王念

（甘肅中醫(yī)藥大學(xué)，甘肅蘭州730000）

高校財務(wù)管理工作流程的優(yōu)化設(shè)計

王念

（甘肅中醫(yī)藥大學(xué)，甘肅蘭州730000）

在全新的互聯(lián)網(wǎng)信息化時代，隨著高校教育理念和教學(xué)管理工作的日趨成熟，在培養(yǎng)知識經(jīng)濟(jì)人才層面，逐漸傾向于大眾市場的實際需求和具體需求。對此，高校其他各項輔助性教學(xué)管理工作及其任務(wù)的開展，也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)當(dāng)下新常態(tài)的發(fā)展趨勢。其中，作為各項管理工作的核心一環(huán)，財務(wù)管理工作在整個高校管理工作中的重要作用應(yīng)引起我們的重視，同時也要清楚地認(rèn)識到我國高校財務(wù)管理工作中突出存在的一些弊端和不足，這些問題矛盾均嚴(yán)重阻礙著高等教育事業(yè)改革的健康有序進(jìn)行。基于此，文章關(guān)于高校財務(wù)管理工作流程的優(yōu)化設(shè)計，依據(jù)著當(dāng)下國內(nèi)高校財務(wù)管理工作現(xiàn)狀，針對其中突出存在的問題展開分析，提出相應(yīng)的改善建議，以期為高校財務(wù)管理工作的有序開展提供有益參考。

互聯(lián)網(wǎng)+；財務(wù)管理；流程再造；信息系統(tǒng)

一、引言

高等教育承擔(dān)著培養(yǎng)高級專業(yè)人才、發(fā)展科學(xué)技術(shù)文化及促進(jìn)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的重大任務(wù)。在當(dāng)前新常態(tài)大背景趨勢下，高等教育改革逐漸走向一個深層次發(fā)展領(lǐng)域，同時也帶來了諸多的挑戰(zhàn)。比如，資金來源多元化、多校區(qū)運行、事項總量擴(kuò)大等，均給高校財務(wù)管理工作帶來了諸多不利因素，這些均需要從細(xì)節(jié)中加以強(qiáng)化，同時也要求各高校需要建立一套集中管理監(jiān)控的財務(wù)工作運營模式[1]。在高校的管理工作中，財務(wù)管理工作占據(jù)著至關(guān)重要的地位。換言之，高校財務(wù)管理工作關(guān)系著高校各項工作項目的科學(xué)決策與合理規(guī)劃與否，同時更與我國高等教育事業(yè)的改革創(chuàng)新發(fā)展緊密相連。特別是在當(dāng)下科技化、信息化高速發(fā)展的今天，“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)深刻影響著社會發(fā)展、人們生活工作的方方面面，為高校財務(wù)管理方式現(xiàn)代化發(fā)展提出了一種新的思維模式。基于此，筆者引入“流程再造”理念，提倡借助于互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)，積極搭建一套完備的信息化運營平臺。

二、高校財務(wù)管理現(xiàn)狀與問題分析

關(guān)于高校財務(wù)管理，它是指保證高校財務(wù)制度順利執(zhí)行和保障高校財務(wù)管理統(tǒng)一性的根本制度。由于高校是社會主義事業(yè)建設(shè)發(fā)展中的特殊領(lǐng)域，與以盈利為經(jīng)營目的的企業(yè)組織存在很大不同。但是，在當(dāng)下市場經(jīng)濟(jì)不斷深化的大背景下，高校財務(wù)管理對高校的改革和發(fā)展越來越重要。因而，對于我國高等教育事業(yè)的變革創(chuàng)新發(fā)展，也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代的潮流，逐步確立現(xiàn)代化的管理運營機(jī)制[2]。因為高校財務(wù)管理工作的每一個環(huán)節(jié)、每一個階段包括每一項步驟，與高校各層面的改革發(fā)展緊密相連。甚至從某種程度上可以說，高校財務(wù)管理工作的實效性決定著高校未來一段時期的改革、發(fā)展進(jìn)程的效率和速率。更為直接一點來講，良好的資金運轉(zhuǎn)是保證高校充分發(fā)揮行政管理職能的前提和基礎(chǔ)，而這一切要想更加細(xì)致、全方位地實施貫徹下去，離不開完備化的財務(wù)管理制度。

