江蘇蘇源高科技有限公司 王征美

會(huì)議可視化管理應(yīng)用的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

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本文以會(huì)議可視化管理為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，貫穿會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后全過(guò)程管理，實(shí)現(xiàn)會(huì)議資源集約化，會(huì)議信息可視化。

會(huì)議發(fā)布；會(huì)議可視化；即時(shí)提醒

引言

會(huì)議是開(kāi)展工作的必要手段，也是解決問(wèn)題的重要方式。為推動(dòng)公司會(huì)議管理工作模式和業(yè)務(wù)流程的創(chuàng)新發(fā)展，建設(shè)會(huì)議管理模塊，利用信息化手段輔助實(shí)現(xiàn)會(huì)務(wù)管理工作可視化、智能化、集約化的目標(biāo)。

1.項(xiàng)目必要性

常見(jiàn)到會(huì)議室門口的紙張張貼，各會(huì)議中心、會(huì)議室、培訓(xùn)場(chǎng)所等會(huì)議資源未達(dá)成統(tǒng)一管理，會(huì)務(wù)管理手工化，缺乏信息系統(tǒng)支撐、無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)議管理的會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中組織、會(huì)后跟蹤、會(huì)后會(huì)議資料查閱的會(huì)議全過(guò)程管理。因此，在信息化發(fā)展迅猛的當(dāng)下，會(huì)議管理模塊的建設(shè)有助于實(shí)現(xiàn)會(huì)議安排的科學(xué)管理，提高會(huì)議的效率與價(jià)值。

2.業(yè)務(wù)需求

應(yīng)服務(wù)發(fā)展方式轉(zhuǎn)變需求，建設(shè)會(huì)議可視化管理模塊，整合會(huì)議資源，實(shí)現(xiàn)會(huì)議資源管理、會(huì)議過(guò)程管理、會(huì)議引導(dǎo)可視化、會(huì)議即時(shí)提醒，提高人、財(cái)、物集約化管理效率和現(xiàn)代化管理水平。主要包括以下部分：

（1）會(huì)議資源管理：對(duì)會(huì)議室、會(huì)議中心、培訓(xùn)場(chǎng)所等資源、服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一管理。

（2）會(huì)議過(guò)程管理：實(shí)現(xiàn)會(huì)議的會(huì)前籌劃、會(huì)議發(fā)布、會(huì)中控制和會(huì)后跟蹤等全過(guò)程管理。

（3）會(huì)議引導(dǎo)可視化：通過(guò)大廳、樓道及會(huì)議室門外的顯示屏對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行有效引導(dǎo)。

（4）會(huì)議即時(shí)提醒：通過(guò)消息通知、OA等方式，提醒參會(huì)人員會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)。

3.集成設(shè)計(jì)

通過(guò)軟件接口的方式,將會(huì)議信息、會(huì)議督辦、會(huì)議更改等信息以郵件、消息通知等方式發(fā)送給參會(huì)人員。推送會(huì)議列表到門戶網(wǎng)站，顯示會(huì)議安排列表。通過(guò)軟件接口的方式，實(shí)時(shí)向會(huì)議可視化顯示終端推送會(huì)議會(huì)表，實(shí)現(xiàn)會(huì)議可視化引導(dǎo)。

4.功能實(shí)現(xiàn)

系統(tǒng)業(yè)務(wù)模塊主要模塊包括：會(huì)議資源管理、會(huì)議過(guò)程管理、會(huì)議可視化管理、會(huì)議統(tǒng)計(jì)分析。

4.1 會(huì)議資源管理

建立會(huì)議室檔案，會(huì)議申請(qǐng)人員可根據(jù)會(huì)議的規(guī)模以及性質(zhì)申請(qǐng)相應(yīng)的會(huì)議室。對(duì)會(huì)議提供的服務(wù)固定項(xiàng)目進(jìn)行規(guī)范化定義與管理。通過(guò)會(huì)議移動(dòng)設(shè)備管理，實(shí)現(xiàn)會(huì)議室移動(dòng)設(shè)備品名、參數(shù)等基礎(chǔ)信息的維護(hù)及空閑、維修中等設(shè)備狀態(tài)的動(dòng)態(tài)更新。記錄會(huì)議室及會(huì)議室設(shè)備的維修檢修信息，對(duì)正在維修檢修的會(huì)議室及設(shè)備及時(shí)更改相應(yīng)的狀態(tài)[1]。

