向小玲

(四川建筑職業(yè)技術(shù)建筑學院 四川 德陽 618000)

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淺談物業(yè)檔案管理問題及對策

向小玲

(四川建筑職業(yè)技術(shù)建筑學院 四川 德陽 618000)

隨著物業(yè)管理技術(shù)的不斷進步，人們消費觀念的不斷深化，要求物業(yè)服務(wù)企業(yè)增強核心競爭力。在內(nèi)部管理機制建設(shè)上，檔案管理對于提高服務(wù)質(zhì)量發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。本文對于現(xiàn)存的檔案管理問題進行了分析研判，并提出了相應(yīng)的解決辦法。

物業(yè)服務(wù)；檔案管理

物業(yè)管理檔案資料涉及到基建檔案資料、業(yè)主檔案資料、日常檔案資料等內(nèi)容。在物業(yè)服務(wù)的過程中，物業(yè)檔案是物業(yè)管理生產(chǎn)經(jīng)營必須具備的基礎(chǔ)性資料，更是物業(yè)管理企業(yè)長遠發(fā)展、掌握市場主動必不可少的參考依據(jù)，對其自身的長遠發(fā)展有著及其重要的意義。但是在檔案存儲、檔案管理等方面還是存在諸多問題，如何做到合理管理、發(fā)揮自身價值，提升物業(yè)管理水平，使得物業(yè)管理持續(xù)發(fā)展已經(jīng)變得非常必要。

一、當前物業(yè)檔案管理存在的問題

(一)物業(yè)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

當前狀況下，大多物業(yè)管理企業(yè)并沒有配備專業(yè)的物業(yè)檔案管理人員，都是由前臺或者客服人員進行管理，情況稍微好一點的則是將各類檔案交給項目的兼職檔案管理人員進行管理，但這些人員因為沒有進行過專業(yè)的檔案管理培訓課程，所以他們在進行物業(yè)檔案管理時并沒有較高的專業(yè)素質(zhì)。

(二)物業(yè)檔案材料缺失情況較為嚴重

物業(yè)檔案許多都是成套進行交接的，其中包括各項設(shè)施設(shè)備的買賣合同，產(chǎn)品合格證書，產(chǎn)品使用說明書，保修協(xié)議等，都屬于成套檔案資料。但目前物業(yè)檔案管理的情況則是要么各項設(shè)施設(shè)備買賣合同與保修協(xié)議分離，要么是部分資料完全找不到了，檔案資料缺失情況較為嚴重。

(三)物業(yè)檔案管理不夠規(guī)范、責任不清

物業(yè)檔案管理在進行管理的過程中沒有完善的檔案管理制度來進行規(guī)范的檔案資料整理及存檔工作，甚至有些檔案資料在未進行分類、排序就直接進行了存檔工作，存檔不規(guī)范。物業(yè)檔案在形成的過程中，有需要進行檔案資料傳遞的時候，而在傳遞的過程中，有時會不小心造成部分資料缺失，但因為沒有相應(yīng)的責任人，導(dǎo)致物業(yè)檔案材料缺失責任不清，找回或補缺工作難以進行。并且物業(yè)檔案在進行管理的時候還存在借閱過程，而在借閱時因為沒有專業(yè)人員進行登記過程，所以在借閱或歸還傳遞過程時也容易造成物業(yè)檔案材料有所缺失，而缺失責任也無法確定。

二、物業(yè)檔案管理問題原因分析

對于物業(yè)管理所存在的問題，進行相應(yīng)的原因分析，主要則是物業(yè)管理企業(yè)對檔案管理缺乏重視，未配備專業(yè)的物業(yè)檔案管理人員進行物業(yè)檔案管理工作；物業(yè)檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)方面參差不齊；物業(yè)檔案管理工作的規(guī)范性還不強，管理人員職能不明確；物業(yè)企業(yè)管理人員檔案管理意識比較差,物業(yè)檔案管理水平比較滯后；物業(yè)檔案還沒有明確管理標準及歸檔范圍，檔案管理責任不清等原因。

