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        試析檔案管理工作的重要性

        2017-04-20 22:28:49謝廣琴
        科學(xué)與財(cái)富 2016年35期
        關(guān)鍵詞:重要性領(lǐng)導(dǎo)檔案管理

        謝廣琴

        摘 要:?jiǎn)挝粦?yīng)該要重視檔案管理工作。本文對(duì)于如何進(jìn)行檔案管理工作,怎樣將檔案的管理工作做得更好進(jìn)行解讀討論。大致是了解檔案管理的重要意義、領(lǐng)導(dǎo)方面要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視、積極運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)的方法來(lái)管理檔案、培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)、提高管理人員的工作效率、還有如何在工作中對(duì)檔案管理的操作更加熟練等內(nèi)容做了詳細(xì)的解說(shuō)。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;重要性

        目前我國(guó)緊跟時(shí)代的步伐,發(fā)展得越來(lái)越好。同時(shí)對(duì)于單位來(lái)說(shuō),檔案管理的難度也在增加,因?yàn)闄n案的數(shù)量在不斷變多。這樣的話(huà),因?yàn)閿?shù)量的增多,就對(duì)檔案的管理上帶來(lái)了一定的難度,我們需要尋找科學(xué)的方法和管理制度來(lái)進(jìn)行檔案管理工作,要用創(chuàng)新的方法進(jìn)行管理檔案,只有找到檔案管理的問(wèn)題并且解決。才能讓檔案管理工作更好的進(jìn)行下去。

        1 做好檔案管理工作的重要意義

        檔案管理工作一定程度上能代表這個(gè)單位的管理水平高低。檔案能夠記載這所單位歷史過(guò)程中優(yōu)秀事跡和優(yōu)秀思想。檔案也能夠表明在一定時(shí)期這個(gè)單位成績(jī)的高低,業(yè)績(jī)的好壞。是不可多得的真實(shí)資料。是能在單位能進(jìn)行改革創(chuàng)新時(shí)可以翻看的,能夠分析單位問(wèn)題,指導(dǎo)改革方案的好參考。現(xiàn)如今,我國(guó)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的同時(shí)也需要檔案管理方面也能夠做得更好。讓新興的檔案管理思想,創(chuàng)新的管理理念進(jìn)入到單位,讓檔案能真實(shí)有效的反應(yīng)了單位的發(fā)展和經(jīng)營(yíng)。單位如果做好檔案管理也就說(shuō)明單位以后資源配置,發(fā)展藍(lán)圖等也做好了相應(yīng)的打算,也能使單位經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略發(fā)展得更快速。檔案管理如果做好也就說(shuō)明單位在以后的發(fā)展中會(huì)穩(wěn)步上升,提高單位的競(jìng)爭(zhēng)力。

        2 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視,提高檔案管理人員服務(wù)意識(shí)與管理水平

        檔案管理工作要想做好,少不了單位領(lǐng)導(dǎo)的支持。所以為了讓檔案管理工作進(jìn)行的更加順利,我們要讓領(lǐng)導(dǎo)明白檔案管理的重要性,讓領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到檔案管理對(duì)于單位來(lái)說(shuō)是非常重要,具有承前啟后的作用。領(lǐng)導(dǎo)只要認(rèn)識(shí)到了檔案管理的重要,就會(huì)讓檔案管理工作開(kāi)展的更加順利。所以我們需要檔案管理人員做出以下改變,以便于領(lǐng)導(dǎo)及早的認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要。

        2.1 宣傳檔案管理的重要性,強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理意識(shí)

        部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作缺乏重視,這部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作人員在單位屬于可有可無(wú)的部門(mén)。因此,我們要在單位宣傳檔案管理的重要性,提高領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于檔案管理方面的認(rèn)識(shí),作為檔案的管理人員要經(jīng)常把相關(guān)文件以及材料經(jīng)常讓領(lǐng)導(dǎo)看,尤其是與本單位密切相關(guān)的檔案材料必須在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下。

        2.2 作為檔案管理人員要做到愛(ài)崗敬業(yè),使檔案工作更加得到重視

        檔案管理人員要熱愛(ài)自己的崗位,以積極熱情的態(tài)度對(duì)待工作。只有這樣單位領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)看到檔案管理人員的水平,也能足夠重視檔案管理。所以作為檔案管理人員,要恪盡職守,熱愛(ài)自己的崗位。

        3 加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代建設(shè),保證現(xiàn)有資源的綜合利用

        3.1 加強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí)

        對(duì)于檔案管理的工作人員來(lái)說(shuō),要有很高的技術(shù)要求和對(duì)專(zhuān)業(yè)上的要求。這就說(shuō)明了檔案管理是一個(gè)對(duì)技術(shù)和專(zhuān)業(yè)等要求很高的崗位。所以工作人員要有很好的職業(yè)操守和職業(yè)素養(yǎng)。在工作中要盡職盡責(zé),要有助人為樂(lè)的精神。要對(duì)自身的技術(shù)和專(zhuān)業(yè)進(jìn)行提高,學(xué)習(xí)最新的與檔案管理相關(guān)的知識(shí)。要有一顆甘于奉獻(xiàn)的心,不能安穩(wěn)于現(xiàn)狀,要進(jìn)行最新知識(shí)技術(shù)的補(bǔ)充,提升自己的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng),提高自身的價(jià)值。秉承著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度在工作崗位做出成績(jī)。檔案管理工作人員要保持好心態(tài),為檔案管理工作貢獻(xiàn)出自己的力量。

