張亞娟

(《東方煙草報》社有限公司 山東 濟(jì)南 250000)

基于 “互聯(lián)網(wǎng)+”的公司財務(wù)報銷流程管控研究

張亞娟

(《東方煙草報》社有限公司 山東 濟(jì)南 250000)

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的廣泛運用，公司財務(wù)報銷工作也需要進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)變。通過信息化技術(shù)的運用，能夠防范手工控制中的風(fēng)險漏洞，優(yōu)化財務(wù)報銷流程，提高工作效率和財務(wù)報銷業(yè)務(wù)操作的規(guī)范性。財務(wù)報銷信息化要覆蓋整個財務(wù)報銷流程，包括報銷信息的提交、報銷單據(jù)的審核、會計憑證的編制及報銷資金的收付等。

互聯(lián)網(wǎng)+;財務(wù)信息化;報銷流程管控

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”促進(jìn)企業(yè)會計信息系統(tǒng)發(fā)展

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，會計信息系統(tǒng)從以往的局域網(wǎng)發(fā)展為互聯(lián)網(wǎng)層面，會計信息系統(tǒng)發(fā)生了很大的變化。

1、建立共享服務(wù)平臺

企業(yè)通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)原始數(shù)據(jù)的直接收集，提高了原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和搜集的效率，促使數(shù)據(jù)處理集中化的實現(xiàn)。通過建立共享服務(wù)平臺，企業(yè)實現(xiàn)每個分支機(jī)構(gòu)流轉(zhuǎn)所有類型業(yè)務(wù)單據(jù)，如收付款單、業(yè)務(wù)報銷單、資金上劃下?lián)艿龋瑥脑紤{證到記賬憑證再到賬簿報表的生成工作都可以集中在集團(tuán)總部進(jìn)行，不僅實現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的集中化，而且可以集中管理所有的資金資源，提高企業(yè)競爭力。

2、財務(wù)信息無紙化

“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的應(yīng)用促進(jìn)財務(wù)信息的無紙化發(fā)展。從數(shù)據(jù)輸入到數(shù)據(jù)處理一直到數(shù)據(jù)信息的輸出都實現(xiàn)無紙化，這一舉措不僅節(jié)約了成本費用，而且相對手工書寫降低了差錯率。傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)，帳表以紙質(zhì)存儲為主，而互聯(lián)財務(wù)軟件實現(xiàn)了網(wǎng)頁化和以網(wǎng)頁為主體的多媒體存儲方式，財務(wù)數(shù)據(jù)查詢更加方便，可根據(jù)需求自定義查詢。

3、報銷支付方式多樣化

傳統(tǒng)會計系統(tǒng)下，財務(wù)報銷系統(tǒng)與銀行支付是兩個系統(tǒng)，不能同時運行?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，財務(wù)報銷軟件與銀行客戶端聯(lián)系，實現(xiàn)了直接報銷打款，遠(yuǎn)程票據(jù)打印等功能。企業(yè)可根據(jù)自身需求，合理設(shè)計財務(wù)軟件，實現(xiàn)財務(wù)結(jié)算的線上支付和線下支付。

4、財務(wù)終端工具的網(wǎng)絡(luò)化

傳統(tǒng)的會計核算軟件一般選擇在公司內(nèi)網(wǎng)操作，不能通過互聯(lián)網(wǎng)的方式訪問。但在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，財務(wù)軟件實現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)操作，公司相關(guān)人家可以隨時在網(wǎng)上發(fā)起報銷，相關(guān)人員實現(xiàn)網(wǎng)上審核。駐外工作人員無需回到公司總部即可完成報銷工作，一方面節(jié)省了差旅費支出，一方面提高了會計核算的質(zhì)量，會計信息的及時性增強(qiáng)。

二、構(gòu)建信息化的財務(wù)報銷流程

信息化促進(jìn)了會計信息系統(tǒng)的發(fā)展，基于信息化系統(tǒng)，科學(xué)合理的規(guī)劃財務(wù)報銷流程，包括報銷信息的提交、報銷單據(jù)的審核、會計憑證的編制及報銷資金的收付四個環(huán)節(jié)，有利于節(jié)約企業(yè)資源，提高企業(yè)工作效率。

1、報銷信息提交環(huán)節(jié)信息化

現(xiàn)在，集團(tuán)公司越來越多，公司分支機(jī)構(gòu)遍布全國各地，各地設(shè)置財務(wù)核算中心，進(jìn)而實現(xiàn)集團(tuán)總部統(tǒng)一核算是傳統(tǒng)的會計核算模式。這種模式需要投入大量的人力物力，同時不能準(zhǔn)確及時的反應(yīng)集團(tuán)總部的財務(wù)狀況。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，財務(wù)信息提交環(huán)節(jié)，報銷人可以利用網(wǎng)絡(luò)條件下預(yù)設(shè)的信息化表單提交費用報銷單據(jù)，實現(xiàn)隨時隨地報銷，跨越了地點，縮短了報銷周期，提高了工作效率。同時，在報銷系統(tǒng)內(nèi)，整個集團(tuán)采用統(tǒng)一的業(yè)務(wù)表單格式和費用報銷標(biāo)準(zhǔn)。報銷人員如果存在填寫的報銷格式不正確，費用報銷標(biāo)準(zhǔn)超標(biāo)等現(xiàn)象，報銷系統(tǒng)將自動打回提交的報銷信息，減少了人工復(fù)核的工作量。同時，在報銷系統(tǒng)內(nèi)植入預(yù)算控制元素，每個部門的年度預(yù)算數(shù)據(jù)提前輸入，在報銷人提交報銷信息后，系統(tǒng)將自動比對預(yù)算指標(biāo)，對于超標(biāo)的報銷信息自動打回，能夠有效防止超預(yù)算現(xiàn)象的發(fā)生。

