文 《法人》特約撰稿 楊立鋒

法務(wù)信息化

借助信息化防控合同風(fēng)險(xiǎn)

文 《法人》特約撰稿 楊立鋒

雖然很多企業(yè)內(nèi)部已經(jīng)形成了合同管理的相關(guān)制度和規(guī)范，但是在實(shí)際操作過(guò)程中往往因?yàn)槿藛T操作失誤、徇私舞弊等行為導(dǎo)致管理失效，因此要通過(guò)一個(gè)有效的工具，將合同全生命周期的風(fēng)險(xiǎn)防控措施進(jìn)行固化，通過(guò)技術(shù)手段，有效規(guī)避人員操作或舞弊風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)保障企業(yè)資產(chǎn)及資金安全，企業(yè)合同管理信息系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生

欄目特邀主持機(jī)構(gòu)：慧點(diǎn)科技

北京慧點(diǎn)科技有限公司作為中國(guó)領(lǐng)先的管理軟件與服務(wù)提供商，通過(guò)創(chuàng)新性地引入風(fēng)險(xiǎn)管理與內(nèi)部控制理念，與先進(jìn)的信息技術(shù)相結(jié)合，打造了慧點(diǎn)科技法律事務(wù)管理系統(tǒng)。目前，已成功為以首都機(jī)場(chǎng)、神華集團(tuán)、中海油、中國(guó)航油、中國(guó)銀聯(lián)等為代表的50余家大型客戶(hù)提供了服務(wù)，發(fā)揮“助力企業(yè)規(guī)范法務(wù)工作，提升法務(wù)管控效力”的作用。

合同是企業(yè)之間所簽訂協(xié)議的法律表現(xiàn)形式，是現(xiàn)代商業(yè)社會(huì)中最重要的商務(wù)文件，企業(yè)合同管理水平與企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力息息相關(guān)。合同如此重要，然而反觀(guān)現(xiàn)實(shí)卻令人大跌眼鏡，幾乎所有的企業(yè)在與合同相關(guān)的商務(wù)環(huán)節(jié)上都存在著棘手的問(wèn)題。

合同管理過(guò)程中常見(jiàn)的問(wèn)題

由于合同執(zhí)行過(guò)程中涉及的部門(mén)較多，且合同履行過(guò)程中的文檔往往散落在各個(gè)部門(mén)，因此造成信息不集中、實(shí)時(shí)性不強(qiáng)，導(dǎo)致事前的風(fēng)險(xiǎn)防范難、事中的風(fēng)險(xiǎn)控制難、事后的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)難等問(wèn)題，具體表現(xiàn)在如下幾方面：

事前的風(fēng)險(xiǎn)防范難

合同簽訂前：由于缺乏對(duì)相對(duì)方的資信調(diào)查，導(dǎo)致選擇的相對(duì)方不合格，影響合同的正常履行。

合同簽訂中：由于合同簽訂過(guò)程中存在多次修改調(diào)整，對(duì)于調(diào)整的內(nèi)容未能進(jìn)行留痕，無(wú)法知曉修改的內(nèi)容，或合同審批過(guò)程中缺乏審核指引，導(dǎo)致合同審批流于形式或越權(quán)審批。合同審批完后，由于內(nèi)部人員徇私舞弊，在合同蓋章過(guò)程中私自蓋章或蓋章版本與審批版本不一致出現(xiàn)陰陽(yáng)合同。

事中的風(fēng)險(xiǎn)控制難

合同履行中：由于合同數(shù)目多，參與人員多，合同進(jìn)度的控制基本靠手工和普通Word、Excel管理，履行跟蹤不及時(shí)、監(jiān)督力度不夠無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)和控制履約風(fēng)險(xiǎn)。合同收付款情況無(wú)法跟進(jìn)，財(cái)務(wù)人員付款時(shí)無(wú)法有效掌握實(shí)際執(zhí)行情況，導(dǎo)致付款控制難以發(fā)揮作用。

事后的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)難

合同履行后：由于合同文本及履行過(guò)程中的文檔散落在各個(gè)部門(mén)通過(guò)手工保管，缺乏統(tǒng)一的檔案管理，檔案丟失現(xiàn)象嚴(yán)重，導(dǎo)致出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)或糾紛時(shí)，無(wú)證可舉，風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)時(shí)處于被動(dòng)地位。企業(yè)的合同數(shù)據(jù)由于缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)匯總平臺(tái)，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者想全局了解合同情況時(shí)存在障礙，對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制的完善很難起到支撐作用。

