1　引言

電子檔案[1]是指具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，國(guó)家信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案管理工作進(jìn)入了電子化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的新階段。電子檔案以其操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小、信息容量大等特征[2]，逐漸成為檔案的主體形式。但電子檔案具有易逝性、易變性、對(duì)元數(shù)據(jù)的依賴性、信息與特定載體的可分離性等特性[3]，隨著電子檔案的大量產(chǎn)生，檔案部門的接收和長(zhǎng)期保存工作面臨巨大挑戰(zhàn)，如何管理好電子檔案是新時(shí)期檔案工作需要直面的重要問(wèn)題，而利用技術(shù)手段對(duì)電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢測(cè)是有效措施之一。

2“四性”的定義與意義

電子檔案的“四性”是指真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，根據(jù)《文書(shū)類電子檔案檢測(cè)一般要求（征求意見(jiàn)稿）》中的定義，真實(shí)性指電子檔案的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景與形成時(shí)的原始狀況相一致的性質(zhì)；完整性指電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息齊全且沒(méi)有破壞、變異或丟失的性質(zhì)；可用性指電子檔案可以被檢索、呈現(xiàn)和理解的性質(zhì)；安全性指電子檔案的管理過(guò)程可控、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)可靠，未被破壞、未被非法訪問(wèn)的性質(zhì)。

真實(shí)性不僅能反映社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史原貌，而且是構(gòu)成電子檔案價(jià)值屬性的前提，是確保電子檔案具有行政有效性和法律憑證性的重要基礎(chǔ)；完整性是確保電子檔案憑證價(jià)值的重要保障；可用性是電子檔案存在和具有保存價(jià)值的基礎(chǔ)，如果電子檔案不能便捷使用，再有價(jià)值的檔案資料也會(huì)失去存在的實(shí)際意義；安全性是真實(shí)性、完整性和可用性的基礎(chǔ)，是維護(hù)電子檔案憑證價(jià)值、法律效力的保障[4]。

保證電子文件、電子檔案的“四性”是電子文件能夠成為電子檔案的前提，也是電子檔案能夠長(zhǎng)期保存的關(guān)鍵要素。2009年發(fā)布的《電子文件管理暫行辦法》（兩辦廳字〔2009〕39號(hào)）首次提出了“四性”的概念，并且明確指出“電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行真實(shí)、完整、可用和安全方面的鑒定、檢測(cè)”；2012年國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)〔2012〕7號(hào)）指出在電子檔案移交和接收過(guò)程中要對(duì)電子檔案的“四性”進(jìn)行檢測(cè)。為了規(guī)范電子檔案的“四性”檢測(cè)工作，國(guó)家檔案局正著手制定電子檔案“四性”檢測(cè)方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，目前已發(fā)布了《文書(shū)類電子檔案檢測(cè)一般要求（征求意見(jiàn)稿）》。

圖1：歸檔環(huán)節(jié)的“四性”檢測(cè)內(nèi)容

圖2：移交接收環(huán)節(jié)的“四性”檢測(cè)內(nèi)容

圖3：長(zhǎng)期保存環(huán)節(jié)的“四性”檢測(cè)內(nèi)容

由此可見(jiàn)，電子檔案“四性”檢測(cè)在電子檔案生命周期管理過(guò)程中具有舉足輕重的作用，是保證電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性、安全性的重要手段，也是確保電子檔案憑證價(jià)值、查考價(jià)值和保存價(jià)值的重要措施。

3“四性”檢測(cè)研究?jī)?nèi)容

“四性”檢測(cè)研究應(yīng)以電子檔案的全生命周期管理過(guò)程為基礎(chǔ)，并從檢測(cè)環(huán)節(jié)、檢測(cè)對(duì)象和檢測(cè)內(nèi)容等方面入手。

3.1　檢測(cè)環(huán)節(jié)

根據(jù)文件生命周期理論[5]，電子文件從其形成到最終銷毀或永久保存，主要經(jīng)過(guò)電子文件創(chuàng)建、電子文件辦理、電子文件歸檔和電子檔案管理、移交進(jìn)館（電子檔案接收與長(zhǎng)期保存）四個(gè)階段，其中與檔案部門密切相關(guān)的就是電子文件歸檔、電子檔案移交接收和電子檔案長(zhǎng)期保存三大環(huán)節(jié)。

一是電子文件歸檔環(huán)節(jié)。由于電子文件在歸檔過(guò)程中存在業(yè)務(wù)部門和檔案部門之間的權(quán)屬交接以及從電子文件到電子檔案的轉(zhuǎn)變，因此在此環(huán)節(jié)中需通過(guò)“四性”檢測(cè)手段對(duì)歸檔電子文件質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，將符合歸檔要求的電子文件歸檔并統(tǒng)一管理，把不符合要求的電子文件退回業(yè)務(wù)部門重新進(jìn)行整理。

