梁 倩

巧用作者自校環(huán)節(jié)，提高文章的編校效率和質(zhì)量

梁 倩

作者自校是科技期刊編校過程中的重要環(huán)節(jié)，是保證期刊出版質(zhì)量的一道重要防線，不能因為增加工作環(huán)節(jié)、加大編輯工作量和影響編輯出刊時間等原因而流于形式。科技期刊應(yīng)結(jié)合期刊自身的特點，重視作者自校環(huán)節(jié)，通過恰當(dāng)安排作者自校環(huán)節(jié)的啟動時間、采用靈活的反饋形式和建立文章反饋模板等措施，使作者自校環(huán)節(jié)與編輯工作相互促進、互相配合，不因增設(shè)這一環(huán)節(jié)而給編輯工作帶來太大的負擔(dān)，巧用作者自校環(huán)節(jié)，切實有效地提高文章的編校效率與質(zhì)量。

作者自校；編校效率；出版質(zhì)量

[作 者]梁倩，《規(guī)劃師》雜志社。

作者自校是科技期刊編校過程中的重要環(huán)節(jié)，是保證并提高期刊出版質(zhì)量的有效措施。設(shè)置這一環(huán)節(jié)讓作者自校，不僅尊重了作者的權(quán)利，提高了文章的編校質(zhì)量，還能規(guī)避編校過程中導(dǎo)致的法律糾紛，其重要性已得到較普遍的認可[1-3]。然而，在實際操作過程中，由于增加作者自校環(huán)節(jié)，文章改動幅度較大，影響原先排好的版面，給編輯工作帶來額外負擔(dān)，甚至容易導(dǎo)致延長出版周期的情況。有些期刊干脆不設(shè)作者自校這一環(huán)節(jié)，或者僅是在下印刷廠付印前匆忙反饋給作者，時間短，加上版面基本已經(jīng)排定，僅允許作者進行無關(guān)痛癢的微小改動，使作者自校環(huán)節(jié)流于形式，沒有真正發(fā)揮出作者自校的作用?；诖?，筆者總結(jié)與借鑒相關(guān)研究的基礎(chǔ)上，結(jié)合自己的工作實踐，探討如何巧妙利用作者自校環(huán)節(jié)，切實有效地提高文章的編校效率與質(zhì)量，使作者自校環(huán)節(jié)與編輯工作相互促進、互相配合，不因增設(shè)這一環(huán)節(jié)而給編輯工作帶來太大的負擔(dān)。

從總體上說，要實現(xiàn)這一目標(biāo)，關(guān)鍵在于三個方面的因素：恰當(dāng)安排作者自校環(huán)節(jié)的啟動時間；采用靈活的作者自校形式，方便作者自校和修改；建立文章反饋模板，減輕編輯工作量。

一、恰當(dāng)安排作者自校環(huán)節(jié)的啟動時間

根據(jù)筆者的實踐經(jīng)驗，從時間上看，作者的自校，大致可以分為兩類：一類是在編輯工作開展之前，另一類是在編輯工作開展之后。

（一）在編輯工作開展之前的作者自校

為什么要在編輯開展工作之前，安排作者自校呢？這是因為，作者投寄科技論文后，往往需要經(jīng)過一定周期的審稿，論文審核通過后還需要進行排期以確定具體刊發(fā)時間，最后才能進入編輯刊發(fā)程序。經(jīng)過一定時間的思想沉淀，作者對所研究的問題可能會有新的思考和理解，如果不在開展編輯工作之前請作者重新對文稿進行自校，待編校工作大體完成、版面基本排定后再請作者自校，會出現(xiàn)兩種情況：如果允許作者精益求精，對文稿進行大幅改動，如增加新的內(nèi)容、更換數(shù)據(jù)、調(diào)換案例等，容易導(dǎo)致版面的變動，重新對改動大的內(nèi)容進行三校一讀，這種返工對編輯工作會造成很大的負擔(dān)；如果僅允許作者進行無關(guān)痛癢的修改，那么就無法發(fā)揮出作者自校應(yīng)有的作用。

在工作實踐中發(fā)現(xiàn)，要解決這一問題，辦法很簡單：在發(fā)給作者投稿聲明和告之預(yù)排刊期的同時，說明情況，如果作者確實有調(diào)整文章內(nèi)容需要的，在某個時限前將最終稿件發(fā)回編輯部，相關(guān)編輯在文章刊發(fā)前的準(zhǔn)備階段，通過電話或者電子郵件等方式就這一情況和作者確認。

在實踐中發(fā)現(xiàn)，在正式開展編輯工作之前，對文章進行調(diào)整的作者約占1/10的比例，如果是對文章刊發(fā)版面數(shù)有控制要求的作者，這一比例還有一定幅度的提高。而在編輯工作開展之前安排作者自校，工序很簡單，但可減少后續(xù)編輯工作中的許多不確定的因素（有了這一工序，在后續(xù)開展編校問題匯總反饋時，作者改動的幅度也不會很大），大大減輕了編輯的工作負擔(dān)。

