高校檔案網(wǎng)站是高校對外展示高校檔案信息化建設(shè)狀況的“門面”，是外界了解該校歷史發(fā)展和校園文化建設(shè)的“窗口”。受國家檔案管理體制的影響，國內(nèi)外高校檔案館管理體制不同，國內(nèi)外檔案網(wǎng)站建設(shè)現(xiàn)狀也不盡相同。

截止到2017年2月1日，筆者運(yùn)用文獻(xiàn)調(diào)查法，共檢索到關(guān)于國外高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的文獻(xiàn)5篇，主要探討高校檔案網(wǎng)站數(shù)字資源的保存、網(wǎng)絡(luò)化和網(wǎng)絡(luò)存檔。中文數(shù)據(jù)庫共檢索到相關(guān)文獻(xiàn)112篇，其中有關(guān)國外高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的文獻(xiàn)9篇，研究內(nèi)容以單個高校檔案網(wǎng)站建設(shè)為例，總結(jié)其檔案網(wǎng)站建設(shè)的特點(diǎn)及對國內(nèi)高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的啟示；有關(guān)國內(nèi)文獻(xiàn)研究內(nèi)容主要介紹我國現(xiàn)階段檔案網(wǎng)站建設(shè)的現(xiàn)狀與不足，并在此基礎(chǔ)上提出建議。對比國內(nèi)外文獻(xiàn)數(shù)量和內(nèi)容可知，國內(nèi)高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的文獻(xiàn)量豐富，研究成果顯著；國外高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的文獻(xiàn)數(shù)量偏少，調(diào)研對象單一，無法概覽國外高校檔案網(wǎng)站建設(shè)全局，也無法發(fā)現(xiàn)國內(nèi)外高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的差距。因此，調(diào)研分析國外高校檔案網(wǎng)站建設(shè)現(xiàn)狀和特點(diǎn)，有助于反觀國內(nèi)高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的現(xiàn)狀，從而取長補(bǔ)短。

1 研究對象的確定

本文調(diào)研的目的是調(diào)查分析國外高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的現(xiàn)狀和特點(diǎn)，研究對象的選擇綜合考慮英語語系為主、檔案實(shí)踐工作較為先進(jìn)和高校檔案網(wǎng)站可獲取等因素，最終選擇英國的牛津大學(xué)[1]、劍橋大學(xué)[2]、帝國理工學(xué)院[3]和愛丁堡大學(xué)[4]，美國的哈佛大學(xué)[5]、加州大學(xué)伯克利分校[6]、密歇根大學(xué)[7]、麻省理工學(xué)院[8]和哥倫比亞大學(xué)[9]，加拿大的不列顛哥倫比亞大學(xué)[10]、麥吉爾大學(xué)[11]和多倫多大學(xué)[12]，澳大利亞的悉尼大學(xué)[13]、墨爾本大學(xué)[14]和澳洲國立大學(xué)[15]等四國15所高校（以下簡稱四國15校）作為調(diào)研對象，進(jìn)行深入細(xì)致的調(diào)查研究。

2 國外高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的特點(diǎn)

2.1 高校檔案網(wǎng)站檢索方式多樣化

相比國內(nèi)高校檔案網(wǎng)站單一的檢索方式和途徑，國外高校檔案網(wǎng)站檢索方式以各高校豐富的檔案信息資源和先進(jìn)的檢索技術(shù)為依托，呈現(xiàn)出多樣化特點(diǎn)。有14所高校在檔案網(wǎng)站首頁醒目位置設(shè)置檢索窗口，方便快捷。多元化的檢索方式歸納為6種（每種檢索方式占高?？倲?shù)百分比如圖1所示），每一所高校擁有至少一種檢索方式，英國的愛丁堡大學(xué)將數(shù)字化的檔案館藏以主題進(jìn)行分類，形成10個專題，將4914個子專題從A到Z進(jìn)行排列，并提供5種檢索方式滿足用戶多樣化檢索需求，是檢索方式最多的高校；麥吉爾大學(xué)擁有照片、視覺藝術(shù)、建筑等6個可供檢索的數(shù)據(jù)庫，除了能實(shí)現(xiàn)站外的一次檢索，還能在數(shù)據(jù)資源中進(jìn)行二次復(fù)合檢索，檢索方式靈活多樣、方便快捷。此外，先進(jìn)的檢索技術(shù)為檢索方式提供了技術(shù)支撐，如哈佛大學(xué)除了具有站內(nèi)檢索、站外檢索和全文檢索外，還開通了可視信息通道檢索系統(tǒng)和在線檔案檢索信息系統(tǒng)。麻省理工學(xué)院、牛津大學(xué)的檢索結(jié)果還具有交互性，如全文檢索有PDF和HTML等打開方式，可放大、縮小、下載、打印。檢索方式多樣化增強(qiáng)了高校檔案網(wǎng)站的服務(wù)功能，供檔案用戶根據(jù)利用需求自由選擇檢索方式獲取檔案網(wǎng)站信息資源。