(一)企業(yè)對檔案管理缺乏重視

目前，物業(yè)管理發(fā)展趨勢越來越好，因此物業(yè)管理企業(yè)對其工作中的客服崗位，管理崗位，工程崗位，環(huán)境崗位的人員配備及設(shè)施設(shè)備的配備都較為齊全、完整。但是由于缺乏對物業(yè)檔案管理的認識及缺少對其重視程度，物業(yè)管理在管理過程中并沒有為物業(yè)檔案管理工作配備相關(guān)專業(yè)的管理人員及其相應(yīng)的物業(yè)檔案管理所需的設(shè)施設(shè)備等，這樣便導(dǎo)致物業(yè)檔案在管理的過程中得不到較為專業(yè)妥善的管理及存放。

(二)物業(yè)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊

由于物業(yè)管理企業(yè)并沒有為物業(yè)檔案管理工作配備專業(yè)的檔案管理人員，一般是由客服人員來進行代為管理，或者稍微好一點的做法也只是讓物業(yè)項目相應(yīng)的管理人員做物業(yè)檔案的兼職檔案員，但是這些客服人員并沒有受過專業(yè)的物業(yè)檔案管理培訓課程，專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在進行物業(yè)檔案管理時的能力也參差不齊，并沒有專業(yè)的物業(yè)檔案管理能力，所以在進行檔案管理工作得不到理想的效果。

(三)物業(yè)檔案管理工作規(guī)范性不強，職能不明確

物業(yè)檔案的細分主要有業(yè)主檔案資料，工程基建檔案資料，秩序維護日常檔案資料，環(huán)境清潔衛(wèi)生日常檔案資料以及綜合管理檔案資料。而這些檔案資料大多是由客服人員或各部門人員進行各自管理，沒有專門的檔案室用來進行統(tǒng)一管理存放，各部門都存放著部分物業(yè)檔案，導(dǎo)致物業(yè)檔案在使用或借閱的過程中丟失或部分缺失，但也無法糾察丟失檔案及其相關(guān)責任人員。

(四)物業(yè)企業(yè)管理人員檔案管理意識較差

物業(yè)管理企業(yè)的管理人員對物業(yè)檔案管理意識較差，在選擇任用物業(yè)檔案管理人員時，未組織其進行專業(yè)的物業(yè)檔案管理培訓，并且沒有明確規(guī)定檔案管理專業(yè)人員，不知道如何將物業(yè)檔案進行整理歸檔，也無法確定檔案資料的重要程度，導(dǎo)致在物業(yè)檔案的存放雜亂無章，而物業(yè)檔案管理因其管理水平滯后，也得不到良好的發(fā)展。

(五)物業(yè)檔案還沒有明確管理標準及歸檔范圍

物業(yè)管理就目前來說，管理內(nèi)容大致可以分為客戶服務(wù)，工程管理，秩序維護，綜合管理，環(huán)境管理五個部分，而相應(yīng)的物業(yè)檔案也大致這樣進行分門別類，并沒有進行詳細的區(qū)分處理，導(dǎo)致檔案并沒有明確劃分屬性，在進行查找使用時費時費力。并且由于沒有明確規(guī)定物業(yè)檔案的歸檔范圍，不清楚哪些檔案資料該存檔，哪些檔案資料可以不進行存檔處理，這便使得有些物業(yè)管理企業(yè)的物業(yè)檔案資料存放堆積如山，卻又價值不明，無法區(qū)分。

三、解決物業(yè)檔案管理工作中存在問題的對策

從以上提出的物業(yè)檔案管理所存在的問題及其原因分析中，可以看出物業(yè)管理企業(yè)要想使得物業(yè)檔案管理工作顯現(xiàn)效果就必須要從上至下加強物業(yè)檔案管理意識；并且要加強物業(yè)檔案管理相關(guān)人員的責任意識，使其對自己所做的檔案管理工作負責；需要完善物業(yè)檔案的管理制度；規(guī)范物業(yè)檔案管理的工作程序；明確物業(yè)檔案的歸檔范圍。

(一)從上至下加強物業(yè)檔案管理意識

首先，物業(yè)管理企業(yè)中的管理層需要對物業(yè)檔案管理重視起來，安排專業(yè)的物業(yè)檔案管理人員對相關(guān)檔案資料進行專業(yè)的整理存放，并且需配備相應(yīng)的物業(yè)檔案管理所需的設(shè)施器具，使得物業(yè)檔案得到更加妥善的管理、保存。而后，為企業(yè)各項目及部門普及物業(yè)檔案的重要性及物業(yè)檔案管理的工作要求，讓物業(yè)企業(yè)所有人員保有對物業(yè)檔案管理的意識，使得大家重視物業(yè)檔案并且支持物業(yè)檔案管理工作，配合物業(yè)檔案管理人員工作，為物業(yè)檔案管理的發(fā)展打好基礎(chǔ)。

