劉揚(yáng) 潘曉剛 江蘇省廣播電視總臺

廣播發(fā)射中心遷建工程技術(shù)檔案資料的管理與控制

劉揚(yáng) 潘曉剛 江蘇省廣播電視總臺

作者通過參與江蘇省廣播發(fā)射中心遷建工程技術(shù)檔案管理以及技術(shù)系統(tǒng)驗收, 針對工程在建設(shè)過程中資料的管理與控制，總結(jié)了廣播發(fā)射中心遷建工程技術(shù)檔案管理的實踐經(jīng)驗。

廣播發(fā)射中心遷建項目 建設(shè)單位 工程技術(shù)檔案

一、廣播發(fā)射中心遷建項目概述

為促進(jìn)江蘇省廣播事業(yè)的發(fā)展，確保廣播安全播出，妥善解決城市建設(shè)與保護(hù)廣播設(shè)施的矛盾，2008年2月14日，江蘇省委常委會確定將位于南京河西地區(qū)中心地帶的中短波廣播發(fā)射臺，即江東門發(fā)射臺采用異地重建方式遷往南京市江寧區(qū)谷里鎮(zhèn)蓮花塘村。

新建廣播發(fā)射中心占地829畝，總建筑面積17000㎡，采用先進(jìn)成熟的技術(shù)和工藝，按照“數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化、人性化”的要求，建設(shè)了“節(jié)傳、發(fā)射、天饋、供電、自動化、環(huán)境”六大系統(tǒng)，多項技術(shù)為行業(yè)首次采用，同時建設(shè)了完善的后勤保障體系。廣播發(fā)射中心的建成，極大地提升了江蘇省廣播電視總臺廣播中短波發(fā)射的保

障水平，也為今后事業(yè)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)。

建設(shè)一個新發(fā)射臺是百年大計，從選址到基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，都要從理論上進(jìn)行論證，在實踐中按規(guī)范施工。江蘇省廣播發(fā)射中心遷建工程從立項、審批、設(shè)計、開工建設(shè)、試運(yùn)行直至正式運(yùn)行，歷時近七年時間，這期間形成了大量有價值的檔案資料，這些檔案資料全面反映了工程建設(shè)的詳細(xì)情況，是廣播發(fā)射中心建設(shè)至建成中形成的真實歷史記錄，也是工程審計的重要憑證，同時也是今后改造以及擴(kuò)建不可缺少的重要文字資料。整個建設(shè)過程中，廣播發(fā)射中心遷建部門把工程技術(shù)資料的收集歸檔作為工程建設(shè)的一項重要工作來抓，切實加強(qiáng)電臺重要工程檔案管理工作，為廣播發(fā)射不間斷、高質(zhì)量、既經(jīng)濟(jì)又安全的播出提供全方位的服務(wù)。

二、工程技術(shù)檔案

2.1 工程技術(shù)檔案的概念

檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。建設(shè)工程檔案是指在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡稱為工程檔案。主要包括工程項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、立項、勘察、設(shè)計、施工、調(diào)試、竣工驗收等整個基本建設(shè)程序中形成的文字、圖紙、聲像等。

工程技術(shù)檔案既是鑒別工程質(zhì)量，真實記錄工程建設(shè)過程，特別是隱蔽工程的原始證據(jù)，又是工程使用、維修、管理、改建等的重要依據(jù)，同時還能反映建設(shè)單位及相關(guān)參建單位工程管理水平。做好工程技術(shù)檔案的管理與控制是建設(shè)單位進(jìn)行工程管理的重要工作之一。

2.2 工程技術(shù)檔案的收集原則

工程技術(shù)檔案的收集工作從項目的醞釀開始到竣工投入使用結(jié)束，持續(xù)的時間長，牽扯的單位多，收集的內(nèi)容也非常繁雜，因此必須堅持以下幾個原則，以做好檔案收集工作。

（1）建設(shè)單位為主的分工負(fù)責(zé)制原則。建設(shè)工程檔案由建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察設(shè)計單位、施工單位和監(jiān)理單位編制和整理。建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位和材料、構(gòu)件及設(shè)備供應(yīng)單位應(yīng)根據(jù)有關(guān)要求，完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的有關(guān)檔案的編制和整理、歸檔工作。

（2）與工程進(jìn)展同步原則。建設(shè)工程檔案的收集、整理、歸檔和項目檔案的移交應(yīng)與項目的立項準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗收同步進(jìn)行。

（3）應(yīng)收盡收原則。所有反映與建設(shè)工程有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，都應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)項目檔案，檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

2.3 工程技術(shù)檔案的收集責(zé)任

2.3.1 項目準(zhǔn)備階段

建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累和整理項目前期文件以及設(shè)備、工藝和涉外文件；勘察、設(shè)計單位負(fù)責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計文件，并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件。

