王永平

（綏化學(xué)院檔案室 黑龍江綏化 152061）

提高高校檔案利用率的策略摭析

王永平

（綏化學(xué)院檔案室 黑龍江綏化 152061）

文章針對當(dāng)前高校檔案利率偏低的狀況，分析了導(dǎo)致檔案利用率偏低的各項(xiàng)因素，提出了以提高高校檔案資源利用率為基本目標(biāo)，借助互聯(lián)網(wǎng)信息共享平臺，以高校網(wǎng)站為信息服務(wù)的窗口，提升檔案工作人員服務(wù)意識，提高檔案工作人員素質(zhì)，優(yōu)化調(diào)整檔案工作人員隊伍，進(jìn)一步加強(qiáng)高校網(wǎng)站信息化建設(shè)的幾項(xiàng)策略。

高校檔案；利用率；提高策略

隨著信息科技的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)平臺的不斷完善，高校檔案資源也越加豐富多樣，檔案工作引起了更多人的重視，當(dāng)前高校的主要服務(wù)方向是提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息，借由高校用戶和社會用戶的多方面推廣，使高校檔案得到最大程度的利用，以產(chǎn)生相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)和社會效應(yīng)。但由于受到各種因素的制約，檔案的利用率一直偏低。

一、高校檔案利用現(xiàn)狀

（一）館藏現(xiàn)狀。高校在招生、教學(xué)、科研和管理等活動中積累形成的各類檔案具有包含范圍廣，知識體系全，科技含量重等各種優(yōu)勢，不僅是高校自身的資源，還是社會的寶貴財富。其涵蓋了科學(xué)、政治、經(jīng)濟(jì)、軍事等各方面知識，目前利用最廣的是黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類和財會類等幾類檔案。隨著信息化的推進(jìn)，檔案的保管模式也由原來的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)為紙質(zhì)與電子文件共存，并建立了海量信息數(shù)據(jù)庫來保存大量的電子檔案，這也給檔案的查詢和利用帶來了便利。經(jīng)過多年努力，各高校的館藏已經(jīng)頗為豐富，但多數(shù)檔案管理部門致力于各類檔案資料的收集、整理和保管的工作，在檔案的深度開發(fā)與利用這一方面工作上做的少之又少，絕大多數(shù)極具價值的檔案都被束之高閣卻無人問津，完全沒有發(fā)揮它們應(yīng)有的社會經(jīng)濟(jì)價值。[1]

（二）用戶現(xiàn)狀。舊式的高校檔案館是以高校教職員工與本校學(xué)生為主要服務(wù)對象的，為了檔案的安全，主要是現(xiàn)場查閱，提供相關(guān)檔案或相應(yīng)的信息資料。近些年的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展促進(jìn)了用戶范圍的擴(kuò)大，高校檔案館也對社會成員開放一部分檔案資源。但因?yàn)橄嚓P(guān)手續(xù)過于繁瑣或開放的檔案過少等原因，我國大部分高校檔案館的提供的服務(wù)方式仍然是入館借閱的傳統(tǒng)方式。[2]因此，目前絕大部分用戶還是教職員工，尤其是評估階段和評職稱階段，查詢?nèi)藬?shù)驟然增多；本校學(xué)生特別是將要畢業(yè)的學(xué)生要求利用自己學(xué)籍檔案的比較多，特別是入學(xué)三聯(lián)單和學(xué)習(xí)成績單，用于就業(yè)、出國、考研之用。多數(shù)社會成員并不了解高校的館藏情況，更不知道館藏中有哪些資料可以使用，因此社會用戶很少。

