馬艷

摘 要： 高校檔案工作在高校各個領域中扮演著十分重要的角色，在知識創(chuàng)新和應用，科研開發(fā)，高新技術(shù)成果轉(zhuǎn)化等方面發(fā)揮著不可替代的作用。隨著信息時代的到來，高校傳統(tǒng)檔案建設模式已經(jīng)不能適應時代發(fā)展的要求。在當前的信息時代背景下，構(gòu)建數(shù)字化校園已成為我國現(xiàn)代高校發(fā)展的主要目標之一，而檔案管理作為高校管理的重要內(nèi)容，促進其信息化建設是推動高校信息化建設發(fā)展的重要舉措。本文從高校檔案信息化管理的優(yōu)勢入手，進而探索高校檔案管理信息化的有效途徑。

關(guān)鍵詞：檔案信息化 管理 探索

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）01-0225-01

隨著信息技術(shù)的日新月異和信息化社會的到來，高校檔案管理信息化已成為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的趨勢。信息化技術(shù)可以提高檔案管理的效率，可以節(jié)省人力、物力，還可以大大擴展存儲空間，存儲海量信息。因此高校檔案信息化管理有著傳統(tǒng)檔案管理不具備的優(yōu)勢。

一、高校檔案信息化管理的優(yōu)勢

當前我國大部分高校檔案管理依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在一定程度上造成了大量的人力、物力、財力的浪費，在信息化高度發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式必然被信息化管理所取代。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)應用到高校檔案管理已然是大勢所趨，檔案管理模式有效的彌補了傳統(tǒng)檔案管理模式的缺點，進一步提升了高校檔案管理的效率。高校檔案信息化管理具有以下幾點優(yōu)勢：

1.以信息技術(shù)為基礎的高校檔案管理系統(tǒng)具有處理迅速、查閱方便以及存儲量大等優(yōu)勢。這種檔案管理模式能夠方便存儲大量的教學資料，以電腦為手段處理教學檔案，使檔案管理工作變得靈活方便快捷，實現(xiàn)對檔案的合理分配，進一步提高高校檔案管理水平。

2.以信息技術(shù)為基礎的高校檔案管理，所需要的人員數(shù)量較少，通常情況下，僅需一至二名高素質(zhì)的專職工作人員即可，由此極大地降低了管理的成本。

3.以信息技術(shù)為基礎的高校檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)高校檔案的長久保存，以紙質(zhì)版為媒介的高校檔案具有不易保存、占地面積較大的缺點，將信息技術(shù)應用到高校檔案管理工作當中，能夠有效的彌補紙質(zhì)版檔案的缺點，使高校檔案能夠?qū)崿F(xiàn)長久的保存。同時，極大的減少了檔案存放所占的空間和場所。

4.以信息化為基礎的高校檔案管理能夠有效地實現(xiàn)檔案的迅速查找。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，通常需要大量的人力去查找相關(guān)資料，工作效率很難提高上去。而在信息化背景下，查找相關(guān)檔案，只要在電腦中輸入關(guān)鍵詞，幾分鐘甚至更短的時間內(nèi)就能夠找到自己所需要的檔案。

二、高校檔案管理信息化的具體路徑

高校檔案信息化建設是一項長期而艱巨的系統(tǒng)工程，涉及數(shù)據(jù)的整理、建設、開發(fā)利用，相關(guān)人才的培養(yǎng)，相關(guān)標準的制定等等。高校必須認清形勢，結(jié)合本校的實際情況，從多方面入手，加強組織領導，加大基礎設施建設和資金投入，優(yōu)化檔案整體系統(tǒng)的各個結(jié)構(gòu)，打造檔案管理信息化平臺，這樣檔案信息化建設才能穩(wěn)步、高效地推進。

1.加強組織領導，加快高校檔案信息化建設步伐

要打破原有的管理格局，統(tǒng)籌信息管理部門和檔案管理部門，明確分工的同時，要加強合作，協(xié)同創(chuàng)新。在高校的管理體制中信息管理和檔案管理部門一般是分離的，以致于無法充分發(fā)揮兩個部門的有效作用。鑒于此，這就需要高校建立統(tǒng)一化信息化工作機制，將信息部門和檔案部門的各項工作進行高效整合，組成以分管校長為主要領導，相關(guān)科室負責人為成員的高校檔案信息化建設領導小組，負責整個高校檔案信息化建設方面組織和協(xié)調(diào)工作，各相關(guān)部門要做好自身信息生成和傳播利用工作。此外，高校領導應該重視對檔案部門信息化建設的資金投入，將檔案信息化建設經(jīng)費納入到高校年度預算計劃中，并逐年增加投入。

2.加大基礎設施建設，為高校檔案管理信息化提供有力保障

高校應該將檔案管理信息化建設納入學校總體規(guī)劃中，不斷加大檔案信息化基礎設施建設步伐和力度。計算機硬件及相關(guān)的軟件設施、設備是支持高校檔案管理信息化建設順利開展的基礎物質(zhì)保障，高校應加大對檔案管理信息化建設的資金投入，進一步完善基礎設施建設，提高高校檔案管理信息化建設的基礎條件，還應該定期更換電腦系統(tǒng)，升級管理軟件。同時，要不斷加快檔案部門內(nèi)部局域網(wǎng)建設，將其和辦公局域網(wǎng)絡進行有效對接，并在校園網(wǎng)上使用檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，提高檔案管理系統(tǒng)的兼容性、適用性和適應性，真正實現(xiàn)高校電子檔案建設管理的數(shù)字化。

3.積極打造檔案信息化平臺，促進相關(guān)部門之間的合作

高校加快檔案管理信息化建設必須打造信息化平臺。在此基礎上，利用好這一平臺，充分發(fā)揮其功能。人事處、財務處、總務處、教務處、學生處等部門都可以通過一個信息平臺在權(quán)限允許下，調(diào)取相關(guān)的工作人員的信息，還可以相互協(xié)調(diào)配合工作。這樣既可以提高效率，又可以實現(xiàn)資源共享，提高檔案利用率。

4.加快信息資源庫建設，不斷完善信息化管理系統(tǒng)

高校檔案管理工作者要熟練運用信息化檔案管理軟件，逐步將現(xiàn)有的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，并對高校各個部門電子檔案的收集、鑒定、著錄和歸檔。在此基礎上，將檔案數(shù)據(jù)作為高校的重要信息資源納入到高校網(wǎng)絡辦公總體格局中，逐漸建成全校的文獻資源數(shù)據(jù)庫，在校園網(wǎng)絡平臺上有計劃的開放檔案目錄，并上傳已經(jīng)公開的全部檔案信息，并提供相應的檔案服務工作。

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，利用互聯(lián)網(wǎng)開展網(wǎng)上檔案服務，已成為高校檔案管理者提高檔案利用率的重要途徑。高校檔案管理部門要加快網(wǎng)站建設，并以網(wǎng)站為基礎，充分利用檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，逐步實現(xiàn)電子文件的實時管理和使用，實現(xiàn)檔案信息服務網(wǎng)絡化。還要積極組織各部門上傳并更新數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務系統(tǒng)與內(nèi)部各部門的網(wǎng)站鏈接，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索。從而使高校檔案由半封閉、無條理的資料庫向使用快捷方便的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。

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