由志茹

（山西省水文水資源勘測(cè)局，山西 太原 030001）

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息通訊手段的發(fā)展，大量的紙質(zhì)檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)化為數(shù)字文檔，同時(shí)又有新產(chǎn)生的大量數(shù)字照片、音頻、視頻等，檔案數(shù)字化建設(shè)和管理已經(jīng)成為檔案日常工作中必不可少的環(huán)節(jié)。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，如何確保檔案管理的準(zhǔn)確性、有效性和安全性成為順應(yīng)時(shí)代的必然要求。相比傳統(tǒng)檔案管理工作，數(shù)字化智能化檔案管理效率和質(zhì)量大大提高的同時(shí)也帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。

1 公文檔案的“雙套制”管理

在現(xiàn)代化的辦公模式下涌現(xiàn)出大量的電子文件，電子文件作為檔案存檔也勢(shì)在必行，但目前電子文件不能成為單一的檔案存儲(chǔ)形式，在實(shí)際工作中紙質(zhì)檔案、電子文件檔案同時(shí)接收就成為檔案保存模式的必然選擇。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整理一般遵循確定整理方案、文件修復(fù)、檔案裝訂、分類排序、加蓋檔章、編制頁碼、條目登錄、打印報(bào)表、裝盒上架等幾個(gè)步驟。電子文件檔案的來源可以是日常工作中新產(chǎn)生的電子文件，也可以是過去紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理過的電子文件，運(yùn)用相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案立卷歸檔、數(shù)據(jù)錄入以及后期檢索、分析和利用等方面的工作。對(duì)比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)是節(jié)約了檔案的存儲(chǔ)空間，可以解決檔案庫存的擁擠問題；以多種載體形式進(jìn)行保存，具有高速的檢索功能，有利于檔案資源的高效利用。

2 數(shù)字化檔案管理權(quán)限

在檔案管理系統(tǒng)中根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置的安全規(guī)則建立管理人員的職責(zé)權(quán)限，劃分出檔案管理員、兼職檔案員、利用人員、審查人員等不同層次的用戶組，嚴(yán)格控制不同的用戶身份認(rèn)證和權(quán)限，管理檔案日常使用人員的瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、打印、訂閱等操作權(quán)限。檔案管理人員對(duì)權(quán)限之內(nèi)的電子文件進(jìn)行收集積累、鑒定檢驗(yàn)、歸檔保存。高級(jí)檔案管理人員的權(quán)限除了日常檔案業(yè)務(wù)工作，還可以參與檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)置，包括全宗單位建立、檔案類型、分類表、代碼表、企業(yè)類別、檔案整理規(guī)則、檔案排序規(guī)則、檔案報(bào)表等。普通檔案員和兼職檔案員可以完成日常檔案業(yè)務(wù)管理，包括檔案的收集、整理、編目、移交、歸檔、保管、檢索、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研等。通過控制每個(gè)級(jí)別管理人員的職責(zé)管理范圍和權(quán)限，規(guī)范管理人員正確行使權(quán)限，才能保障檔案信息安全性。

3 定期備份與檔案數(shù)據(jù)安全

對(duì)存儲(chǔ)于檔案管理系統(tǒng)的電子文件進(jìn)行定期備份是系統(tǒng)安全保障最重要的輔助措施，防止系統(tǒng)出現(xiàn)操作失誤或系統(tǒng)故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，這是檔案管理非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。在專業(yè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的指導(dǎo)下將計(jì)算機(jī)硬盤上的原始檔案數(shù)據(jù)（包括檔案管理系統(tǒng)）復(fù)制到2份可移動(dòng)媒體上如光盤或磁盤，將其中1份備份轉(zhuǎn)移到地理位置不同的地方存放保管，在出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)故障時(shí)將復(fù)制在可移動(dòng)媒體上的數(shù)據(jù)恢復(fù)到計(jì)算機(jī)硬盤上，從而保護(hù)檔案管理系統(tǒng)及其檔案數(shù)據(jù)。

