陳俐+姚行

摘要：本文結(jié)合北京市檔案館北京地方民國檔案文件級目錄著錄的具體實踐，就民國檔案文件級目錄著錄的三大難點問題，探索如何不斷補充完善著錄細則，提出了符合北京地方民國檔案特點的、更加細致的、可操作性更強的著錄要求；探索如何組織著錄工作，提出了科學(xué)合理的著錄工作路徑；探索如何適應(yīng)著錄工作需要，提出了有針對性地安排著錄培訓(xùn)內(nèi)容的要求。

關(guān)鍵詞：北京地方民國檔案文件級目錄目錄著錄

北京地方民國檔案，是指從1912年1月1日中華民國誕生開始，到1949年9月27日中國人民政治協(xié)商會議第一屆全體會議決定成立中華人民共和國止，在這一歷史時期內(nèi)，北京地方歷屆政府（含日偽漢奸政權(quán)）及其所屬機構(gòu)、國民黨駐北平機構(gòu)、著名人物等在社會活動中直接形成的，有價值的各種歷史記錄。這些文件材料經(jīng)北京市檔案館幾十年精心組織、規(guī)范整理，各類檔案數(shù)量近98萬卷冊，內(nèi)容極為豐富，涉及領(lǐng)域非常廣泛，其中不乏珍貴史料，成為人們研究北京近代政治、軍事、經(jīng)濟、科技、文化、宗教、城市變遷等的知識寶庫。

民國檔案文件級目錄著錄，是民國檔案保護與開發(fā)項目的重要內(nèi)容，其著錄的質(zhì)量和效率直接關(guān)系到民國檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)的成敗，直接關(guān)系到民國檔案開發(fā)利用水平的高低。北京市檔案館對北京地方民國檔案檢索工具的編制工作直至20世紀末才最終完成，期間經(jīng)歷了比較艱苦的過程，從沒有目錄到編制手抄案卷目錄，再到依據(jù)手抄案卷目錄，錄入機讀案卷目錄，建設(shè)案卷目錄數(shù)據(jù)庫。為了響應(yīng)國家檔案局建設(shè)“國家開放檔案信息資源共享利用系統(tǒng)”的號召，根據(jù)國家檔案局檔辦發(fā)〔2013〕4號通知精神，從2013年起，北京市檔案館開始每年向國家檔案局提交2萬余件的民國時期開放檔案文件級目錄數(shù)據(jù)，至2015年底，已向“中國記憶”網(wǎng)絡(luò)平臺提交了文件級目錄數(shù)據(jù)逾6萬件。也就是說，從2013年開始，北京市檔案館正式開展了北京地方民國檔案文件級目錄著錄的實踐探索，不斷補充完善北京地方民國檔案文件級目錄著錄細則，合理組織著錄工作，有針對性地安排著錄培訓(xùn)內(nèi)容等?，F(xiàn)就以上三個方面的問題進行交流，敬請業(yè)內(nèi)同仁批評指正。

一、文件級目錄著錄細則編制問題

按照全國民國檔案資料目錄中心規(guī)定，民國檔案文件級目錄著錄項共計28個。其中，必要項為：檔案館代碼、檔案館名稱、全宗名稱、檔號（含全宗號、目錄號、案卷號、文件號）、文件題名、責(zé)任者、形成時間、頁數(shù)、控制使用標識、語種、載體形態(tài)、政權(quán)標識、文件附注等13項（實為16項）；選擇項為：受文者、文種、起止頁碼、文本、分類號、縮微號、電子檔號、關(guān)鍵詞或主題詞（含人物、機構(gòu)、會議、事件等）、電子畫幅數(shù)等9項（實為12項）。根據(jù)《民國檔案著錄細則》（DA/T20.1-1999），每個著錄項都有其特定的內(nèi)涵和著錄要求，但該標準過于宏觀，實際工作中，我們會遇到各種各樣的具體情況，每種情況都需要作出相應(yīng)科學(xué)合理的處理。因此，為了更好地指導(dǎo)北京地方民國檔案文件級目錄著錄工作，確保著錄質(zhì)量，北京市檔案館在總結(jié)實踐經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，研究制定了《北京地方民國檔案文件級目錄著錄細則》，提出了符合北京地方民國檔案特點的、更加細致的、可操作性更強的著錄要求。因篇幅所限，本文僅以“文件題名”的著錄為例。

（一）文件題名的基本結(jié)構(gòu)