（二）在編輯工作開展之后的作者自校

在哪個環(huán)節(jié)反饋給作者進行自校，較為合適？結(jié)合工作中的經(jīng)驗，筆者認為，需要視稿件的質(zhì)量情況靈活設(shè)定，其根本的出發(fā)點是為了保障編輯工作的順暢。之所以稿件質(zhì)量好壞為評判的依據(jù)，是因為一篇文稿需要經(jīng)過至少“三校一讀”環(huán)節(jié)，除了欄目編輯自校外，還需與其他人員的互校。如果稿件質(zhì)量比較差，在欄目編輯進行一校的過程中，已經(jīng)發(fā)現(xiàn)文章內(nèi)容上、邏輯上有較大問題，會影響后續(xù)校次對文章的理解與審讀，那么建議一校以后就馬上把問題匯總，并反饋作者，請作者在自校中把問題解決，以免增加后面校次人員的工作負擔(dān)，使其有更多的精力花在文章其他方面的校核上。如果文稿的質(zhì)量比較好，在編校中發(fā)現(xiàn)的問題數(shù)量少、問題不大，改動的幅度小、影響不大的，可以在三校結(jié)束后、終讀前將問題匯總并反饋給作者，而不采取一發(fā)現(xiàn)問題就立即反饋，頻繁讓作者修改，給作者增加負擔(dān)。這種根據(jù)稿件質(zhì)量和編校的情況靈活確定作者自校程序的做法，能讓編輯錯峰安排自身的工作，避免某一個時限內(nèi)集中反饋文章、某一個時間段內(nèi)等待作者修改回來，一會工作量過于集中、一會工作量又過于空閑的情況，使作者的自校環(huán)節(jié)與編輯出版的工作流程的銜接更為順暢，從而避免因增設(shè)作者自校環(huán)節(jié)而延誤下一個編校程序的現(xiàn)象。

二、采用靈活的作者自校形式，方便作者自校和修改

編輯作為作者自校環(huán)節(jié)的組織者，采用什么樣的反饋形式，才能省事省力，又方便作者進行自校呢？最開始的時候，我們采用的是WORD形式的單一反饋方式，將從專業(yè)排版軟件(如Pagemake、Adobe InDesign)中排版好的純文字部分內(nèi)容復(fù)制出來，包括文章標(biāo)題、作者名字、簡介、摘要、文章內(nèi)容、文末注釋、參考文獻等，粘貼到WORD中，反饋給作者。采用WORD形式進行反饋的優(yōu)點是文字的改動非常便利，標(biāo)注和改動的地方能明顯顯示出來（可建議在“修訂”模式下將改動），缺點是圖表、公式等單獨置入排版軟件的內(nèi)容沒法直接隨著文字復(fù)制出來，如果需要分別置入這些內(nèi)容，那么工作量很大，如果不置入，那么作者自校的內(nèi)容就不完整，而且因為置入導(dǎo)致的差錯沒法看出，而且遠沒有排版好的版面那樣直觀。

通過實踐摸索，目前能比較好的解決這個問題且較為最為方便的方式是采用“PDF+word”的形式進行反饋。我刊采用的是AE的排版軟件，充分利用排版軟件中的自帶功能（如通過“導(dǎo)出”菜單）即可將初步排好的文章快速轉(zhuǎn)成一個PDF文件。PDF文件具有圖文并茂的特點，能夠直觀地看到排版的情況（包括文字和圖標(biāo)、公式等），編輯人員還可以使用PDF軟件中自帶的功能（如工具欄上有“審閱和注釋”“附注”），將文章中出現(xiàn)前后矛盾，圖文表述不一的情況反饋給作者，方便作者進行閱讀，這樣作者不僅可以對文字也還可以對排版后的圖表、公式進行審閱，非常直觀，但缺點是PDF這個軟件的普及率相對WORD要低，一些作者尤其是上年紀的作者對PDF的功能使用掌握不熟練，很難使用PDF進行文章的修改和標(biāo)注。因此，采用“PDF+Word”雙管齊下的方式反饋給作者進行自校，充分軟件的自帶功能，操作簡單、方便，既不會給編輯帶來太大的工作量，又方便作者自校。

三、建立文章反饋模板，減輕編輯工作量

匯總、整理編校中的問題，形成一個文章反饋函，詳述清楚相關(guān)要求，請作者結(jié)合函中內(nèi)容進行自校，是編輯能否有序引導(dǎo)作者自校的極為關(guān)鍵的一步。一名編輯往往每期編校的文章不止一篇，加上每一篇文章內(nèi)容不同，存在的問題不一而同，需要形成一個獨立的反饋函發(fā)給作者，不僅工作量大，還極為煩瑣，如何才能減輕這一環(huán)節(jié)的工作負擔(dān)呢？