然而，當(dāng)下全國兩千八百多所大大小小的高等院校，絕大多數(shù)還繼續(xù)沿用著傳統(tǒng)的財務(wù)管理制度。高校財務(wù)部門，除了基本的收支核算一些大大小小的項目活動之外，需要更多地參與到高校重大發(fā)展事項的論證、收入分配改革、校內(nèi)體制改革等層面。但是，在實際管理運營中，原本應(yīng)當(dāng)作為各部門管理工作的核心一環(huán)，卻成為了最薄弱的一環(huán)。在這種局面下，許多問題也接連出現(xiàn)[3]。例如，由于財務(wù)信息過于封閉，造成各部門信息口徑也不一致，最終導(dǎo)致各部門間橫向信息傳遞受到極大阻礙；此外，科研經(jīng)費管理方面是矛盾最為突出的一項問題，科研經(jīng)費管理不夠規(guī)范，再加上現(xiàn)金報賬流程繁瑣，效率低下。細(xì)細(xì)分析后可以發(fā)現(xiàn)，滯后的財務(wù)信息化建設(shè)是問題的最大本源，其無法滿足新時期高速推進(jìn)下的高校改革進(jìn)程。下面通過圖1可以更加清晰地看到當(dāng)前國內(nèi)高校財務(wù)管理工作領(lǐng)域突出存在的問題。

圖1 傳統(tǒng)高校財務(wù)管理模式下的現(xiàn)金報賬流程

正如圖1流程框圖所示，這也是前幾年在該領(lǐng)域突出存在的問題。第一，原始票據(jù)不符合財務(wù)制度規(guī)定。根據(jù)現(xiàn)行的高校財務(wù)管理制度的規(guī)定可以清楚地認(rèn)識到，有些票據(jù)實際上是不可報銷的。比如，連號發(fā)票、假發(fā)票、缺少明細(xì)的發(fā)票等，但凡經(jīng)過審核后被認(rèn)定為不合格的，均應(yīng)當(dāng)予以退回。在這種情況下，我們需要考慮的是原始票據(jù)的真實性和合法性，其是否需要在領(lǐng)導(dǎo)簽字前拿到財務(wù)處檢驗，這是一項非常值得我們重視的問題。然而，很多問題就出現(xiàn)在這一環(huán)節(jié)，這是很多高校普遍存在的一個問題現(xiàn)象。報賬流程都是等領(lǐng)導(dǎo)簽字以后才送到財務(wù)處核銷，而領(lǐng)導(dǎo)很多并非專業(yè)的財會人員，特別是主管領(lǐng)導(dǎo)，很多情況下都無法區(qū)別票據(jù)的真?zhèn)涡?。所以后續(xù)的不利局面經(jīng)常出現(xiàn)，財務(wù)部門的報賬人員看到了領(lǐng)導(dǎo)的簽字，不經(jīng)審核，全部予以報銷。第二，部門相關(guān)的負(fù)責(zé)人無法簽字[4]。當(dāng)然，該舉措在以往是比較可行的，然而，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)階段高等教育事業(yè)改革發(fā)展的具體需求。在管理工作過程中，超過一定金額的項目經(jīng)費報銷，在審批流程這一環(huán)節(jié)增設(shè)了限制性條件，并不是某個負(fù)責(zé)人簽字就能通過的，而是多個相關(guān)的負(fù)責(zé)人簽字。在這種局面下，一旦某一個負(fù)責(zé)人不在，無法面簽，經(jīng)常會造成報銷項目延誤，進(jìn)而影響到資金的最終支付。第三，財務(wù)報賬等時問題。目前，在財務(wù)報賬這一環(huán)節(jié)，大多數(shù)高校均已經(jīng)引入了專門的叫號機(jī)等排隊設(shè)備。但是，財務(wù)報賬流程與之不相適應(yīng)，無法滿足日益增長的報銷需求。例如，在項目資金審核過程中，財務(wù)人員一般需要根據(jù)相關(guān)的財務(wù)制度，以此來進(jìn)一步檢驗票據(jù)的真實性、合理性；此外，還需要考慮該項目資金額度是否夠用以及預(yù)算經(jīng)費的測算是否合理正確等。因而，該環(huán)節(jié)往往最耗時，包括錄入信息、制作憑證、轉(zhuǎn)入復(fù)核等。

三、基于高校財務(wù)管理工作流程矛盾的信息化系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計

（一）引入“流程再造”運營理念

流程再造（BPR-Business process reengineering）是一種新型的管理理念，它是隨著現(xiàn)代制度而出現(xiàn)的，內(nèi)容的核心思想是堅持以市場為導(dǎo)向。從企業(yè)發(fā)展的角度來看，可以理解為是面向顧客滿意度的一種業(yè)務(wù)流程。當(dāng)然，在這里結(jié)合課題研究實際，也可以理解為以市場大眾人才培養(yǎng)為導(dǎo)向，為培育社會知識經(jīng)濟(jì)專業(yè)人才為服務(wù)基準(zhǔn)。高校財務(wù)管理雖然是一項核心工作，但其最終的實現(xiàn)目標(biāo)還是以高校發(fā)展、學(xué)生教學(xué)管理為基準(zhǔn)點。因為高校的各項管理工作均離不開財政資金的支撐。關(guān)于“流程再造”，最早在《改造企業(yè)：再生策略的藍(lán)本》（Michael Hammer）中給出的較為權(quán)威的定義，即要求企業(yè)需要從根本上考慮和徹底地設(shè)計業(yè)務(wù)流程，盡可能地使其在企業(yè)生產(chǎn)中提高各項指標(biāo)，包括成本、質(zhì)量、服務(wù)、速度或效率等。當(dāng)然，它本身就屬于一項生產(chǎn)活動，因此，財務(wù)業(yè)務(wù)的流程再造需要從根本上挖掘出問題的源頭。在強(qiáng)化策略上，以降低財務(wù)業(yè)務(wù)成本、提高會計新質(zhì)量為主要目標(biāo)，最大限度地提高企業(yè)會計信息的時效性。