（三）需求現(xiàn)狀。2010年9月1日起施行的《高等學(xué)校信息公開辦法》中規(guī)定：“高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定，調(diào)整工作思路，搞好主動公開和依法申請公開檔案工作，把檔案工作重心從以保密和封閉為主轉(zhuǎn)移到利用上來?！彪S后國家教育部也部署了高等學(xué)校創(chuàng)新能力提升計劃，為了實(shí)現(xiàn)資源共享，各高校之間以創(chuàng)建檔案信息資源共建共享方案作為新的檔案管理應(yīng)用模式。要求各高校檔案部門利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的便利，本著共建共享的原則，研究開發(fā)高性能的檔案信息查詢系統(tǒng)，全力充實(shí)各級各類檔案數(shù)據(jù)庫的信息資源，使其適應(yīng)新形勢下的高質(zhì)量、高效率的社會需要[3]。但基于各種原因，多數(shù)高校檔案部門的社會服務(wù)工作開展比較緩慢。

二、影響高校檔案利用率的因素分析

（一）檔案利用意識薄弱，主動服務(wù)觀念淡薄。高校檔案工作既是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的管理工作，也是一項(xiàng)服務(wù)性工作，但因?yàn)槿肆Y源不足，投入財力不夠，規(guī)章制定不全等種種客觀因素致使多數(shù)高校檔案利用推廣工作舉步維堅，由此導(dǎo)致很多高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員思想意識不到位，認(rèn)為高校檔案館的建立主要是應(yīng)付檢查與評估，在工作中傳統(tǒng)觀念和思維方式不能及時扭轉(zhuǎn)，檔案管理工作中“重收藏輕利用”，“重形式輕內(nèi)涵”，“重管理輕服務(wù)”的情況仍然存在。因?yàn)閷π畔①Y源開發(fā)利用的重要性認(rèn)識不足，開放宣傳力度不夠，檔案的深層次發(fā)掘和充分利用工作得不到重視，使很多檔案資源信息處于封閉狀態(tài)，僅僅得以收藏而實(shí)現(xiàn)不了自身價值。很多高校職工學(xué)生并不了解館藏檔案有哪些有用信息可以利用，其他社會人員更是對高校檔案館從未聽聞，因此，檔案利用率一直無法提升。

（二）檔案推廣模式落后，發(fā)展缺乏經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。隨著信息化的推進(jìn)，各高校檔案館基本達(dá)到了現(xiàn)代化管理規(guī)模，檔案資源得到了良好的保管，但其社會價值卻沒有真正的得以體現(xiàn)。一方面是軟件的應(yīng)用跟不上硬件的發(fā)展，現(xiàn)階段的檔案推廣模式仍然落后于社會形式的發(fā)展，管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上檔案信息資源的開發(fā)利用需要，多數(shù)檔案館都采取被動服務(wù)的方式，也沒有足夠的人力、物力和財力加強(qiáng)自身的宣傳并支持對外界提供服務(wù)。[4]導(dǎo)致社會各界一般很難了解我們的館藏情況，更難以及時查詢到館藏中的所需資料以供自身使用。另一方面，檔案利用推廣工作沒有相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)支撐。社會服務(wù)工作開展緩慢，高校檔案館的各項(xiàng)開支費(fèi)用一直都是由高校自身承擔(dān)，如果擴(kuò)展服務(wù)范圍，將高校檔案館的部分資源對外開放，必然要增加巨大的開銷，信息的收集、歸檔、整理、鑒定、存儲和傳遞等工作，都需要各種信息化技術(shù)的大力支持，來保證信息資源的有效性、完整性和及時性，這就要投入無數(shù)的人力物力，卻無法產(chǎn)生相對應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，因此，無論是高校領(lǐng)導(dǎo)還是檔案工作人員，對于增強(qiáng)服務(wù)，提高檔案利用率這項(xiàng)工作都難以全力投入。