文件題名，是指直接表達檔案文件中心內(nèi)容和形式特征的名稱，一般為文件標題。文件題名的著錄是文件級目錄著錄的重點難點所在，也是最費時費力的著錄項。因此，我們設(shè)置了文件題名的基本結(jié)構(gòu)為：責(zé)任者+介詞+事由+行為動詞+受文者+文種。例如，行政院關(guān)于據(jù)呈“三一八”慘案諸烈士公葬日期暨辦理情形已轉(zhuǎn)呈國府給北平特別市政府的指令?！靶姓骸睘樨?zé)任者，“關(guān)于”為介詞，“據(jù)呈‘三一八慘案諸烈士公葬日期暨辦理情形已轉(zhuǎn)呈國府”為事由，“給”是行為動詞，“北平特別市政府”為受文者，“指令”為文種。在能夠判定公文屬于普發(fā)文性質(zhì)時，即受文者超過5個機構(gòu)，則受文者可以略去不予著錄。

如果檔案原有文件題名規(guī)范完整，包含責(zé)任者、事由、文種等必要項，可以表現(xiàn)文件內(nèi)容和形式特征的，也可不拘泥于此種形式。如北平市社會局救濟院1941年職員姓名清冊等。對于清冊、花名冊、章冊、總冊、調(diào)查表等類材料，一般要在文件題名中注明年份。

（二）文件題名擬寫要求

1.簡潔表述。文件題名的表述要簡潔明快，避免煩瑣。民國檔案有其特有的行文詞匯，諸如“仰知照”“呈為呈報”“逕啟者”等等，起到起承轉(zhuǎn)合等作用，實際表達意義有限，在著錄文件題名時可以刪去此類詞匯。例如，“北平市政府關(guān)于準國立暨南大學(xué)函校長何炳松于1935年7月16日到校視事仰知照的訓(xùn)令”，顯然比較煩瑣，利用者不易在第一時間提取有效信息，可以表達為：“北平市政府關(guān)于暨南大學(xué)校長何炳松于1935年7月16日就職的訓(xùn)令”。

2.有機組合。民國時期文牘主義曾一度興盛，政府機關(guān)收文、辦文的數(shù)量巨大。為了某一事由，多個單位可能數(shù)次行文，而單個文件的獨立檢索意義并不大，因此，在文件內(nèi)容前后聯(lián)系十分緊密時，可遵循“一事一條”的原則組合著錄，即呈與批、指令與呈、函與復(fù)函、正文與附件等進行有機組合。著錄為一個條目，文件題名適當體現(xiàn)來文內(nèi)容即可。例如，北平市社會局發(fā)布訓(xùn)令要求各區(qū)公所呈報某一表格，而內(nèi)7、外5等12個區(qū)公所上報的表格基本一致，這種情況可組合為一個文件標題，著錄為：“北平市社會局關(guān)于某一事件的訓(xùn)令及12個區(qū)公所的呈”。

3.審慎考證。在著錄文件題名時，經(jīng)常會遇到個別詞語無法辨認、無責(zé)任者、表格類統(tǒng)計表沒有時間等情況，這時要采取審慎的態(tài)度，盡可能地從案卷中考證，做到有理有據(jù)。例如，北京在民國時期的名稱曾經(jīng)發(fā)生多次變化，1928年6月稱北平特別市，1931年4月改稱北平市，1938年1月再次改為北京特別市，1945年日本戰(zhàn)敗投降后，又恢復(fù)原名北平市。在責(zé)任者不能確定時，不能簡單地將文件題名中的責(zé)任者都著錄為北平市或北京市某機關(guān)，要根據(jù)案卷起止時間、檔案內(nèi)容、前后聯(lián)系慎重推斷機關(guān)名稱。

4.恰當概括。文件題名要準確揭示檔案內(nèi)容，有時需要提煉、修改、補充，甚至重新歸納，一是要盡量選用能準確表達事件時代特征的結(jié)論性原詞，二是要理清行文層次，對檔案主題內(nèi)容進行恰當?shù)母爬?，以有效地滿足檢索需要。例如，事由為“奉行政委員會令轉(zhuǎn)奉臨時政府令縝密調(diào)查設(shè)法平抑物價食糧燃料價防止奸商壟斷操縱并應(yīng)嚴定懲罰規(guī)程仰遵照切實施行等因自應(yīng)遵照辦理除由本署擬定取締物價暴利懲罰規(guī)程即日公布施行并令警察社會兩局遵照切實執(zhí)行外呈復(fù)鑒核備案、呈報行政委員會備案及分令社會局警察局外仰遵照切實執(zhí)行”，太過啰嗦，可著錄為：“北京特別市公署關(guān)于為平抑物價擬定《取締物價暴利懲罰規(guī)程》即日公布施行并令警察社會兩局遵照切實執(zhí)行給行政委員會的呈及給警察局、社會局的訓(xùn)令”。

