高偉紅

(四川省第六建筑有限公司檔案室, 四川成都 610081)

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國有大型施工企業(yè)檔案信息化建設(shè)探析

高偉紅

(四川省第六建筑有限公司檔案室, 四川成都 610081)

文章分析了建筑施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，提出了如何提高企業(yè)檔案管理信息化的對策，為施工企業(yè)檔案管理工作提供建議與參考。

檔案管理； 信息化； 信息資源

隨著當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)及計(jì)算機(jī)的大力推廣應(yīng)用和信息資源在全球范圍內(nèi)的快速傳播與共享，信息化已經(jīng)成為世界經(jīng)濟(jì)與發(fā)展的必然趨勢。作為國有大型施工企業(yè)的檔案管理人員，責(zé)無旁貸地應(yīng)該探索企業(yè)檔案管理的新方法、新手段，推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作信息化進(jìn)程，為本單位、本行業(yè)的檔案管理貢獻(xiàn)力量。企業(yè)檔案信息化，是指企業(yè)以法律法規(guī)為依據(jù)，以市場需求為目的，以管理科學(xué)為理念，以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)的各種檔案信息的獲取、處理和提供利用服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化的發(fā)展，能夠全面提升施工企業(yè)的核心競爭力和工作效率。

1 企業(yè)檔案管理信息化的意義

在大力發(fā)展經(jīng)濟(jì)的形勢下，企業(yè)檔案信息化建設(shè)意義重大，是我國施工企業(yè)檔案工作面對經(jīng)濟(jì)全球化、產(chǎn)業(yè)信息化和信息網(wǎng)絡(luò)化的必然產(chǎn)物。

1.1 企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在動力

施工企業(yè)檔案管理對象是大量的企業(yè)核心競爭信息，包括企業(yè)重要的工程技術(shù)檔案、工程經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)及核心的企業(yè)技術(shù)。因此，如何為企業(yè)的發(fā)展需要提供強(qiáng)有力的保障，就是擺在檔案工作人員面前的緊迫任務(wù)。促使企業(yè)檔案管理部門轉(zhuǎn)變思路，改變傳統(tǒng)的手工記賬式的檔案管理及服務(wù)模式，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)既有資源的價(jià)值挖掘，為企業(yè)決策提供依據(jù)，為企業(yè)核心技術(shù)的傳承及員工的培養(yǎng)提供保障，從而增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力。因此，企業(yè)應(yīng)該高度重視檔案信息化建設(shè)，特別是企業(yè)的決策層要轉(zhuǎn)變思路，大力支持檔案管理部門的信息化建設(shè)，只有不斷推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程，才能充分發(fā)揮檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的推動作用。

1.2 檔案管理工作的需要

作為一個發(fā)展了60余年的國有大型施工企業(yè)，已擁有大量的核心信息，如何解決海量信息與信息處理能力，提高檔案管理工作效率就必須實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，經(jīng)過多年的檔案管理工作，企業(yè)也認(rèn)識到了檔案作為重要的信息資源，其收集的完整、信息的編碼和處理 、存儲的安全、科學(xué)有效地利用，必然要以現(xiàn)代化的信息管理為手段作為強(qiáng)大的支持。也只有這樣，才能把檔案工作做得更好，適應(yīng)社會和企業(yè)發(fā)展的需要。

2 施工企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

一直以來，施工企業(yè)的管理大都是粗放式的管理，特別是企業(yè)檔案管理常被領(lǐng)導(dǎo)者忽視，管理更加粗放。其次，由于工程項(xiàng)目管理的特點(diǎn)，工序復(fù)雜、動態(tài)性強(qiáng)、檔案繁多、信息管理難度大等，企業(yè)檔案信息化建設(shè)還存在較大的不足。

2.1 對信息化的認(rèn)識不夠

部分施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)可有可無的工作，他們覺得只要檔案管理人員能從海量的檔案信息中找出企業(yè)需要的檔案就滿足了。大部分施工企業(yè)的管理重心都是工程實(shí)體項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度、成本，忽視了檔案管理信息化建設(shè)和檔案管理工作的重要性，從而導(dǎo)致檔案管理人才匱乏。軟硬件配置落后。絕大部分領(lǐng)導(dǎo)和員工將檔案信息化建設(shè)簡單等同辦公自動化和建立檔案信息計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，這種意識已經(jīng)嚴(yán)重阻礙了信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.2 缺乏系統(tǒng)的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

