福州市晉安公安消防大隊 吳 甦 鄭禎臻 林玲玲

加強消防部隊電子公文管理對策淺談

福州市晉安公安消防大隊 吳 甦 鄭禎臻 林玲玲

隨著當(dāng)前社會發(fā)展過消防工作逐漸有著越來越重要的作用，加強消防部隊建設(shè)及發(fā)展也就十分必要。在當(dāng)前消防部隊各種工作過程中，十分重要的一個方面就是電子公文管理，在科學(xué)合理進行電子公文管理的基礎(chǔ)上，可使其作用更好發(fā)揮，為更好開展消防工作及消防部隊更好發(fā)展提供利用依據(jù)。本文就加強消防部隊電子公文管理對策進行分析，以便更好開展電子公文管理。

消防部隊；電子公文管理；加強對策

在當(dāng)前消防部隊各項工作中，電子公文管理屬于十分必要的內(nèi)容及任務(wù)，其能夠為消防部隊各項工作的較好開展提供理論依據(jù)及支持，因而科學(xué)合理進行電子公文管理也就十分必要。就當(dāng)前消防部隊電子公文管理實際情況而言，其情況并不是十分理想，作為相關(guān)管理工作人員，應(yīng)當(dāng)對電子公文管理工作加強認(rèn)識，清楚認(rèn)識管理現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上通過有效對策加強電子公文管理，提升其管理水平及質(zhì)量，為更好開展相關(guān)消防工作奠定良好基礎(chǔ)。

1.目前消防部隊電子公文管理中存在的問題

1.1 電子公文整理歸檔存在較大難度

隨著當(dāng)前社會上電子信息技術(shù)不斷發(fā)展，電子公文收發(fā)也得以較好實現(xiàn)，在實際操作過程中除去一些涉密文件，其它電子公文均由以往紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變成為電子載體，這種情況轉(zhuǎn)變必然會導(dǎo)致文件整理歸檔難度有所增加。具體而言，存在的問題主要包括以下兩個方面：一方面而言，很多相關(guān)制度未能夠得以較好落實，有些單位在對文件審批進行辦理過程中，有些情況下由于時間上比較緊迫，往往都是直接以紙質(zhì)文件報送文秘部門進行辦理，然而在進行網(wǎng)上補辦時，往往都會由于缺乏積極態(tài)度，工作比較遲緩，過長時間拖延，最終導(dǎo)致文件整理歸檔難度有所增加。另一方面而言，相關(guān)工作人員責(zé)任心比較差，對于有些公文收發(fā)人員而言，在對相關(guān)文件進行處理過程中，未能夠定期進行歸檔，往往都是長期堆積，最終導(dǎo)致需要歸檔整理文件越來也多，很多文件順序被打亂，從而增加歸檔整理難度。

1.2 容易導(dǎo)致泄密及失密情況出現(xiàn)

首先，文件密級確定缺乏準(zhǔn)確性。在實際工作過程中，有些單位在對文件密級進行確定時，往往未能夠?qū)ζ錅?zhǔn)確性進行較好把握，從而導(dǎo)致出現(xiàn)失準(zhǔn)問題，對于一些密級較高文件往往將其定位密級較低文件，而對于密級較低文件卻將其確定為密級較高文件，這種情況的存在導(dǎo)致保密工作存在較大難度。其次，工作人員保密意識比較差，在實際工作過程中有些單位及工作人員往往缺乏較強保密意識，從而導(dǎo)致一些應(yīng)當(dāng)定密文件未能夠定密，還有些單位未能夠?qū)瘎?wù)秘密與國家秘密進行較好區(qū)分，對于一些不可在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布的警務(wù)秘密在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布，最終導(dǎo)致出現(xiàn)泄密及失密事件。

1.3 系統(tǒng)設(shè)備維護具有較高要求

對于電子公文管理而言，其十分重要的一個因素就是設(shè)備維護及管理，然而在這一方面，當(dāng)前很多單位基礎(chǔ)仍比較薄弱。其一，很多單位內(nèi)均缺乏專業(yè)技術(shù)人員，對于消防部隊內(nèi)的辦公自動化系統(tǒng)、明傳電報以及輔助決策系統(tǒng)等相關(guān)設(shè)備均具備較高技術(shù)要求，在有故障發(fā)生的情況下，若不能及時進行修復(fù)，將會對正常辦公秩序造成直接影響，而這些均需要專業(yè)人才執(zhí)行操作，而目前這一方面技術(shù)人才仍舊比較缺乏。其二，保密設(shè)備維護具有較高要求，對于在密碼傳輸中所應(yīng)用相關(guān)設(shè)備而言，其往往會涉及保密任務(wù)，在出現(xiàn)故障之后若未能夠?qū)ζ溥M行適當(dāng)處理，則可能會導(dǎo)致出現(xiàn)失密及泄密情況，因而需要專業(yè)技術(shù)人員進行維護，而目前專業(yè)技術(shù)維護人員仍表現(xiàn)較缺乏[1-2]。

