郭春霞

摘 要：文書檔案管理作為行政管理的一部分，在日前數(shù)據(jù)急劇擴(kuò)張的背景下，受到了廣泛重視，文書檔案管理人員作為具體的執(zhí)行者，也不斷被賦予更多的責(zé)任。隨著多項(xiàng)研究的深入，信息化文書檔案管理的理念不斷被傳播，一些新技術(shù)和新方法被應(yīng)用到實(shí)際的工作中，對(duì)檔案收集和歸檔工作具有積極的影響。本文在此背景下，對(duì)新形勢(shì)下文書檔案管理特點(diǎn)的分析，結(jié)合企業(yè)及各單位管理現(xiàn)狀，提出了未來發(fā)展方向及改進(jìn)措施，以期促進(jìn)這一工作的推廣和提升。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理

作為服務(wù)型及高技術(shù)型的工作，文書檔案管理不僅在各單位和企業(yè)具有重要的作用，還因?yàn)闀r(shí)代的進(jìn)步有著巨大的發(fā)展空間。為了保障檔案質(zhì)量，發(fā)揮其服務(wù)性能，就需要在安全、操作等方面進(jìn)行優(yōu)化，完善其制度和規(guī)范，從而確保檔案的完整性和安全性，加強(qiáng)信息資源的開發(fā)和利用價(jià)值。

一、文書檔案管理概況

1.文書檔案管理概念。檔案管理是企業(yè)管理工作中最基礎(chǔ)、最根本的工作，是信息化建設(shè)的重要部分。文書檔案管理作為檔案管理中的重要內(nèi)容，在業(yè)務(wù)決策、企業(yè)發(fā)展上都承擔(dān)著重要的作用。文書檔案管理表面上可以理解為對(duì)企業(yè)事業(yè)單位等歷史資料的總結(jié)和保存，實(shí)際上還肩負(fù)著行政管理、科學(xué)研究、業(yè)務(wù)開展以及宣傳教育等多項(xiàng)職責(zé)，是企業(yè)和單位實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理發(fā)展的基石。目前，文書檔案的重要作用不斷被人們發(fā)現(xiàn)，其通過收集和歸檔進(jìn)行服務(wù)工作的價(jià)值也越發(fā)受到社會(huì)的關(guān)注，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上完善管理制度和方法，提升其技術(shù)水平與保密等級(jí)等，已成為企業(yè)事業(yè)單位發(fā)展的一項(xiàng)核心內(nèi)容，因此規(guī)范文書檔案的保密管理、創(chuàng)新管理手段和方法，不僅是時(shí)代潮流，也是一種必然的現(xiàn)實(shí)需求。

2.文書檔案管理存在的問題。文書檔案由于資料繁雜，管理過程設(shè)計(jì)人員較多、標(biāo)準(zhǔn)化過程難以控制，因此實(shí)際工作中常出現(xiàn)各種問題。研究文書管理方法必須對(duì)現(xiàn)有問題進(jìn)行充分認(rèn)識(shí)，以實(shí)現(xiàn)深入的結(jié)構(gòu)調(diào)整和改進(jìn)。文書檔案管理的概念產(chǎn)生已久，但部分人員對(duì)文書檔案的管理意識(shí)還十分不足。檔案管理工作人員過于重視紅頭文件而忽視普通的編號(hào)文件，使得檔案時(shí)間不連貫、準(zhǔn)確性低、工作效率和工作質(zhì)量低下，難以滿足信息查找和處理工作的要求。其次，一些企業(yè)或單位檔案意識(shí)淡薄，缺乏文書檔案的收集、整理、歸檔工作流程，也缺少對(duì)文書檔案保密管理原則、方式的設(shè)計(jì)和規(guī)定，無法保證文書檔案歸檔率、完整性和準(zhǔn)確性，使得相關(guān)人員在實(shí)際工作中得不到有效的借鑒和指導(dǎo)，降低了檔案的利用效率。此外，在很多企業(yè)當(dāng)中，檔案與文書分屬不同的管理?xiàng)l塊，兩部分人員若不能得到及時(shí)的信息溝通和一致的管理規(guī)范，就極容易出現(xiàn)銜接方面的脫節(jié)與不順暢，造成漏歸、錯(cuò)歸等現(xiàn)象的產(chǎn)生。

