楊玉蓉
(長沙市圖書館,湖南長沙 410008)
讀者服務(wù)
現(xiàn)代公共圖書館讀者投訴問題研究
楊玉蓉
(長沙市圖書館,湖南長沙 410008)
文章分析了現(xiàn)代公共圖書館讀者投訴的原因,闡述了妥善處理讀者投訴的積極意義,并提出了積極應(yīng)對讀者投訴的具體策略。
現(xiàn)代公共圖書館 讀者服務(wù) 讀者投訴 對策
近年來,許多現(xiàn)代公共圖書館(以下簡稱現(xiàn)代圖書館)為充分發(fā)揮其公共服務(wù)職能,不斷引入現(xiàn)代服務(wù)理念與現(xiàn)代設(shè)施設(shè)備,積極采取有效措施,竭力提升服務(wù)能力,使讀者到館率、文獻借閱率和社會影響力逐年提升。但在讀者服務(wù)過程中,圖書館仍會不可避免地因各種原因引起讀者不滿甚至投訴,而這種投訴現(xiàn)象在現(xiàn)代圖書館中更為突出。隨著讀者人數(shù)的成倍遞增,讀者投訴量也隨之攀升。盡管讀者投訴是對圖書館管理及服務(wù)工作不滿的一種表達方式,但同時又是圖書館發(fā)現(xiàn)問題并優(yōu)化服務(wù)的重要依據(jù)。為此,如何積極應(yīng)對讀者投訴問題,并將其作為提升圖書館整體服務(wù)水平的重要手段,已成為整個圖書館工作的一個重要組成部分。
相較傳統(tǒng)圖書館,現(xiàn)代圖書館讀者服務(wù)工作呈現(xiàn)出三個新特點。(1)服務(wù)內(nèi)容多元化?,F(xiàn)代圖書館全方位拓展服務(wù)內(nèi)容,除了提供紙質(zhì)文獻服務(wù)外,數(shù)字化信息服務(wù)成為新亮點,同時還為讀者提供內(nèi)容豐富的各種講座、培訓(xùn)及沙龍等服務(wù)。(2)服務(wù)方式現(xiàn)代化?,F(xiàn)代圖書館一改傳統(tǒng)圖書館面對面交流的單一服務(wù)方式,主要借助各種現(xiàn)代服務(wù)設(shè)備(RFID自助辦證機、自助借還機及檢索設(shè)備等),實現(xiàn)從人人交互到人機交互的轉(zhuǎn)變。(3)互動平臺網(wǎng)絡(luò)化。圖書館與讀者的互動交流,不再局限于電話或面對面的傳統(tǒng)形式,而是延伸至QQ、微信、微博或論壇等交流平臺,實現(xiàn)互動平臺網(wǎng)絡(luò)化。
暢通的投訴渠道,不僅利于圖書館廣納讀者之言,更利于圖書館及時有效地處理讀者投訴?,F(xiàn)代圖書館的讀者主要有如下三種投訴渠道:(1)現(xiàn)場投訴。發(fā)現(xiàn)問題后,讀者向工作人員進行面對面投訴,這是最為直接的傳統(tǒng)投訴方式。(2)在線投訴。為暢通投訴渠道,除了面對面的現(xiàn)場投訴方式外,圖書館還為讀者開辟了Email、微博、QQ群、微信群、微信公眾號和論壇留言等在線投訴方式。該方式不受時空局限,可隨時隨地進行投訴。與現(xiàn)場投訴方式不同的是,通過此種方式投訴的對象已不僅限于圖書館,而延伸至圖書館管理部門甚至上級主管部門。(3)媒體曝光。讀者將自己在圖書館的不滿遭遇通過報社、廣播、電視、網(wǎng)絡(luò)等新聞媒體向社會曝光,期待借助社會影響力,促使問題得到及時解決。
在讀者使用圖書館的過程中,當圖書館的服務(wù)承諾與實際提供的服務(wù)之間存在差距時,往往會引起讀者不滿甚至投訴?,F(xiàn)代圖書館讀者投訴的主要原因如下:
指圖書館現(xiàn)有規(guī)章制度與讀者需求相悖,如:借閱規(guī)則不夠嚴謹,違背信息資源最大化利用原則;業(yè)務(wù)流程存在明顯不合理;文獻丟失賠償辦法存在歧義;繳費方式過于單一;對特殊讀者群體的借閱行為限制過多;入館時所攜物品限制過多;開放時間不夠人性化等。
