馬艷
摘 要: 高校檔案工作在高校各個(gè)領(lǐng)域中扮演著十分重要的角色,在知識(shí)創(chuàng)新和應(yīng)用,科研開發(fā),高新技術(shù)成果轉(zhuǎn)化等方面發(fā)揮著不可替代的作用。隨著信息時(shí)代的到來,高校傳統(tǒng)檔案建設(shè)模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。在當(dāng)前的信息時(shí)代背景下,構(gòu)建數(shù)字化校園已成為我國現(xiàn)代高校發(fā)展的主要目標(biāo)之一,而檔案管理作為高校管理的重要內(nèi)容,促進(jìn)其信息化建設(shè)是推動(dòng)高校信息化建設(shè)發(fā)展的重要舉措。本文從高校檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)入手,進(jìn)而探索高校檔案管理信息化的有效途徑。
關(guān)鍵詞:檔案信息化 管理 探索
中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1003-9082(2017)01-0225-01
隨著信息技術(shù)的日新月異和信息化社會(huì)的到來,高校檔案管理信息化已成為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的趨勢(shì)。信息化技術(shù)可以提高檔案管理的效率,可以節(jié)省人力、物力,還可以大大擴(kuò)展存儲(chǔ)空間,存儲(chǔ)海量信息。因此高校檔案信息化管理有著傳統(tǒng)檔案管理不具備的優(yōu)勢(shì)。
一、高校檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)
當(dāng)前我國大部分高校檔案管理依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,在一定程度上造成了大量的人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi),在信息化高度發(fā)展的今天,傳統(tǒng)的高校檔案管理模式必然被信息化管理所取代。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,信息技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理已然是大勢(shì)所趨,檔案管理模式有效的彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理模式的缺點(diǎn),進(jìn)一步提升了高校檔案管理的效率。高校檔案信息化管理具有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢(shì):
1.以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的高校檔案管理系統(tǒng)具有處理迅速、查閱方便以及存儲(chǔ)量大等優(yōu)勢(shì)。這種檔案管理模式能夠方便存儲(chǔ)大量的教學(xué)資料,以電腦為手段處理教學(xué)檔案,使檔案管理工作變得靈活方便快捷,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的合理分配,進(jìn)一步提高高校檔案管理水平。
2.以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的高校檔案管理,所需要的人員數(shù)量較少,通常情況下,僅需一至二名高素質(zhì)的專職工作人員即可,由此極大地降低了管理的成本。
3.以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的高校檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)高校檔案的長久保存,以紙質(zhì)版為媒介的高校檔案具有不易保存、占地面積較大的缺點(diǎn),將信息技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理工作當(dāng)中,能夠有效的彌補(bǔ)紙質(zhì)版檔案的缺點(diǎn),使高校檔案能夠?qū)崿F(xiàn)長久的保存。同時(shí),極大的減少了檔案存放所占的空間和場(chǎng)所。
4.以信息化為基礎(chǔ)的高校檔案管理能夠有效地實(shí)現(xiàn)檔案的迅速查找。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中,通常需要大量的人力去查找相關(guān)資料,工作效率很難提高上去。而在信息化背景下,查找相關(guān)檔案,只要在電腦中輸入關(guān)鍵詞,幾分鐘甚至更短的時(shí)間內(nèi)就能夠找到自己所需要的檔案。
二、高校檔案管理信息化的具體路徑
高校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期而艱巨的系統(tǒng)工程,涉及數(shù)據(jù)的整理、建設(shè)、開發(fā)利用,相關(guān)人才的培養(yǎng),相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定等等。高校必須認(rèn)清形勢(shì),結(jié)合本校的實(shí)際情況,從多方面入手,加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和資金投入,優(yōu)化檔案整體系統(tǒng)的各個(gè)結(jié)構(gòu),打造檔案管理信息化平臺(tái),這樣檔案信息化建設(shè)才能穩(wěn)步、高效地推進(jìn)。