2.3.2 項目施工階段

項目實行總承包的，由各分包單位負(fù)責(zé)其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總；由建設(shè)單位分別向幾個單位發(fā)包的，由各承包單位負(fù)責(zé)收集、積累其承包項目的全部文件；項目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、積累項目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托的項目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項目建設(shè)中文件收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，審核、簽署竣工文件，并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件。

2.3.3 項目試運(yùn)行階段

試運(yùn)行單位負(fù)責(zé)收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試運(yùn)行中形成的文件；項目器材供應(yīng)、財務(wù)管理單位或部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集、積累所承建項目的器材供應(yīng)和財務(wù)管理中形成的文件。

三、廣播發(fā)射中心遷建工程技術(shù)檔案管理實踐經(jīng)驗

（1）建立高效的檔案管理機(jī)構(gòu)和控制組織體系

建設(shè)單位首先應(yīng)建立一個經(jīng)驗豐富、工作高效的檔案管理機(jī)構(gòu)，特別是檔案管理人員，一定要具有檔案管理知識，認(rèn)真負(fù)責(zé)、仔細(xì)踏實，善于處理檔案收集、分類、歸檔、查詢等各種問題。其次，建設(shè)單位必須建立檔案控制的組織體系，由建設(shè)單位按照檔案控制計劃與各責(zé)任單位簽定檔案控制目標(biāo)責(zé)任書，建設(shè)單位安排專人負(fù)責(zé)檔案控制工作。

(2) 編制檔案管理技術(shù)措施，建立進(jìn)度控制會議制度

建設(shè)工程施工安全技術(shù)措施主要包括：檔案控制目標(biāo)、檔案控制程序、檔案組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)權(quán)限、檔案規(guī)章制度、措施、獎罰等。檔案控制工作包含了大量的組織、協(xié)調(diào)工作，而會議是組織和協(xié)調(diào)的重要手段，所以，必須建立定期的檔案控制工作會議制度。

（3）加強(qiáng)檔案管理教育、配備檔案管理設(shè)備

建設(shè)單位要把保證檔案工作開展的經(jīng)費(fèi)足額列入資金計劃，由專人負(fù)責(zé)管理，專門用于檔案管理設(shè)備的購置和維護(hù)、檔案教育、檔案培訓(xùn)及檔案管理責(zé)任制獎勵開支等，為動態(tài)的檔案管理體系提供穩(wěn)定而有力的經(jīng)濟(jì)保障。加強(qiáng)專兼職檔案人員的檔案知識培訓(xùn)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理有關(guān)制度，不斷提高全體人員的檔案意識。

（4）建立有效的檔案控制考核機(jī)制

按照建設(shè)單位與各責(zé)任單位簽定的檔案控制目標(biāo)責(zé)任書，對責(zé)任目標(biāo)執(zhí)行情況進(jìn)行考核，并和經(jīng)濟(jì)利益掛鉤。

（5）強(qiáng)化檔案驗收工作

建設(shè)工程檔案驗收是對已完工的建設(shè)工程的工程檔案按規(guī)定程序檢查后，確認(rèn)其是否符合檔案驗收標(biāo)準(zhǔn)的要求，可否歸檔的一個重要環(huán)節(jié)；是嚴(yán)格進(jìn)行建設(shè)工程項目檔案質(zhì)量的檢查評定和驗收；是保證檔案管理工作質(zhì)量的重要手段。凡建設(shè)工程的工程檔案未經(jīng)驗收合格的，建設(shè)單位不能舉行竣工驗收會，更不能辦理工程結(jié)算手續(xù)。

四、結(jié)束語

廣播發(fā)射中心遷建工程涉及面廣，資料收集貫穿于工程全過程。作為建設(shè)方，從工程技術(shù)方案編制、設(shè)計到具體施工、調(diào)試、運(yùn)行的各個環(huán)節(jié)，建設(shè)方人員對工程項目的情況最了解。因此，遷建部門至始至終都要求每一位參與項目的人員要有“檔案”意識。

作為工程項目中非常重要的一個步驟，工程技術(shù)檔案不僅是確定竣工驗收的一個非常重要的依據(jù)，它對工程建成投入使用后的管理、運(yùn)行、維護(hù)等技術(shù)工作的決策、設(shè)計起著重要的憑證和依據(jù)作用，對其他工程也起著借鑒與參考作用。因此，要從思想上高度重視這項工作，認(rèn)真細(xì)致對待這項工作的各個環(huán)節(jié)，提高技術(shù)檔案管理的效率性，使技術(shù)檔案管理工作更好的服務(wù)于工程項目這個大局，為基層廣播發(fā)射臺站的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。