圖1：高校檔案網(wǎng)站檢索方式占高?？倲?shù)百分比

2.2 檔案網(wǎng)站信息資源整合程度高

除澳洲國立大學(xué)擁有71年校史外，其余高校建校史都在100年以上，豐富多樣的歷史檔案館藏是檔案網(wǎng)站信息資源整合的基礎(chǔ)，基于檔案開發(fā)的各種資源和其他呈現(xiàn)在高校檔案網(wǎng)站上的各種服務(wù)信息也成為高校檔案網(wǎng)站信息資源整合的重要對象。國外檔案網(wǎng)站信息資源整合具有系統(tǒng)性，有8所高校的整合程度可從專題數(shù)據(jù)庫、特色檔案、檔案項目和網(wǎng)上展廳等形式和內(nèi)容上得以呈現(xiàn)（表1）。

有4所高校整合網(wǎng)站信息資源開設(shè)網(wǎng)上展廳，從各個層面揭示和整合厚重的校史文化和人文精神。不同于國內(nèi)高校檔案網(wǎng)站網(wǎng)上展廳的簡單羅列和平鋪直敘，國外高校檔案網(wǎng)站網(wǎng)上展廳具有直觀性、動態(tài)性和趣味性，表現(xiàn)形式多樣，內(nèi)容具有系統(tǒng)、集成、豐富等特征。建設(shè)檔案專題數(shù)據(jù)庫的高校有3所，其中帝國理工學(xué)院的專題數(shù)據(jù)庫“英國醫(yī)院檔案”與惠氏圖書館和國家檔案館聯(lián)合建庫，表明國外已經(jīng)積極探索高校和圖書館、國家檔案館等機(jī)構(gòu)合作建庫的建設(shè)模式，此舉具有一定的借鑒意義。以文字、圖片、音頻、視頻等方式揭示和整合特色檔案的高校有哈佛大學(xué)和帝國理工學(xué)院兩所高校，如哈佛大學(xué)的特色檔案“哈佛、奴役與檔案”展現(xiàn)17世紀(jì)至19世紀(jì)的美國生活背景，并梳理出哈佛大學(xué)與美國社會的種族束縛制度之間的聯(lián)系。悉尼大學(xué)以檔案項目的形式整合檔案網(wǎng)站信息資源，如Gumbula博士與合作者Aaron Corn博士同悉尼大學(xué)檔案館共同評估1926年至1939年在澳大利亞東北部的阿納姆土地社區(qū)Mili?inbi和galiwin'ku兩地拍攝的照片，整合結(jié)果具有一定的學(xué)術(shù)研究價值，使人們重新識別、解釋和評估兩地的有關(guān)知識。

表1：高校檔案信息資源整合類型、數(shù)量和內(nèi)容

2.3 以用戶為導(dǎo)向的服務(wù)功能強(qiáng)

國外高校檔案館網(wǎng)站的建設(shè)具有明顯的以用戶服務(wù)為導(dǎo)向的特征，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，檔案用戶分類功能是指網(wǎng)站首頁劃分檔案用戶類型，有助于檔案用戶自主定位，選擇相應(yīng)的用戶類型，查找對應(yīng)的檔案信息資源，從而節(jié)約了時間。澳洲國立大學(xué)將檔案用戶劃分為學(xué)生、老師、研究者三類；多倫多大學(xué)將檔案用戶劃分為研究人員、行政人員、捐贈者三類。

第二，交互功能主要是在網(wǎng)站設(shè)置反饋信息欄、讀者意見或建議箱及留言本、FAQ欄目等，這樣能夠彌補(bǔ)檔案網(wǎng)站站內(nèi)服務(wù)的缺陷，延伸檔案網(wǎng)站站外服務(wù)能力。

第三，個性化服務(wù)功能主要體現(xiàn)在RSS訂閱和Tag標(biāo)簽的使用。通過RSS訂閱，實(shí)現(xiàn)個性化信息推送，滿足用戶需求。如不列顛哥倫比亞大學(xué)和墨爾本大學(xué)用戶可訂閱感興趣的專題項目；牛津大學(xué)用戶通過RSS訂閱Latest News和Notices了解最新檔案館新聞和消息。Tag標(biāo)簽是一種允許大眾對社會化信息進(jìn)行自由標(biāo)注的技術(shù)，有助于從多個不同維度揭示檔案信息資源，有利于信息的有序化組織[16]。如不列顛哥倫比亞大學(xué)使用Tag標(biāo)簽，用戶可根據(jù)興趣和需求對檢索到的檔案信息使用“行政”“推特”等詞匯進(jìn)行自由標(biāo)注，彰顯檔案用戶的個性化需求。

