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        淺談鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理

        2017-03-31 01:12:35王艷文
        現(xiàn)代農(nóng)村科技 2017年1期
        關(guān)鍵詞:檔案管理培訓(xùn)

        王艷文

        (河北省圍場(chǎng)滿族蒙古族自治縣朝陽(yáng)地鎮(zhèn)人民政府 河北 圍場(chǎng) 068453)

        淺談鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理

        王艷文

        (河北省圍場(chǎng)滿族蒙古族自治縣朝陽(yáng)地鎮(zhèn)人民政府 河北 圍場(chǎng) 068453)

        在基層工作十幾年,深深感覺(jué)基層業(yè)務(wù)量大,群眾的要求與訴求非常多,因而形成的檔案也很多,而且鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案非常復(fù)雜,有涉及老百姓民生的,有各種各樣糾紛的,總之是林林總總一大堆,管理這些檔案需要專業(yè)的人細(xì)心耐心的去做,這樣才能做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理。如何做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理,筆者總結(jié)了如下的經(jīng)驗(yàn)與做法:

        1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理需要的設(shè)備及對(duì)檔案室的要求

        一是要有性能優(yōu)良的電腦一臺(tái),要求內(nèi)存足夠大,CPU速度夠快,硬盤存量在一個(gè)TB以上,而且要有獨(dú)立顯卡;同時(shí)要配置激光打印機(jī)、速印機(jī)、復(fù)印機(jī);二是要有專用的獨(dú)立檔案室,嚴(yán)禁不相關(guān)的人員出入,檔案室做到防火防盜防蟲防潮濕,要求嚴(yán)禁煙火,如果檔案室在平房,要求裝上防盜門防盜窗戶,如果是樓房的,一樓二樓也要求裝上防盜門防盜窗戶。檔案廚要求全為鋁合金制作,因?yàn)槿绻悄绢^制作的容易產(chǎn)生蟲害,對(duì)檔案造成傷害。同時(shí),要求檔案室通風(fēng)干燥,這樣不會(huì)形成潮濕的室內(nèi)環(huán)境。要求室內(nèi)電路設(shè)置合理,為符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的銅線,插頭插座也要選用安全性強(qiáng)的品牌,有漏電保護(hù)裝置,防止因?yàn)殡娐芬鸹馂?zāi)。

        2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理對(duì)人員素質(zhì)的要求

        不一定必須是檔案管理專業(yè)的大學(xué)畢業(yè)的人才,因?yàn)闄n案管理這個(gè)專業(yè)非常冷門,全國(guó)檔案管理專業(yè)的人才也是少之又少。對(duì)此不必要求太嚴(yán)格,一般中專畢業(yè)生就可以。但要求身體健康,責(zé)任心強(qiáng),工作細(xì)致耐心,而且工作時(shí)間在3年以上的工作人員,性別不加以限制。其實(shí)如果是女性更好一點(diǎn),因?yàn)榕阅托?、?xì)致,不會(huì)粗心大意,最適合做檔案管理工作;同時(shí),做檔案管理工作要求實(shí)習(xí)期為一年,在這期間不能出現(xiàn)大的失誤,否則將不能通過(guò)實(shí)習(xí)考核。

        3 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員培訓(xùn)及經(jīng)驗(yàn)交流

        鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員要定期進(jìn)行培訓(xùn),培訓(xùn)的費(fèi)用由縣財(cái)政拔付,并及時(shí)報(bào)銷差旅費(fèi)用及學(xué)習(xí)費(fèi)用。檔案管理人員培訓(xùn)要有主管領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)參加,以保證組織有力,從制度上保證檔案管理業(yè)務(wù)的順利開展。同時(shí),用于培訓(xùn)的費(fèi)用要??顚S?,任何單位和組織不得占用檔案管理培訓(xùn)費(fèi)用,各級(jí)審計(jì)部門要對(duì)檔案培訓(xùn)的專項(xiàng)資金進(jìn)行嚴(yán)格審計(jì),以保證檔案管理培訓(xùn)的正常進(jìn)行,同時(shí)非檔案管理人員不得以檔案培訓(xùn)名義占用檔案培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)。除了組織人員進(jìn)行管理人員的培訓(xùn),還要經(jīng)常組織各兄弟單位之間進(jìn)行檔案培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)的交流,各兄弟單位之間選出檔案管理的行家能手,進(jìn)行比武交流,比武交流的內(nèi)容有檔案管理技能、檔案管理安全常識(shí)、檔案管理電腦操作等等,對(duì)于在檔案管理方面有優(yōu)秀表現(xiàn)的人,要進(jìn)行一定意義上的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì),同時(shí)上報(bào)縣里進(jìn)行備案;對(duì)于前三名的優(yōu)秀檔案管理專家,要報(bào)縣里以縣政府名義進(jìn)行嘉獎(jiǎng),同時(shí)可以讓第一名進(jìn)行全縣巡回檔案管理培訓(xùn),與各鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理單位進(jìn)行技能交流,以促進(jìn)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的發(fā)展。

        4 及時(shí)進(jìn)行鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理檢查

        及時(shí)進(jìn)行鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理檢查很重要,檢查包括檔案檢查、電腦檢查、檔案管理設(shè)備檢查、檔案管理室安全檢查以及各種上級(jí)相關(guān)部門的檢查等等,這些檢查有利于檔案管理工作的促進(jìn)與提高,還能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,以便查漏補(bǔ)缺。其中,檔案檢查包括檔案是否完整,檔案是否干凈整潔,是否有缺失等等;電腦檢查包括電腦是否專門用于檔案管理,不能用來(lái)玩游戲及用做其他方面的用途;檔案管理設(shè)備檢查包括檔案廚是否有破損;檔案管理室安全檢查包括電路檢查、防水設(shè)備檢查、消防栓是否管用,以及是否有水。迎接上級(jí)檢查包括縣級(jí)檢查、市級(jí)檢查、省級(jí)檢查以及國(guó)家級(jí)檢查,迎接檢查和應(yīng)付檢查不是最終的目的,最終的目的是把檔案管理工作做好,把鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案保存好。

        5 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的及時(shí)清理

        對(duì)于無(wú)用的過(guò)期的檔案要及時(shí)進(jìn)行清理,如果是絕密的檔案,要及時(shí)用碎紙機(jī)進(jìn)行碎片化處理,以保證信息不外泄;對(duì)于一般的信息,可以積累多了一起進(jìn)行處理。

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