【摘要】政府檔案管理是政府工作中的重要內(nèi)容，其對(duì)提高政府的職能具有重要作用。當(dāng)前政府檔案管理工作中存在諸多問(wèn)題，為了不影響政府工作的正常運(yùn)行，必須采取合理的應(yīng)對(duì)措施?；诖?，本文概述了政府檔案管理工作，對(duì)政府檔案管理的現(xiàn)狀問(wèn)題及其措施進(jìn)行了探討分析。

【關(guān)鍵詞】政府檔案管理工作；現(xiàn)狀問(wèn)題；措施

一、政府檔案管理工作的概述

政府檔案涉及范圍廣、種類(lèi)多、信息量廣，包含設(shè)備、科研、基建、人力資源、財(cái)務(wù)、運(yùn)作等多方面內(nèi)容。政府檔案記載內(nèi)容大多是針對(duì)一些機(jī)關(guān)部門(mén)以及事業(yè)部門(mén)，記載他們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中發(fā)生過(guò)的事件或者是一些有價(jià)值的方案等。通常政府檔案都是以文字、圖片以及聲音的方式保存下來(lái)，方便日后的查找和利用。這些檔案的記載對(duì)政府職能的發(fā)揮起到一定的促進(jìn)作用，所以必須要重視檔案的管理工作，提高檔案管理的工作效率。

二、政府檔案管理工作的現(xiàn)狀問(wèn)題分析

1 政府對(duì)檔案管理工作缺乏重視的現(xiàn)狀。政府檔案管理工作與該政府職能完整性掛鉤，當(dāng)前部分政府領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，因此沒(méi)能給檔案管理工作的展開(kāi)提供必要的支持。一般情況下，我國(guó)政府的檔案管理應(yīng)該分為幾個(gè)級(jí)別，分別是絕密、機(jī)密以及秘密，針對(duì)不同等級(jí)的檔案需要進(jìn)行不同的處理。因?yàn)橐恍┱賳T沒(méi)能重視該工作，導(dǎo)致檔案管理過(guò)程中，把檔案隨意地存放，沒(méi)能進(jìn)行詳細(xì)的分類(lèi)，搜集檔案時(shí)缺少科學(xué)性，大多數(shù)是依據(jù)回憶和口頭敘述的方式進(jìn)行，準(zhǔn)確性很低，這也是當(dāng)前檔案管理工作中存在的一個(gè)嚴(yán)重的問(wèn)題。

2 基礎(chǔ)設(shè)施陳舊以及管理技術(shù)落后的現(xiàn)狀問(wèn)題。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，提高了檔案管理效率，但是一些地方政府還保持紙質(zhì)檔案管理模式。檔案的保存環(huán)境具有很高的標(biāo)準(zhǔn)，若想更好地保存完整的檔案，需要環(huán)境防潮、防火以及通風(fēng)性好等等。由于目前對(duì)檔案管理工作的不重視，基礎(chǔ)設(shè)施先進(jìn)性差，管理技術(shù)也很落后，導(dǎo)致部分檔案丟失，有的發(fā)霉，不利于政府工作的高效發(fā)展。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，一些部門(mén)的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了信息化，但是由于部分地區(qū)資金不到位，技術(shù)條件跟不上，依然保留著紙質(zhì)檔案管理的方式，嚴(yán)重影響了政府工作的效率。

3 檔案利用率偏低的現(xiàn)狀問(wèn)題。檔案的利用存在“重保輕管少利用”的現(xiàn)象。許多政府在檔案收集歸檔后，檔案的再利用率普遍不高，一些可為政府發(fā)揮戰(zhàn)略性的職能作用未能充分利用。除此之外，檔案借閱制度不明確，造成借閱，回收工作未能得到有效執(zhí)行，導(dǎo)致一些重要資料丟失或毀壞，造成損失未能及時(shí)補(bǔ)救。有些政府的檔案管理的保密工作做得不夠到位，一些機(jī)密檔案未加密或密碼泄露的現(xiàn)象依然；又有些檔案責(zé)任人員未能?chē)?yán)肅、嚴(yán)格地整理好單份檔案材料，導(dǎo)致一些檔案錯(cuò)漏百出。使政府管理者在查閱、審批等工作遇到困擾，導(dǎo)致檔案利用率降低到不如意的位置。