1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),加快高校檔案信息化建設(shè)步伐
要打破原有的管理格局,統(tǒng)籌信息管理部門和檔案管理部門,明確分工的同時(shí),要加強(qiáng)合作,協(xié)同創(chuàng)新。在高校的管理體制中信息管理和檔案管理部門一般是分離的,以致于無法充分發(fā)揮兩個(gè)部門的有效作用。鑒于此,這就需要高校建立統(tǒng)一化信息化工作機(jī)制,將信息部門和檔案部門的各項(xiàng)工作進(jìn)行高效整合,組成以分管校長為主要領(lǐng)導(dǎo),相關(guān)科室負(fù)責(zé)人為成員的高校檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)整個(gè)高校檔案信息化建設(shè)方面組織和協(xié)調(diào)工作,各相關(guān)部門要做好自身信息生成和傳播利用工作。此外,高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視對(duì)檔案部門信息化建設(shè)的資金投入,將檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)納入到高校年度預(yù)算計(jì)劃中,并逐年增加投入。
2.加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),為高校檔案管理信息化提供有力保障
高校應(yīng)該將檔案管理信息化建設(shè)納入學(xué)??傮w規(guī)劃中,不斷加大檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)步伐和力度。計(jì)算機(jī)硬件及相關(guān)的軟件設(shè)施、設(shè)備是支持高校檔案管理信息化建設(shè)順利開展的基礎(chǔ)物質(zhì)保障,高校應(yīng)加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入,進(jìn)一步完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),提高高校檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件,還應(yīng)該定期更換電腦系統(tǒng),升級(jí)管理軟件。同時(shí),要不斷加快檔案部門內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè),將其和辦公局域網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行有效對(duì)接,并在校園網(wǎng)上使用檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng),提高檔案管理系統(tǒng)的兼容性、適用性和適應(yīng)性,真正實(shí)現(xiàn)高校電子檔案建設(shè)管理的數(shù)字化。
3.積極打造檔案信息化平臺(tái),促進(jìn)相關(guān)部門之間的合作
高校加快檔案管理信息化建設(shè)必須打造信息化平臺(tái)。在此基礎(chǔ)上,利用好這一平臺(tái),充分發(fā)揮其功能。人事處、財(cái)務(wù)處、總務(wù)處、教務(wù)處、學(xué)生處等部門都可以通過一個(gè)信息平臺(tái)在權(quán)限允許下,調(diào)取相關(guān)的工作人員的信息,還可以相互協(xié)調(diào)配合工作。這樣既可以提高效率,又可以實(shí)現(xiàn)資源共享,提高檔案利用率。
4.加快信息資源庫建設(shè),不斷完善信息化管理系統(tǒng)
高校檔案管理工作者要熟練運(yùn)用信息化檔案管理軟件,逐步將現(xiàn)有的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息,并對(duì)高校各個(gè)部門電子檔案的收集、鑒定、著錄和歸檔。在此基礎(chǔ)上,將檔案數(shù)據(jù)作為高校的重要信息資源納入到高校網(wǎng)絡(luò)辦公總體格局中,逐漸建成全校的文獻(xiàn)資源數(shù)據(jù)庫,在校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上有計(jì)劃的開放檔案目錄,并上傳已經(jīng)公開的全部檔案信息,并提供相應(yīng)的檔案服務(wù)工作。
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,利用互聯(lián)網(wǎng)開展網(wǎng)上檔案服務(wù),已成為高校檔案管理者提高檔案利用率的重要途徑。高校檔案管理部門要加快網(wǎng)站建設(shè),并以網(wǎng)站為基礎(chǔ),充分利用檔案信息資源數(shù)據(jù)庫,逐步實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理和使用,實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。還要積極組織各部門上傳并更新數(shù)據(jù)和信息,使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)與內(nèi)部各部門的網(wǎng)站鏈接,實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索。從而使高校檔案由半封閉、無條理的資料庫向使用快捷方便的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。
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