邢煜 東北石油大學(xué)

協(xié)同辦公平臺關(guān)鍵技術(shù)研究

邢煜 東北石油大學(xué)

近幾年各類大中小企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)隨著自身經(jīng)濟的發(fā)展不斷壯大擴展，啟用一個優(yōu)質(zhì)高效的協(xié)同辦公系統(tǒng)將各機構(gòu)接合來統(tǒng)一管理，以此提升企業(yè)辦公工作效率，就顯得尤為重要。如何選取對企業(yè)最適合的辦公平臺，掌握其關(guān)鍵技術(shù)為企業(yè)所用，則是本文需要討論的問題。

協(xié)同辦公 企業(yè) 技術(shù)

1 協(xié)同辦公平臺關(guān)鍵技術(shù)的研究背景

在當前全球經(jīng)濟飛速發(fā)展的時代，各大企業(yè)在經(jīng)濟效益上的成果愈發(fā)突出，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷壯大，傳統(tǒng)的由上至下的單一人工信息傳遞辦公模式已經(jīng)無法滿足企業(yè)日趨豐富繁雜的信息處理，這樣便極大的降低了人們的工作效率，消耗了人們更多的工作精力和工作時間去應(yīng)對一些機械重復(fù)的事情。而協(xié)同辦公平臺能夠幫助人們在實時異地同時處理大量的工作事務(wù)，使企業(yè)總部和處于異地的分部、上下級同時保持緊密的聯(lián)系，及時并準確的把握和處理工作事務(wù)。

2 協(xié)同辦公平臺關(guān)鍵技術(shù)的特性

當下協(xié)同辦公平臺種類多樣，功能繁雜，其中有幾個方面的功能是最應(yīng)該被重視且在日常辦公中必不可少的：第一是溝通性能良好。無論是IM即時溝通或是郵件溝通，至少得有其一。如果只有IM即時消息則沒辦法將信息進行沉淀和轉(zhuǎn)化；如果只有郵件，消息則不夠方便和即時；第二是協(xié)作性能強大。協(xié)作即怎樣把人安排到位將事情推進到解決。每個人都有一個自己的任務(wù)列表，項目的管理、統(tǒng)計和階段進度一目了然；第三是沉淀功能強大。可將協(xié)作過程中的文件儲存和分享都保存在平臺的云系統(tǒng)中，方便反復(fù)的分享和使用；第四是輔助軟件支持良好。企業(yè)辦公必然存在層級審批、項目申請、合同審批、請假報銷等工作內(nèi)容，將這些任務(wù)統(tǒng)一整合在一個平臺軟件里能大大的改變?nèi)藗兊墓ぷ餍屎褪⌒某潭取?/p>

3 協(xié)同辦公平臺關(guān)鍵技術(shù)的開發(fā)原理

人們在進行協(xié)同辦公平臺的時候可能都是從順從的工作協(xié)同、良好的數(shù)據(jù)沉淀、工作效率的提升、打造團隊的知識和數(shù)據(jù)系統(tǒng)等方面進行比較模糊的選擇和使用。事實上，協(xié)同辦公平臺關(guān)鍵技術(shù)最大的區(qū)別便是解決方案。

不少協(xié)同辦公平臺都有一個很容易被大家忽視的問題，便是：平臺的目標用戶是決策者，也就是領(lǐng)導(dǎo)層，從而忽視了大量基層員工的使用感受，導(dǎo)致辦公平臺無法在員工中間真正熟練掌握并使用起來，成為了面子工程。所以協(xié)同辦公平臺在進行技術(shù)開發(fā)時，必須吸取這樣的教訓(xùn)，在兼顧領(lǐng)導(dǎo)使用的同時，更加重視每個員工的感受。信奉“自下而上”的平臺理念，因為只有讓基層員工真正使用起來，才能切實提升整個團隊的工作效率。

圖1 PDCA工作模式

優(yōu)秀的協(xié)同辦公平臺解決方案可以通過“計劃（規(guī)劃將來）→日程（執(zhí)行當前）→日志（總結(jié)過去）”的PDCA模式，來更好的提高員工和企業(yè)的工作效率。PDCA模式如圖1：

P-plan：計劃，使用看板制定計劃，規(guī)劃未來。

D-do：實施，計劃自動分解到日程中，執(zhí)行當下。

C-check+A-action：檢查+修正，自動生成工作日報，總結(jié)過去。

3.1 計劃，使用看板制定計劃

使用看板制定員工的工作計劃，工作計劃可以按照時間周期來創(chuàng)建，也可以按照工作的發(fā)展階段來創(chuàng)建。

工作計劃可以看做是員工的工作目標，通過卡片對計劃進行切分規(guī)劃，然后在卡片上創(chuàng)建每各階段的具體負責任務(wù)。

3.2 實施，計劃自動分解到日程中

工作計劃制定完成后，就可以對計劃上的任務(wù)進行配置，也就是安排具體的時間，去具體實施。具體配置的任務(wù)也會自動分解到工作日程中去具體安排執(zhí)行。

3.3 檢查修正，自動生成工作日報

當員工一天的工作完成之后，寫工作日志就是一個很關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。員工可以通過工作日志回顧當天的工作，甚至是一周、一個月的工作。可以通過回顧工作日志發(fā)現(xiàn)工作中產(chǎn)生的各類錯誤，并及時加以改正，以免重蹈覆轍；員工還可以通過回顧工作日志，找到其中的閃光點和值得繼續(xù)努力的地方，之后可以延續(xù)、并分享給其他人。

4 小結(jié)

協(xié)同辦公平臺重視將企業(yè)門戶的信息進行分類總和，將各層次系統(tǒng)產(chǎn)生的信息按照不同的應(yīng)用標準，再憑借同一的辦公平臺進行集合顯示，有效解決了企業(yè)在快速發(fā)展過程中的各類問題，比如工作項目的數(shù)量繁多、合作地域跨度大、企業(yè)總部和分部聯(lián)系困難等，是每個企業(yè)在辦公管理過程中都必不可少的重要管理工作平臺。通過該平臺的行之有效的處理，能大大提升企業(yè)和員工的辦事效率，還能根據(jù)實際情況隨時調(diào)整系統(tǒng)，來達到更好支持企業(yè)的發(fā)展。相信在不遠的將來，會有越來越多的企業(yè)將日常的工作管理投放到協(xié)同辦公平臺中去，以此提高工作效率，獲得更高的經(jīng)濟利益，提高企業(yè)的市場競爭力。

[1]張健.協(xié)同辦公系統(tǒng)關(guān)鍵技術(shù)研究統(tǒng)項目信息化建設(shè)研究[J].山東交通科技,2015(2):84-86

[2]夏維.企業(yè)信息化建設(shè)中OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用[J]中國管理信息化,2016(19):55-56

秦皇島市科學(xué)技術(shù)研究與發(fā)展計劃項目（201601B028）。項目名稱：秦皇島市農(nóng)業(yè)電子商務(wù)平臺解決方案。