（二）系統(tǒng)設(shè)計原則與模式框架

第一，注重整體性和開放性。通過前文的現(xiàn)狀分析和問題總結(jié)，基本可以較為明確地得知問題的所在。首先是管理制度的缺陷，導(dǎo)致整個財務(wù)管理工作缺少一種整體性控制性效果；其次是工作效率低下，正如上述提到的各流程環(huán)節(jié)的矛盾弊端，均屬于效率低下。因而，借助于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，積極搭建網(wǎng)上報銷申請系統(tǒng)非常有必要。對此，需要圍繞著高校教學(xué)這項中心管理工作來進(jìn)行。包括優(yōu)化學(xué)校組織整體教學(xué)、科研、管理等工作，綜合來規(guī)劃，而不是只注重某一部門、某一業(yè)務(wù)的項目報銷優(yōu)化。

第二，以人為本的服務(wù)運營理念。這一點主要體現(xiàn)在系統(tǒng)管理平臺的操作上。在財務(wù)信息化管理控制系統(tǒng)設(shè)置上，系統(tǒng)的操作界面應(yīng)盡量友好、易用，盡可能凸顯出人性化理念，也就是適用于大眾化（不同知識水平）的要求。

第三，信息管理系統(tǒng)的設(shè)置應(yīng)當(dāng)具備較強(qiáng)的可維護(hù)性和動態(tài)適應(yīng)性。在建設(shè)和運營初期，許多細(xì)節(jié)上的不完善，或多或少都會存在一些。但值得肯定的是，作為一款規(guī)劃財務(wù)管理工作服務(wù)的系統(tǒng)軟件，面對的財務(wù)管理規(guī)則細(xì)節(jié)會一直處在不斷更新完善的狀態(tài)之下。對此，為了更好地滿足這一要求，在設(shè)置中，必須要做到配備豐富的系統(tǒng)參數(shù)[5]。

第四，系統(tǒng)的設(shè)計要以強(qiáng)盾的技術(shù)作為保障，確保系統(tǒng)平臺的可靠性和安全性。在互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下，有機(jī)遇也有挑戰(zhàn)，更有諸多不利因素存在著。相對于普通的管理軟件，高校財務(wù)系統(tǒng)對其的要求更高，尤其是安全性能的防護(hù)方面，包括校內(nèi)的和校外的各方風(fēng)險因素，均需要考慮進(jìn)來。因而，在設(shè)置上，通過數(shù)字身份認(rèn)證，權(quán)限檢查等手段，切實保證不同身份的訪問用戶能夠被授予正確的權(quán)限。

下述圖2呈現(xiàn)的是高校財務(wù)管理網(wǎng)上報銷申請系統(tǒng)流程的整體化設(shè)計。

如圖2所示，此次網(wǎng)上報銷申請系統(tǒng)的設(shè)計，主要是依據(jù)著用戶角色（各部門/負(fù)責(zé)人等）來規(guī)劃的，在這里劃分為兩大類模塊。首先是第一類，為用戶申請操作及信息維護(hù)模塊；其次是第二類，為系統(tǒng)后臺管理及信息審核模塊。以其中的差旅報銷這一環(huán)節(jié)來說，主要采用的是智能化計算報銷的方式。當(dāng)用戶登錄賬戶后，系統(tǒng)會為其提供較多的業(yè)務(wù)信息，全方位的電子化填寫（取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)單據(jù)填寫的弊端）。同時，為了方便用戶填寫以及填寫后進(jìn)行檢查，該系統(tǒng)還專門增設(shè)了一項預(yù)覽功能，最大限度地保證用戶信息提交的正確性[6]。

圖2 財務(wù)管理網(wǎng)上報銷申請系統(tǒng)