3.未來文書檔案管理特點(diǎn)及發(fā)展趨勢(shì)。文書檔案具有穩(wěn)定的傳承性，是企業(yè)創(chuàng)新和發(fā)展數(shù)據(jù)來源，同時(shí)作為行政管理中的后臺(tái)基礎(chǔ)工作，又決定著企業(yè)的各項(xiàng)事務(wù)能否順利開展。在各種文書檔案中，一些重要的檔案承載著企業(yè)的核心價(jià)值，因此具有極強(qiáng)的保密性。不同企業(yè)對(duì)此采取了不同的保密方法，但保密原則基本相同。文書檔案管理的保密原則主要包括全過程標(biāo)準(zhǔn)化控制、分級(jí)管理兩個(gè)方面。前者通過對(duì)文書檔案實(shí)行前端控制和全過程的保密管理，在收集、鑒定、分類等多個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化控制，確保檔案的安全和完整性。后者則采用劃分保密等級(jí)的形式，將責(zé)任落實(shí)落實(shí)到具體個(gè)人，從而保證檔案管理的質(zhì)量。除了傳承性和保密性，信息化逐漸成為現(xiàn)今文書檔案管理的新趨勢(shì)。傳統(tǒng)的方法采用紙質(zhì)檔案和人工填寫，對(duì)環(huán)境和人員有較高的要求，且隨著時(shí)間的發(fā)展，必然出現(xiàn)一定的問題和弊端?，F(xiàn)階段企業(yè)電子文檔雖然普及，但部分企業(yè)和單位僅僅局限于將手寫內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文本，并未完全實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，文書檔案的信息化管理還未得到真正的開發(fā)和利用。

二、新形勢(shì)下文書檔案管理改進(jìn)方向

1.健全文書檔案管理規(guī)章制度。為了實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的科學(xué)開展，需進(jìn)一步細(xì)化檔案收集保管流程，明確檔案管理職責(zé)，同時(shí)根據(jù)企業(yè)或單位的實(shí)際情況以及相關(guān)的法律法規(guī)，對(duì)關(guān)鍵問題如歸檔期限等進(jìn)行規(guī)范和管理。各單位在制定文書檔案管理規(guī)章制度時(shí)，應(yīng)對(duì)突發(fā)情況做出充分考慮，避免由于管理漏洞造成不必要的損失。此外，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，資金和人員投入較少，導(dǎo)致檔案管理人員素質(zhì)及薪資待遇普遍低于其他員工，造成其管理意識(shí)較差、責(zé)任心不強(qiáng)，因此，適當(dāng)加大檔案管理支持力度 ，制定文書檔案管理的監(jiān)督考核機(jī)制，將促進(jìn)檔案管理人員工作積極性，從而提高其工作效率。信息化時(shí)代使得信息的安全性得到極大的弱化，完善的信息化建設(shè)和系統(tǒng)管理應(yīng)具備完整的防御能力，能夠有效地對(duì)檔案的實(shí)體安全和信息安全做出保證。建立這一科學(xué)的檔案管理規(guī)章制度，就要充分考慮其保密性，做到總體設(shè)計(jì)和具體環(huán)節(jié)的安全信息管理，以適應(yīng)不斷發(fā)展變化的文書檔案收集及保密需求。

