劉敏

摘 要：事業(yè)單位檔案是在人事、會(huì)計(jì)、日常工作中根據(jù)業(yè)務(wù)工作查詢需要逐步形成的，檔案具有查詢歷史問(wèn)題、提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析和歷史文獻(xiàn)等重大問(wèn)題的的原始記錄，是工作的憑證，是單位寶貴的的財(cái)富。任何單位都離不開檔案的查詢，檔案工作也是事業(yè)單位的查詢工作的中心命脈。因此，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作是發(fā)展趨勢(shì)的必然結(jié)果，我們應(yīng)該提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，離開檔案就像魚兒離開水一樣，各級(jí)管理部門要充分認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)管理工作的重要性。

關(guān)鍵詞：素質(zhì)；技能；管理；問(wèn)題

如今，我國(guó)的國(guó)民經(jīng)濟(jì)在不斷增長(zhǎng)，人們的生活水平也在穩(wěn)步提高，在這個(gè)大背景下，人們對(duì)信息量的需求也變得越來(lái)越大。為了滿足人民對(duì)信息的迫切需求，做好事業(yè)單位的檔案管理就變得十分重要。然而，相關(guān)的部門和工作人員若想將檔案管理工作做到最好，并不容易，因?yàn)槭聵I(yè)單位的檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性與事業(yè)性并存的一項(xiàng)工作，它需要工作人員擁有極大的耐心。本研究就將針對(duì)事業(yè)單位的檔案管理這一主題進(jìn)行闡述，使讀者對(duì)這方面的內(nèi)容有一個(gè)更加深入的了解。

一、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）工作人員不夠重視檔案管理工作

事業(yè)單位檔案所存儲(chǔ)的信息的容量是非常大的，它與單位的很多重要工作流程都有著密不可分的聯(lián)系。

然而，在現(xiàn)實(shí)的生活中，很多事業(yè)單位的檔案管理工作人員并沒(méi)有意識(shí)到自己工作的重要性，他們的思想仍是停留在“檔案管理工作就只是抄抄寫寫，并沒(méi)有什么技術(shù)含量”這個(gè)層面上，這種老舊的思想嚴(yán)重的阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。更為嚴(yán)重的是，很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)也沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作是事業(yè)單位的核心部門，自然而然，這些領(lǐng)導(dǎo)也不會(huì)思考如何提升單位的檔案管理水平，如何提高工作人員的工作積極性?？上攵?，如果單位的領(lǐng)導(dǎo)都不重視該工作，員工就更不會(huì)意識(shí)到檔案管理工作的重要性了。

（二）檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)貧乏

事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)的、周密的工程。這也就要求檔案管理工作人員要有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，高超的專業(yè)技能以及超強(qiáng)的耐心和毅力，檔案管理人員只有擁有了這些特質(zhì)，才能保證自己的工作質(zhì)量。

然而在實(shí)際的工作中，有很多檔案管理人員的檔案理論知識(shí)并不是非常的豐富，甚至，一些檔案管理人員只是將檔案管理工作作為自己的兼職工作。這也就意味著這些檔案管理人員并不能全心全意的去做檔案管理工作。而且，現(xiàn)在有很多事業(yè)單位的檔案管理工作現(xiàn)狀仍然停留在手寫辦公的狀態(tài)，這種辦公狀態(tài)會(huì)導(dǎo)致工作人員的工作效率低，工作人員所記錄的信息不完全、不細(xì)致；在這種情況下，檔案管理人員如果不加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)，仍是以這種老舊的辦公狀態(tài)工作的話，就會(huì)使檔案管理部門逐漸喪失自己的工作職能。

（三）事業(yè)單位檔案室的管理設(shè)備陳舊

如今，國(guó)民經(jīng)濟(jì)在飛速增長(zhǎng)，科學(xué)技術(shù)水平也在穩(wěn)步提高，現(xiàn)代化的管理設(shè)備被應(yīng)用的范圍也越來(lái)越廣。然而，在一些事業(yè)單位中，檔案部門的管理設(shè)備仍然是非常陳舊的，并沒(méi)有跟上時(shí)代的步伐。這種現(xiàn)狀，不單單會(huì)影響檔案管理人員的辦公心情，還會(huì)影響到管理人員的工作效率和工作質(zhì)量。

二、提高檔案人員在工作中的專業(yè)技能

隨著社會(huì)日益進(jìn)步和一些法律法規(guī)的出臺(tái)對(duì)檔案工作的要求，要有重點(diǎn)、有目的地培養(yǎng)檔案人員知識(shí)與技能。事業(yè)單位的檔案管理人員，都是由辦公室、財(cái)務(wù)、政工的人員兼職工作，各個(gè)科室管理各個(gè)科室的檔案工作，沒(méi)有專業(yè)檔案人員統(tǒng)一管理。檔案管理員也是兼職的，沒(méi)有相對(duì)過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能，平時(shí)檔案管理部門可以加強(qiáng)檔案方面的培訓(xùn)，一般可采用集中培訓(xùn)和自學(xué)等多種方式，掌握多項(xiàng)檔案方面的裝訂、整理等技能，以適用新形勢(shì)下的業(yè)務(wù)工作需要。

