陸茂茂

（長訊通信服務(wù)有限公司，廣州 510507）

新形勢下通信行業(yè)投標(biāo)文件的組織與策劃

陸茂茂

（長訊通信服務(wù)有限公司，廣州 510507）

集中招標(biāo)在通信行業(yè)中很常見，如何有效組織標(biāo)書文件的編寫，按時遞交一份客戶滿意的標(biāo)書是非常關(guān)鍵的一步。

標(biāo)書；組織；策劃

在通信行業(yè)中，高質(zhì)量的標(biāo)書編制是每個投標(biāo)單位獲取業(yè)務(wù)起決定性作用的重要環(huán)節(jié)，它不是靠個人完成的，而是要靠一個專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊(duì)組織策劃、合理分工、有序開展的集體活動。

1 投標(biāo)文件編制團(tuán)隊(duì)的搭建

根據(jù)招標(biāo)文件的規(guī)模、招標(biāo)范圍、專業(yè)類別、投標(biāo)文件構(gòu)成等各方面要求，通常團(tuán)隊(duì)由投標(biāo)文件策劃人員、商務(wù)文件編制人員、技術(shù)文件編制人員三部分組成（可以兼任）；其中商務(wù)、技術(shù)編制人員的數(shù)量，根據(jù)對投標(biāo)文件編制工作量的評估來確定。

2 團(tuán)隊(duì)成員技能要求

2.1 投標(biāo)文件策劃人員

要求有豐富的投標(biāo)組織工作經(jīng)驗(yàn)，能夠根據(jù)招標(biāo)文件及團(tuán)隊(duì)人員構(gòu)成，進(jìn)行投標(biāo)任務(wù)的分解，并跟進(jìn)各部分投標(biāo)任務(wù)的實(shí)施進(jìn)度、質(zhì)量，完成投標(biāo)文件編制全過程的管控。

2.2 商務(wù)文件編制人員

要求有一定的投標(biāo)文件編制經(jīng)驗(yàn)，熟悉常用辦公軟件的使用，能熟練使用Word、excel進(jìn)行投標(biāo)文件的排版編輯。

2.3 技術(shù)文件編制人員

要求有豐富的相關(guān)專業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉擬投項(xiàng)目的各類技術(shù)規(guī)范，能夠根據(jù)招標(biāo)文件需要，在參考模板的基礎(chǔ)上進(jìn)行施工組織方案的針對性編制。建議技術(shù)文件編制人員中，至少有一人為現(xiàn)場項(xiàng)目經(jīng)理或技術(shù)骨干。缺乏現(xiàn)場項(xiàng)目經(jīng)理或技術(shù)骨干參與的技術(shù)文件，是很難滿足投標(biāo)文件日益提高的針對性需求的。對于重要的投標(biāo)，即使現(xiàn)有的模板資料很完備，也需要根據(jù)招標(biāo)文件的實(shí)際要求，特別是評分要求，進(jìn)行針對性的調(diào)整，并增加所投區(qū)域、所投專業(yè)的針對性重難點(diǎn)分析及應(yīng)對措施，避免投標(biāo)文件不接地氣。

3 制定《投標(biāo)文件編制任務(wù)管控表》

在完成投標(biāo)文件編制團(tuán)隊(duì)的搭建后，應(yīng)召開投標(biāo)啟動會，組織對招標(biāo)文件進(jìn)行集中解讀。招標(biāo)文件是招投標(biāo)的游戲規(guī)則，因此，要想?yún)⑴c并在競爭中勝出，就必須認(rèn)真研讀，并形成統(tǒng)一的認(rèn)識。分解編制任務(wù)，填寫《投標(biāo)文件編制任務(wù)管控表》，明確每個成員的具體任務(wù)模塊及完成時間。根據(jù)投標(biāo)文件的構(gòu)成，通常將投標(biāo)文件任務(wù)分為商務(wù)部分、技術(shù)部分兩大塊。在投標(biāo)文件編制任務(wù)分配上，需要把握以下幾點(diǎn)：

（1）深入了解每個團(tuán)隊(duì)成員的工作特長、工作經(jīng)驗(yàn)，將合適的人放在合適的位置，確保工作能夠順利開展；根據(jù)人員熟練程度，合理調(diào)配工作量，保證總體進(jìn)度、質(zhì)量。

（2）投標(biāo)任務(wù)分解時，必須覆蓋投標(biāo)文件編制過程中涉及的所有工作內(nèi)容，不能有遺漏。

（3）必須列明每項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人及進(jìn)度、質(zhì)量要求；對于重要的工作，還要增加必要的備注說明。

（4）充分評估各項(xiàng)工作的時間進(jìn)度，并為投標(biāo)文件的審核及修改預(yù)留足夠的時間。

（5）每天結(jié)束前，必須評估當(dāng)前的實(shí)際進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)進(jìn)度滯后及時采取糾偏措施。

（6）對于大型投標(biāo)，由于資料需求特別多，工作量巨大，往往需要將任務(wù)分解細(xì)化到具體模塊，每人負(fù)責(zé)1-2個模塊，并按板塊分別設(shè)一名牽頭人員進(jìn)行總體把控。

