潘之柱

【摘要】新形勢下，計劃生育檔案管理工作規(guī)范化具有重要意義，有利于實現(xiàn)信息互通、方便管理決策、為流動人口提供服務(wù)。但目前管理工作存在不足，需要采取改進(jìn)和完善措施；健全制度，明確責(zé)任；增加投入，強(qiáng)化管理；健全臺賬，規(guī)范管理；改進(jìn)服務(wù)，注重檔案資源的有效利用。

【關(guān)鍵詞】計劃生育檔案；檔案管理；規(guī)范化；管理制度；資金投入

為提高計劃生育服務(wù)水平，確保各項工作的制度化和規(guī)范化，采取相應(yīng)措施，提高檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化是必要的。但目前在管理工作中，一些管理人員的綜合技能偏低，制約檔案管理水平的提升，需要采取措施改進(jìn)和完善。

一、新形勢下計劃生育檔案管理工作規(guī)范化的意義

采取相應(yīng)措施，推動檔案管理規(guī)范化具有重要作用，也是必須重視和關(guān)注的內(nèi)容，其重要意義表現(xiàn)在以下方面：

（一）有利于實現(xiàn)信息互通。規(guī)范檔案管理，有利于檔案管理人員和利用者進(jìn)行有效交流和溝通，為檔案資料查閱和利用創(chuàng)造便利。通過對檔案信息的記錄、采集和查閱，可以對計劃生育檔案的政策法規(guī)、生育指標(biāo)、生育措施、優(yōu)惠政策等資料進(jìn)行整理和歸納。進(jìn)而有效解答人民群眾遇到的疑惑和困難，促進(jìn)信息有效交流和溝通。

（二）有利于方便管理決策。計劃生育檔案記錄計劃生育檔案政策的執(zhí)行和落實情況，采取措施促進(jìn)檔案管理規(guī)范化，有利于管理部門在作出相關(guān)決策時，具有可靠的參考資料和依據(jù)。在制定計劃生育決策時，通過查閱各項歷史資料和記錄，進(jìn)行對比和分析，然后結(jié)合當(dāng)前計劃生育工作實際，有針對性地制定解決方案。不僅提高決策水平，還能推動計劃生育各項工作順利進(jìn)行。

（三）為流動人口提供服務(wù)。促進(jìn)計劃生育檔案管理規(guī)范化，建立并完善檔案管理制度，能對流動人口的數(shù)量和方向進(jìn)行準(zhǔn)確把握，及時掌握流動人口的婚育情況，了解不同地區(qū)計劃生育執(zhí)行效果和人口流動情況。并且還可以實現(xiàn)信息交流與互動，構(gòu)建計劃生育信息交流平臺，防止工作疏漏，促進(jìn)計劃生育檔案管理水平的提高。

二、新形勢下計劃生育檔案管理工作的不足

由于相關(guān)制度沒有嚴(yán)格落實，一些管理人員素質(zhì)偏低，制約檔案管理水平提升，存在的不足表現(xiàn)在以下方面：

（一）制度缺失。一些單位的計劃生育檔案管理制度不完善，相關(guān)人員職責(zé)不明確，制約各項工作有效開展下去。獎懲激勵機(jī)制不健全，難以有效調(diào)動管理人員的積極性。管理人員的培訓(xùn)機(jī)制不完善，難以有效提升管理人員素質(zhì)，對計算機(jī)技術(shù)的掌握程度不夠，制約檔案管理工作水平的提升。

（二）投入不足。相關(guān)單位將工作重心放在其他方面，對檔案管理不夠重視，資金投入不足，難以有效提升檔案管理工作水平。由于資金缺失，計算機(jī)、掃描設(shè)備等投入不夠，忽視設(shè)備更新和完善。管理人員培訓(xùn)的資金投入不足，難以提高他們的素質(zhì)。獎懲激勵機(jī)制不健全，制約管理人員素質(zhì)的提高。

（三）管理不當(dāng)。一些檔案管理人員的責(zé)任意識淡薄，管理臺賬不完善，沒有嚴(yán)格執(zhí)行管理規(guī)范措施。對檔案資源的開發(fā)和利用存在不足，管理流程不規(guī)范，難以提高計劃生育檔案管理水平。

三、新形勢下計劃生育檔案管理工作規(guī)范化的路徑

為彌補(bǔ)存在的不足，推動檔案管理規(guī)范化，可以采取以下改進(jìn)措施：

（一）健全制度，明確責(zé)任。建立健全完善的檔案管理制度，明確管理人員職責(zé)，推動管理工作制度化和規(guī)范化。建立并嚴(yán)格落實責(zé)任制，讓檔案管理人員認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格落實各項制度措施，提高管理工作的規(guī)范化水平。建立完善的管理人員培訓(xùn)制度，落實獎懲激勵機(jī)制，讓管理人員努力開展工作，提高計劃生育檔案管理水平。

（二）增加投入，強(qiáng)化管理。增加相應(yīng)的資金投入，合理安排檔案管理預(yù)算，滿足各項工作需要。資金投入用于管理人員工資、管理人員培訓(xùn)、計算機(jī)和掃描設(shè)備的購買和更新等。要加大資金投入，滿足檔案管理的資金需要，為各項活動順利開展提供資金支持。重視資金使用的監(jiān)督和管理，確保各項資金落實到位，使其為計劃生育檔案管理工作的有效開展提供保障。

（三）健全臺賬，規(guī)范管理。根據(jù)計劃生育檔案管理的相關(guān)規(guī)定，制定健全完善的制度措施，有效規(guī)范檔案管理。在建立健全本單位檔案資料管理制度的同時，還要嚴(yán)格管理規(guī)章制度，明確相關(guān)人員的職責(zé)和權(quán)限，推動檔案管理規(guī)范化。另外還要建立并完善本單位的檔案卷宗目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、查詢借閱登記簿、利用登記簿等。建立計劃生育檔案安全檢查、檔案庫存溫度和濕度記錄簿，有效規(guī)范和引導(dǎo)各項工作，努力提高檔案管理水平。

（四）改進(jìn)服務(wù)，注重利用。提高檔案管理人員素質(zhì)，改進(jìn)服務(wù)，為檔案資料使用人員提供熱情、周到的服務(wù)，提高人們的滿意度。構(gòu)建完善的管理服務(wù)系統(tǒng)和信息平臺，方便檔案資料查閱。注重對計劃生育檔案資料的查閱和利用，對檔案資料進(jìn)行整理和匯編。從而為決策者提供便捷服務(wù)，讓利用人員能夠高效、便捷、迅速使用所需要的檔案資源，最大限度挖掘檔案的利用價值，為計劃生育各項工作順利開展提供參考和依據(jù)。

四、結(jié)語

總之，推動計劃生育檔案管理規(guī)范化具有重要意義。作為管理人員，應(yīng)該明確不足，健全并落實各項制度措施，增加資金投入，注重檔案資源利用和開發(fā)。從而有效規(guī)范檔案管理工作，提高服務(wù)水平，為計劃生育各項工作開展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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