摘 要： 商務(wù)秘書是隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展而出現(xiàn)的新興職業(yè)群體，在信息化時(shí)代背景下，商務(wù)秘書的現(xiàn)代管理職能是其核心職能，對(duì)于商務(wù)秘書職業(yè)發(fā)展、職業(yè)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)具有重要意義，本文梳理了商務(wù)秘書的源起，分析了商務(wù)秘書現(xiàn)代管理職能的內(nèi)涵，并且對(duì)如何履行商務(wù)秘書的現(xiàn)代管理職能提出了具體的建議，即轉(zhuǎn)變觀念，轉(zhuǎn)變對(duì)現(xiàn)代商務(wù)秘書的管理角色認(rèn)知；與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高自己的信息素養(yǎng)等。

關(guān)鍵詞：商務(wù)秘書 現(xiàn)代管理職能 內(nèi)涵

中圖分類號(hào)：G71 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2017）01-0241-02

一、商務(wù)秘書的源起

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場(chǎng)化程度的不斷提高，傳統(tǒng)的秘書職業(yè)不再能滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求，在這樣的社會(huì)背景下，興起了一種新型的秘書群體——商務(wù)秘書，他們頻頻現(xiàn)身于各種重要的商業(yè)活動(dòng)中并且作用日益凸顯，已經(jīng)成為不可缺少的輔助力量。商務(wù)秘書不同于傳統(tǒng)的秘書，關(guān)于秘書的職能，不同的學(xué)者有不同的界定，如在任群主編的《中國(guó)秘書學(xué)》中，將秘書的職能界定為：處理事務(wù)，輔助政務(wù)；丁曉昌等主編的《秘書學(xué)與秘書工作》中，認(rèn)為秘書的職能是輔助決策、參謀咨詢、調(diào)查研究、督查工作等；而在北京大學(xué)出版社最新出版的《秘書學(xué)》中，將秘書的職能定義為：輔助管理（輔助獲取并利用信息、輔助決策、輔助督促檢查、輔助協(xié)調(diào)）、綜合服務(wù)（辦文服務(wù)、辦事服務(wù)）。從秘書概念的不斷演變中，我們可以發(fā)現(xiàn)秘書職能中管理的成分日益受到重視，不再單純的作為一種輔助人才。商務(wù)秘書的職能，在傳統(tǒng)秘書的職能基礎(chǔ)上又有了新的發(fā)展，不僅要具備商務(wù)公關(guān)、談判、外語等基本技能，還應(yīng)有企業(yè)管理、營(yíng)銷、人力資源等方面的知識(shí)。

二、商務(wù)秘書的現(xiàn)代管理職能的內(nèi)涵

21世紀(jì)是生產(chǎn)力和科學(xué)技術(shù)都飛速發(fā)展的新時(shí)代，秘書職業(yè)被賦予的新的時(shí)代內(nèi)涵，由曾經(jīng)的讀讀寫寫的輔助性人才，逐步向參與管理決策的綜合性管理人才過渡，這種變化使得現(xiàn)代管理職能成為商務(wù)秘書職能的新需求。

第一，現(xiàn)代管理職能由過去強(qiáng)調(diào)“辦事”轉(zhuǎn)變強(qiáng)調(diào)“辦謀并重”

從某種程度上講，領(lǐng)導(dǎo)者側(cè)重于制定各種戰(zhàn)略、全局謀劃，而領(lǐng)導(dǎo)者精力有限，所以迫切的需要從繁重的事務(wù)中解脫出來，因此商務(wù)秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)管理，參與謀劃，建言獻(xiàn)策。做到管理與服務(wù)并行。區(qū)別于普通秘書，商務(wù)秘書所處的是商業(yè)性的辦公環(huán)境，充滿挑戰(zhàn)、富于變化又追尋利益最大化，這樣的環(huán)境對(duì)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者而言也難以永遠(yuǎn)作出正確決策，因此作為商務(wù)秘書要適應(yīng)工商企業(yè)運(yùn)營(yíng)的快節(jié)奏，充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，發(fā)揮現(xiàn)代管理職能，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理企業(yè)，成為領(lǐng)導(dǎo)的“左膀右臂”。在新職能視角下，如果我們?nèi)耘f囿于傳統(tǒng)秘書，讀讀寫寫，做一些對(duì)全局無足輕重的工作，那么想要尋求商務(wù)秘書的現(xiàn)代管理職能無異于刻舟求劍，這樣做會(huì)使得秘書職業(yè)逐漸被邊緣化，淪為商業(yè)活動(dòng)的附庸，有被淘汰的風(fēng)險(xiǎn)，因此，商務(wù)秘書的現(xiàn)代管理職能是對(duì)傳統(tǒng)秘書職能的新發(fā)展、新進(jìn)步，由過去“辦事”轉(zhuǎn)變?yōu)椤稗k謀并重”。

第二，現(xiàn)代管理職能更加強(qiáng)調(diào)商務(wù)秘書的信息素養(yǎng)