第四，咨詢服務(wù)功能主要以咨詢館員和聯(lián)系檔案館為主，能夠拉近高校檔案館和用戶的距離，有助于檔案信息資源社會化傳播。咨詢館員即檔案用戶需留下個人基本信息和需求信息，檔案館工作人員會在一定的時間內(nèi)回復(fù)檔案用戶，如哈佛大學(xué)和牛津大學(xué)咨詢服務(wù)會在五個工作日內(nèi)給予回復(fù)；聯(lián)系檔案館主要是根據(jù)檔案網(wǎng)站提供的郵件、電話和傳真等進(jìn)行異地咨詢和根據(jù)提供的地址、地圖進(jìn)行實(shí)地咨詢兩種方式。每所高校提供了至少一種咨詢聯(lián)系方式，如澳洲國立大學(xué)、不列顛哥倫比亞大學(xué)，不僅提供有檔案館郵箱、電話、傳真、地址、地圖，還有檔案館工作人員的手機(jī)號碼、郵箱和職位等信息，方便用戶選擇適合的方式和工作人員進(jìn)行咨詢。

2.4 社交媒體運(yùn)用程度廣

國外高校檔案網(wǎng)站社交媒體的應(yīng)用具有廣泛性。共有10所高校使用社交媒體，占比為66.7%，社交媒體的運(yùn)用類型共有16種（每種社交媒體應(yīng)用數(shù)量占高校總數(shù)的百分比如圖2），分布呈校多類廣的特點(diǎn)。Twitter和Facebook是使用較多的社交媒體，這與二者本身的流行度有關(guān)；3所使用Blog的高校主要通過博客形式展示檔案網(wǎng)站的專題館藏，用戶可以點(diǎn)贊、分享、回復(fù)和訂閱，交互性較強(qiáng)。其他社交媒體也均具有傳播高校檔案網(wǎng)站信息資源的功能共性。國外高校檔案網(wǎng)站廣泛運(yùn)用不同社交媒體，多角度、全方位輔助檔案用戶利用和傳播檔案信息資源，一方面滿足檔案用戶的個性化利用和分享需求，另一方面有助于宣傳高校檔案信息資源、創(chuàng)新檔案服務(wù)模式。

此外，國外高校檔案網(wǎng)站社交媒體運(yùn)用方式還呈現(xiàn)出靈活性特征。具體運(yùn)用方式有兩種：第一，高校檔案館網(wǎng)站直接掛接該校檔案館已開通的社交媒體，點(diǎn)擊網(wǎng)頁圖標(biāo)進(jìn)入該校社交媒體主頁，查找、分享、轉(zhuǎn)發(fā)和評論檔案信息資源，如密歇根大學(xué)、牛津大學(xué)、不列顛哥倫比亞大學(xué)和多倫多大學(xué)；第二，通過高校檔案館網(wǎng)站社交媒體圖標(biāo)直接鏈接到登錄頁面，用戶根據(jù)需要選擇適合的社交媒體登錄已注冊的賬號對檔案網(wǎng)站信息進(jìn)行傳播，如哈佛大學(xué)、加州大學(xué)伯克利分校和帝國理工大學(xué)。

圖2：高校檔案網(wǎng)站應(yīng)用社交媒體狀況

3 國外高校檔案網(wǎng)站建設(shè)對我國高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的啟示

3.1 重構(gòu)高校檔案網(wǎng)站建設(shè)內(nèi)容

內(nèi)容建設(shè)是高校檔案網(wǎng)站建設(shè)和發(fā)展的核心。我國高校檔案網(wǎng)站內(nèi)容建設(shè)存在建設(shè)定位不清、內(nèi)容結(jié)構(gòu)不合理、提供的信息資源不足、形式單一和訪問率低的現(xiàn)狀。因此，高校檔案網(wǎng)站應(yīng)該明晰服務(wù)性功能定位，以檔案信息資源為依托，重構(gòu)網(wǎng)站建設(shè)內(nèi)容。首先，豐富的高校檔案網(wǎng)站信息資源是前提。要擴(kuò)展高校檔案的收集渠道，豐富數(shù)字化館藏，實(shí)現(xiàn)高校檔案網(wǎng)站信息資源多樣化。其次，先進(jìn)的信息技術(shù)檢索系統(tǒng)是支撐。要改善檢索系統(tǒng)，強(qiáng)化高校檔案網(wǎng)站檢索功能。增加高校檔案網(wǎng)站高級檢索和全文檢索功能，確保檢索功能的可利用性。再次，整合檔案網(wǎng)站信息資源是重要途徑。檔案網(wǎng)站信息資源整合是將檔案網(wǎng)站信息資源組織成一個集關(guān)聯(lián)性、動態(tài)性和實(shí)用性于一體的有機(jī)整體或統(tǒng)一的利用平臺[17]，因此要將高校檔案資源整合納入校園文化建設(shè)中。最后，積極探索與圖書館、綜合檔案館信息資源關(guān)聯(lián)性是方向。要注重高校檔案館與圖書館、綜合檔案館的協(xié)同創(chuàng)新，進(jìn)行優(yōu)勢互補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)專業(yè)性和文化性的良好交融。

