王麗娟

（新疆維吾爾自治區(qū)水資源中心，新疆 烏魯木齊 830000）

新疆水資源監(jiān)控能力建設(shè)項目檔案管理現(xiàn)狀及思考

王麗娟

（新疆維吾爾自治區(qū)水資源中心，新疆 烏魯木齊 830000）

針對新疆水資源監(jiān)控能力建設(shè)項目檔案管理現(xiàn)狀，分析檔案管理過程中存在的問題，提出加強新疆水資源項目科技檔案管理的相應(yīng)措施，以進一步加強新疆水資源項目科技檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化管理，為新疆水資源二期項目檔案管理提供參考和借鑒。

國家水資源；監(jiān)控能力建設(shè)；建設(shè)項目；檔案管理；問題與思考

0 引言

國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項目是實行最嚴(yán)格水資源管理制度的關(guān)鍵支撐，是落實“三條紅線”考核的迫切需要，是實現(xiàn)水資源科學(xué)化、定量化、精細化的必要手段[1]。水資源監(jiān)控項目檔案管理是水資源監(jiān)控項目建設(shè)與管理工作的重要組成部分，隨著國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)新疆項目（以下簡稱新疆項目）的實施建設(shè)，如何加強對新疆項目的檔案管理，促進項目檔案工作與進程的同步管理，確保完成項目工作時，項目檔案能夠達到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全是新疆項目的一項重要工作。

1 新疆項目檔案管理措施

1.1 實現(xiàn)項目質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)化

1.1.1 檔案整理方面

制度建設(shè)是做好水利科技檔案收集工作的根本保障[2]。以水利部辦公廳印發(fā)的《國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項目檔案管理辦法》為標(biāo)準(zhǔn)，并多次邀請新疆水利廳檔案室的專家進行現(xiàn)場檢查和指導(dǎo)，新疆項目辦公室（以下簡稱新疆項目辦）根據(jù)檔案的實際情況，起草并下發(fā)了《新疆維吾爾自治區(qū)國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項目檔案管理辦法（試行）》和《新疆維吾爾自治區(qū)國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項目檔案整編細則（試行）》，確定了檔案整理的實施細則，實現(xiàn)項目質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)化。

1.1.2 電子文件材料整理方面

以 GB/T 18894—2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》為標(biāo)準(zhǔn)，將項目整個過程中的所有電子文檔材料刻錄成光盤，與紙質(zhì)版檔案一并移交。所有材料包括：項目前期、各階段工程驗收材料，工程驗收各類管理工作報告，關(guān)鍵部位和隱敝工程質(zhì)量評定資料，以及試運行等全過程中形成的應(yīng)歸檔保存的以文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體存在的，各種歷史記錄、案卷和卷內(nèi)目錄。

1.1.3 照片及實物材料整理方面

以 GB/T 11821—2002《照片檔案管理規(guī)范》為標(biāo)準(zhǔn)整理的照片及實物，與紙質(zhì)版檔案一并移交。

1.2 實現(xiàn)流程管理全程化和人員管理規(guī)范化

1.2.1 明確工作流程和崗位職責(zé)

設(shè)計《國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項目檔案借閱登記表》，實現(xiàn)項目檔案借閱和歸還的規(guī)范管理，便于日后出現(xiàn)問題能夠進行回溯性檢查。

1.2.2 采取“三審制”對項目成果質(zhì)量把關(guān)

一審：項目承擔(dān)單位對項目進行自查，合格后提交監(jiān)理進行檢查；二審：監(jiān)理對檔案實體逐卷檢查，檢查比例 ≥ 70%；三審：新疆項目辦聘請檔案專家進行抽查。通過 3層審核，確保項目檔案質(zhì)量，使檔案實體整理符合存檔標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)清晰準(zhǔn)確。

1.2.3 及時移交項目檔案

承建單位在完成項目合同驗收后，應(yīng)在1個月內(nèi)將項目檔案（紙質(zhì)版、電子光盤和照片等檔案）移交給新疆項目辦。檔案驗收合格后承建單位與新疆項目辦移交檔案時，由新疆項目辦發(fā)國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)新疆項目檔案移交清單。

2 新疆項目檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

2.1 新疆項目檔案管理的現(xiàn)狀

2016年 3—6 月，根據(jù)水利部辦公廳印發(fā)的《國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項目檔案管理辦法》要求，新疆項目辦抽查了新疆一期項目的 15個標(biāo)段的項目檔案管理情況，抽查重點為取用水戶監(jiān)測、水功能區(qū)監(jiān)控體系、水資源監(jiān)控管理信息平臺等標(biāo)段檔案的歸檔率和完整率及合格率。抽查結(jié)果如下：科技檔案“三率”比較好的 2個標(biāo)段，占抽查總標(biāo)段數(shù)的 13.33%；合格的 9個標(biāo)段，占抽查總標(biāo)段數(shù)的60.00%；先行通過需整改的 2個標(biāo)段，占抽查總標(biāo)段數(shù)的 13.33%；不合格的 2個單位，占抽查總標(biāo)段數(shù)的 13.33%。