（三）提出幾點強(qiáng)化對策

首先，明確策略思路。（1）觀念重建。包括財務(wù)部門管理人員和領(lǐng)導(dǎo)，需要從觀念認(rèn)識上加以轉(zhuǎn)變。因為當(dāng)前所存在的問題，就是財務(wù)業(yè)務(wù)流程前后銜接性差的問題，即原有財務(wù)業(yè)務(wù)流程與新會計業(yè)務(wù)流程之間彼此對立、排斥，這是致命的。因此，在流程再造的過程中，也就是一個“揚棄”的變革過程[7]。簡單一點講，不需要否定原有的一套模式，而是在原有環(huán)境基礎(chǔ)上加以延伸、優(yōu)化、重組。（2）全員參與。各部門、各崗位教職工，要逐步樹立、養(yǎng)成團(tuán)隊協(xié)作的觀念，尤其是部門與部門之間，一定要強(qiáng)化聯(lián)系，拋棄狹隘的本位主義。（3）重建會計組織。以財務(wù)部門為中心，重構(gòu)信息流通服務(wù)架構(gòu)。正如上述所言，各部門均需要設(shè)立專門的數(shù)據(jù)處理機(jī)構(gòu)，并健全崗位機(jī)制，細(xì)化各工作環(huán)節(jié)，比如數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核記賬員、文檔管理員、存檔員[8]。（4）技術(shù)安全保障?；诨ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的財務(wù)管理方式，首要考慮的就是網(wǎng)絡(luò)的安全性。關(guān)于這一點，前文中也提到過了，應(yīng)設(shè)置專門人員來全權(quán)負(fù)責(zé)數(shù)字校園的管理和維護(hù)。充分發(fā)揮出大數(shù)據(jù)時代的信息資源優(yōu)勢，切實打破原有的空間封閉性，對全校師生根據(jù)身份授予不同的權(quán)限，以此來構(gòu)建并強(qiáng)化多層次的用戶安全防御體系。對于系統(tǒng)管理人員來說，需要將部分比較重要的財務(wù)數(shù)據(jù)信息定期備份[9]。

其次，優(yōu)化財務(wù)報賬流程。基于流程再造管理理論，在實現(xiàn)高校財務(wù)數(shù)字化校園管理模式的基礎(chǔ)之上，依托互聯(lián)網(wǎng)的先進(jìn)技術(shù)，將原本的一套財務(wù)報賬流程加以重構(gòu)，沖破時間和空間的限制。如部門相關(guān)的負(fù)責(zé)人無法簽字的問題，在管理工作過程中，超過一定金額的項目經(jīng)費報銷，在審批流程這一環(huán)節(jié)增設(shè)了限制性條件，并不是某個負(fù)責(zé)人簽字就能通過的，而是多位相關(guān)的負(fù)責(zé)人簽字。在這種局面下，一旦某一個負(fù)責(zé)人不在，無法面簽，經(jīng)常會造成報銷項目延誤，進(jìn)而影響到資金的最終支付。再如財務(wù)報賬等時的問題?；诖耍瑥臅r間和空間二維角度，對原有的財務(wù)報賬流程進(jìn)行優(yōu)化，優(yōu)化網(wǎng)上報賬。關(guān)于網(wǎng)上報賬，上述圖表信息中已經(jīng)呈現(xiàn)過了，它是指報賬人員登錄校園網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，將原始票據(jù)整理規(guī)范之后，對其進(jìn)行掃描然后再上傳，根據(jù)系統(tǒng)提供的資料信息來填寫報銷內(nèi)容、申請經(jīng)費金額，通過將時間和空間兩個維度合二為一，很好地解決了以往突出存在的幾項問題，避免了報賬大廳扎堆排隊的情況，不僅降低了財務(wù)部門管理工作的運營成本，同時使得報賬時間和空間均不受限制，靈活選擇，關(guān)鍵報銷內(nèi)容也可事前預(yù)約。此外，電子化報賬憑證不易折損、丟失。不僅如此，還可以通過強(qiáng)化數(shù)字審批，全面實行動態(tài)口令。

四、結(jié)語

本文關(guān)于高校財務(wù)管理工作流程的優(yōu)化設(shè)計，依據(jù)著當(dāng)下國內(nèi)高校財務(wù)管理工作現(xiàn)狀，并著重結(jié)合高校實際，就其中存在的問題開展分析，提出一些相應(yīng)的改善建議，以期為高校財務(wù)管理工作的有序開展提供有益參考。立足于當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時代，建議國內(nèi)高?？梢砸胴攧?wù)管理流程再造理念，并通過互聯(lián)網(wǎng)移動終端等技術(shù)優(yōu)勢，構(gòu)建校園數(shù)字化財務(wù)管理系統(tǒng)，從而真正意義上做到了高校財務(wù)管理工作與其他部門工作的協(xié)同性。

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（責(zé)任編輯：D校對：L）

G647.4

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1004-2768（2017）03-0145-03

2017-01-09

王念（1976-），女，甘肅蘭州人，甘肅中醫(yī)藥大學(xué)副教授，研究方向：財務(wù)管理。