二是電子檔案移交接收環(huán)節(jié)。立檔單位按照檔案館要求，將需要移交進(jìn)館的電子檔案移交至檔案館進(jìn)行長(zhǎng)期保存。由于電子檔案從立檔單位檔案室移交至檔案館的過(guò)程中存在檔案權(quán)屬的轉(zhuǎn)移，且電子檔案在移交過(guò)程中必須符合檔案館接收的相關(guān)規(guī)定與要求。因此在電子檔案移交接收過(guò)程中，檔案室移交人員應(yīng)對(duì)移交的電子檔案進(jìn)行“四性”檢測(cè)，檢測(cè)通過(guò)后方可正式移交；同樣，檔案館接收人員需對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行“四性”檢測(cè)，檢測(cè)通過(guò)后才能正式接收。

三是電子檔案長(zhǎng)期保存環(huán)節(jié)。在電子檔案進(jìn)入長(zhǎng)期保存庫(kù)之前，需要對(duì)其“四性”進(jìn)行全面檢測(cè)，嚴(yán)防不合要求的電子檔案進(jìn)入長(zhǎng)期保存庫(kù)。在電子檔案長(zhǎng)期保存的過(guò)程中，由于技術(shù)更新?lián)Q代或存儲(chǔ)介質(zhì)損壞等原因，可能導(dǎo)致電子檔案損毀或無(wú)法讀取，因此需要設(shè)置檢測(cè)策略，對(duì)長(zhǎng)期保存的電子檔案進(jìn)行定期或者不定期的“四性”檢測(cè)，確保電子檔案長(zhǎng)期可用。

綜上所述，“四性”檢測(cè)要與電子文件歸檔、電子檔案移交接收和電子檔案長(zhǎng)期保存這三個(gè)環(huán)節(jié)密切結(jié)合，要與電子文件生命周期管理密切結(jié)合，確保電子文件和電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全。

3.2　檢測(cè)對(duì)象

圖4：電子檔案“四性”檢測(cè)工具架構(gòu)圖

圖5：四性檢測(cè)工具檢測(cè)界面

從對(duì)檢測(cè)環(huán)節(jié)的分析研究可以看出，“四性”檢測(cè)的對(duì)象主要是三個(gè)環(huán)節(jié)中的信息包[6]，即電子文件歸檔環(huán)節(jié)的歸檔信息包（ASIP，Archiving Submission Information Package）、電子檔案移交接收環(huán)節(jié)的移交信息包（TSIP，Transfer Submission Information Package）、電子檔案長(zhǎng)期保存環(huán)節(jié)的保存信息包（AIP，Archival Information Package）。根據(jù)《文書(shū)類電子檔案檢測(cè)一般要求（征求意見(jiàn)稿）》中的定義，歸檔信息包指電子文件歸檔時(shí)立檔單位內(nèi)部業(yè)務(wù)部門向檔案部門提交的信息包，移交信息包指電子檔案移交時(shí)立檔單位向檔案館提交的信息包，保存信息包指按照長(zhǎng)期保存要求形成的電子檔案信息包。

另外，從技術(shù)實(shí)現(xiàn)手段上看，由于信息包的技術(shù)表現(xiàn)形式既可能是離線數(shù)據(jù)包也可能是在線邏輯包，因此在“四性”檢測(cè)過(guò)程中，既要支持對(duì)離線數(shù)據(jù)包的檢測(cè)，也要支持通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)或服務(wù)調(diào)用的方式對(duì)在線邏輯包的檢測(cè)。

3.3　檢測(cè)內(nèi)容

要確定“四性”檢測(cè)的具體檢測(cè)內(nèi)容，必須針對(duì)電子文件歸檔、電子檔案移交接收、電子檔案長(zhǎng)期保存三個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行分析，制定真實(shí)性檢測(cè)、完整性檢測(cè)、可用性檢測(cè)和安全性檢測(cè)的具體檢測(cè)指標(biāo)項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案“四性”的全面檢測(cè)。