5.適當取舍。文件題名要突出重點、有所取舍，不能拖泥帶水地把全部文件題名一一羅列。例如，檔案中經(jīng)常出現(xiàn)文秘人員向長官說明辦文的意見和陳請長官核示的簽注、簽呈等。如果檔案中有文件正本或定稿，因其意見已經(jīng)包含在文中，在文件題名中就不需要體現(xiàn)此簽注、簽呈內(nèi)容；如果沒有正式文本，對于提出重要處理意見的簽注應(yīng)當單獨著錄為一個條目；如果文秘人員和長官的姓名、職位確定，還要將姓名、職位注明。

二、文件級目錄著錄工作組織

至“十二五”規(guī)劃末期，北京市檔案館民國檔案全部實現(xiàn)數(shù)字化，且各全宗的檔案案卷級機讀目錄比較完善，基于此，我們組織開展民國檔案文件級目錄著錄工作，可以避免調(diào)取檔案實體的煩瑣，并有效保護民國檔案實體。通過每一卷的數(shù)字化副本，即可逐件開展著錄工作。為此，我們設(shè)置了著錄工作的組織程序，具體如下：

（一）按全宗調(diào)取數(shù)據(jù)

北京市檔案館設(shè)置了專門處室負責(zé)檔案數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)的管理與維護。作為檔案編目部門，在組織開展文件級目錄著錄工作前，首先要按照既定的工作方案，從檔案數(shù)據(jù)庫中，按全宗調(diào)取原文數(shù)據(jù)。調(diào)取數(shù)據(jù)采用離線方式，兩個處室之間嚴格履行調(diào)取手續(xù)。

（二）導(dǎo)入《民國檔案文件級目錄著錄系統(tǒng)》

為了高效率、高質(zhì)量地開展文件級目錄著錄工作，我們專門設(shè)置了專網(wǎng)，配置若干臺較大屏幕的計算機，研制開發(fā)并應(yīng)用《民國檔案文件級目錄著錄系統(tǒng)》，將調(diào)取的原文數(shù)據(jù)導(dǎo)入該系統(tǒng)，形成一個封閉的、安全保密的專網(wǎng)著錄工作平臺和環(huán)境。

（三）通過專網(wǎng)平臺多人分段對照著錄

組建民國檔案文件級目錄著錄團隊。團隊人數(shù)根據(jù)階段著錄工作量配備。著錄團隊通過專網(wǎng)平臺，對一個全宗的案卷數(shù)據(jù)進行分配，每名著錄人員負責(zé)一個區(qū)段。依托上述系統(tǒng)，著錄人員在各自的操作平臺上開展文件級目錄著錄工作；著錄界面采用對照式，計算機屏幕左半側(cè)為數(shù)字化副本的畫面，右半側(cè)為文件級目錄著錄項，完成一條隨即提交。

（四）第一次全面質(zhì)檢和校正

在著錄團隊中設(shè)置一名質(zhì)檢員，負責(zé)對著錄人員的著錄成果進行第一次質(zhì)量檢查，同時填寫《著錄質(zhì)檢記錄表》，以便對著錄人員的工作進行績效考核。質(zhì)檢員需要及時校正檢查中發(fā)現(xiàn)的錯誤，如果錯誤率過高，應(yīng)返還著錄人員重新著錄，確保錯誤率處于最低水平。

（五）第二次按比例抽檢和校正

在著錄團隊中還要設(shè)置一名終極質(zhì)檢員，對通過第一次質(zhì)檢和校正后文件級目錄數(shù)據(jù)進行第二次、也是最后的抽檢和校正。抽檢按照一定的比例進行，通常為該全宗總數(shù)的30%。在抽檢的目錄數(shù)據(jù)中，正確率必須達到100%，否則視為該全宗的著錄質(zhì)量不合格，著錄人員要全面檢查和校正。

（六）打包歸入數(shù)據(jù)庫，提供網(wǎng)上檢索利用

在通過上述兩次質(zhì)檢、目錄數(shù)據(jù)合格后，我們將該全宗文件級目錄數(shù)據(jù)打包、拷貝，同樣通過離線方式，移交檔案數(shù)據(jù)庫管理部門，歸入民國檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫，雙方嚴格履行交接手續(xù)。目錄數(shù)據(jù)通過檔案館利用平臺，供利用者網(wǎng)上檢索利用，發(fā)揮民國檔案應(yīng)有的價值作用。