施工企業(yè)要實(shí)施檔案信息化建設(shè)需要錄入大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，所謂三分技術(shù)、七分組織、十二分?jǐn)?shù)據(jù)，可見數(shù)據(jù)的重要性。但是，數(shù)據(jù)固然重要，而數(shù)據(jù)的分類、整理更為重要，這就需要國家、企業(yè)制定系統(tǒng)的、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，就如我們國家制定的施工預(yù)算定額一樣，需要對大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、分析，建立行業(yè)或企業(yè)的統(tǒng)一編碼體系，從而解決不同軟件間、不同部門以及集團(tuán)公司與下屬單位之間的數(shù)據(jù)交換和共享問題，避免“信息孤島”的出現(xiàn)和大量數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入工作。只有這樣才能發(fā)揮員工對信息化建設(shè)的積極性和避免實(shí)際實(shí)施人員出現(xiàn)對數(shù)據(jù)錄入的抵觸情緒。

2.3 施工企業(yè)應(yīng)用信息化存在一定的局限性

由于資金限制和建設(shè)項(xiàng)目分散等特點(diǎn)，我國的施工企業(yè)的信息化建設(shè)目前僅僅停留在企業(yè)的管理層和辦公總部，有些單位僅用于財(cái)務(wù)系統(tǒng)和人力資源系統(tǒng)，沒有開展到橫向到邊、縱向到底的深度，更不要說形成網(wǎng)絡(luò)的互通和資源的內(nèi)部共享了。一些特大的國有施工企業(yè)，總公司和下屬各分公司、子公司在購買檔案管理軟件上各自為主，軟件之間彼此不兼容，數(shù)據(jù)平臺不能互通，如企業(yè)的 OA 系統(tǒng) 、NC系統(tǒng)、合 同成本管理系統(tǒng)等信息資源無法整合。

2.4 人才匱乏

企業(yè)的整體信息化平臺建成后，為了保證檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，及時(shí)提供各種工程項(xiàng)目信息及經(jīng)常性的檢查、維保和更新。這需要大量的既懂檔案管理理論、熟悉計(jì)算機(jī)應(yīng)用，又具備工程項(xiàng)目管理和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的復(fù)合型檔案管理人才。而目前我國的檔案管理人員多為文書人員，國家、企業(yè)對建筑施工領(lǐng)域信息化人才的培養(yǎng)不夠。再者，由于企業(yè)沒有對檔案信息化建設(shè)引起足夠的重視，企業(yè)缺乏對檔案管理從業(yè)人員的的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及待遇偏低，從而導(dǎo)致企業(yè)新進(jìn)員工不愿意從事該項(xiàng)工作。

3 對策建議

3.1 統(tǒng)一思想，高度重視

首先，企業(yè)決策者應(yīng)該統(tǒng)一思想，改變既有觀念，充分認(rèn)識到企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性，切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)力度，調(diào)配各種資源滿足企業(yè)檔案管理信息化的需求。其次，企業(yè)檔案管理從業(yè)人員應(yīng)提高對信息化建設(shè)的認(rèn)識，積極探索新時(shí)期、新環(huán)境下檔案管理工作的新途徑、新方法。只有企業(yè)每個參與者從思想上認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)對提供企業(yè)核心競爭力的重要性，才能真正促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3.2 建立健全信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和管理制度

在目前我國還未頒布檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的情況下，施工企業(yè)，特別是國有大型施工企業(yè)應(yīng)先根據(jù)本單位實(shí)際情況制定適合企業(yè)自身的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，建立健全編碼體系，為企業(yè)的檔案信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的制度保障和技術(shù)保障。

3.3 加強(qiáng)檔案信息化管理人員隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是一個知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的新興領(lǐng)域，高水平、高效率的的檔案工作的核心保障是高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，檔案管理團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)是直接決定檔案管理工作的質(zhì)量與成效的關(guān)鍵。企業(yè)要高度重視信息化人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，切實(shí)加強(qiáng)信息化建設(shè)的人才培養(yǎng)工作和配置滿足企業(yè)檔案管理工作需要的工作人員，多方面保證企業(yè)檔案管理隊(duì)伍的高水平建設(shè)與持續(xù)提高；改變檔案管理從業(yè)人員收入偏低的現(xiàn)狀，建立人才培養(yǎng)和激勵機(jī)制，激勵檔案管理從業(yè)人員的工作創(chuàng)新積極性。

3.4 加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)各單位、各部門的聯(lián)系

原體制下，企業(yè)檔案管理工作的原有方式與態(tài)度導(dǎo)致施工企業(yè)普遍存在檔案管理與其他單位、部門連接不緊密，服務(wù)欠缺主動性等消極狀況。隨著市場競爭力的加劇，檔案管理部門和從業(yè)人員必須清醒地認(rèn)識到，自身工作是為企業(yè)的市場行為服務(wù)的，滿足下屬單位和部門工作需要是檔案管理的方向和目標(biāo)。這就要求檔案管理部門和從業(yè)人員要加強(qiáng)與企業(yè)內(nèi)各單位、各部門的縱橫向聯(lián)系，時(shí)刻掌握各部門對檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需要。

[1] 張躍民 . 我國建筑企業(yè)檔案信息化建設(shè)對策探討[J]. 黑龍江檔案, 2009(3).

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[定稿日期]2017-01-17