楊立鋒

慧點(diǎn)科技高級(jí)咨詢(xún)顧問(wèn)，負(fù)責(zé)及參與多家大型集團(tuán)企業(yè)管控咨詢(xún)、IT規(guī)劃以及合同法務(wù)管理系統(tǒng)的成功實(shí)施，專(zhuān)注于為大型、集團(tuán)型客戶(hù)提供合同管理和法律事務(wù)管理的IT解決方案。

如何有效解決合同管理中遇到的問(wèn)題

企業(yè)合同管理的核心目標(biāo)是全過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)防控，從前期選擇相對(duì)方—合同起草—合同審批—合同用印、簽署—合同履約執(zhí)行—合同后評(píng)價(jià)—合同歸檔的全過(guò)程，為整個(gè)周期管理主線(xiàn)，企業(yè)應(yīng)注重對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)協(xié)作，并將公司內(nèi)部的制度要求、授權(quán)管理分解到主線(xiàn)中的各個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)企業(yè)合同流程中眾多節(jié)點(diǎn)進(jìn)行無(wú)縫管控，防控相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。主要體現(xiàn)在如下幾方面：

實(shí)現(xiàn)事前的風(fēng)險(xiǎn)防范

合同簽訂前：明確相對(duì)方入庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)入庫(kù)的相對(duì)方進(jìn)行資質(zhì)審核，定期跟蹤相對(duì)方的信用情況，及時(shí)對(duì)相對(duì)方的狀態(tài)進(jìn)行變更，防范相對(duì)方信用風(fēng)險(xiǎn)?；谄髽I(yè)內(nèi)部管理訴求，針對(duì)特定業(yè)務(wù)制定合同范本，事前防范合同文本風(fēng)險(xiǎn)。

合同簽訂中：依據(jù)企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)梳理合同分類(lèi)及審核要素，針對(duì)不同類(lèi)型的合同明確審批流程及審批權(quán)限，防范越權(quán)審批風(fēng)險(xiǎn)。合同審批完畢后，明確合同用印流程，避免私自用印的風(fēng)險(xiǎn)。

加強(qiáng)事中風(fēng)險(xiǎn)控制

合同履行中：明確合同履行跟蹤部門(mén)，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行匯報(bào)，當(dāng)履行過(guò)程中出現(xiàn)異常情況時(shí)，及時(shí)進(jìn)行匯報(bào)并處理，防控履約風(fēng)險(xiǎn)。明確合同變更、解除的情形及相應(yīng)的審批流程。建立合同收付款臺(tái)賬，跟進(jìn)合同收付款情況，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

建立事后完善和應(yīng)對(duì)機(jī)制

合同履行后：建立合同臺(tái)賬，并對(duì)合同履行過(guò)程中的資料進(jìn)行收集歸檔，當(dāng)出現(xiàn)合同糾紛時(shí)能夠及時(shí)有效地提供相關(guān)證據(jù)材料。通過(guò)對(duì)合同臺(tái)賬所記錄的相關(guān)合同信息進(jìn)行加工處理、統(tǒng)計(jì)分析等，為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供數(shù)據(jù)支撐。

如何固化合同全生命周期的風(fēng)險(xiǎn)防控

雖然企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建了全生命周期管理，但是在實(shí)際操作過(guò)程中往往因?yàn)槿藛T操作失誤、徇私舞弊等行為導(dǎo)致管理失效，因此要建設(shè)合同管理信息系統(tǒng)，將合同全生命周期的風(fēng)險(xiǎn)防控措施固化到系統(tǒng)中，通過(guò)技術(shù)手段，有效規(guī)避人員操作或舞弊風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)保障企業(yè)資產(chǎn)及資金安全。

系統(tǒng)建設(shè)思路

系統(tǒng)建設(shè)思路應(yīng)當(dāng)著眼點(diǎn)在于“風(fēng)險(xiǎn)防控”，落腳點(diǎn)在于“固化”，即充分識(shí)別合同管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)及企業(yè)內(nèi)部針對(duì)識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)所設(shè)置的控制，并將合同管理的制度、業(yè)務(wù)授權(quán)、審批流程、履行監(jiān)控、統(tǒng)計(jì)分析等合同全生命周期的管理理念固化到信息系統(tǒng)中，通過(guò)技術(shù)手段有效地防控合同風(fēng)險(xiǎn)。