三、文件級目錄著錄人員培訓(xùn)內(nèi)容

著錄質(zhì)量是民國檔案文件級目錄的生命。沒有高質(zhì)量的目錄，檔案提供利用的效果就會大打折扣。而決定文件級目錄質(zhì)量的關(guān)鍵因素是著錄人員，是從事民國檔案著錄人員的歷史知識感知度、歷史人物知曉度、民國行文把握度、古文漢字辨識度，以及著錄細則掌握度等。如何使著錄人員的能力、水平滿足工作需要，一直以來是困擾檔案編目部門的難題。為此，我們做了如下實踐探索：

（一）民國時期北京地方歷史沿革及變遷脈絡(luò)情況

了解民國時期北京地方歷史沿革及變遷脈絡(luò)，對于從事民國檔案文件級目錄的著錄人員來說十分必要。民國時期，北京（北平）經(jīng)歷了許許多多舉世矚目的大事要事，如五四運動、三一八慘案、二次北伐、“一二·九”運動、盧溝橋事變、反饑餓反內(nèi)戰(zhàn)運動、和平解放等；從北洋軍閥統(tǒng)治到國民黨遷都后的城市管理，到淪陷于日寇鐵蹄之下，到國民黨光復(fù)，以及最后回到人民懷抱，這些重大歷史事件和革命運動無不在檔案中反映。了解這些情況，便于準確判斷民國時期文件材料的主題內(nèi)容，準確判斷文件題名是否正確反映文件材料的主要內(nèi)容等。

（二）民國時期北京地方各類機構(gòu)的背景情況

北京地方民國檔案共232個全宗。這些全宗基本上以相對獨立的各類機構(gòu)為管理單元。例如，北平廣播電臺全宗，其成立時間，職能任務(wù)，隸屬關(guān)系變化，內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置，歷任臺長姓名等。從事民國檔案文件級目錄的著錄人員了解這些機構(gòu)的背景情況，對于他們高質(zhì)量、高效率地做好文件級目錄著錄工作具有較大幫助。

（三）民國時期重要歷史人物情況

民國時期，在北京（北平）這個特定舞臺上留下身影和足跡的歷史人物不勝枚舉，那些大大小小的新舊軍閥，那些趾高氣揚的國民黨官員，那些奴顏婢膝的汪偽漢奸，那些譽滿全國的文壇巨擘，那些蜚聲中外的清流藝人，還有那些為了國家獨立、人民解放的共產(chǎn)黨人與革命志士。這些歷史人物都或多或少地出現(xiàn)在民國時期文件材料之中，從事民國檔案文件級目錄的著錄人員掌握他們的基本情況，并將其準確無誤地著錄到著錄項之中，無疑為檔案利用者的檢索利用提供了便利。

（四）民國檔案特征及公文種類、常用行文詞匯

與現(xiàn)行紙質(zhì)檔案形態(tài)相比，民國檔案有幾個顯著特征：一是大部分采用毛筆書寫，有的書寫潦草、涂改嚴重，難以辨認；二是文字為豎排版，沒有斷句的居多；三是行文風(fēng)格、用語與現(xiàn)行文書差別極大，且均為繁體字；四是文件材料常常無明顯的責(zé)任者、時間、文種、事由等，需要著錄人員解讀判斷。這些特征，對著錄人員的文言文識讀及語言概括、分析能力是一個極大的考驗，不僅需要日積月累堅持不懈地學(xué)習(xí)和研究，更需要經(jīng)常性地組織培訓(xùn)。除此之外，還有一些基本知識需要掌握。例如，民國時期的公文文種，諸如“令、訓(xùn)令、密令、指令、任命狀、布告、通告、批、呈、簽呈、簽注、咨、函、通知、代電、電報、手諭”等，需要知道這些文種的含義和用法，且不能轉(zhuǎn)換成現(xiàn)行文種名稱；民國時期的行文詞匯也比較特別，諸如“案準、前奉、奉諭、交下、奉此、準此、此致、勛鑒、函達、鈞屬、鈞鑒、咨請查照、恭祈鑒核、仰知照、呈為呈報、為咨行事、逕啟者”等。只有掌握這些詞匯的表達意義，才能正確研判每件檔案的內(nèi)容。

（五）民國檔案文件級目錄著錄細則

《北京地方民國檔案文件級目錄著錄細則》作為著錄人員的培訓(xùn)內(nèi)容，是題中應(yīng)有之義。通過培訓(xùn)，要讓從事民國檔案文件級目錄的著錄人員熟練地掌握該細則，并運用該細則解決實際工作中更為復(fù)雜的著錄問題；還要在不斷的實踐探索中，豐富和充實該細則，使其日臻完善。

作者單位：北京市檔案局（館）