電子文件歸檔環(huán)節(jié)，“四性”檢測(cè)的具體內(nèi)容如圖1所示。真實(shí)性檢測(cè)內(nèi)容包括：（1）電子文件來(lái)源真實(shí)性檢測(cè)：通過(guò)檢測(cè)歸檔電子文件中的固化信息是否有效確認(rèn)電子文件來(lái)源的真實(shí)性；（2）電子文件元數(shù)據(jù)真實(shí)性檢測(cè)：檢測(cè)歸檔電子文件元數(shù)據(jù)是否符合DA/T46-2009要求，包括數(shù)據(jù)類型、長(zhǎng)度、格式、值域以及元數(shù)據(jù)項(xiàng)著錄是否合理等；（3）電子文件內(nèi)容真實(shí)性檢測(cè)：檢測(cè)電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)中包含的電子屬性信息與電子文件元數(shù)據(jù)中記錄的信息是否一致；（4）元數(shù)據(jù)與內(nèi)容關(guān)聯(lián)真實(shí)性檢測(cè)：檢測(cè)電子文件元數(shù)據(jù)與內(nèi)容數(shù)據(jù)是否關(guān)聯(lián)，檢測(cè)元數(shù)據(jù)中記錄的文件存儲(chǔ)位置與電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)的實(shí)際存儲(chǔ)位置是否一致；（5）歸檔信息包真實(shí)性檢測(cè)：檢測(cè)電子文件歸檔信息包的信息組織結(jié)構(gòu)和內(nèi)容是否符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定，檢測(cè)歸檔的信息包與業(yè)務(wù)部門發(fā)送的信息包是否一致。

完整性檢測(cè)的內(nèi)容包括：（1）電子文件數(shù)據(jù)總量檢測(cè)：檢測(cè)GB/T18894-2016表A.1《電子文件歸檔登記表》中登記的電子文件數(shù)量和字節(jié)數(shù)與實(shí)際歸檔的電子文件數(shù)量和字節(jié)數(shù)是否相符；（2）電子文件元數(shù)據(jù)完整性檢測(cè)：對(duì)照DA/T46-2009檢測(cè)元數(shù)據(jù)項(xiàng)是否齊全完整，具有連續(xù)編號(hào)的元數(shù)據(jù)項(xiàng)（比如歸檔號(hào)、件內(nèi)順序號(hào)等）是否有漏號(hào)現(xiàn)象，反映重要問(wèn)題的歸檔電子文件是否包括主要修改過(guò)程和辦理情況記錄等；（3）電子文件內(nèi)容完整性檢測(cè)：檢測(cè)歸檔電子文件是否有對(duì)應(yīng)的內(nèi)容數(shù)據(jù)，內(nèi)容數(shù)據(jù)是否齊全完整；（4）歸檔信息包完整性檢測(cè)：對(duì)照歸檔信息包的組織方式以及單位的歸檔范圍，逐項(xiàng)檢測(cè)信息包的內(nèi)容數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)是否齊全完整。

可用性檢測(cè)內(nèi)容包括：（1）電子文件元數(shù)據(jù)可用性檢測(cè)：檢測(cè)電子文件元數(shù)據(jù)是否可以被正常訪問(wèn)；（2）電子文件內(nèi)容可用性檢測(cè)：檢測(cè)電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)是否可以被正常打開(kāi)和瀏覽，內(nèi)容數(shù)據(jù)格式是否符合歸檔要求；（3）電子文件軟硬件環(huán)境檢測(cè)：檢測(cè)電子屬性元數(shù)據(jù)中記錄的軟硬件環(huán)境信息是否符合歸檔要求；（4）歸檔信息包可用性檢測(cè)：檢測(cè)歸檔信息包是否包含影響其可用性的因素，如使用非公開(kāi)壓縮算法、加密等。

安全性檢測(cè)內(nèi)容包括：（1）歸檔信息包病毒檢測(cè)：檢測(cè)歸檔信息包是否包含惡意代碼；（2）歸檔載體安全性檢測(cè)：檢測(cè)載體內(nèi)是否含有非歸檔文件，通過(guò)外觀、讀取情況等判定載體是否安全可靠，檢測(cè)光盤是否符合DA/T38-2008的有關(guān)要求；（3）歸檔過(guò)程安全性檢測(cè)：檢測(cè)歸檔信息包在歸檔和保存過(guò)程中是否安全、可控。

電子檔案移交接收環(huán)節(jié)，“四性”檢測(cè)的具體內(nèi)容如圖2所示。電子檔案移交接收環(huán)節(jié)的“四性”檢測(cè)內(nèi)容與電子文件歸檔環(huán)節(jié)基本一致，不同的是在對(duì)移交信息包完整性的檢測(cè)過(guò)程中，需要對(duì)照《電子檔案移交與接收辦法》（檔辦發(fā)〔2012〕7號(hào)）的要求檢測(cè)移交信息包中的內(nèi)容數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)是否齊全完整。

