劉政

摘 要： 本文首先針對(duì)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)存問(wèn)題做出系統(tǒng)分析，并進(jìn)一步探討檔案管理信息化建設(shè)的有效措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 問(wèn)題 措施

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2017）01-0078-01

引言

單位的規(guī)模越大，相關(guān)的檔案管理工作越困難，檔案的大量堆積給單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展造成壓力。近幾年檔案的管理工作一直是困擾各個(gè)部門(mén)和機(jī)構(gòu)的重要問(wèn)題，大量的人力物力投入到檔案管理技術(shù)的改革之中，但是對(duì)檔案管理水平的提高并沒(méi)有什么實(shí)質(zhì)性的幫助。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，通過(guò)不斷總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，最終發(fā)現(xiàn)利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理是提高檔案管理效率的最佳途徑。

一、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)存問(wèn)題

1.缺乏正確的認(rèn)識(shí)

當(dāng)前檔案管理工作中存在一系列障礙因素，首當(dāng)其沖的就是思想意識(shí)落后。很多單位從負(fù)責(zé)人到管理人都缺乏對(duì)檔案管理工作的改革意識(shí)，檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性嚴(yán)重缺乏，管理人員固守傳統(tǒng)的管理方法和管理理念不愿改進(jìn)，導(dǎo)致了管理水平長(zhǎng)時(shí)間難以提高。檔案管理工作的改革發(fā)展不僅僅是工作態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)所能實(shí)現(xiàn)的，還需要與現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)相結(jié)合，構(gòu)建一套科學(xué)化、現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，提高管理效率。只有首先認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的定位及重要性，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作向著規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化全面轉(zhuǎn)型。

2.缺乏投入的力度

檔案管理工作的信息化建設(shè)意味著檔案管理系統(tǒng)，包括管理設(shè)備、管理技術(shù)、管理人才等都需要全面的優(yōu)化改革，并與信息技術(shù)接軌，實(shí)現(xiàn)信息化管理。檔案管理設(shè)備要更新，技術(shù)要改進(jìn)，人才要培養(yǎng)，而每一項(xiàng)工作的優(yōu)化升級(jí)都需要投入大量的人力物力才能保證檔案管理工作信息化的實(shí)現(xiàn)。但是，從目前的情況來(lái)看，檔案管理工作信息化建設(shè)的進(jìn)程過(guò)于緩慢，很大程度上與資金投入量過(guò)小、經(jīng)費(fèi)支持不足有關(guān)，相關(guān)機(jī)構(gòu)的供給能力有限，檔案管理部門(mén)的融資情況不好，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)失力。

3.缺乏原則的確立

檔案管理工作的信息化建設(shè)需要確立嚴(yán)格的原則加以維護(hù)，否則就會(huì)成為某一個(gè)單位或部門(mén)自愿采取而其它機(jī)構(gòu)不予熱心的內(nèi)容，檔案管理工作的信息化建設(shè)就無(wú)法大范圍的普及和推廣。檔案管理信息化原則和管理制度的確立，需要相關(guān)政策和法律的支持，但是當(dāng)前我國(guó)缺乏對(duì)檔案管理工作的相關(guān)政策規(guī)范和法律規(guī)定，導(dǎo)致了檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，工作進(jìn)程中出現(xiàn)各種矛盾和弊端，轉(zhuǎn)型速度緩慢且障礙重重，難以得到群眾的信服和支持。

二、檔案管理采取信息化方式的意義

1.檔案的數(shù)量龐大

在檔案管理部門(mén)的日常工作中，大量的檔案不斷隨著用戶(hù)的增加而產(chǎn)生，除用戶(hù)外，各種工作以及項(xiàng)目的運(yùn)行，也會(huì)增加檔案的數(shù)量。數(shù)量如此龐大的檔案必須經(jīng)過(guò)科學(xué)的管理才能發(fā)揮出對(duì)單位運(yùn)營(yíng)的促進(jìn)作用，檔案管理的不合理會(huì)對(duì)的各項(xiàng)工作產(chǎn)生不良影響。因?yàn)闄n案是單位對(duì)人力資源實(shí)施系統(tǒng)管理的依據(jù)，檔案的不合理管理會(huì)導(dǎo)致工作走上錯(cuò)誤的道路，不利于單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，檔案是非常重要的，在單位的日常工作中，必須注意對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理和規(guī)劃，否則將造成檔案長(zhǎng)時(shí)間處于管理不善的堆積和廢棄狀態(tài)，為單位的人文環(huán)境造成負(fù)面影響。信息化能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)目龐大的檔案進(jìn)行快速高效歸檔管理，將雜亂的檔案歸入科學(xué)有序的信息系統(tǒng)中。