表1 投標(biāo)文件編制任務(wù)管控表

4 投標(biāo)文件框架的搭建

4.1 框架搭建四個步驟

在精讀招標(biāo)文件，并做好了各項(xiàng)準(zhǔn)備后，就可以開始投標(biāo)文件的具體制作；首先應(yīng)根據(jù)投標(biāo)人須知、投標(biāo)文件格式、評分標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)條款的要求搭建框架，具體按四個步驟進(jìn)行，如圖1所示。

圖1 框架搭建“四步走”

4.2 標(biāo)書編制幾要素

（1）文字精練、圖表豐富。負(fù)責(zé)施工組織設(shè)計(jì)撰寫工作的人必須是對口專業(yè)人員，并且有一定的施工經(jīng)驗(yàn)。接到投標(biāo)任務(wù)后，相關(guān)人員應(yīng)立即熟悉招標(biāo)文件中關(guān)于施工組織設(shè)計(jì)的規(guī)定和評分辦法。

（2）結(jié)構(gòu)清晰，突出重點(diǎn)。什么東西是最重要的，什么東西不是必需的但可能加分的，這些內(nèi)容盡量進(jìn)行單列，避免一成不變排列順序。將其對照招標(biāo)文件的評分細(xì)則進(jìn)行逐一對照，查看編排順序正確與否。

（3）著重勾劃公司優(yōu)勢。標(biāo)書應(yīng)該從目錄上就能體現(xiàn)出公司的核心競爭力。

（4）讓看標(biāo)書的人愿意讀，有親合力。特別注意：投標(biāo)特別要規(guī)避低級失誤，如錯字、頁碼出錯、印刷不清甚至客戶名寫錯，雖是小事，但很容易引起專家反感。

4.3 資源需求測算

大型投標(biāo)項(xiàng)目，對于人員、車輛、儀表機(jī)具等各類資源的需求往往很大，常常超過投標(biāo)人實(shí)際擁有數(shù)量，因而資源需求測算顯得特別重要。準(zhǔn)確的資源測算，是投標(biāo)決策的重要依據(jù)。

在進(jìn)行資源測算前，必須深入研讀招標(biāo)文件，特別是對于評分標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)規(guī)范書，要反復(fù)閱讀，若有疑問及時向招標(biāo)單位答疑。根據(jù)招標(biāo)文件的招標(biāo)規(guī)模及資源配置標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)算出投標(biāo)所需的人員、車輛、儀器儀表的需求數(shù)量。

（1）人員方面，特別關(guān)注持證人員的需求數(shù)量及是否需要提供證明材料，常見的證書要求包括注冊一級建造師、“三類人員”安全證書、特種作業(yè)證書、概預(yù)算證書、廠家認(rèn)證證書、運(yùn)營商認(rèn)證證書等。個別招標(biāo)方還會限定提供本地員工，并附本地社保證明文件等特殊要求。

（2）車輛方面，需要測算具體的需求數(shù)量，并明確是否有特殊車輛類型，是否有牌照限行，是否要求本地車輛等；若需要證明材料，有何具體要求。

（3）儀器儀表方面，測算各類儀表的需求數(shù)量以及需要提供何種證明材料，特別是是否允許提供租賃證明。

在明確資源需求后，應(yīng)與實(shí)際現(xiàn)狀進(jìn)行對比，從而確定能夠參與的最大標(biāo)段數(shù)，為下一步的目標(biāo)標(biāo)段劃分提供參考。

圖2 標(biāo)書三級審核要點(diǎn)圖

5 投標(biāo)文件要三級審核

針對投標(biāo)文件形成初稿后，要嚴(yán)格進(jìn)行三級審核。需要校對、審核的內(nèi)容主要如下：

⊙ 逐字檢查錯別字。

⊙ 逐句檢查語法，防止用詞、定義錯誤或混亂。

⊙ 逐段檢查前后矛盾或差異。

⊙ 逐項(xiàng)檢查是否符合招標(biāo)文件的規(guī)定或要求；針對招標(biāo)文件評分標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)規(guī)范書中列出的要求，應(yīng)充分響應(yīng)，內(nèi)容完整、充實(shí)，圖文并茂。

⊙ 逐頁美化格式（包括頁面排版、樣式、目錄、表格等），對于投標(biāo)文件中大篇幅文字的部分，可以考慮增加一些圖表等，進(jìn)一步優(yōu)化投標(biāo)文件。

⊙ 整體按照該單位投標(biāo)文件統(tǒng)一格式修飾（包括頁眉頁腳、出版封面等）。

⊙ 進(jìn)一步從總體上完善投標(biāo)文件內(nèi)容；在投標(biāo)文件的三級審核過程中，根據(jù)評審意見不斷進(jìn)行內(nèi)容修訂，必要時根據(jù)需要調(diào)整投標(biāo)文件的側(cè)重點(diǎn)，充分凸顯自己有別于其他對手的競爭優(yōu)勢。

6 結(jié)束語

總之，投標(biāo)是一項(xiàng)團(tuán)隊(duì)的行為，不是一項(xiàng)個體的活動，是需要組織策劃和精細(xì)化管理的。只有充分調(diào)動各方面的資源，才能按時高質(zhì)量的完成投標(biāo)文件的編制工作，才能讓你的標(biāo)書脫穎而出！■

10.3969/J.ISSN.1672-7274.2017.04.016

TU 723.2，TN 91

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1672-7274（2017）04-0052-03