筆者采取的做法是構(gòu)建一個反饋函的模板，將編校中容易出現(xiàn)的問題匯總起來，逐項對照文章的情況，加以增減，并按一個統(tǒng)一的格式進行反饋，既省心、省力，還不容易有疏漏。函的內(nèi)容主要包括三大部分：

（1）函首內(nèi)容。交代清楚發(fā)函的緣由，版面的排版情況（是否出現(xiàn)版面不足或者超出版面的情況，是否需要作者幫助處理版面等）及相關(guān)的要求等。要求表述清楚，使作者對反饋的情況有一個大體上的了解；另外，要注意語氣委婉，體現(xiàn)出對作者的尊重，營造良好的溝通氛圍，增進編輯和作者之間的溝通與交流。

（2）函的主體內(nèi)容。這一部分內(nèi)容又由兩個部分內(nèi)容組成。其一是個性問題，即每篇文章因內(nèi)容不同而存在的具體問題，如文章某個段落中的表述含糊、指代不清、某個提法不統(tǒng)一等。這一部分內(nèi)容需要靈活根據(jù)文章內(nèi)容整理出來，在使用模板進行反饋時，要單獨進行替換這部分內(nèi)容（這部分內(nèi)容也可以在PDF中加以整理，在反饋函中只需請作者依據(jù)PDF中標(biāo)注的問題進行回答和處理）。其二是共性問題，提示性自檢內(nèi)容，即在編輯實踐中總結(jié)出來的關(guān)于文章的輔文中容易出現(xiàn)的問題，可根據(jù)每篇文章的情況，逐一進行對照、檢查，提醒作者加以核實，如基金項目內(nèi)容是否完整、作者簡介信息是否正確、參考文獻的格式是否完整、公式及各字母所代表的信息是否準(zhǔn)確等。以作者簡介為例，作者簡介是非常重要的信息，關(guān)系到作者職稱的評定，對于作者名字、作者的學(xué)歷、職稱、任職單位等信息要求精確，在文章反饋時要特別提醒作者檢查。這一部分內(nèi)容，基本可以沿用，只需視文章的情況適當(dāng)調(diào)整即可。

需要說明的是，反饋函中的內(nèi)容需要根據(jù)工作中出現(xiàn)的新問題，不斷調(diào)整、補充和完善，使之更符合實際需要。以作者簡介為例，加以說明。作者簡介是非常重要的信息，關(guān)系到作者職稱評定等其他相關(guān)用途，對作者名字、學(xué)歷、職稱、職務(wù)和任職單位等信息要求精確，在文章反饋時要特別提醒作者檢查。尤其是一篇文章有多位作者的，在反饋函中應(yīng)提醒通訊作者將個人簡介發(fā)給本人核實。在實際工作情況中，需結(jié)合工作經(jīng)驗動態(tài)調(diào)整和充實反饋函中的相關(guān)內(nèi)容。

（3）函尾內(nèi)容。交代清楚作者自校的要求、方法和反饋回來的說明。如可以請作者按照編輯的要求，用不同顏色字體（或通過“注釋”的方式）標(biāo)明改動之處，方便編輯對照、核實和修改，這也能大量減少編輯的工作負擔(dān)。

四、結(jié)語

增設(shè)作者自校程序，不僅是尊重作者出版權(quán)利的體現(xiàn)，有助于提高期刊的編輯質(zhì)量和出版質(zhì)量，為讀者和作者打造出更優(yōu)質(zhì)的期刊產(chǎn)品，同時還能增強編輯與作者之間良好的互動關(guān)系，規(guī)避減少出版的法律糾紛。作者自校是保證期刊出版質(zhì)量的一道重要防線，不能因為增加了工作環(huán)節(jié)、加大編輯工作量、影響編輯出刊時間等原因噎廢食，而不重視甚至是放棄作者的自校環(huán)節(jié)?？萍计诳瘧?yīng)結(jié)合期刊自身的特點，巧妙利用作者自校環(huán)節(jié)，達到提高編輯出版效率和質(zhì)量的目標(biāo)，筆者在此僅拋磚引玉，希望能引發(fā)更多的探討。

[1]欒奕，陶映雪，劉利.科技期刊作者自校及其意義[J].編輯學(xué)報，2006，18（3）：221-222.

[2]姚萍，何紹仁.科技學(xué)術(shù)期刊應(yīng)加強作者自校環(huán)節(jié)[J].編輯學(xué)報，2008，20（1）：58-59.

[3]張忠，唐慧，王開勝.科技學(xué)術(shù)期刊作者自校的目的及其實現(xiàn)方法[J].編輯學(xué)報，2015，27（4）：357-358.