（三）檔案開放門檻過高，相關(guān)制度急需建全。要建立高校檔案信息資源共享系統(tǒng)，需要對大量的信息資源進(jìn)行存儲、開發(fā)、整合、利用，需要各高校檔案部門盡量開放各自的檔案信息，特別是教育與科研方面的資源。但目前多數(shù)高校檔案部門對檔案的開放性工作一直是持保守狀態(tài)的，因?yàn)闄n案的開放性工作比較復(fù)雜，例如，怎樣界定檔案資源是否可以開放以資利用，在開放的時侯能否保證其他相關(guān)信息的保密性與安全性，開放后會不會發(fā)生侵權(quán)糾紛或不良后果，所以能夠?qū)ν忾_放的，多數(shù)都是國家相關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)制度規(guī)定的必須對社會開放的有關(guān)專業(yè)設(shè)置、招生收費(fèi)等相關(guān)信息。而還有大量具有重要研究價值的高校檔案被封閉在檔案館中無法利用。所以，各高校檔案的開放性工作得到發(fā)展，必須要建立健全相關(guān)的規(guī)章制度，降低檔案開放的門檻，解除檔案管理部門的禁錮，使檔案管理人員有法可依，有例可循，將有社會價值的檔案及時開放給社會。

三、提高高校檔案利用率的策略

（一）充分重視高校網(wǎng)站的依托性。在高校檔案館網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展過程中，國家一直要求學(xué)校的各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案館信息化工作給予大力支持，《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確規(guī)定：“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。”檔案館網(wǎng)站與高校的門戶網(wǎng)站作為高校自身的榮譽(yù)標(biāo)志，是一所院校歷史與文化的展示平臺，網(wǎng)站的風(fēng)格代表一所院校特有的底蘊(yùn)與內(nèi)涵，高校網(wǎng)站資源信息的豐富程度更是可以直接體現(xiàn)出一所院校館藏資源儲備、管理與應(yīng)用，從而體現(xiàn)出此所院校人才的儲備與使用情況。如果資源豐富，可利用性強(qiáng)，讓社會公眾對本校有更多的了解，并且從本校網(wǎng)站獲得大量的有用、實(shí)用信息，那么社會公眾對于這所高校就會有更高的評價。因此高校網(wǎng)站上不僅要包含院校的位置、文化及歷史簡介，著名教授與講師情況，還應(yīng)詳細(xì)說明本校的所有專業(yè)及課程設(shè)置和歷年招生情況等信息以供有報考意向的考生查詢。還要注意不要只重視網(wǎng)站前期的開發(fā)建設(shè)，網(wǎng)站后期的管理和維護(hù)更為重要，特別是網(wǎng)站內(nèi)容要及時更新。

（二）提升高校檔案人員的服務(wù)意識?，F(xiàn)時期的檔案管理人員不僅需要管理本校的檔案信息，還可以借助多媒體、網(wǎng)絡(luò)等渠道方便快捷地收集各類所需要的信息資源，不但提高了檔案收集工作的效率，也使得各高校檔案館館藏資源得以極大豐富。國家檔案局曾提出：“各級國家檔案館要以服務(wù)民生為重點(diǎn)，加快推進(jìn)檔案信息資源整合和數(shù)字化建設(shè)，并逐級實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案部門的信息共享，共同向社會提供遠(yuǎn)程服務(wù)，最大限度地為人民群眾利用檔案提供方便”。這就要求我們要樹立現(xiàn)代的服務(wù)理念，要增強(qiáng)服務(wù)意識，提高服務(wù)水平。突破傳統(tǒng)思想，克服對舊有制度和管理方式所具有的依賴性和惰性心理，增強(qiáng)創(chuàng)新能力，提升專業(yè)技能，改進(jìn)工作手段，提高工作效率。擴(kuò)大檔案服務(wù)的范圍，使我們高校的檔案信息服務(wù)不斷向?qū)哟位⑷诵曰较虬l(fā)展，最大限度地服務(wù)于社會、服務(wù)于公眾。檔案工作人員只有意識到自己是為社會的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步而服務(wù)的，才能在實(shí)際工作中樹立超前服務(wù)的意識。