據(jù)筆者在流通服務(wù)部處理讀者投訴時發(fā)現(xiàn),32.6%的投訴源于工作人員不當?shù)姆?wù)方式,具體表現(xiàn)在如下幾個方面:服務(wù)不主動,態(tài)度冷漠、消極、回避,語氣強硬、居高臨下甚至出言不遜;服務(wù)語言不夠規(guī)范;肢體語言怠慢無禮,如不屑的眼神、冷漠的表情、無所謂的手勢等,易讓讀者產(chǎn)生被敷衍的感覺;在崗時旁若無人地閑聊說笑或高聲電話;擅離職守,導(dǎo)致讀者等候時間過長[1];工作出錯時習慣推卸責任;與讀者發(fā)生爭議時,往往缺乏理性、據(jù)理力爭、咄咄逼人甚至情緒失控,使讀者陷入難堪之境等。
(1)服務(wù)內(nèi)容方面:館藏資源(紙質(zhì)文獻資源與數(shù)字化信息資源)不能充分滿足讀者多元化信息需求;館藏結(jié)構(gòu)不合理;薦購服務(wù)效率不高,有的薦購系統(tǒng)形同虛設(shè);文獻亂架現(xiàn)象嚴重,文獻檢索結(jié)果與實際不符[2];館員專業(yè)素養(yǎng)欠缺,工作效率不高,不能迅速、準確地為讀者提供所需信息服務(wù);數(shù)字資源獲取存在障礙;無法滿足讀者較深層次的參考咨詢服務(wù)[3];新書刊上架緩慢;過刊裝訂周期過長而影響讀者借閱;分館文獻流通緩慢,館藏更新滯后等。(2)服務(wù)設(shè)備方面:自助借閱流程及相關(guān)設(shè)置不夠人性化;自助借還機、書目檢索系統(tǒng)或電子閱覽室電腦等服務(wù)設(shè)備出現(xiàn)故障時卻未能及時排除;因讀者誤操作自助設(shè)備引起的各種投訴;借還記錄與自助借還系統(tǒng)提示不一致;已借文獻出現(xiàn)假丟失現(xiàn)象;書目檢索系統(tǒng)出現(xiàn)書目數(shù)據(jù)錯誤或數(shù)據(jù)不完全現(xiàn)象;防盜系統(tǒng)誤報現(xiàn)象頻繁等。
服務(wù)設(shè)施的不完善直接影響圖書館的服務(wù)環(huán)境,對服務(wù)環(huán)境的不滿是造成讀者投訴的原因之一,如:座椅、燈光、空調(diào)等配套設(shè)施不完善;燈光過于刺眼;空調(diào)溫度不適;閱讀環(huán)境不夠安靜;典藏書車移動聲音過大;工作人員對讀者在借閱場所吃零食、高聲電話或任由小孩哭鬧喧嘩等現(xiàn)象不加以制止;無障礙設(shè)施考慮不周;衛(wèi)生間異味明顯;存包柜出現(xiàn)故障卻無人處理等。
部分投訴行為源于讀者自身因素,如:讀者自身信息素養(yǎng)缺失,對圖書館規(guī)章制度、服務(wù)內(nèi)容、借閱流程、現(xiàn)代借閱設(shè)備的使用技巧及信息檢索技能等不夠熟悉,導(dǎo)致操作受阻;讀者對圖書館預(yù)期過高,當實際得到的服務(wù)低于預(yù)期時易引發(fā)投訴[4];部分讀者因?qū)D書館公益服務(wù)存在誤讀而投訴;有些讀者生性敏感且個人素養(yǎng)欠缺,習慣回避自身原因,遇事缺乏理性,易產(chǎn)生無理取鬧、得理不饒人甚至動不動撥打110等過激行為。
