文/許行珺

人事檔案補(bǔ)充學(xué)籍檔案的實(shí)踐與思考

文/許行珺

近兩年檔案專項(xiàng)審核工作的重點(diǎn)之一是核實(shí)學(xué)歷教育背景，高校教學(xué)檔案成為了補(bǔ)充學(xué)歷檔案的重要來(lái)源。學(xué)歷檔案應(yīng)該怎么補(bǔ)以及補(bǔ)充什么內(nèi)容，以下是學(xué)籍檔案補(bǔ)檔的實(shí)證分析——以西安理工大學(xué)為例

人事檔案是記錄個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、思想品德以及工作業(yè)績(jī)等信息的文件材料。具有真實(shí)性和原始性，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，是出具各種證明和各級(jí)組織部門任用干部需要查考的重要依據(jù)。人事檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、統(tǒng)一制度、檔隨人走，不對(duì)個(gè)人公開(kāi)的管理機(jī)制。但在檔案的形成中，有些材料不能及時(shí)歸檔，還有些人受到各種利益驅(qū)使修改檔案。這樣，人事檔案就不齊全、不真實(shí)，無(wú)法為查考提供正確的依據(jù)。

2014年10月至2016年6月，中央組織部在全國(guó)部署干部人事檔案專項(xiàng)審核工作。各級(jí)組織部隨即展開(kāi)了干部人事檔案審核，重點(diǎn)審核“三齡二歷一身份”等內(nèi)容，即年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、經(jīng)歷和身份。這一舉措，旨在檔案打假，建立公平、公正的人才管理制度。

專項(xiàng)審核分級(jí)分批進(jìn)行，首先審核的是處級(jí)以上的領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案。我校校友中有很多在各個(gè)單位中擔(dān)任中高層領(lǐng)導(dǎo)的，他們的人事檔案中也有學(xué)籍檔案不全的，需要從原畢業(yè)學(xué)校檔案館補(bǔ)充缺少的檔案。于是教學(xué)檔案就成了人事檔案補(bǔ)充學(xué)籍檔案的來(lái)源。補(bǔ)充檔案的過(guò)程中，我們接觸到各色各樣的查檔人，他們情況各異。以下是教學(xué)檔案補(bǔ)檔的實(shí)證分析——以我校為例。

一、補(bǔ)檔案例

案例一：不了解個(gè)人檔案需要什么，盲目要求全部資料

2016年6月下旬，碩士畢業(yè)生任校友來(lái)館補(bǔ)充其在碩士期間的學(xué)籍資料。我們可以提供她：當(dāng)年攻讀碩士學(xué)位人員的錄取名單、授予工學(xué)碩士的校學(xué)位會(huì)決議以及讀研期間所修科目的成績(jī)單。這些檔案足以證明她確系我校畢業(yè)的碩士，但她要求復(fù)印整本學(xué)位資料。整本學(xué)位資料包含：開(kāi)題報(bào)告、學(xué)位申請(qǐng)書、成績(jī)單、評(píng)議票及專家評(píng)閱書等約四十多頁(yè)。給她解釋完全沒(méi)有必要全都復(fù)印，因?yàn)閭€(gè)人檔案里不是需要整本學(xué)位資料，只是需要最重要的證據(jù)環(huán)節(jié)。解釋半天無(wú)果，于是給她復(fù)印了幾乎整本學(xué)位資料。造成了不必要的浪費(fèi)，降低了人事部門篩選有效檔案的效率。

案例二：補(bǔ)檔是缺什么材料就補(bǔ)什么嗎？

2016年4月下旬，西安某高校教工封某來(lái)我館給身在外地的李校友補(bǔ)充個(gè)人檔案中缺少的資料。李校友本科、碩士、博士都在我校就讀。封某說(shuō)李校友需要本科畢業(yè)生登記表、碩士生登記表和博士授學(xué)位決議。這些登記表我館不存，可以找對(duì)等的相應(yīng)檔案復(fù)印蓋章作為補(bǔ)充檔案。封某聽(tīng)罷還執(zhí)意要填這些表。后來(lái)考慮是造假，決定按我們之前講的找對(duì)等檔案復(fù)印。給封某辦理完檔案復(fù)印蓋章，他滿意地離開(kāi)了。

案例三：用人單位人事部門補(bǔ)檔很好溝通

2016年6月中旬，某公司人力資源部張女士和我館聯(lián)系，需要提供我校1994屆本科畢業(yè)生任校友學(xué)士學(xué)位證明。我們告訴張女士，我校學(xué)位會(huì)決議是面對(duì)全校學(xué)生的，上面沒(méi)有針對(duì)個(gè)人授學(xué)士學(xué)位的信息。畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)存檔成績(jī)單上面有是否授學(xué)位信息，另外館存的當(dāng)年畢業(yè)生情況一覽表也有一條個(gè)人信息。張女士很快領(lǐng)會(huì)了，同意復(fù)印并蓋章1994屆本科畢業(yè)生情況一覽表中有任校友的那條信息，作為他個(gè)人檔案學(xué)士學(xué)位的補(bǔ)充檔案。