信息化時(shí)代最顯著的特征就是信息爆炸，海量信息對(duì)社會(huì)各行各業(yè)都發(fā)起了強(qiáng)烈的沖擊，這種沖擊對(duì)于企業(yè)而言更是格外強(qiáng)烈，可以說機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，在信息化的沖擊下，較好的應(yīng)對(duì)這種變化的企業(yè)則借機(jī)發(fā)展壯大，并取得了了工業(yè)化社會(huì)不可能成就的輝煌，如阿里巴巴、蘋果公司等，也有對(duì)信息化沖擊準(zhǔn)備不充分而沒落，輝煌不再的企業(yè)，如諾基亞、柯達(dá)公司等等。因此信息化時(shí)代對(duì)商務(wù)秘書提出了新的要求，信息素養(yǎng)成為其現(xiàn)代管理職能的核心組成部分，商務(wù)秘書應(yīng)具備獲取、加工處理、信息評(píng)價(jià)和信息整合的能力，信息素養(yǎng)包括信息意識(shí)、信息獲取能力、信息分析與利用能力以及合理有效的運(yùn)用信息指導(dǎo)決策的能力。 商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的核心是信息的競(jìng)爭(zhēng)，作為商業(yè)秘書不僅僅要埋頭做事，也要放眼四周，放眼全局，利用自己的信息能力，信息素養(yǎng)，將輔助領(lǐng)導(dǎo)決策能用到的信息，數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集，用數(shù)據(jù)說話，用信息佐證，提高決策的科學(xué)性、合理性；當(dāng)然信息素養(yǎng)不僅僅包括信息搜集能力，還包括信息甄別能力，信息時(shí)代各種信息充斥商業(yè)活動(dòng)中，其中不乏錯(cuò)誤信息、虛假信息，面對(duì)海量信息，要有鑒別能力，對(duì)信息的真實(shí)性、可靠性進(jìn)行判斷；信息素養(yǎng)的另一個(gè)不可忽視的部分是信息保密意識(shí)，作為商業(yè)秘書，所接觸的信息很多是商業(yè)機(jī)密，因此要提高自己的保密意識(shí)，防止信息泄露，商業(yè)活動(dòng)中因?yàn)樾畔⑿孤犊赡茉斐刹豢晒懒康膿p失，這樣的案例數(shù)不勝數(shù)，因此作為商業(yè)秘書要時(shí)刻警惕，提高保密意識(shí)，對(duì)自己的言行負(fù)責(zé)。

三、如何履行商務(wù)秘書現(xiàn)代管理職能

1.觀念轉(zhuǎn)變，轉(zhuǎn)變對(duì)現(xiàn)代商務(wù)秘書的管理角色認(rèn)知

意識(shí)對(duì)物質(zhì)具有能動(dòng)的反作用，轉(zhuǎn)變觀念能夠有效促進(jìn)現(xiàn)代管理職能的履行。商務(wù)秘書要站在管理者的角度去思考問題、處理問題，不能像傳統(tǒng)秘書一樣將自己視為輔助性人才，要履行管理職能。商務(wù)秘書的工作與領(lǐng)導(dǎo)的工作一樣，都具有鮮明的管理屬性，面對(duì)瞬息萬變的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，商務(wù)秘書的重要性絲毫不弱于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者。只有加強(qiáng)對(duì)自己的角色重要性的認(rèn)知，才能有職業(yè)自信，才能基于自己的專業(yè)素養(yǎng)，增強(qiáng)工作的創(chuàng)造性，為企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值。作為企業(yè)管理層的有機(jī)組成部分，商務(wù)秘書要履行好現(xiàn)代管理職能，還應(yīng)該提高工作的主動(dòng)性和積極性，具體表現(xiàn)為不斷提高自己的知識(shí)水平，改善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，多學(xué)多做多看多用，拓寬自己的視野，學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外企業(yè)的優(yōu)秀案例，不斷積累寶貴的經(jīng)驗(yàn)。轉(zhuǎn)變觀念，轉(zhuǎn)變對(duì)現(xiàn)代商務(wù)秘書的管理角色認(rèn)知，有助于在紛繁復(fù)雜的商業(yè)活動(dòng)中，指導(dǎo)自己的行為，順利完成角色轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代商務(wù)秘書的職業(yè)價(jià)值。

2.與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高自己的信息素養(yǎng)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，新興企業(yè)的不斷涌現(xiàn)，知識(shí)更新?lián)Q代的速度不斷加快，提高自己信息素養(yǎng)是商務(wù)秘書履行行現(xiàn)代管理職能關(guān)鍵。根據(jù)美國(guó)圖書館學(xué)會(huì)提出的評(píng)價(jià)指標(biāo)，信息素養(yǎng)包括能夠認(rèn)識(shí)到信息在商業(yè)活動(dòng)中的重要性，熟悉所在工作區(qū)域的主要信息來源等方面；信息獲取能力包括能夠根據(jù)所需商業(yè)信息找到相應(yīng)的信息源，掌握各種檢索信息系統(tǒng)的使用方法及技巧等方面，信息分析與利用能力包括能夠分析學(xué)術(shù)信息的可靠性、時(shí)效性、重要性、權(quán)威性、新穎性等，對(duì)信息進(jìn)行篩選，去偽存真，去粗取精等。作為商務(wù)秘書，要有信息的敏銳感知力，善于捕捉有價(jià)值的信息，在海量的信息基礎(chǔ)上，只有迅速捕捉到最前沿、最有價(jià)值的信息，才能夠在日益激烈的商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中占得先機(jī)。信息素養(yǎng)是商務(wù)秘書應(yīng)該具備的核心素質(zhì)，這樣才能發(fā)揮其現(xiàn)代管理職能，實(shí)現(xiàn)其工作價(jià)值，服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：陳俏瀅（1991.12-），女，廣東，漢族，本科，管理學(xué)士學(xué)位，助教，主要研究商務(wù)管理，商務(wù)秘書方向。