圖書館的管理與服務(wù)水平如何,只有通過圖書館的使用者方可得以檢驗。讀者通過投訴,指出圖書館工作中存在的諸多問題與不足,為圖書館提供了一個發(fā)現(xiàn)問題、改善服務(wù)并促進發(fā)展的契機,具有重要的現(xiàn)實意義[5]。許多讀者投訴提供的良好建議與改進措施,具有很強的針對性。鑒于此,圖書館應(yīng)高度重視讀者投訴,并對相關(guān)投訴進行實地調(diào)查與理性分析,以便及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的典型性問題。隨后,應(yīng)以讀者投訴為切入點,對各項工作采取相應(yīng)措施予以針對性地改進。譬如:對信息資源建設(shè)方面的投訴可提高文獻采購質(zhì)量并優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)(我館為此策劃了線下“你的BOOK我買單”、線上“惠”讀書以及“云館藏”等活動,讓廣大讀者直接參與文獻采選工作,取得了良好的社會效應(yīng));針對自助設(shè)備的投訴可促使圖書館加強讀者教育工作(針對老年讀者對自助設(shè)備操作存在障礙的投訴,我館及時優(yōu)化自助借還流程,并為他們定期舉辦相關(guān)培訓(xùn)講座,讓其迅速掌握自助借還技能,頗受老年讀者好評);針對繳費方式過于單一的投訴,圖書館可開通微信、支付寶等便捷繳費方式;對服務(wù)環(huán)境及設(shè)施的投訴可促使圖書館改善辦館條件等。
讀者投訴雖會在一定程度上對圖書館造成不良社會影響,但圖書館若能立足讀者,及時對投訴予以解決,又將提升讀者對圖書館的信任度與滿意度。同時,許多讀者還會將自己滿意的投訴經(jīng)歷或感受分享給身邊親朋或其他讀者,讓他們對圖書館健全的投訴處理機制和良好的服務(wù)質(zhì)量有個全新的了解。這種積極體驗的相互傳遞,也是對圖書館誠信口碑的一種極具說服力的正面宣傳,利于擴大圖書館的社會影響力。同時,這種正面宣傳還利于圖書館與讀者之間建立良好的服務(wù)關(guān)系,而這種穩(wěn)定的良好關(guān)系正是促進圖書館持續(xù)健康發(fā)展的重要前提和基礎(chǔ),有助于圖書館塑造良好的社會形象。
在傳統(tǒng)的小學(xué)語文教學(xué)中,大多教師局限于“書本”二字,使學(xué)生的視野被限制于語文教材當中,學(xué)生只能通過課堂教學(xué)獲取一定的信息和資源。再加上語文教材更新的周期長,許多深受學(xué)生喜愛的、緊跟時代發(fā)展的童話被排斥在語文教材之外,導(dǎo)致教材中的童話對學(xué)生逐漸喪失了吸引力。因此,為充分發(fā)揮童話的審美功能,教師應(yīng)當適當拓展教學(xué)內(nèi)容,通過課下進行互聯(lián)網(wǎng)閱讀、構(gòu)建圖書角、組織閱讀課的形式,適時拓展一些課外童話讀物,增加學(xué)生的閱讀容量,進而開闊學(xué)生的視野,充分發(fā)揮童話的審美功能,讓學(xué)生在學(xué)習過程中逐漸提高童話鑒賞能力。
圖書館傳統(tǒng)觀念大多將投訴讀者視之為麻煩制造者,因而對投訴的處理往往也是敷衍了事[6]。實踐證明,樹立全新的讀者投訴處理理念是正確處理好讀者投訴問題的前提。(1)讀者投訴處理是否順利,領(lǐng)導(dǎo)高度重視是根本,部門通力協(xié)作是關(guān)鍵。特別是當投訴涉及數(shù)個部門時,圖書館應(yīng)召集部門主任會議共同協(xié)商解決。若協(xié)商未果,則可提交館務(wù)會進行專題研究,進一步共商對策。(2)圖書館要正確認識讀者投訴現(xiàn)象,認真分析投訴原因,并從中發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題,將之作為今后改進工作的重要依據(jù)。(3)可設(shè)立館長接待日、開通館長郵箱,以便讀者與館領(lǐng)導(dǎo)的直接溝通,便于領(lǐng)導(dǎo)及時掌握有待改進的工作。(4)對于讀者投訴反映較多的部門,圖書館應(yīng)針對性采取切實有效的措施予以整改。整改過程中,各部門應(yīng)明確職責,積極協(xié)調(diào),杜絕相互推諉。對于短期內(nèi)無法解決的投訴,圖書館應(yīng)向讀者實事求是予以說明,以獲得讀者的理解與諒解。