        3.2 利用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù),對(duì)檔案進(jìn)行整理

        檔案的整理工作可以說(shuō)是非常的繁瑣,并且在勞動(dòng)的強(qiáng)度上也是異常的大,其中重復(fù)性的動(dòng)作還很多。隨著技術(shù)的發(fā)展,我們可以利用計(jì)算機(jī)在上面的優(yōu)勢(shì)對(duì)檔案進(jìn)行歸納與管理,對(duì)工作的效率進(jìn)行質(zhì)量上的提高,降低工作人員的工作強(qiáng)度。人工做立卷工作時(shí),立卷人的需要根據(jù)的自己的對(duì)檔案上的理解對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi),這樣的工作模式具有一定的弊端,因?yàn)槊總€(gè)管理人員的理解與工作上的能力不盡相同,盡管檔案的管理工作有相關(guān)的規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn),但是在實(shí)際的工作中,依然會(huì)存在同一個(gè)文件出現(xiàn)在不同的領(lǐng)域中。這樣的結(jié)果就會(huì)對(duì)檔案的質(zhì)量產(chǎn)生相應(yīng)的影響,檔案的分類(lèi)上也會(huì)出現(xiàn)不準(zhǔn)的情況。面對(duì)這樣的情況我們可以利用現(xiàn)代化的手段進(jìn)行處理,也就是使用計(jì)算機(jī)軟件對(duì)人工的立卷操作進(jìn)行模擬,再使用計(jì)算機(jī)的將條目的內(nèi)容給打印出來(lái),也可以采取排列打印的的方式對(duì)排列好的文件進(jìn)行先后順序上的整理。這時(shí)不僅可以有效降低人為因素對(duì)檔案的影響,還在一定的程度上將工作的效率給提高了。

        3.3 加強(qiáng)計(jì)算機(jī)輔助技術(shù)的學(xué)習(xí)

        技術(shù)的進(jìn)步也在一定的范圍內(nèi)推動(dòng)著計(jì)算機(jī)在檔案管理中的運(yùn)用,這就要求檔案的管理人員需要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)能做到熟練的運(yùn)用,并對(duì)現(xiàn)代化科技手段與先進(jìn)的管理技術(shù)進(jìn)行熟練的掌握。檔案的管理人員可以通過(guò)公司組織的培訓(xùn)進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí),也可以運(yùn)用自己在工作中的空余時(shí)間邊學(xué)習(xí)邊操作,對(duì)自身業(yè)務(wù)上的綜合素質(zhì)進(jìn)行相應(yīng)的提高,并將自己的信息網(wǎng)絡(luò)知識(shí)與文化水平做到一個(gè)大幅度的提升,成為一名具備綜合素質(zhì)的檔案型管理人才。

        3.4 提高大難管理人員的綜合素質(zhì),定期培訓(xùn)

        要讓檔案管理工作人員認(rèn)清工作態(tài)度,在思想上,要讓工作人員意識(shí)到檔案管理工作對(duì)于單位的重要性,也要全面的認(rèn)識(shí)到自身在這個(gè)崗位能夠帶給單位的奉獻(xiàn),要不定期的對(duì)工作人員的思想進(jìn)行培訓(xùn),強(qiáng)調(diào)工作的重要性,提升工作人員的素質(zhì),使服務(wù)質(zhì)量也同時(shí)得到提升。在進(jìn)行人才培養(yǎng)方面,要進(jìn)行獎(jiǎng)罰制,在培訓(xùn)后,要定期進(jìn)行工作測(cè)評(píng),在測(cè)評(píng)中的成績(jī)不好就能顯現(xiàn)出一些對(duì)工作不上心,沒(méi)有擺正態(tài)度的人,要進(jìn)行懲罰或者再進(jìn)行培訓(xùn)。對(duì)于在測(cè)評(píng)中表現(xiàn)良好的人,要進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。大力的表?yè)P(yáng)這種認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。用這種制度來(lái)篩選人才,可以大力提高整只檔案管理人員隊(duì)伍的水平。

        3.5 加強(qiáng)檔案管理人員綜合培訓(xùn),提高他們的業(yè)務(wù)水平。從實(shí)際工作出發(fā),多形式的開(kāi)展檔案管理人員繼續(xù)教育培訓(xùn)。第一,要給檔案管理人員提供全面系統(tǒng)繼續(xù)教育培訓(xùn)機(jī)會(huì),豐富檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí),提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平。給檔案專(zhuān)業(yè)人員提供補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀(guān)念的機(jī)會(huì),彌補(bǔ)工作中存在的問(wèn)題。第二,普及與檔案相關(guān)的學(xué)科知識(shí)。檔案管理工作涉及了哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)等學(xué)科的相關(guān)知識(shí),檔案管理工作人員在繼續(xù)教育過(guò)程中需要注重相關(guān)學(xué)科知識(shí)方面的補(bǔ)充。

        結(jié)束語(yǔ)

        檔案的管理質(zhì)量也就決定檔案的資料完善與否。為檔案管理工作服務(wù)的人員,要在工作時(shí)對(duì)檔案全全負(fù)責(zé),認(rèn)真工作。始終保持一個(gè)不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)的態(tài)度,緊跟社會(huì)的步伐,在不斷變化的工作管理中,擺正自己的心態(tài),積極的投入到檔案管理工作中,讓工作的質(zhì)量大大提高,讓檔案的管理事業(yè)邁向一個(gè)新的臺(tái)階。

        參考文獻(xiàn)

        [1]賈春玲.淺談檔案管理工作的重要性[J].蘭臺(tái)世界,2015,S3:18-19.

        [2]周宇飛.在現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,11:83.

        [3]何繼先.談中小企業(yè)公共服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下復(fù)合型檔案管理人才的培養(yǎng)工作[J].黑龍江檔案,2014,04:100.

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