4 檔案管理人員素質(zhì)問(wèn)題。政府的檔案管理工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，將影響到政府職能發(fā)揮，所以需要專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)的人員來(lái)進(jìn)行管理。政府檔案管理工作的政策性、專(zhuān)業(yè)性、規(guī)范性比較強(qiáng)，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及政治素養(yǎng)要求都很高，工作強(qiáng)度大。有些檔案管理人員沒(méi)有參加過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平和條理能力具有局限性，文化素質(zhì)、工作經(jīng)驗(yàn)、管理準(zhǔn)則、業(yè)務(wù)水平，難以符合現(xiàn)代化政府檔案管理工作的條件。再者有些政府檔案人員更換頻繁也是制約其檔案管理工作發(fā)展的因素之一。

三、加強(qiáng)政府檔案管理工作的措施

1 規(guī)范政府檔案管理。隨著現(xiàn)代政府制度的更新，政府對(duì)檔案管理工作要求要變得更加科學(xué)規(guī)范。首先，政府應(yīng)將檔案管理看待成一項(xiàng)政府行使職能的基礎(chǔ)性工作，盡可能建立專(zhuān)職檔案管理部門(mén)，落實(shí)“檢查、分析、研究”三個(gè)定期工作，做好內(nèi)外的管理要?jiǎng)?wù)。其次，做好檔案管理一體化，注重檔案工作的專(zhuān)職化，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化構(gòu)建。此外，檔案行政部門(mén)要仿照法律法規(guī)履行檔案監(jiān)督管理，建立相關(guān)規(guī)章制度，加強(qiáng)規(guī)范性管理力度。再者，政府制度歸根到底是科學(xué)的管理制度，政府檔案管理屬于基礎(chǔ)管理的內(nèi)容之一，這就意味著檔案管理要順應(yīng)政府制度的建立而進(jìn)行規(guī)范化。

2 實(shí)施信息化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理。檔案管理包括接收、整理、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用等各環(huán)節(jié)，計(jì)算機(jī)可協(xié)助管理龐雜的檔案資料，快速高效地處理各個(gè)環(huán)節(jié)。編寫(xiě)檔案管理的自動(dòng)化檢索程序，實(shí)現(xiàn)應(yīng)用計(jì)算機(jī)入庫(kù)排架及檔案的借閱等檔案出入功能，同時(shí)提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)已收集、積累的大量原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行多層次、多角度的綜合分析運(yùn)算，直觀地顯示檔案管理各項(xiàng)工作的規(guī)律及相互之間的內(nèi)在關(guān)系，從而為檔案的理論研究提供直觀、科學(xué)的論據(jù)資料。

3 提升檔案資源利用率。政府檔案信息資源是政府在職能行使、思維方式和創(chuàng)造性行為及其產(chǎn)物的客觀記錄，是政府職能行使過(guò)程中產(chǎn)生特殊的凝聚物之一。政府檔案管理部門(mén)是匯聚、儲(chǔ)存、加工整理這些凝聚物基地。建立科學(xué)、規(guī)范的檢索制度，逐步從手工檢索向計(jì)算機(jī)檢索過(guò)度，實(shí)現(xiàn)查全、查準(zhǔn)雙重結(jié)合。同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理重要性的宣傳，擴(kuò)大檔案管理技術(shù)人員的職業(yè)交流，改革檔案利用方式，提高檔案信息全面?zhèn)鬟f，實(shí)現(xiàn)信息共享。

4 不斷提高政府檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)。提高政府檔案管理人員的整體素質(zhì)是提升檔案管理質(zhì)量的重點(diǎn)。首先，引進(jìn)一些具備專(zhuān)業(yè)才能的人才充實(shí)檔案管理隊(duì)伍。其次，推廣檔案人員的檔案管理和職稱評(píng)定的管理體系，實(shí)行檔案管理人員繼續(xù)教育政策，增強(qiáng)人員培訓(xùn)力度，持續(xù)提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力和職業(yè)技能。除此之外，檔案兼職人員參加檔案序列的職稱評(píng)定工作，也是也是解決問(wèn)題路徑之一。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，基于我國(guó)地域遼闊，由于每個(gè)地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r不同、文化意識(shí)也不同，所以政府檔案管理工作會(huì)遇到不同程度的問(wèn)題，制約政府職能發(fā)揮。因此需要對(duì)政府檔案管理的現(xiàn)狀問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)的分析，并采取合適的措施，從而提高政府檔案管理水平，促進(jìn)政府職能的有效發(fā)揮。

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