2.消防部隊電子公文管理強化有效對策

2.1 積極落相關(guān)制度保障

在當(dāng)前消防部隊電子公文管理過程，為能夠得到比較理想的效果，十分必要的一個方面就是應(yīng)當(dāng)積極落實相關(guān)制度，從而為更好實現(xiàn)電子公文管理提供良好保障。首先，應(yīng)當(dāng)較好落實簽收制度，而為能夠使這一制度得以較好落實，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)保證各交換系統(tǒng)全面開通，對于所接收文件應(yīng)當(dāng)經(jīng)常進行查看，并且在節(jié)假日也應(yīng)當(dāng)安排相關(guān)工作人員值班，以保證及時簽收，在落實這一制度的基礎(chǔ)上，可保證公文不會出現(xiàn)遺漏及遲辦情況，從而保證公文管理得到較好效果。其次，落實登記下載制度，在實際工作過程中，對于各種密碼及明碼電報及文件應(yīng)當(dāng)構(gòu)建相關(guān)登記本，實行登記下載編號管理制度，從而使管理及使用能夠更加方便。第三，落實辦理制度，在實際工作過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)依據(jù)相關(guān)規(guī)定及要求，將電子公文向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及時轉(zhuǎn)送批閱，并且要依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示向各承辦單位進行傳達落實，并且對于比較重要的一些公文應(yīng)當(dāng)電話提醒，進行跟蹤督辦。

2.2 加強規(guī)章制度建設(shè)

在公文載體電子化實現(xiàn)的基礎(chǔ)上，在電子公文歸檔整理方面也逐漸提出新要求，以往傳統(tǒng)方法已經(jīng)無法與當(dāng)前實際需求相適應(yīng)，所以在當(dāng)前實際工作過程中應(yīng)當(dāng)加強規(guī)章制度建設(shè)力度，從而保證電子公文收集、整理及保管均能夠具備一定規(guī)章制度，并且使其得到較好利用。一方面而言，應(yīng)當(dāng)建立電子檔案，對于歸檔電子公文，依據(jù)總體檔案分類方法實行分類及整理，并且要向具有較大容量且具有較好耐久性載體上進行拷貝，一式兩份，其中一份可進行利用，另外一份進行保管。另一方面而言，應(yīng)當(dāng)依據(jù)文書檔案整理歸檔方法，建立相關(guān)紙質(zhì)檔案，也就是在對公文進行電子歸檔的同時，還應(yīng)當(dāng)實行紙質(zhì)檔案歸檔，使其安全性能夠得到保證。

2.3 強化設(shè)備維護管理

在電子公文管理過程中，保證設(shè)備穩(wěn)定良好運行具有重要作用，在此基礎(chǔ)上才能夠使公文良好管理得到較好保證，因而加強設(shè)備維護管理也就十分必要。首先，應(yīng)當(dāng)對相關(guān)專業(yè)技術(shù)人才加強培養(yǎng)，對于相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)積極引進，從而充實人才隊伍，同時應(yīng)當(dāng)對相關(guān)技術(shù)人才加強培養(yǎng)力度，從而使其能夠掌握現(xiàn)代化維護管理技術(shù)，更好實現(xiàn)維護管理；其次，應(yīng)當(dāng)進一步加大資金投入力度，隨著現(xiàn)代社會科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，必然會有越來越多的新設(shè)備會在公文管理工作中得到廣泛應(yīng)用，因而必須要加大資金投入力度，積極購進各種現(xiàn)代化設(shè)備，從而使設(shè)備得以不斷升級及完善，為更好實現(xiàn)設(shè)備維護管理提供良好的資金基礎(chǔ)，使設(shè)備性能得以進一步提升，使其功能得以更好發(fā)揮，進而保證更好開展電子公文管理工作[2-3]。

3.結(jié)語

在當(dāng)前消防部隊各項工作過程中，電子公文管理已經(jīng)成為十分重要的一項內(nèi)容，并且也是必要任務(wù)。在當(dāng)前電子公文管理工作過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)清楚了解并認(rèn)識工作中存在的相關(guān)問題，依據(jù)存在的問題選擇有效措施及方法加強電子文書管理，從而使電子文書管理水平及質(zhì)量得以有效提升，促進其得以更好發(fā)展。

[1]石玉梅．電子公文檔案管理系統(tǒng)安全機制研究[J]．赤子(上中旬),2015,(13):218．

[2]周榮霞． 電子公文管理研究[J]． 現(xiàn)代經(jīng)濟信息,2014,(19):57．

[3]汪亞． 電子公文檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J]．農(nóng)業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息,2014,(08):38-39．

吳甦（1983-），男，10級助理工程師，研究方向：消防監(jiān)督。