二、學(xué)籍檔案補(bǔ)檔內(nèi)容

（一）需要補(bǔ)充的檔案資料

1.本科生畢業(yè)生登記表

本科生畢業(yè)生登記表應(yīng)該存于個(gè)人檔案中，檔案館并不會(huì)保存。它的替代檔案是畢業(yè)生情況一覽表。個(gè)人信息只是其中某頁(yè)上的某一條，復(fù)印時(shí)注意屏蔽他人個(gè)人信息。

2.入學(xué)通知書

入學(xué)通知書存于個(gè)人檔案中，如果個(gè)人檔案沒(méi)有存，替代檔案是錄取名冊(cè)。錄取名冊(cè)上個(gè)人信息只占其中一條，其他錄取考生的信息不便泄露，所以需要注意屏蔽其他錄取考生的個(gè)人信息。

3.碩士或博士學(xué)位授予材料

近十來(lái)年，碩士或博士學(xué)位資料中包含院、校學(xué)位會(huì)授予碩士或博士學(xué)位的決議。如果是這種情況直接復(fù)印校學(xué)位會(huì)授予學(xué)位的決議就行。2003年之前的，需要找校學(xué)位會(huì)授予學(xué)位名單。仍需要注意名單包含其他獲學(xué)位畢業(yè)生的姓名，注意屏蔽其他人名。

4.學(xué)士學(xué)位授予材料

學(xué)校沒(méi)有針對(duì)獲學(xué)士學(xué)位個(gè)人的授予學(xué)位材料，畢業(yè)生成績(jī)單上包含獲學(xué)位與否的信息。另外從畢業(yè)生情況一覽表中也可以查到個(gè)人畢業(yè)獲學(xué)士學(xué)位的信息。注意屏蔽他人個(gè)人信息。

（二）聯(lián)系需要補(bǔ)充檔案的用人單位人事部門

與我館聯(lián)系需要補(bǔ)充個(gè)人檔案的有：?jiǎn)挝坏娜耸鹿芾聿块T或組織部、本人或受托人。一般來(lái)說(shuō)，單位的人事部門比較清楚需要哪方面相關(guān)檔案，關(guān)于提供哪些可替代檔案方面很好溝通；個(gè)人往往不太清楚需要什么檔案，這時(shí)直接聯(lián)系他所在的人事檔案管理部門，問(wèn)題也比較好溝通。

三、對(duì)補(bǔ)檔工作的思考

（一）補(bǔ)充個(gè)人檔案的辦法

補(bǔ)充個(gè)人檔案的辦法是“以檔補(bǔ)檔”。校檔案館保存的教學(xué)檔案是在學(xué)校招生、教學(xué)管理環(huán)節(jié)產(chǎn)生真實(shí)的原始記錄，是歷史的真憑實(shí)據(jù)，具有證據(jù)價(jià)值。當(dāng)個(gè)人檔案中缺少錄取通知書和畢業(yè)生登記表時(shí)，檔案館存的教學(xué)檔案的新生錄取名單及畢業(yè)生名單可以彌補(bǔ)個(gè)人檔案中缺少錄取和畢業(yè)的檔案。

有些來(lái)館補(bǔ)檔的人以為補(bǔ)檔就是缺什么補(bǔ)什么，補(bǔ)的要和原來(lái)的一模一樣。這是無(wú)法做到的。例如，我館不存畢業(yè)生登記表。有些人從其它渠道弄來(lái)表格填寫，一則已經(jīng)時(shí)過(guò)境遷，二則無(wú)法恢復(fù)原貌，違背了檔案要求的“真實(shí)的歷史記錄”。與其弄巧成拙，玷污了檔案的真實(shí)性、原始性，不如用真實(shí)的檔案去佐證。

（二）個(gè)人對(duì)自己檔案的知情權(quán)

根據(jù)人事檔案的管理制度和保密原則，個(gè)人是看不到自己的人事檔案的，無(wú)法知道里面都存有什么內(nèi)容。一般都是個(gè)人檔案里缺少了某類材料，需要找其他相關(guān)證據(jù)才會(huì)和自己的檔案打交道。有的人甚至不知道個(gè)人檔案在哪里保管，也無(wú)從督促自己的相關(guān)材料及時(shí)歸檔，有些損失甚至無(wú)法彌補(bǔ)。

因此，法律應(yīng)該賦予個(gè)人一定的知情權(quán)限，賦予個(gè)人一定的查詢權(quán)限，從而對(duì)個(gè)人檔案形成及保存起到監(jiān)督作用，減少因檔案缺失而給個(gè)人帶來(lái)的損失。

（作者單位：西安理工大檔案館）