系統(tǒng)建設(shè)功能

系統(tǒng)功能應(yīng)當(dāng)著眼于“合同全生命周期管理”，注重合同相關(guān)方資質(zhì)審核—合同起草—審批—用印—履行跟蹤—合同收付款—?dú)w檔流程的風(fēng)險(xiǎn)控制，實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)對(duì)象（如項(xiàng)目、相對(duì)方、進(jìn)度、金額等）的多維度的管理和統(tǒng)計(jì)分析功能，并對(duì)業(yè)務(wù)執(zhí)行關(guān)鍵點(diǎn)（審批、收付款、履行）進(jìn)行預(yù)警提醒，將合同全面周期管理過(guò)程予以固化。

合同全生命周期管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備“流程靈活”“審批自定義”“管理無(wú)盲點(diǎn)”等特點(diǎn)，通過(guò)系統(tǒng)集成自動(dòng)分析數(shù)據(jù)并發(fā)送預(yù)警信息，全面監(jiān)控企業(yè)的運(yùn)營(yíng)狀況，具體核心功能如下：

相對(duì)方管理：支持對(duì)相對(duì)方準(zhǔn)入審批，并對(duì)合格入庫(kù)的相對(duì)方進(jìn)行內(nèi)部共享。當(dāng)相對(duì)方信用情況發(fā)生變化后，如相對(duì)方被拉黑時(shí)，可以選擇拉黑范圍，范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)人員無(wú)法與其繼續(xù)發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)，對(duì)于已經(jīng)選用的合同，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)在當(dāng)前及后續(xù)的合同狀態(tài)下給出風(fēng)險(xiǎn)提示，提示相對(duì)方信用風(fēng)險(xiǎn)。

合同起草審批：將企業(yè)內(nèi)部合同審批流程、合同授權(quán)、合同審核要素等固化到系統(tǒng)中，避免人員操作風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)支持靈活的流程自定義配置功能，以適應(yīng)企業(yè)內(nèi)部職能管理變化。

合同用印簽訂：系統(tǒng)應(yīng)支持防偽水印打印功能，或?qū)⒑贤蛴〉臋?quán)限配置給合同印章管理員由其進(jìn)行打印，在一定程度上避免人員徇私舞弊風(fēng)險(xiǎn)。

合同履行監(jiān)控：系統(tǒng)應(yīng)支持根據(jù)合同關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如收付款條件）生成相應(yīng)的履行計(jì)劃，并按時(shí)提醒履行跟蹤人員定期填報(bào)履行進(jìn)度情況，并將合同履行情況及合同收付款進(jìn)行關(guān)聯(lián)，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

合同歸檔評(píng)價(jià)：系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)支持隨時(shí)歸檔的功能，在不同的階段均可進(jìn)行歸檔，保障合同檔案歸檔的及時(shí)性和全面性。對(duì)于歸檔的合同系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)支持多條件的組合查詢(xún)及多維度的統(tǒng)計(jì)分析功能，并對(duì)生成的合同臺(tái)賬、統(tǒng)計(jì)分析圖表提供導(dǎo)出功能，便于向領(lǐng)導(dǎo)層匯報(bào)展示，提供相應(yīng)的決策支撐。

信息化助力企業(yè)系統(tǒng)價(jià)值

將合同全生命周期管理固化到信息系統(tǒng)后，通過(guò)技術(shù)手段能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)如下價(jià)值：

落實(shí)規(guī)范：建立企業(yè)統(tǒng)一的合同管理平臺(tái)，規(guī)范企業(yè)各類(lèi)型合同管理活動(dòng)，落實(shí)合同管理制度的執(zhí)行。

加強(qiáng)監(jiān)控：將合同全生命周期的管理理念固化到系統(tǒng)中，通過(guò)技術(shù)手段加強(qiáng)合同執(zhí)行過(guò)程的事前防控、事中控制、事后監(jiān)督，降低合同執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。

科學(xué)決策：提供全面合同管理的監(jiān)控與決策數(shù)據(jù)，建設(shè)統(tǒng)一的呈現(xiàn)平臺(tái)，定期推送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，推進(jìn)科學(xué)決策。

提高效率：電子化的流程審批，豐富的報(bào)表臺(tái)賬，縮短審批時(shí)間及實(shí)現(xiàn)精確查找，提高工作效率。