2.檔案管理的安全性需求

檔案管理工作還面臨著安全性低的隱患，檔案是單位開(kāi)展事業(yè)的重要憑據(jù)，檔案的丟失破損都會(huì)對(duì)單位的各項(xiàng)事業(yè)造成嚴(yán)重影響，因此檔案的管理工作需要高度的安全性保障。但就目前的情況而言，檔案的管理工作安全性不高，紙質(zhì)的檔案存在自身物質(zhì)性的局限，存放時(shí)間過(guò)久的檔案可能產(chǎn)生變質(zhì)的情況，稍有管理不慎就會(huì)出現(xiàn)受潮，霉變或蟲(chóng)噬等問(wèn)題。大量的檔案在多年的保存管理過(guò)程中丟失或者字跡漸漸褪色，喪失了對(duì)工作的輔助價(jià)值。另外，紙質(zhì)檔案的更新修訂不方便，需要耗費(fèi)大量的人力、物力進(jìn)行謄寫(xiě)，在謄寫(xiě)的過(guò)程中有可能造成一定程度的損失，許多用戶(hù)在調(diào)用多年前的檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案被修訂多次已經(jīng)找不到有價(jià)值的內(nèi)容。但是信息化檔案管理不存在這些問(wèn)題，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以對(duì)檔案進(jìn)行高效的分類(lèi)管理，并實(shí)行安全性加密，可以快速更新檔案信息庫(kù)并對(duì)原有檔案進(jìn)行備份存檔，按照年份索引隨時(shí)為工作提供相關(guān)檔案資源。

三、檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

1.構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，完善信息化系統(tǒng)

檔案管理的信息化建設(shè)必須依靠信息技術(shù)，將信息技術(shù)引入檔案管理工作，形成徹底改革，這就需要電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。只有建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，才能使機(jī)構(gòu)或部門(mén)的檔案以電子的形式保存，這樣能夠使文件的安全性加強(qiáng)，更能規(guī)范化、科學(xué)化地管理檔案。另外，檢索或使用檔案在電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的輔助下也變得更加快速和便宜。那么，電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量決定了檔案管理信息化建設(shè)的成敗，在電子計(jì)算機(jī)、信息科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的輔助下，搭建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，創(chuàng)設(shè)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)盤(pán)，如此可以使檔案得到科學(xué)的檢索、整理和保存，并且能夠加快檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)程[1]。

2.制定和完善檔案管理信息化管理制度

計(jì)算機(jī)以及信息化技術(shù)為檔案的管理工作提供了科學(xué)有效的方案，但是在計(jì)算機(jī)信息化應(yīng)用于檔案管理工作時(shí)出現(xiàn)了各種不盡人意的情況，導(dǎo)致了檔案信息化管理技術(shù)的推廣和發(fā)展十分緩慢，規(guī)模非常有限。其中首當(dāng)其沖的問(wèn)題便是沒(méi)有制定完善的檔案信息化管理制度，給檔案信息化管理工作造成了很?chē)?yán)重的困擾。檔案信息化管理工作需要有一個(gè)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和要求，有一套科學(xué)完備的管理流程，并針對(duì)檔案信息化管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)行權(quán)利與責(zé)任的落實(shí)。要想推進(jìn)檔案信息化管理進(jìn)程就必須首先制定完善的檔案信息化管理制度，運(yùn)用統(tǒng)一的工作章程和管理規(guī)范對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)化管理[2]。

3.改善檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施

很多單位只是認(rèn)識(shí)到信息化對(duì)檔案管理工作的促進(jìn)作用，卻沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)的成本要求，依然采用較為落后的管理設(shè)備，檔案的管理環(huán)境也存在諸多弊端，給檔案信息化管理工作造成一定阻力，檔案始終管理不善正是由于信息化設(shè)備不足導(dǎo)致的。很多單位的計(jì)算機(jī)硬件標(biāo)準(zhǔn)不過(guò)關(guān)，或者根本沒(méi)有為檔案管理工作者配備信息化辦公設(shè)備。檔案信息化管理軟件也需要定期更新，不斷優(yōu)化升級(jí)，才能使檔案信息化管理系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)工作。因此，必須在軟件和硬件兩個(gè)方面不斷加強(qiáng)技術(shù)維護(hù)，促進(jìn)檔案信息化管理水平的提升[3]。

4.注意做好檔案管理工作人員的規(guī)范管理

從事檔案管理的工作者是檔案管理工作得以有效展開(kāi)的直接實(shí)踐者，因此，檔案管理的信息化建設(shè)一定程度上建立在檔案管理工作者信息技術(shù)處理能力的依托之上，必須不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作者信息化管理技術(shù)的培養(yǎng)與考核，從而提高檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率。單位一方面應(yīng)對(duì)在職的檔案管理人員實(shí)行崗位培訓(xùn)，聘請(qǐng)專(zhuān)家實(shí)地講學(xué)指導(dǎo)，從思想意識(shí)和技術(shù)能力兩方面加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的優(yōu)化提升。另外，單位應(yīng)不斷吸納信息化高科技人才加入檔案管理工作，從而優(yōu)化檔案信息化管理人才隊(duì)伍。最后，單位應(yīng)就檔案管理人員的信息化管理規(guī)范性提出明確要求，建立一套嚴(yán)謹(jǐn)、完善、科學(xué)的檔案信息化管理系統(tǒng)，加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程[4]。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案信息化管理還需要不斷提升對(duì)管理人員的技術(shù)要求，不斷提升檔案管理工作者的職業(yè)技能，大批量錄用信息化管理專(zhuān)業(yè)人才，對(duì)于在崗員工也要不斷加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)，從而提升檔案信息化管理工作的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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[4]李春艷.大型集團(tuán)化企業(yè)集中管控模式下的檔案管理系統(tǒng)探索與研[J].北京檔案，2013（1）：32-33.