(二)加強物業(yè)檔案管理人員的責任意識

無論做什么工作，工作責任意識非常重要，因為它直接決定了工作效果。當然，物業(yè)檔案管理工作更需要檔案管理人員具有足夠的責任意識進行這項工作。物業(yè)檔案管理工作一旦開始則是一項持久度很高的工作，在工作過程中需要加強其管理人員責任意識，使其具有十足的耐心，恒心和責任心，來把物業(yè)檔案整理有序，存放整齊，便于查找、利用，實現(xiàn)其檔案自身的價值性。

(三)完善檔案管理制度、規(guī)范檔案管理工作程序

物業(yè)檔案的管理需要一套完整的、有條理的檔案管理制度來進行科學規(guī)范的檔案管理工作，使其能持續(xù)發(fā)展，而要形成這套檔案管理制度，也需要根據(jù)物業(yè)管理企業(yè)自身情況進行制定，并且需要在物業(yè)檔案管理工作過程中進行不斷的改進，才能得到一套適合物業(yè)企業(yè)更好發(fā)展完備檔案管理制度，從而使物業(yè)檔案管理可以不斷進步，得到良好的發(fā)展。

在進行物業(yè)檔案管理工作時，應(yīng)該由專門的人員進行統(tǒng)一指導(dǎo)和監(jiān)督，建立起一個相對一致的物業(yè)檔案管理工作程序，使各種類型的物業(yè)檔案資料得到相對科學統(tǒng)一的管理模式。建立物業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)共享程序，使得各部門可以實現(xiàn)物業(yè)檔案信息共享，更有效地實現(xiàn)物業(yè)檔案管理規(guī)范化、信息化，科學化。

(四)明確歸檔范圍，方便查找使用

要使得所存檔的物業(yè)檔案資料是有價值有效用的，并且具有專業(yè)價值，就需要明確物業(yè)檔案的歸檔范圍，明確哪些物業(yè)檔案資料有存檔價值，哪些沒有存檔價值，避免物業(yè)檔案堆積現(xiàn)象；明確哪些物業(yè)檔案為重要檔案資料，存放年限為永久，哪些為暫用資料，過了其存放年限則可進行銷毀，這樣可以更好地區(qū)分物業(yè)檔案的保存價值。而明確了歸檔范圍，也使得物業(yè)檔案的管理工作可以更為清晰地進行，在使用查找物業(yè)檔案資料時也更為快捷方便。

四、總結(jié)

通過以上對當前物業(yè)檔案管理中所存在問題及其原因分析，并且針對其存在的問題提出了相應(yīng)的對策，我們更能深刻體會到物業(yè)檔案管理在物業(yè)管理過程中不可缺少的作用及其重要性。做好物業(yè)檔案管理工作需要物業(yè)管理企業(yè)從上至下地對物業(yè)檔案管理重視和關(guān)注起來，管理層人員應(yīng)制定物業(yè)檔案管理的統(tǒng)一科學的管理制度，直接檔案管理人員更需要耐心仔細負責地進行物業(yè)檔案管理工作，而其他物業(yè)服務(wù)人員則應(yīng)該盡力配合支持物業(yè)檔案管理工作，只有當物業(yè)管理企業(yè)所有人員對物業(yè)檔案管理重視起來，使得物業(yè)檔案管理和物業(yè)管理共同發(fā)展，不再處于滯后狀態(tài)，物業(yè)檔案管理才能得到更好的發(fā)展，而物業(yè)管理也會更好更有效地運行。

[1]李媛.淺談如何做好物業(yè)檔案管理工作.科技致富向?qū)?2011：1-2.

[2]李偉婧.王中克.張瑞菊.物業(yè)檔案管理淺析.云南檔案.2007：1-2.

[3]葉彩霞.論物業(yè)檔案管理的問題及對策.科技致富向?qū)?2010：1-2.

[4]龔燕玲.完善物業(yè)檔案管理的建議.新建設(shè)：現(xiàn)代物業(yè)上旬刊.2011：1-2.