三、加強(qiáng)檔案的日常管理

（一）建立一人一檔制

首先是人事檔案的管理，將每一位職工的檔案整理齊全，每次調(diào)整工資、年度考核表、職稱評(píng)審、榮譽(yù)等跟檔案有關(guān)的資料，要全部裝訂在個(gè)人檔案內(nèi)，確保個(gè)人檔案資料的完整性。其次工資檔案以電子表格和紙質(zhì)的形式雙向存檔，包括歷年歷次的調(diào)資、職稱、崗位設(shè)置、競(jìng)聘情況，建立一人一檔，加上目錄這樣檢索方便，一目了然，可作為職工成長(zhǎng)電子檔案?jìng)洳?。最后日常收發(fā)文件的管理，按規(guī)定進(jìn)行文件的裝訂整理保管，特別對(duì)保密文件、保密資料必須在辦公室內(nèi)進(jìn)行傳閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍；不準(zhǔn)擅自復(fù)印或抄錄保密文件，不得將文件帶出辦公室；確因工作需要攜帶外出的，需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并要妥善保管。借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用，并辦理登記、簽字手續(xù)。用完后，要及時(shí)歸還。

（二）加強(qiáng)存儲(chǔ)設(shè)備管理

管理好檔案工作是現(xiàn)代信息的產(chǎn)物，對(duì)今后查閱工作帶來(lái)更加便捷的服務(wù)。今年來(lái)對(duì)城市建設(shè)檔案具有重要的科技價(jià)值、文化價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值，城建檔案的有效利用不僅能夠創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，還能促進(jìn)城市的發(fā)展與建設(shè)。信息時(shí)代背景下，面臨新的變化，城建檔案的運(yùn)用出現(xiàn)了許多新的困境。通過(guò)建立專業(yè)隊(duì)伍，完善相關(guān)法律法規(guī)，并借助社會(huì)力量，可以在一定程度上促進(jìn)城建檔案的運(yùn)用與發(fā)展。

四、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠

在一些事業(yè)單位兼職的檔案人員只要做到自己保管的檔案做到不丟失、不泄密，對(duì)外來(lái)需要查詢的資料，能提供數(shù)據(jù)就可以了，甚至有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理任務(wù)檔案工作沒(méi)有“含金量”，就是個(gè)保管而已，從很大程度上阻礙了檔案工作的發(fā)展。

（二）對(duì)檔案管理工作存在薄弱環(huán)節(jié)

由于檔案管理人員沒(méi)有相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，也沒(méi)有進(jìn)行專門的業(yè)務(wù)工作培訓(xùn)，對(duì)檔案工作的資料收集和整理歸檔等業(yè)務(wù)不太熟悉，也不知道哪種是長(zhǎng)期保存、哪種是限期保存，怎樣進(jìn)行專業(yè)裝訂保管，平時(shí)也是根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)摸索工作，也沒(méi)有投入相當(dāng)精力去學(xué)習(xí)和探索相關(guān)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，把自己覺得需要保管檔案資料只是放入檔案盒，根本沒(méi)做整理歸檔，做好查詢目錄登記工作，在日常工作中影響了查閱檔案的簡(jiǎn)單性和清晰性。

（三）對(duì)檔案管理工作配備的硬件設(shè)施不完善

事業(yè)單位的檔案基本都是擺放在各個(gè)科室中負(fù)責(zé)管理，沒(méi)有配備專業(yè)的檔案硬件設(shè)施環(huán)境，有的單位雖然配備了專用檔案室，也是邊邊角角地方，有的檔案室通風(fēng)設(shè)施不完善，防光、防火、防潮、防有害氣體、防蟲、防盜設(shè)備不配套，容易引起檔案材料的霉變和蟲蛀等不安全因素，有的單位管檔工具和檔案夾基本工具都無(wú)法購(gòu)置齊全。也影響檔案擺放的美觀整潔及完整。

五、檔案管理工作的應(yīng)對(duì)機(jī)制

（一）加強(qiáng)檔案管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)

單位檔案管理工作的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。作為檔案工作人員，一定要注重自身專業(yè)水平的提高，通過(guò)自學(xué)和參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)的基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高整理檔案管理技能。

（二）采用信息化管理策略

因傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存不僅會(huì)占用大量空間，收發(fā)和查找也很繁瑣，而且隨著時(shí)間的推移，很容易因?yàn)榧埖睦匣蛘呦x蛀問(wèn)題帶來(lái)檔案信息的缺失或部分字跡不完整的問(wèn)題。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理，可以減少檔案工作查詢工作的繁瑣性和重復(fù)性。那就需要我們盡可能地運(yùn)用當(dāng)代新科技，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國(guó)外檔案管理很多領(lǐng)域都已使用計(jì)算機(jī)，現(xiàn)在在國(guó)內(nèi)有些領(lǐng)域，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來(lái)越多。檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化是今天信息化時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。

（三）提高檔案管理工作的服務(wù)水平

檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

六、結(jié)束語(yǔ)

改善事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，是需要領(lǐng)導(dǎo)和民眾都積極參與進(jìn)來(lái)的。首先，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視事業(yè)單位的檔案管理工作，應(yīng)該去除那種原有的“認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)”的思想，其次，工作人員也應(yīng)以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度看待自己的工作，在工作的過(guò)程中，不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)自己的職業(yè)素養(yǎng)。只有經(jīng)過(guò)全體人員的共同努力，事業(yè)單位的檔案管理水平才能從本質(zhì)上得到提升，檔案管理工作才能更好的促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

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