2.2 新疆項目檔案管理存在的問題

2.2.1 承建單位重視程度不夠

新疆項目實施過程中，承建單位領(lǐng)導(dǎo)普遍存在重建設(shè)，輕管理，重進度，輕檔案工作的現(xiàn)象[3]，未將項目檔案工作與建設(shè)同步部署、檢查和落實，忽略了項目檔案資料的收集、整編工作。合同驗收后，未按照項目辦提供的檔案相關(guān)要求進行檔案整編，經(jīng)檔案專家審查并指出問題后，需多次整改方可達到合格要求。

2.2.2 無專職人員現(xiàn)象普遍存在

新疆項目承建單位多，工期長，人員流動性強，檔案工作通常由工程施工人員兼職[4]。國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項目檔案為科技檔案，承建方檔案管理人員未按照新疆項目辦要求進行檔案管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，依舊按照工程檔案進行資料整編，對資料的歸檔范圍不清晰，導(dǎo)致工程完工后檔案資料歸檔不及時，檔案管理與工程建設(shè)未同步進行，產(chǎn)生資料不完整，整理不規(guī)范，保管不安全等問題，給后期新疆項目竣工驗收前的檔案專項驗收造成困難。

2.2.3 項目初期檔案管理指導(dǎo)工作不及時

新疆項目實施初期，檔案管理相關(guān)制度和體系不完善。沒有統(tǒng)一嚴(yán)格的制度標(biāo)準(zhǔn)，沒有相應(yīng)的制度條例和標(biāo)準(zhǔn)來衡量說明哪些是信息應(yīng)該反饋的重點內(nèi)容。新疆項目辦也未對承建單位進行檔案管理專項培訓(xùn)。沒有制度的約束，造成承建單位前期檔案工作未與項目進度同步。

2.2.4 監(jiān)理單位的監(jiān)督作用有待于進一步提高

根據(jù)新疆項目辦“三審制”要求，承建單位檔案自查合格后，應(yīng)由監(jiān)理單位二審，合格后，方可提交新疆項目辦審查。然而，在項目實施過程中，監(jiān)理單位在二審時存在以下2 點問題：1）當(dāng)工程施工較忙時，監(jiān)理單位對承建單位檔案的審查仔細程度不夠；2）因國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項目檔案為科技檔案，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)檔案審查的人員也是初次接觸，對科技檔案的完整性和規(guī)范性等不是很熟悉，因而造成二審合格后依舊存在較多問題。

3 新疆項目檔案管理對策

3.1 加強制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理

以水利部辦公廳印發(fā)的《國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項目檔案管理辦法》為標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合新疆項目建設(shè)實際情況，新疆項目辦需總結(jié)新疆項目檔案管理的經(jīng)驗，進一步完善《新疆維吾爾自治區(qū)國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項目檔案管理辦法（試行）》和《新疆維吾爾自治區(qū)國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項目檔案整編細則（試行）》。新疆二期項目工程施工前，將管理辦法和整編細則等文件下發(fā)給各承建單位，以保證建設(shè)項目檔案工作的有效實施，真正做到檔案工作有法可依，有章可循。

但從目前項目檔案管理工作來看，最大的問題是檔案管理制度的貫徹與實施，因此需要加強項目檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)，可通過加大宣傳力度，使項目承建單位真正意識到工程項目檔案管理的重要性，從而在項目實施過程中認(rèn)真開展檔案工作。

3.2 加強項目檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

新疆項目辦檔案分為綜合類、建管類、技術(shù)類和監(jiān)理類 4 類[5]。每類按照科技檔案組卷原則和方法組卷，確保文件材料編號、排序、編頁、錄入、裝盒、上架流程清晰，確保組卷正確、案卷和卷內(nèi)文件的排列順序無誤，材料完整，卷內(nèi)文件頁號編寫規(guī)范，案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確，字跡工整、清晰、美觀等。

新疆二期項目各承建單位，應(yīng)根據(jù)項目檔案管理工作各環(huán)節(jié)的操作說明，從案卷的組卷原則和方法、案卷和卷內(nèi)文件材料的排列、文件材料的編頁、案卷的編目及書寫、案卷的裝訂及卷盒、表格規(guī)格及其制成材料的質(zhì)量等嚴(yán)格按照要求進行檔案整理，確保項目檔案操作規(guī)范，材料完整、標(biāo)準(zhǔn)。

3.3 加強培訓(xùn)力度，提高檔案管理指導(dǎo)力度

從目前的項目檔案管理情況看，檔案工作多由工程技術(shù)人員兼職，對科技檔案管理缺乏認(rèn)知與業(yè)務(wù)技能，為提高項目承建單位檔案管理水平及效率，新疆項目辦應(yīng)加強對各級檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。具體實施時，可通過多種渠道，采取多種形式實現(xiàn)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

同時，新疆項目辦可到項目檔案管理先進單位考察學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)、交流項目檔案管理過程中的經(jīng)驗和教訓(xùn)，以提高檔案管理指導(dǎo)力度。

