王國華

【摘 要】隨著電腦的普及，計算機已廣泛應用于社會各個領域，會計核算方式也由傳統(tǒng)的紙媒介向電算化過度，許多單位已實現(xiàn)了會計核算電算化，會計檔案電算化也越來越成為一種趨勢。然而，新的核算方式在能工作帶來極大方便的同時，也有一些更高的新的要求。

【關鍵詞】會計檔案；電算化

會計電算化檔案是指會計資料存儲在計算機中（包括以磁性介質(zhì)和光盤存儲）和打印出來的會計資料，與傳統(tǒng)意義上的會計資料相比，他有自己的特點和管理要求，隨著科學技術的進步，會計檔案電算化已成為一種必然的趨勢。

一、電算化會計檔案的特點

1.存儲的內(nèi)容更大，相比傳統(tǒng)的會計檔案來說，除了傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案外，還包括了程序開發(fā)設計說明書、源文件、操作規(guī)程、會計科目代碼表、計算公式等存貯在電腦硬件上及其它磁（光）盤上的各種數(shù)據(jù)、信息。

2.存貯形式更多。會計數(shù)據(jù)不但以打印出來的紙質(zhì)形式存在，還可以存貯在磁盤，硬盤，光盤等介質(zhì)上，相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式，磁盤、光盤等磁性化介質(zhì)便得會計檔案的管理更加快速、方便，使用起來也更加高效。

3.存放方式更嚴格。由于會計檔案電算化是紙質(zhì)與磁性介質(zhì)并存的形式，磁性介質(zhì)的存貯要避潮、防塵、防磁，防火，所以對這些磁性介質(zhì)要創(chuàng)造一個干凈、無塵、無外力磁場的環(huán)境進行保存。

4.對檔案管理的要求更加科學、更加嚴格。目前市面上的會計核算軟件有多個種類和版本，隨著時間的延長，會計檔案與會計軟件的版本會越來越多，這就要求我們的檔案管理要更加的科學合理，否則會計檔案會越來越亂，只有科學的管理才能讓會計信息使用起來更方便、更順手。

二、會計檔案在電算化應有重點內(nèi)涵的拓展

電算化會計檔案比傳統(tǒng)會計檔案具有更為廣泛的內(nèi)涵。會計檔案電算化應用除傳統(tǒng)概念會計檔案外，還包括電算化應用重點紙質(zhì)文件、電子文件以及系統(tǒng)軟件。會計檔案在計算機技術高速發(fā)展的今天，由原來傳統(tǒng)的載體在形式上發(fā)生了巨大的變化，他包括了打印出來的會計報表、會計賬簿、記賬憑證外，還包括所有的系統(tǒng)、會計軟件程序等。電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息形成電子檔案時應實行“AB備份法”進行數(shù)據(jù)的備份，即對所有的會計數(shù)據(jù)進行雙備份。

電算化會計核算不僅要電子會計數(shù)據(jù)，而且還要保留各類打印出來的紙質(zhì)檔案，這就從制度上決定了電算化會計檔案的雙重會計檔案載體的特性，即會計檔案以傳統(tǒng)的模式貯存與存貯在光盤、計算機硬盤以及其他磁性介質(zhì)上的電子會計檔案。

三、會計檔案在電算化應用中的技術知識含量

對會計核算業(yè)務都是通過計算機來完成的，由于計算機是一種特殊的操作工具，財務人員首先需要設計能被計算機識讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進行會計核算。由于這些程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼既是使電算化會計信息系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)的故障維護查詢資料，因而這些資料雖然不是會計核算活動的產(chǎn)物，沒有具體的數(shù)據(jù)和表格，但是由于沒有它們的支持，整個會計檔案無法予以保存。計算機硬件與軟件系統(tǒng)不斷推陳出新，電腦操作系統(tǒng)不斷更新?lián)Q代，財務管理和會計電算化應用軟件也不斷升級，這說明會計檔案也在不斷技術化、知識化和信息化。

四、會計檔案在電算化應用中的信息的真實性和安全性要求更高

會計信息的準確、真實、完整、安全是會計檔案工作的核心要求，是會計工作中最基本的幾點要求。由于會計檔案的使用者為了更準確的對會計信息作出判斷，要求會計資料務必準確。會計檔案通過復式記賬、編制和審核會計憑證、登記賬簿、編制報表等方法進行系統(tǒng)的連續(xù)不斷的記錄、記載、計算形成的，要求嚴格的準性與嚴謹性。

然而，在電算化應用中，現(xiàn)在的電子技術能將記錄在光盤、磁盤等介質(zhì)上的資料進行不留痕跡的修改，如果修改后，從直觀上很難識別出來原有的經(jīng)濟業(yè)務的真實情況，那么會計信息的真實性就得不到保障；會計數(shù)據(jù)高度集中在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，未經(jīng)授權(quán)的人員出于私利和不正當?shù)哪康挠锌赡芡ㄟ^計算機和網(wǎng)絡瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復制、偽造、銷毀一些重要的會計數(shù)據(jù)，會計信息的完整性、安全性也因此受到挑戰(zhàn)。

五、會計檔案管理在電算化應用中的科學性要求更高

實行獨立經(jīng)濟核算，對電子形成的會計檔案。即會計憑證、會計賬簿和會計報表，更有存貯價值。電算化會計檔案通過計算機系統(tǒng)的運營使用起來更方便、更快捷、更直觀，而且通過計算機數(shù)據(jù)處理信工的處理也更容易產(chǎn)生一些有決策參考價值的分析結(jié)果，可以為管理和決策提供較好的支持。

總之，各單位的電算化會計檔案管理應當依據(jù)其特點與規(guī)律，進一步加強管理，改進方法，充分發(fā)揮計算機的優(yōu)勢，合理利用各種電腦技術，使會計信息使用者能更為方便高效地提取、使用會計信息，真正使會計電算化的優(yōu)越性充分的發(fā)揮出來，

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