2.強(qiáng)化檔案管理人員專業(yè)技能。作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，專業(yè)水平和專業(yè)技能直接決定了能否應(yīng)對(duì)檔案的分類整理立卷等工作，而管理人員的積極性則決定了其是否具有資料的安全保密意識(shí)以及責(zé)任感。企業(yè)或單位在招聘檔案管理人員時(shí)，從人才引進(jìn)的角度，應(yīng)甄選優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才加入企業(yè)，提升專業(yè)化人才當(dāng)量。而在日常培訓(xùn)時(shí)，可以通過培養(yǎng)管理人員對(duì)資料的敏感性樹立其管理理念，通過專業(yè)技能的學(xué)習(xí)來實(shí)現(xiàn)整體素質(zhì)的提高。培訓(xùn)的內(nèi)容和形式可以多樣化，例如聘請(qǐng)相關(guān)學(xué)校的老師現(xiàn)場(chǎng)講解、開展團(tuán)隊(duì)競(jìng)賽活動(dòng)等，通過加深學(xué)習(xí)體驗(yàn)達(dá)到強(qiáng)化專業(yè)知識(shí)的目的。此外，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與企業(yè)文化建設(shè)部門及相關(guān)部門積極配合，加強(qiáng)部門之間的聯(lián)系，通過文化宣傳來提高企業(yè)或單位內(nèi)部對(duì)文書檔案管理工作的了解，從而將強(qiáng)檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任感。檔案管理人員的整體素質(zhì)決定著文書檔案收集及歸檔工作效率及質(zhì)量，多維度的培訓(xùn)不僅有利于個(gè)體的自我提升，還有利于充分發(fā)揮文書檔案的最大價(jià)值。

3.搭建信息化文書檔案管理平臺(tái)。傳統(tǒng)文書檔案收集及歸檔工作存在過于被動(dòng)且資源遺漏嚴(yán)重等問題。為此，企業(yè)或單位應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)文書檔案收集模式進(jìn)行改進(jìn)，在原有模式的基礎(chǔ)上搭建新的信息化文書檔案管理平臺(tái)。在平臺(tái)的研究和建立過程中，除了科技投入，還可以引進(jìn)信息收集、保管的技術(shù)方法，例如圖像、聲音與文本的轉(zhuǎn)換方法，以此加深對(duì)資料的連續(xù)性和歷史性的了解。在信息保密制度下，通過相關(guān)的保密級(jí)別，對(duì)信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)化檔案的安全性。最后，企業(yè)在選擇合適的管理軟件時(shí)應(yīng)慎重，目前已較為成熟的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)為企業(yè)或單位提供了更多的選擇，新技術(shù)的發(fā)展也使得數(shù)據(jù)錄入等更為簡(jiǎn)潔，選擇管理軟件時(shí)應(yīng)對(duì)其操作難易程度、后期維護(hù)以及保密性能作出充分考量，建設(shè)與時(shí)俱進(jìn)同時(shí)適合自身發(fā)展的信息化文書檔案管理平臺(tái)，充分發(fā)揮文書檔案的服務(wù)性質(zhì)。信息化的管理平臺(tái)代替人工，在工作效率、失誤頻率上都有了顯著地提升，但不可避免的存在眾多安全隱患，只有管理人員加強(qiáng)日常的軟硬件設(shè)備維護(hù)，完善信息應(yīng)急措施，才能從根本上發(fā)揮信息化平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，確保檔案的安全。

三、結(jié)語

文書檔案是企業(yè)發(fā)展過程的記錄者，也是核心技術(shù)和數(shù)據(jù)的承載者。明確文書檔案管理工作的特點(diǎn)，充分意識(shí)其價(jià)值，是各單位及企業(yè)不可缺少的任務(wù)之一。未來的文書檔案管理工作將在信息化的道路上不斷發(fā)展，其保密性和傳承性也將不斷被強(qiáng)化。完善文書檔案收集和歸檔等工作，建立科學(xué)的檔案管理平臺(tái)不僅是個(gè)體需要，也符合時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的需求。

參考文獻(xiàn)：

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