貴州理工學(xué)院電氣與信息工程學(xué)院 郭晟南

山東建筑大學(xué) 魏 東

P M視閾下高校信息管理系統(tǒng)的研究

貴州理工學(xué)院電氣與信息工程學(xué)院 郭晟南

山東建筑大學(xué) 魏 東

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，高校管理的信息化成為趨勢，它能夠簡化并規(guī)范高校管理過程，節(jié)省管理時間以及節(jié)約人力資源，因此開發(fā)高校信息管理系統(tǒng)也成現(xiàn)今高校研究的重點。在已有的研究中，更多的是從技術(shù)角度研究高校信息管理系統(tǒng)怎樣開發(fā)，本文嘗試從項目管理的角度出發(fā)，將項目管理知識與學(xué)校信息管理系統(tǒng)開發(fā)的過程相結(jié)合，將項目管理引入到學(xué)校信息管理系統(tǒng)的開發(fā)中，從而最大限度的避免無法實現(xiàn)的需求和無法控制的變更出現(xiàn)，提高信息系統(tǒng)開發(fā)的效率、保障信息系統(tǒng)最終的質(zhì)量，真正做到高效的完成系統(tǒng)開發(fā)。

高校信息管理系統(tǒng)；項目管理（PM）；項目開發(fā)

1 管理高校信息管理系統(tǒng)的開發(fā)

高校信息管理系統(tǒng)不是指一個單一的系統(tǒng)，我們常見到的高校信息管理系統(tǒng)包括教務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、辦公OA系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)。在已有的研究中，更多的是從技術(shù)角度研究高校信息管理系統(tǒng)怎樣開發(fā)，本文并非是構(gòu)建一個新的管理方法，而是簡要分析高校信息管理系統(tǒng)的各項特點，然后將已有的管理方法運用到高校的信息管理系統(tǒng)開發(fā)的管理中去。

2 管理高校信息管理系統(tǒng)開發(fā)的必要性

本文嘗試從項目管理的角度出發(fā)，將項目管理知識與學(xué)校信息管理系統(tǒng)開發(fā)相結(jié)合，真正做到高效的完成系統(tǒng)開發(fā)。之所以將技術(shù)和管理兩者結(jié)合起來思考，是由于現(xiàn)代的信息系統(tǒng)開發(fā)是一個龐大的工作，軟件過程管理越來越重要，將管理學(xué)的思想逐漸融入軟件開發(fā)的過程有助于信息管理系統(tǒng)快速高效的完成開發(fā)。國內(nèi)外的相關(guān)經(jīng)驗也說明了管理開發(fā)過程珠必要性。

在國內(nèi)未運用項目管理相關(guān)的知識開發(fā)的高校管理信息系統(tǒng)出現(xiàn)了一些問題，也從反面說明了在高校管理信息系統(tǒng)運用項目管理的必要性。

3 管理高校信息管理系統(tǒng)開發(fā)的基本方式

項目開發(fā)簽訂合同分為甲方乙方兩個角色，即需求方和開發(fā)方，本文主要基于需求方即學(xué)校的角色來思考工程管理的相關(guān)事項。因為做為需求方來進(jìn)行管理信息管理系統(tǒng)開發(fā)時，應(yīng)當(dāng)從更高的方法論層次來宏觀把握整體，不僅僅需要了解一定的技術(shù)實現(xiàn)手段，同時應(yīng)當(dāng)把控好開發(fā)方以使項目開發(fā)能夠順利進(jìn)行。

3.1 管理高校信息管理系統(tǒng)開發(fā)的步驟

首先，在項目開發(fā)開始前，要對項目總體計劃、階段計劃有充足的認(rèn)識，提前與開發(fā)方進(jìn)行充分溝通，制定出良好的開發(fā)計劃和開發(fā)目標(biāo)，同時要確保這個開發(fā)目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)；接著，在開發(fā)過程中，要與相關(guān)人員充分溝通，明確責(zé)任，對他們的工作分解和組織工作進(jìn)行把關(guān)，這樣不會造成到最終階段才發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)開發(fā)無法完成，或開發(fā)過程中未按開發(fā)計劃進(jìn)行的情況；最后，在開發(fā)完成時，要提前明確工程質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)，同時在開發(fā)中期要進(jìn)行質(zhì)量評估與控制，如果發(fā)現(xiàn)問題，要對開發(fā)方提出要求在規(guī)定時間內(nèi)整改完成。而做為需求方，不可避免在開發(fā)過程中有需求變更，這種情況下應(yīng)當(dāng)及時的與開發(fā)方及時聯(lián)系，高效的變更需求同時不影響開發(fā)進(jìn)度和質(zhì)量。

3.2 管理高校信息管理系統(tǒng)開發(fā)的基本內(nèi)容

學(xué)校在進(jìn)行高校信息管理系統(tǒng)開發(fā)的管理時，要將項目管理相關(guān)知識與整個開發(fā)過程相結(jié)合，在這個管理過程中不存在唯一正確和對所有項目都適用的方法，對于不同的學(xué)校應(yīng)當(dāng)結(jié)合本校實際情況以及開發(fā)公司的實際情況進(jìn)行選擇。

3.3 管理高校信息管理系統(tǒng)的流程

學(xué)校方面的管理人員應(yīng)該參與從項目的立項開始到項目完成的整個過程，即啟動、計劃、執(zhí)行、控制、結(jié)束都需要科學(xué)的管理和參與，整個項目的管理簡化。

