范衛(wèi)華

摘 要：企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的歷史記錄，是國家檔案信息資源體系的重要組成部分，是企業(yè)全部活動的真實記錄和寶貴財富，是企業(yè)資產(chǎn)的依據(jù)和憑證，是企業(yè)行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等必不可少的組成部分，企業(yè)只有結(jié)合自身檔案特點，管好、用好檔案，才能更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；存在問題及對策思考

企業(yè)檔案記錄著企業(yè)發(fā)展的足跡，承載著企業(yè)發(fā)展的歷史，企業(yè)檔案管理工作是當代企業(yè)管理不可分割的一部分，為企業(yè)建設(shè)做出了重要的貢獻，但是我們也看到企業(yè)檔案管理工作還存在不少薄弱環(huán)節(jié)，不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要。本文結(jié)合自己的工作實際通過對當前企業(yè)檔案管理工作中存在的問題進行分析，并提出相應(yīng)的解決措施。

一、企業(yè)檔案管理的重要性

檔案在企業(yè)的發(fā)展中占有舉足輕重的地位，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的最原始記錄。它不僅真實的反應(yīng)了企業(yè)的發(fā)展歷程，而且還涵蓋了大量的人才資源、生產(chǎn)資源、科技資源和知識信息，推動了企業(yè)經(jīng)濟的快速發(fā)展。做好檔案管理工作，能使其更好地適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟的管理體制，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

二、企業(yè)檔案工作的存在的主要問題及原因

1.檔案管理意識不強，基礎(chǔ)設(shè)施配套不到位

企業(yè)管理者對企業(yè)檔案管理工作的認識不夠，缺少戰(zhàn)略性的思考，檔案管理人員缺乏主動性和創(chuàng)造性。加之基礎(chǔ)設(shè)施配套不到位，硬件軟件設(shè)施都比較落后，經(jīng)費得不到保障，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高，嚴重影響了企業(yè)檔案管理工作的開展。

2.檔案管理力量薄弱，檔案管理隊伍不穩(wěn)定

大部分企業(yè)的檔案管理人員基本上是兼任，變動比較頻繁，不易形成穩(wěn)定的檔案管理格局。沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太熟練，難以適應(yīng)企業(yè)檔案管理工作，致使企業(yè)檔案存在有檔不歸、歸而不全的短期行為，人為地造成企業(yè)檔案資源的匱乏和浪費。

3.檔案管理質(zhì)量不高，檔案管理內(nèi)容存在缺失

檔案管理員未接受過正規(guī)培訓(xùn)，對檔案的管理只能停留在立卷歸檔的基本層次，對檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管期限等混淆不清。對年代久遠的檔案缺乏了解，無從進行管理。檔案管理觀念也較為落后，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式。檔案收集被動，檔案內(nèi)容匱乏，檔案載體的缺項，使檔案工作沒有豐富的物資主體，不能多角度、全方位地記錄企業(yè)的歷史面貌。檔案編制形式和內(nèi)容單一，以一次性編制為主。只追求編制成果的數(shù)量，嚴重影響了企業(yè)的檔案管理的效率及檔案在企業(yè)管理中作用的發(fā)揮，給檔案管理工作帶來了較大的困難，影響了企業(yè)的生存和發(fā)展。

4. 檔案信息化建設(shè)滯后，檔案信息資源利用率低

企業(yè)檔案信息化建設(shè)一直處于比較落后的階段。缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新，檔案管理與利用遠遠適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。

三、加強和改進企業(yè)檔案管理工作的對策

1.深化認識，強化主體責(zé)任感

要加強檔案應(yīng)用意識的宣傳力度，使員工充分認識企業(yè)檔案工作的重要性和檔案的寶貴性，才能重視檔案管理工作，真正把檔案管理工作納入企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展規(guī)劃中，保障企業(yè)檔案工作得到足夠重視。同時加大資金投入，改善企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

2. 建立健全檔案管理制度，規(guī)范企業(yè)檔案管理行為

企業(yè)檔案管理工作極具管理性和科學(xué)性，其專業(yè)的工作內(nèi)容和特點構(gòu)成其獨特的管理模式。企業(yè)要結(jié)合本單位檔案工作的實踐經(jīng)驗和檔案技術(shù)管理標準，把對企業(yè)檔案管理的先進觀念、原則、做法及要求融入系統(tǒng)管理工作中，把檔案管理落實到檔案收藏的質(zhì)量、資源利用、服務(wù)效益等方面。

3.規(guī)范管理，科學(xué)立卷，提高檔案質(zhì)量

一要規(guī)范歸檔材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，嚴格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集；二要規(guī)范檔案整理工作。要嚴格按照各類檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷（件）內(nèi)文件排列有序、案卷標題簡明；三要規(guī)范檔案管理工作。實行各種門類、載體檔案集中統(tǒng)一管理，方便檔案的保管和利用。

4.創(chuàng)新檔案服務(wù)機制，科學(xué)規(guī)范檔案工作流程

在充實檔案內(nèi)容、提高檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)上，要有目的、有重點、有計劃地對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時、準確、高效地為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。要不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機制，促使檔案管理現(xiàn)代化，積極主動地為企業(yè)的經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

5.加強檔案隊伍建設(shè)，配備高素質(zhì)檔案人才

隨著企業(yè)現(xiàn)代化改革的不斷深化，企業(yè)檔案管理的手段也隨之進行相應(yīng)的調(diào)整和變化，這就需要通過教育和培訓(xùn)不斷提高干部檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，做到知識化、年輕化、專業(yè)化，使檔案管理工作既能繼承和發(fā)揚老檔案工作者的優(yōu)良作風(fēng)，又能根據(jù)工作的需要，與時俱進，開拓創(chuàng)新。

6.加快信息化建設(shè)，開發(fā)利用信息資源

根據(jù)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的需要，把企業(yè)檔案信息化納入企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的總體布局，推進企業(yè)檔案管理與企業(yè)信息化建設(shè)同步進行。充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案資源上內(nèi)部局域網(wǎng)，資源共享，進一步提高檔案管理現(xiàn)代化水平，實現(xiàn)檔案信息利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化，信息管理法制化。

7.切實做好企業(yè)檔案的安全防護工作

企業(yè)要積極按照國家關(guān)于檔案保管保護的規(guī)定，投入資金，配置具備防盜、防潮、防火、防有害生物等的必要設(shè)施。對于那些特殊載體檔案，我們要采取更為嚴密的安全措施，進行重點防護。同時還要做好涉及企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機密的檔案的安全性的保護。

總之，新形勢下，檔案管理工作者必須要做到與時俱進，不斷加強基礎(chǔ)建設(shè)，提升自身專業(yè)與綜合素質(zhì)，利用信息技術(shù)大力開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，并積極探索創(chuàng)新檔案管理理念與方式，推進檔案管理工作的先進性、有效性的實施，為社會經(jīng)濟發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。

參考文獻：

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