（三）探索高校資源共享的有償性服務(wù)。高校在對外提供高校檔案資源以供利用的時候應(yīng)考慮將部分參考價值較高，研究與收集時投入人力物力較大的檔案資源進(jìn)行有償提供服務(wù)?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》中有規(guī)定：“高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件，用于公益目的的，不得收取費(fèi)用；用于個人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用。”很多商業(yè)網(wǎng)站已經(jīng)收集整理了很多應(yīng)用廣泛的網(wǎng)絡(luò)資源有償分享，既可贏利又予人便利。因此，各院校完全可以仿照商業(yè)網(wǎng)站一樣，專門開辟出一塊網(wǎng)絡(luò)版塊來存放這些教授、講師和學(xué)生的課外研究、學(xué)術(shù)論文之類放到網(wǎng)上供人學(xué)習(xí)，并按級別分類對不同身份用戶收取適量費(fèi)用。付出金錢所獲得的知識總是比免費(fèi)得到的更讓人重視與珍惜。與此同時，花費(fèi)大量心血與資源研究出的東西不但得以利用還創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價值，研制人員可以得到更多資源進(jìn)行進(jìn)一步開發(fā)和研究，以此形成高校學(xué)術(shù)交流上的良性循環(huán)，進(jìn)一步促進(jìn)各院校之間及各院校與社會之間學(xué)術(shù)研究和相互探討的積級性和熱情。

（四）優(yōu)化檔案管理隊伍的結(jié)構(gòu)。隨著各類檔案資源的不斷增加和高校網(wǎng)站的運(yùn)營發(fā)展，網(wǎng)站的資源管理難度也日益加大，因?yàn)橘Y源的龐大和冗雜，信息的多變和不確定性，還有信息化飛速發(fā)展所帶來的不安全，都要求采用系統(tǒng)科學(xué)的管理方式和應(yīng)用方法。前幾年，我們要求復(fù)合型人才，要求檔案管理人員具備收集、管理以及計算機(jī)信息化等多種知識。檔案館網(wǎng)絡(luò)信息化工作發(fā)展到現(xiàn)在，巨大的工作量不是一個或幾個人能完成的了，我們需要各類的專業(yè)人才來組成一個團(tuán)隊。專業(yè)的程序員進(jìn)行網(wǎng)站的建設(shè)與更新，專業(yè)的檔案管理人員對信息資源的收集、分類、整理和加工等，其后要有編輯人員對檔案信息進(jìn)行審核、開放、宣傳、推廣和利用工作，最后由專業(yè)的數(shù)據(jù)處理人員對繁雜的數(shù)據(jù)庫信息根據(jù)實(shí)時性進(jìn)行及時增加與刪減。因此，我們需要建立一支素質(zhì)高、結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時代科技檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍，并將這支隊伍培養(yǎng)成創(chuàng)新型、應(yīng)用型和復(fù)合型的專用人才隊伍。

四、結(jié)語

國務(wù)院“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，推動了我國經(jīng)濟(jì)形態(tài)不斷地發(fā)生演變，高校檔案信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)平臺一體化的迫切需求日益加深。我們高校要利用信息通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)平臺，讓檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行深度緊密融合，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢和集成作用，降低高校檔案開放門檻，發(fā)揮主觀能動性，改進(jìn)高校檔案服務(wù)方式，以提高高校檔案利用率為目標(biāo)，建設(shè)高校檔案資源共享平臺，使高校檔案館館藏資源能夠更好地服務(wù)于社會，服務(wù)于公眾，為我國信息化建設(shè)提供新的創(chuàng)造力和生產(chǎn)力。

[1]盧慧軍.淺談檔案信息資源的開發(fā)與利用[EB/OL].寧波檔案網(wǎng)，2012-04-06.

[2]檔案信息資源共建共享建設(shè)中存在的主要問題及基本措施[EB/OL].中國論文網(wǎng)，2014-01-17.

[3]孫艷麗.高校檔案信息化建設(shè)的影響因素分析與對策研究[J].情報科學(xué)，2012(2).

[4]曹勤民.從“獨(dú)享”走向“共享”——論高校檔案信息資源社會價值的實(shí)現(xiàn)路徑[J].檔案學(xué)通訊，2012(5).

[責(zé)任編輯 鄭麗娟]

G271

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2095-0438（2017）03-0137-03

2016-11-12

王永平（1959-），女，黑龍江綏化人，綏化學(xué)院檔案室副研究館員，研究方向：檔案管理與建設(shè)。