2、報銷單據(jù)審核環(huán)節(jié)信息化

傳統(tǒng)報銷單據(jù)審核是面對面，逐層逐級的審核，耗時耗力都比較大。運用信息化技術(shù)后，在財務(wù)信息系統(tǒng)里預(yù)留相關(guān)人員的電子簽名，可以實現(xiàn)運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)遠(yuǎn)程異地審批。相關(guān)人員可以隨時隨地通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子簽名，避免傳統(tǒng)審核中由于相關(guān)人員出差等原因拖延審核時間，實現(xiàn)了跨部門、跨地區(qū)以及領(lǐng)導(dǎo)移動辦公，提高了會計信息的及時性和準(zhǔn)確性。

3、會計憑證編制環(huán)節(jié)信息化

傳統(tǒng)會計憑證編制是根據(jù)審核完成后的單據(jù)手工編制會計憑證，登記入賬的時間相對滯后。信息化技術(shù)后，會計憑證編制與前兩個環(huán)節(jié)銜接，會計人員根據(jù)業(yè)務(wù)需要提供會計信息源，讓財務(wù)軟件維護(hù)人員植入，實現(xiàn)會計憑證的自動生成。對于一些特殊的會計業(yè)務(wù)，財務(wù)人員人工檢查生成憑證的正確性。

4、報銷資金收付環(huán)節(jié)信息化

傳統(tǒng)報銷資金收付是根據(jù)審核完成后的單據(jù)，出納人員支付現(xiàn)金或者通過網(wǎng)上銀行支付。這種方式具有一定的滯后性，同時增加了手工出錯的風(fēng)險。信息化系統(tǒng)后，財務(wù)報銷系統(tǒng)與網(wǎng)上銀行支付系統(tǒng)互通，報銷單據(jù)審核完成后，系統(tǒng)自動配比，實現(xiàn)網(wǎng)銀及時支付。企業(yè)為員工統(tǒng)一辦理銀行卡，并在系統(tǒng)內(nèi)維護(hù)好銀行賬號，保證資金支付的正確性。員工銀行卡分為借記卡和貸記卡兩種，借記卡主要用于工資發(fā)放、報銷資金的收付等，貸記卡即公務(wù)卡主要用于員工出差，零星購置支出等，減少員工借用備用金所增加的工作量。

三、財務(wù)報銷流程管控

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運用，信息化技術(shù)優(yōu)化了財務(wù)報銷流程，提高了會計信息的及時性，但是如果不對具體的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行管控，可能降低會計信息的準(zhǔn)確性。

針對報銷信息提交環(huán)節(jié)，企業(yè)集團(tuán)要根據(jù)自身業(yè)務(wù)情況合理設(shè)計業(yè)務(wù)表單格式，費用報銷標(biāo)準(zhǔn)，在全集團(tuán)報銷系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)一運用，提高會計信息的可比性;根據(jù)經(jīng)營情況合理確定年度預(yù)算金額，提高預(yù)算的準(zhǔn)確性，月度、季度、年度分析預(yù)算完成情況，確保費用支出不超年度預(yù)算。

針對報銷單據(jù)審核環(huán)節(jié)，企業(yè)集團(tuán)要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，提前錄入相關(guān)人員的電子簽名，同時增加信息提示等功能，對于一項業(yè)務(wù)流程到達(dá)某一審批人時，及時通知審批人進(jìn)行網(wǎng)上審批，保證信息傳遞的時效性。

針對會計憑證編制環(huán)節(jié)，系統(tǒng)要加強(qiáng)會計信息源的維護(hù)工作，對于常見業(yè)務(wù)會計憑證的編制模板要認(rèn)真編制，摘要清晰明了，會計科目準(zhǔn)確無誤，確保自動生成會計憑證的準(zhǔn)確性。對于特殊會計業(yè)務(wù)，主管會計人員要格外注意生成憑證的正確性。

針對報銷資金收付環(huán)節(jié)，財務(wù)人員要維護(hù)好報銷人員的銀行賬號，分類別支付不同款項至不同銀行卡。定時檢查網(wǎng)銀支付系統(tǒng)的安全性，確保企業(yè)資金的支付安全。

總之，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，公司會計信息系統(tǒng)面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，公司結(jié)合自身經(jīng)營狀況和信息化發(fā)展情況，優(yōu)化財務(wù)報銷流程，提升會計信息的及時性、準(zhǔn)確性，為經(jīng)營決策提供時效性信息，提高企業(yè)整體的經(jīng)營效率。