4.2 會(huì)議過(guò)程管理

登記會(huì)議信息，根據(jù)會(huì)議類別形式，提交會(huì)務(wù)管理部門審批。會(huì)務(wù)管理部門對(duì)上報(bào)的會(huì)議資源申請(qǐng)進(jìn)行審批[2]。會(huì)議管理部門可對(duì)已審批通過(guò)的會(huì)議室進(jìn)行統(tǒng)籌調(diào)度，并對(duì)原會(huì)議安排相關(guān)人員發(fā)送會(huì)議變更通知。掛接相關(guān)會(huì)議文件，進(jìn)行會(huì)議信息發(fā)布，通過(guò)消息或郵件等途徑發(fā)送至各參會(huì)人員[3]。通過(guò)會(huì)議簽到，統(tǒng)計(jì)實(shí)際參會(huì)人員。會(huì)議室門口顯示終端顯示人員的簽到情況，信息顯示與會(huì)議簽到臺(tái)實(shí)時(shí)同步。會(huì)議主持者在會(huì)后可將會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行整理并上傳，實(shí)現(xiàn)會(huì)議紀(jì)要集中管理。各單位及參會(huì)人員，可查詢下載會(huì)議材料。

通過(guò)短信平臺(tái)或郵件方式向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議督辦工作及階段性任務(wù)。對(duì)未反饋的參會(huì)人員通過(guò)短信平臺(tái)或郵件方式進(jìn)行再次提醒。會(huì)議主持者在會(huì)后進(jìn)行會(huì)議評(píng)估總結(jié)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議評(píng)估總結(jié)集中管理。

4.3 會(huì)議可視化管理

大廳會(huì)議室引導(dǎo)可視化：實(shí)時(shí)匯總當(dāng)天所有的會(huì)議安排情況，并通過(guò)大廳會(huì)議引導(dǎo)終端，可視化展示當(dāng)天的會(huì)議安排情況。根據(jù)會(huì)議的日程安排系統(tǒng)自動(dòng)生成一周內(nèi)會(huì)表，并通過(guò)會(huì)議室會(huì)議引導(dǎo)終端可視化顯示一周會(huì)表信息、動(dòng)態(tài)展示會(huì)議室當(dāng)前狀態(tài)及進(jìn)行中的會(huì)議信息。

4.4 會(huì)議統(tǒng)計(jì)分析

可查詢會(huì)議狀態(tài)，會(huì)議狀態(tài)包括：申請(qǐng)、審核通過(guò)、進(jìn)行、結(jié)束、延時(shí)、取消等狀態(tài)。查詢?nèi)藛T可查詢自己需要參加的會(huì)議，并通過(guò)會(huì)議的會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)圖確定席位。通過(guò)查詢參會(huì)人員出席會(huì)議情況，合理安排參會(huì)人員參加會(huì)議的時(shí)間，減少參會(huì)人員的會(huì)議沖突。根據(jù)會(huì)議名稱條件進(jìn)行查詢?cè)摃?huì)議相關(guān)綜合資料，可以直接點(diǎn)擊下載資料。根據(jù)時(shí)間不同周期，以圖型報(bào)表方式展示會(huì)議室使用情況。

4.5 系統(tǒng)管理

記錄并可查詢系統(tǒng)中每一操作的響應(yīng)時(shí)間等信息，便于分析系統(tǒng)運(yùn)行效率問(wèn)題。記錄并可查詢系統(tǒng)用戶每一次登錄系統(tǒng)信息，便于分析/查詢系統(tǒng)用戶的操作習(xí)慣等。記錄并可查詢每一次系統(tǒng)發(fā)生異常時(shí)的系統(tǒng)異常日志信息，用來(lái)分析異常產(chǎn)生的原因，以便解決相應(yīng)的問(wèn)題。記錄并可查詢接口每一次連接、操作系統(tǒng)時(shí)的系統(tǒng)接口訪問(wèn)日志信息，用來(lái)分析接口對(duì)系統(tǒng)的影響。根據(jù)會(huì)議、會(huì)議室的級(jí)別，設(shè)置不同用戶的會(huì)議室的申請(qǐng)權(quán)限、會(huì)議資料的下載查看權(quán)限。

5.總結(jié)

通過(guò)建設(shè)會(huì)議管理模塊的建設(shè)，能夠更好地提高會(huì)務(wù)管理能力、提高會(huì)議服務(wù)水平、增加經(jīng)濟(jì)效益等目標(biāo)。提高會(huì)議的管理水平和服務(wù)能力；提高了會(huì)議管理的信息化，提高會(huì)議管理工作效率與規(guī)范化；利用建設(shè)的會(huì)議管理信息系統(tǒng)，能全面掌握會(huì)議資源，統(tǒng)籌調(diào)配，集中管理，集約化使用，從而能降低溝通成本。

[1]錢波．杭州師范大學(xué)會(huì)務(wù)管理信息系統(tǒng)的研究與分析[D]．云南大學(xué),2015．

[2]江河,蘭艷．大型會(huì)議會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J]．電腦與信息技術(shù),2005,(02)：57-59．

[3]白永生．常見(jiàn)信息發(fā)布、無(wú)線網(wǎng)絡(luò)及會(huì)議系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路[J]．智能建筑與城市信息,2014,(07)：82-85．

[4][美]RalphR．Young著．有效需求實(shí)踐[M]．機(jī)械工業(yè)出版社,2002．