圖書館處理讀者投訴時應(yīng)正確把握四個基本原則:(1)換位思考原則。讀者投訴最終目的是希望問題能得以妥善解決。為此,接受讀者投訴時應(yīng)立足讀者換位思考,熱情接待、認真聽取并詳細了解其投訴的具體原因,積極尋求解決辦法。切忌將投訴的讀者視作對立面,甚至懷有抵觸情緒。(2)認真聆聽原則。對于讀者投訴,應(yīng)本著“有則改之,無則加勉”的誠懇態(tài)度。受理投訴時應(yīng)耐心傾聽其各種訴求,這種態(tài)度體現(xiàn)了圖書館對讀者的重視與尊重,這種相互信任的關(guān)系更利于投訴問題的有效解決。若被中途打斷,讀者會對圖書館心生失望之感,還有可能使投訴升級。(3)控制情緒原則。隨著館員處理讀者投訴工作量驟增,特別是每天周而復(fù)始地處理那些頻繁出現(xiàn)的投訴問題時,他們極易產(chǎn)生焦躁甚至情緒失控等情況,而這種不良情緒將直接影響投訴處理效果。因此,面對讀者投訴時,館員應(yīng)努力控制情緒,理性對待各種投訴。(4)及時處理原則。一旦接受投訴,圖書館應(yīng)盡量爭取第一時間作出積極回應(yīng)并快速處理,給讀者一種備受重視的感覺[7],而不是習慣回復(fù)一些類似“投訴正在處理中,請耐心等待”等推諉應(yīng)付之詞。對于讀者投訴,圖書館更應(yīng)立即采取行動,認真分析原因,研究解決對策。而對投訴的各種怠慢或拖延,則會直接影響讀者對圖書館的信任度。
5.3.1 建立健全讀者投訴處理長效機制
為提高讀者投訴處理工作效率,圖書館應(yīng)建立健全讀者投訴處理長效機制。(1)受理機制:除了設(shè)立讀者意見箱、意見簿、投訴專線等傳統(tǒng)投訴渠道外,還可在QQ群、微信群、微信公眾號、微博或論壇留言等處開辟在線投訴渠道;設(shè)立受理讀者投訴的專門部門或崗位,對讀者投訴信息進行統(tǒng)計分析,并將分析結(jié)果及時反饋給相關(guān)部門和館領(lǐng)導(dǎo)。如:為能更全面地了解本館讀者投訴動態(tài),我館各部門每周會將本周讀者投訴情況進行分類匯總、詳細分析,并會提出具體的處理方案。(2)處理機制:對讀者投訴杜絕回避,應(yīng)主動及時處理。投訴問題若不能當即處理,受理投訴的工作人員應(yīng)于當日之內(nèi)及時將該投訴轉(zhuǎn)至相關(guān)部門予以解決。若投訴問題牽涉數(shù)個部門,則可將之提交部門主任會議或館務(wù)會共商解決方案。(3)檢查機制:不定期檢查各部門對讀者投訴問題的落實工作情況,并將其工作成效納入到部門年度考核范疇。每天下班前,我館各部門都會將當日投訴處理進度及時向部門主任反饋。只有對投訴處理進度予以及時跟進,方可將讀者投訴處理工作最終落到實處。(4)反饋機制。對于投訴問題的最終解決結(jié)果,讀者尤為關(guān)注。無論問題能否得以妥善解決,最遲五個工作日內(nèi)圖書館需將處理結(jié)果及時反饋給讀者。
5.3.2 建立健全讀者投訴處理考核機制
