)共享和為大眾提供信息服務(wù)。值得注意的是，在運用現(xiàn)代化管理手段實施檔案信息化管理時，針對一些涉密檔案，還要注重檔案信息的安全性，仔細(xì)篩選安全、規(guī)范的檔案管理軟件，在實現(xiàn)檔案信息管理的同時，也能確保其安全。

（5）實現(xiàn)檔案信息化管理與傳統(tǒng)管理有機結(jié)合。在積極推進檔案信息化管理的同時，也要注重其與傳統(tǒng)檔案管理相結(jié)合，切勿搞“一刀切”。從我國檔案管理現(xiàn)狀來看，其中仍然存在部分單位管理檔案照舊以傳統(tǒng)管理模式、手段為主，部分檔案管理人員配置不足、能力不夠，無法滿足檔案信息化管理的要求。針對此類情況，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際情況，堅持檔案信息化管理與傳統(tǒng)管理相結(jié)合的原則，逐步推進檔案管理由傳統(tǒng)管理向信息化管理成功過渡。

四、結(jié)語

綜上所述，新時期的檔案管理工作面臨重大發(fā)展機遇，同時也遭遇巨大挑戰(zhàn)。為把握這一機遇，并且應(yīng)對其所遭遇的挑戰(zhàn)，實施檔案信息化管理是必然要求，也是必然趨勢。為此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)與時俱進，及時更新檔案管理理論，掌握檔案信息化管理知識和技能，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，多措并舉，多管齊下，以更加專業(yè)的檔案管理人員，更加嚴(yán)格的檔案管理規(guī)范，通過信息化方式與手段，實現(xiàn)對檔案的信息化管理。與此同時，還應(yīng)當(dāng)想方設(shè)法提升檔案信息化管理水平，完善相應(yīng)的管理制度和機制，實現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化配置，為檔案事業(yè)更好、更快、更全發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

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