4 管理高校信息管理系統(tǒng)開發(fā)時易出現(xiàn)的問題

在開發(fā)過程中，學(xué)校方需要做為項目經(jīng)理來管理監(jiān)督信息管理系統(tǒng)的開發(fā)，在管理整個開發(fā)過程容易出現(xiàn)的問題分為以下兩個方面。

（1）高校信息管理系統(tǒng)本身的問題。學(xué)校本身在建設(shè)信息范圍廣、信息量大且規(guī)范性差、結(jié)構(gòu)復(fù)雜，例如學(xué)校的學(xué)籍管理系統(tǒng)每年都會涉及幾千新生的報道問題，而且對于每個不同的學(xué)生，還隨時會在管理系統(tǒng)中增加數(shù)據(jù)庫字段名，這使得數(shù)據(jù)庫中所存放的信息量日益增加，而且不能輕易刪減。

（2）管理開發(fā)過程中的問題。高校信息系統(tǒng)項目本身開發(fā)技術(shù)上就會遇到很多困難，這主要是由于學(xué)校本身特點導(dǎo)致的開發(fā)方面的問題，而開發(fā)的困難自然會帶來管理上的困難，同時學(xué)校復(fù)雜的環(huán)境也會導(dǎo)致管理的多樣性和困難性。為了盡量減少管理過程中的遇到的問題與困難，應(yīng)當(dāng)在開發(fā)系統(tǒng)前進(jìn)行大量的調(diào)研才能夠確定需求和設(shè)計。

5 管理高校信息管理系統(tǒng)開發(fā)的重點部分

根據(jù)上文的分析，在管理時共有三方面需要重視。

（1）需求分析是整個開發(fā)過程的前提和基礎(chǔ)，在這階段得到的結(jié)果會影響整個項目，此時出現(xiàn)的小偏差就會導(dǎo)致整個項目無法達(dá)到預(yù)期的效果。

（2）需求變更跟蹤是指在信息系統(tǒng)項目開發(fā)過程過程中，會出現(xiàn)一些需求的變化，這是一個不斷反復(fù)定義需求，演進(jìn)需求的過程，所以要進(jìn)行變更控制。

（3）計劃管理是為了盡量減少避免整個開發(fā)過程中發(fā)生錯誤。通過制定合理的計劃，使得項目的開發(fā)有了整體的行動綱領(lǐng)，有利于推動整個開發(fā)過程按部就班按時保質(zhì)的完成。計劃管理中的計劃應(yīng)當(dāng)包括幾方面的內(nèi)容：信息系統(tǒng)項目的整體計劃，對于項目開發(fā)的時間進(jìn)度計劃，整個項目開發(fā)的費用管理計劃，為項目配備的人員計劃等。

6 開發(fā)高校信息管理系統(tǒng)達(dá)到的效果

最終開發(fā)出來的高校信息管理系統(tǒng)要具有可擴充性、安全性、易操作性，同時應(yīng)當(dāng)具備以下幾點特點：

高校信息管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)擁有易于擴展的數(shù)據(jù)庫。學(xué)校本身數(shù)據(jù)存在著自身的獨特性，它與一般的企事業(yè)單位的數(shù)據(jù)不同，企事業(yè)單位相對而言數(shù)據(jù)比較穩(wěn)定，而學(xué)校隨著時間的推移會產(chǎn)生大量的新數(shù)據(jù)。

高校信息管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具有保密性和信息完整性，學(xué)校內(nèi)部的數(shù)據(jù)不應(yīng)該被輕易的泄漏，這關(guān)乎數(shù)量龐大的每個學(xué)生和教師的切身利益，當(dāng)然也不會被輕易的修改變更。應(yīng)當(dāng)做到權(quán)限不混亂，每個用戶對應(yīng)能夠操作的數(shù)據(jù)不會交叉。

高校信息管理系統(tǒng)的使用者包括教師和學(xué)生，使用者的素質(zhì)參差不齊，所以系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)盡量做到界面簡單明了，同時盡可能引導(dǎo)用戶操作，提供盡量多的幫助和提示。功能名稱和圖標(biāo)應(yīng)該直接、明了、沒有歧義、容易理解，讓用戶一看就知道是干什么的，而不是猜測其作用。信息管理系統(tǒng)中所帶的功能應(yīng)當(dāng)站在用戶的角度，充分考慮普通用戶的接受水平，盡量避免需要進(jìn)行大量培訓(xùn)才能夠使用的情況。

7 結(jié)論

本文分析了高校采用PM即Project Management的方式來進(jìn)行管理高校信息管理系統(tǒng)開發(fā)。這種方式并非僅從開發(fā)人員或者是技術(shù)層面的角度來思考，而是從高校管理的立場出發(fā)，根據(jù)高校的特點、信息管理系統(tǒng)的特點以及將兩者結(jié)合起來進(jìn)行思考，引導(dǎo)高校管理人員從工程管理的角度與開發(fā)人員合作，這樣不僅有利于加強開發(fā)方與需求方對高校信息管理系統(tǒng)項目的溝通，使得開發(fā)能夠順利有效的進(jìn)行并最終成功完成項目的開發(fā)，同時也使得有限的資源能夠得到充分的利用，使最終開發(fā)的系統(tǒng)擁有較長的生存期，使得整個開發(fā)的過程不浪費國家和社會資源。由于篇幅的限制，并未將技術(shù)這一因素與管理相結(jié)合來進(jìn)行深入的思考，有待于進(jìn)一步探索研究。

[1]安紅昌．信息系統(tǒng)項目管理研究[J]．計算機工程與設(shè)計,2005,26(3): 619-622．

[2]宋春暉,孟程,賀維,黃建國,李桂蘭．業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)概述[J]．職教研究,2011,3(3):53-56．