防止病毒和黑客侵入也是保證電子檔案安全的重要方面，病毒防護(hù)技術(shù)性很強(qiáng)，在專業(yè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的指導(dǎo)下，檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的服務(wù)器和備份服務(wù)器都需要安裝防病毒軟件，同時(shí)還需要配合網(wǎng)關(guān)和防火墻來解決檔案管理系統(tǒng)的病毒問題。如果備份服務(wù)器中的數(shù)據(jù)文件受到病毒破壞完全不能重新恢復(fù)使用，要防止破壞現(xiàn)行系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

4 數(shù)字化檔案的儲(chǔ)存介質(zhì)

由于需要?dú)w檔的電子文件是數(shù)字設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中生成的，常常以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行傳遞和使用，與以往所有其他形式檔案文件的基本區(qū)別就是失去了“原件”概念，在實(shí)際工作中需要?dú)w檔的電子公文能以紙質(zhì)文件形式按照傳統(tǒng)方式歸檔，但其他的一些電子文件，如圖形圖像文件、影像文件、聲音文件、程序文件、數(shù)據(jù)文件、超媒體鏈接文件等其內(nèi)容與存儲(chǔ)介質(zhì)息息相關(guān)，然而存儲(chǔ)介質(zhì)在不斷的更新，新的存儲(chǔ)介質(zhì)不斷出現(xiàn)，還有計(jì)算機(jī)的升級(jí)逐漸對(duì)老式存儲(chǔ)介質(zhì)不再兼容，原存儲(chǔ)介質(zhì)上的信息轉(zhuǎn)換到新型存儲(chǔ)介質(zhì)上，轉(zhuǎn)換過程中是否會(huì)導(dǎo)致原來文件的失真也是檔案數(shù)字化管理工程中面臨的一大挑戰(zhàn)。

5 檔案庫房安全管理系統(tǒng)的應(yīng)用

現(xiàn)代化的檔案管理是對(duì)電子檔案和庫房檔案進(jìn)行同步管理，除了上述數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用之外，檔案庫房安全管理系統(tǒng)的投入使用大大提高了檔案管理人員在實(shí)際操作中的效率，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案庫房智能密集架、恒溫恒濕設(shè)備、空氣凈化設(shè)備、紅外防盜設(shè)備、出入門禁設(shè)備、視頻監(jiān)控等各類設(shè)備的檢測(cè)、評(píng)價(jià)以及時(shí)處理。就檔案庫房溫度濕度來說，溫度濕度與保管好檔案，延長檔案壽命有很大關(guān)系，因?yàn)闇囟葷穸葘?duì)檔案材料有著非常大的影響，高溫高濕的環(huán)境很容易導(dǎo)致危害檔案制成材料的霉菌、細(xì)菌繁殖，也會(huì)加快紙張老化的速度以及增大灰塵吸附能力。投入溫度自動(dòng)調(diào)控管理的應(yīng)用后，可以監(jiān)控庫房溫濕度，對(duì)自動(dòng)記錄庫房溫濕度變化的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)收集分析，保持恒溫防潮，有效地提高了檔案庫房環(huán)境的監(jiān)測(cè)和維護(hù)。另外還有其他的管理功能，比如，視頻監(jiān)控系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案庫房24h全覆蓋無死角監(jiān)控排查，定期備份視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)，以備日后查用；使用門禁管理系統(tǒng)建立“雙人雙鎖”庫房出入管理體系，可以設(shè)置入庫人員資格，對(duì)檔案庫房安全出入嚴(yán)格控制；檔案庫房另一個(gè)需要著重防范的是火情，自動(dòng)防火報(bào)警管理可以定期維護(hù)滅火系統(tǒng)，確保自動(dòng)防火報(bào)警裝置正常運(yùn)行，如果出現(xiàn)異常情況，系統(tǒng)可以及時(shí)通知相關(guān)工作人員。

6 結(jié)語

總之，在日常檔案管理工作中需要具備科學(xué)的管理理念和機(jī)制，具體包括先進(jìn)的管理理念、合理的管理體制，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)，充分利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化、自動(dòng)化，提高檔案管理的整體水平，使之更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)、服務(wù)于社會(huì)。