及時妥善處理讀者投訴,旨在最大限度地滿足讀者需求。為切實提升讀者投訴處理效率,圖書館應(yīng)建立健全讀者投訴處理考核機制。(1)應(yīng)根據(jù)各部門的服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)準則制定相應(yīng)工作流程,明確各自職責范圍和服務(wù)標準。(2)確定各服務(wù)流程處理讀者投訴的崗位,并對該崗位設(shè)置做出具體要求,明確崗位人員所應(yīng)具備的相關(guān)業(yè)務(wù)能力。(3)應(yīng)對讀者進行不定期追蹤回訪,并以讀者的滿意度作為館員考核的重要依據(jù)。只有通過健全的考核機制,將投訴處理工作情況納入到個人年度績效考核中,才能有效調(diào)動館員的工作積極性,才能讓其處理讀者投訴時從被動應(yīng)付轉(zhuǎn)變到積極應(yīng)對。因此,圖書館應(yīng)對讀者投訴處理情況加以全面管理,對相關(guān)館員進行專項考核??己私Y(jié)果應(yīng)與其績效掛鉤[8],對于那些在處理讀者投訴方面效果顯著者,應(yīng)給予特別獎勵與鼓勵。
讀者投訴反映的許多問題大多易被圖書館忽視,但卻最能反映圖書館的服務(wù)現(xiàn)狀。為了加強對讀者投訴信息的全面管理,圖書館應(yīng)指定專人負責對讀者投訴信息及時進行收集、整理與歸類,并將相應(yīng)整改措施等信息加以整合,建立根據(jù)投訴內(nèi)容劃分的讀者投訴信息管理數(shù)據(jù)庫,數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容涵蓋投訴讀者的相關(guān)信息、投訴內(nèi)容、成因分析、應(yīng)對措施及處理效果評價等信息。圖書館應(yīng)對投訴信息予以高度重視,定期對其進行深度分析與總結(jié)。各部門每周應(yīng)向該數(shù)據(jù)庫提交讀者投訴信息統(tǒng)計周報,每月提交總結(jié)月報。年底,提交讀者投訴統(tǒng)計年報,還需對每月的投訴處理情況分別予以統(tǒng)計分析。通過對讀者投訴信息的全面分析,明確工作中的薄弱環(huán)節(jié)和典型不足,為今后工作的改進提供最直接的重要參考依據(jù)。數(shù)據(jù)庫相關(guān)內(nèi)容應(yīng)及時向館員予以公布,使其在今后的工作中能盡量避免同樣的工作失誤,并于再次遇到類似投訴時能熟練應(yīng)對。同時,還可在總分館之間開展應(yīng)對讀者投訴方面的業(yè)務(wù)交流活動,共享數(shù)據(jù)庫內(nèi)大量的投訴處理經(jīng)驗,互相借鑒,共同促進。
現(xiàn)代圖書館無論是在服務(wù)內(nèi)容還是服務(wù)方式方面均在不斷創(chuàng)新,這對讀者投訴處理人員的業(yè)務(wù)技能及綜合素養(yǎng)也提出了更高要求。因此,培養(yǎng)高素質(zhì)的讀者投訴處理隊伍,是提升讀者投訴處理效率最直接的可靠保證。除了要熟悉圖書館的各項規(guī)章制度、服務(wù)內(nèi)容、工作流程、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、現(xiàn)代設(shè)備的操作技能外,館員還應(yīng)具備良好的語言表達能力、溝通能力及應(yīng)變能力,并掌握一定的禮儀知識和心理學(xué)常識。為此,圖書館應(yīng)對館員進行有針對性的業(yè)務(wù)培訓(xùn),以提升其業(yè)務(wù)素養(yǎng)與服務(wù)技能。同時,還應(yīng)對其開展語言表達、服務(wù)禮儀等服務(wù)技能的培訓(xùn)。為提高培訓(xùn)工作的針對性與實效性,可將本館讀者投訴處理典型案例作為培訓(xùn)內(nèi)容。通過多種形式的培訓(xùn),可有效提升館員的業(yè)務(wù)技能、服務(wù)水平及讀者投訴處理能力,盡量減少服務(wù)過程中因人為因素而導(dǎo)致的投訴行為。實踐證明,若能理性看待讀者投訴并積極予以應(yīng)對,其實大部分投訴均可在日常工作中得以妥善處理。此外,在個人素養(yǎng)方面,負責處理讀者投訴的館員還應(yīng)特別具有愛心、耐心和高度責任心,并具有一定的親和力、洞察力和及時處理投訴的能力。同時,館員應(yīng)將讀者投訴處理視為圖書館一項重要服務(wù)工作,牢固樹立全局意識,積極、主動、熱情地妥善處理各種讀者投訴問題,為圖書館的健康持續(xù)發(fā)展掃除障礙。