3.2 創(chuàng)新高校檔案網(wǎng)站服務(wù)方式

高校檔案網(wǎng)站具有遠(yuǎn)程服務(wù)的能力和優(yōu)勢，創(chuàng)新服務(wù)方式可以從個性化的利用服務(wù)和人性化的咨詢服務(wù)兩方面著手，內(nèi)提服務(wù)質(zhì)量，外塑檔案館形象。

個性化的利用服務(wù)是檔案館根據(jù)用戶的不同利用需求提出有針對性的被動服務(wù)和根據(jù)檔案用戶信息行為和習(xí)慣提供信息服務(wù)的主動服務(wù)之總和。我國高校檔案館網(wǎng)站鮮有個性化服務(wù)，可以借鑒圖書館和國外檔案網(wǎng)站信息資源個性化服務(wù)現(xiàn)有的研究成果和經(jīng)驗(yàn)，從檔案信息資源個性化基礎(chǔ)服務(wù)做起，如個性化檔案信息推送、訂閱和咨詢。社交媒體的出現(xiàn)為高校檔案網(wǎng)站個性化服務(wù)提供了更多可能，例如應(yīng)用Tag標(biāo)簽技術(shù)，由用戶對高校檔案網(wǎng)站信息資源實(shí)現(xiàn)個性化標(biāo)注，進(jìn)而利用和傳播檔案信息。

人性化的咨詢服務(wù)一方面指檔案用戶在檔案網(wǎng)站的線上咨詢，另一方面指由檔案網(wǎng)站的功能拓展帶來的線下咨詢，即檔案網(wǎng)站附有郵件、電話、負(fù)責(zé)人等信息，增加檔案網(wǎng)站和用戶的線下交流和互動。兩方面的咨詢服務(wù)對檔案信息服務(wù)人員提出注重及時反饋、轉(zhuǎn)變服務(wù)理念和加強(qiáng)用戶研究等要求。人性化的信息咨詢能夠提高高校檔案館的社會認(rèn)知度和職能社會化程度，有助于外塑高校檔案館和檔案網(wǎng)站形象。

3.3 增加高校檔案網(wǎng)站社交媒體宣傳功能

高校檔案網(wǎng)站的宣傳同樣重要，網(wǎng)站宣傳離不開社交媒體的運(yùn)用，我國社交媒體主要以互動性和流通性較強(qiáng)的微博、微信、博客、論壇和播客等為代表。目前，鮮有理論方面的研究成果提出將社交媒體嵌入高校檔案網(wǎng)站以創(chuàng)新檔案利用和服務(wù)方式；在實(shí)踐調(diào)研中筆者發(fā)現(xiàn)，屬于“211工程”高校的檔案館網(wǎng)站也難覓社交媒體的應(yīng)用蹤跡。2017年2月23日，在新浪微博搜索有25所高校開通官方微博；在微信中搜索有23所高校運(yùn)營官方微信公眾號。可以看出，高校檔案網(wǎng)站應(yīng)用微博、微信等社交媒體創(chuàng)新檔案服務(wù)還有很大空間。

社交媒體和檔案網(wǎng)站具有傳播檔案信息、提供檔案資源和服務(wù)檔案用戶的共性功能，面對社交媒體的廣泛應(yīng)用，高校檔案館網(wǎng)站應(yīng)抓住機(jī)遇，一方面借鑒國外高校檔案網(wǎng)站運(yùn)用社交媒體的經(jīng)驗(yàn)，開通高校檔案官方微博、微信和博客等，增加高校檔案網(wǎng)站的“微宣傳”功能；另一方面吸取國外圖書館和檔案館制定社交媒體政策的經(jīng)驗(yàn)，制定檔案館社交媒體政策，規(guī)范社交媒體在檔案網(wǎng)站建設(shè)利用中的行為，完善檔案網(wǎng)站建設(shè)。

4 結(jié)語

由于國家體制和管理方式的不同，中外高校檔案網(wǎng)站建設(shè)在功能定位、內(nèi)容建設(shè)和形式呈現(xiàn)上略有差異，但并無好壞之分。我國高校檔案網(wǎng)站建設(shè)應(yīng)在吸收消化國外高校檔案網(wǎng)站建設(shè)特色的基礎(chǔ)上，因地制宜，探索適合自己的檔案網(wǎng)站建設(shè)之路，并力爭突出特色、實(shí)現(xiàn)共享。

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