3.4 提前介入，做好檔案過程管理

為保證建設(shè)項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性，確保檔案的質(zhì)量，新疆項目辦應(yīng)在項目實施的同時抓建設(shè)項目檔案工作，實施事前控制，提前介入，控制為主。在新疆二期項目施工前，新疆項目辦首先要在施工合同中明確承建檔案收集方面的要求及違約責(zé)任，做到預(yù)防為主。需做好工程檔案提前介入，過程控制，同步跟蹤，事后把關(guān)，使檔案管理滲透于工程建設(shè)各階段、環(huán)節(jié)中。同時在項目實施初期對承建單位檔案人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強對檔案工作的協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，使承建單位的檔案工作從實施前期就制度化、同步化、規(guī)范化。

對項目建設(shè)過程中的檔案管理實現(xiàn)跟蹤指導(dǎo)，具體如下：1）做好新疆項目內(nèi)部各門類檔案的指導(dǎo)工作，按照來源原則，堅持“誰產(chǎn)生，誰立卷”，協(xié)調(diào)新疆項目前期立項審批、招標(biāo)、合同等檔案的立卷移交工作；2）抓好總集成、設(shè)計等項目前期參建單位的檔案立卷工作，確?？偧伞⒃O(shè)計等檔案按規(guī)范完成；3）監(jiān)督、指導(dǎo)項目施工單位編制竣工檔案。按照項目工程驗收流程，遵循竣工檔案驗收與工程竣工驗收同步的原則，檔案人員要參與到每個驗收流程中。

3.5 進一步發(fā)揮監(jiān)理監(jiān)督作用，確認(rèn)檔案齊全準(zhǔn)確

新疆項目辦在一期項目中與監(jiān)理單位密切配合，督促監(jiān)理單位控制檔案質(zhì)量，提出整改意見，抓好檔案初審工作。新疆項目辦在二期項目中可進一步發(fā)揮監(jiān)理的監(jiān)督作用，同時在承建單位檔案移交前，新疆項目辦檔案驗收小組要對歸檔文件進行審查，并要求監(jiān)理單位填寫監(jiān)理審查意見單等文件，嚴(yán)格把關(guān)，確保監(jiān)理單位在檔案審查過程中對竣工檔案的齊全性、完整性負(fù)責(zé)。

4 結(jié)語

作為國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項目中非常重要的一個環(huán)節(jié)，項目檔案管理是竣工驗收的必要條件[6]。項目檔案是否符合驗收標(biāo)準(zhǔn)，取決于檔案管理部門的認(rèn)真工作與管理。只有真正樹立一個建設(shè)項目是由項目工程實體和檔案資料共同組成的整體概念，才能堅持做到集中統(tǒng)一管理的原則，做到檔案工作與工程建設(shè)“三同步”，確保國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項目都有齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案資料[7]，使這些檔案資料成為監(jiān)控體系運行使用后的管理、運維、改建、擴建等技術(shù)工作的決策和設(shè)計重要的憑證及依據(jù)，同時對其他項目、工程也具有借鑒和參考作用[8]。

[1] 蔡陽. 國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項目及其進展[J]. 水利信息化，2013 (6): 5-10.

[2] 杜建民. 水利規(guī)劃與設(shè)計[J]. 水利規(guī)劃與設(shè)計，2014 (8): 50-52.

[3] 王麗，范悅青，胡悅桐. 如何做好工程建設(shè)項目檔案管理[J]. 檔案管理，2014 (6): 8.

[4] 湯珮珺. 淺析建設(shè)項目檔案管理中存在的問題及措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015 (15): 81-82.

[5] 金喜來，劉圓圓，陸旭. 國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項目及其進展[J]. 水利信息化，2016 (2): 7-10.

[6] 陳霞. 工程項目檔案管理工作探討[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2015 (15): 81-82.

[7] 陳榕. 做好大型水利工程項目檔案管理工作的探討——以大型水利樞紐工程廣東省飛來峽水利工程資料整理為例[J]. 城建檔案，2015 (7): 39-40.

[8] 何曉青. 做好水利工程項目檔案的收集工作的探討[J]. 城市建筑，2015 (30): 332.

Thought on current situation of file management for national water resources monitoring capacity building project in Xinjiang

WANG Lijuan
(Water Resources Center of Xinjiang Uygur Autonomous Region, Urumqi 830000, China)

Aiming at current situation of file management in Xinjiang water resources monitoring capacity building project, this article analyzes the problems existing in the process of file management, put forward corresponding measures for strengthening the file management, to futher strengthen the scientific, standardized, systematic management of the science and technology file work, expecting to offer a reference or model for Xinjiang 2nd Project.

national water resources; monitoring capacity building; construction project; file management; countermeasure and suggestion

TV213.4

A

1674-9405(2017)01-0034-03

10.19364/j.1674-9405.2017.01.008

2016-08-02

王麗娟（1981-），女，河南南陽人，工程師，從事水資源管理工作。