通過對讀者投訴成因的分析,許多投訴源自讀者利用圖書館能力的欠缺。因此,為盡可能降低讀者投訴率,圖書館應(yīng)充分發(fā)揮其教育職能,大力加強讀者教育工作,以幫助讀者更充分、更有效地利用圖書館。(1)加強入館教育。為能讓讀者盡快適應(yīng)現(xiàn)代圖書館的服務(wù)環(huán)境,圖書館首先應(yīng)向讀者介紹本館概況和如何正確利用圖書館,如:耐心指導(dǎo)讀者閱讀《讀者須知》、《讀者服務(wù)指南》、《數(shù)據(jù)庫使用指南》等。(2)加大培訓(xùn)力度。為有效提高讀者利用圖書館的能力,圖書館應(yīng)根據(jù)投訴熱點對讀者定期進行教育培訓(xùn),培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋文獻檢索知識、自助設(shè)備的使用、數(shù)字化信息獲取、網(wǎng)絡(luò)交流新工具的使用及微信自助服務(wù)技能等內(nèi)容。同時,還應(yīng)對讀者加強圖書館意識教育,讓他們在自覺利用圖書館的同時也能自覺遵守圖書館規(guī)章制度和行為規(guī)范。(3)加強現(xiàn)場指導(dǎo)。由于許多讀者對現(xiàn)代服務(wù)設(shè)備操作存在諸多障礙,圖書館應(yīng)耐心為其講解操作技能,并應(yīng)輔之以現(xiàn)場示范。通過一系列讀者教育工作,能有效提升讀者利用圖書館的能力,從而將讀者投訴率降至最低。
讀者投訴為現(xiàn)代圖書館提供了發(fā)現(xiàn)問題的重要途徑,而妥善處理讀者投訴問題則有助于整體提升現(xiàn)代圖書館的管理與服務(wù)水平。因此,圖書館應(yīng)本著“以人為本”的服務(wù)理念,高度重視讀者投訴,采取有效措施積極應(yīng)對,從而不斷提升讀者服務(wù)水平和讀者服務(wù)滿意度,促進現(xiàn)代公共圖書館事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。
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StudyontheReaders’ComplaintsinModernPublicLibraries
YangYurong
The paper analyses the causes of readers’ complaints in public libraries, expounds the positive significance of handling readers’ complaints properly and then proposes the specific strategies in response to readers’ complaints positively.
Modern public library; Reader service; Readers’ complaints; Strategy
G252
A
楊玉蓉,女,副研究館員,長沙市圖書館流通服務(wù)部副主任。研究方向:讀者服務(wù)和信息資源編目,發(fā)表論文十余篇。