電子檔案長(zhǎng)期保存環(huán)節(jié)，“四性”檢測(cè)的具體內(nèi)容如圖3所示。電子檔案長(zhǎng)期保存環(huán)節(jié)“四性”檢測(cè)內(nèi)容，相對(duì)于其他兩個(gè)環(huán)節(jié)最大的不同在于設(shè)置了檢測(cè)策略。在電子檔案長(zhǎng)期保存過(guò)程中，需制定檢測(cè)策略進(jìn)行定期和不定期的“四性”檢測(cè)，包括設(shè)置電子檔案的封裝格式、元數(shù)據(jù)與內(nèi)容數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)方式、存儲(chǔ)路徑、存儲(chǔ)方式、備份策略、各項(xiàng)檢測(cè)指標(biāo)、檢測(cè)周期、長(zhǎng)期保存格式、訪問(wèn)授權(quán)策略和操作流程等。另外，對(duì)于采用EEP封裝包[7]方式進(jìn)行長(zhǎng)期保存的電子檔案，需要對(duì)EEP封裝包進(jìn)行“四性”檢測(cè)；對(duì)于電子檔案長(zhǎng)期保存所涉及的各類備份數(shù)據(jù)、保存載體也要分別進(jìn)行檢測(cè)，以保證電子檔案的長(zhǎng)期可用。

4“四性”檢測(cè)的實(shí)現(xiàn)方法

4.1　實(shí)現(xiàn)原理

基于對(duì)電子檔案“四性”檢測(cè)的研究成果，為切實(shí)提高電子檔案“四性”檢測(cè)的質(zhì)量和效率，我們通過(guò)融合各種技術(shù)設(shè)計(jì)，開(kāi)發(fā)出一款功能強(qiáng)大、操作便捷的電子檔案“四性”檢測(cè)工具，完全能夠滿足電子文件歸檔環(huán)節(jié)、電子檔案移交接收環(huán)節(jié)、電子檔案長(zhǎng)期保存環(huán)節(jié)對(duì)電子檔案“四性”檢測(cè)的要求。

電子檔案“四性”檢測(cè)工具的總體架構(gòu)如圖4所示?！八男浴睓z測(cè)工具總體上劃分為檢測(cè)工具和檢測(cè)引擎兩大模塊。檢測(cè)工具包括配置模塊和檢測(cè)模塊兩個(gè)子模塊，文件檢測(cè)引擎包括應(yīng)用程序接口和檢測(cè)策略的設(shè)置?！八男浴睓z測(cè)工具能夠以獨(dú)立工具軟件方式提供應(yīng)用，其內(nèi)核是檢測(cè)引擎，實(shí)際上是在工具軟件中嵌入“四性”檢測(cè)的功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的“四性”檢測(cè)。檢測(cè)引擎基于Java虛擬機(jī)開(kāi)發(fā)，具有跨平臺(tái)運(yùn)行的特性，便于集成到檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行“四性”檢測(cè)的功能。

4.2　功能介紹

“四性”檢測(cè)工具提供檢測(cè)項(xiàng)的配置功能，可靈活地按照電子文件歸檔環(huán)節(jié)、電子檔案移交接收環(huán)節(jié)、電子檔案長(zhǎng)期保存環(huán)節(jié)的檢測(cè)要求進(jìn)行檢測(cè)項(xiàng)的配置。同時(shí)，“四性”檢測(cè)工具也支持直接導(dǎo)入已經(jīng)配置好的檢測(cè)方案。在具體操作中，用戶可根據(jù)檢測(cè)主體和保管環(huán)境的變化，通過(guò)配置檢測(cè)項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)情境化、高效率的檢測(cè)功能?！八男浴睓z測(cè)工具的檢測(cè)界面操作十分便捷，在配置方案設(shè)置完成后，支持通過(guò)一鍵操作的模式實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔環(huán)節(jié)、電子檔案移交接收環(huán)節(jié)、電子檔案長(zhǎng)期保存環(huán)節(jié)的“四性”檢測(cè)。同時(shí)檢測(cè)過(guò)程也非常直觀清晰，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題能及時(shí)進(jìn)行預(yù)警和提示，并能在檢測(cè)完成后出具完整、詳細(xì)的檢測(cè)報(bào)告，如圖5所示。

5　總結(jié)與展望

本文從檢測(cè)環(huán)節(jié)、檢測(cè)對(duì)象、檢測(cè)內(nèi)容等方面對(duì)電子檔案“四性”檢測(cè)進(jìn)行了深入的分析研究，并設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)出“四性”檢測(cè)工具，為電子檔案“四性”檢測(cè)提供了技術(shù)保障。但目前國(guó)內(nèi)檔案界對(duì)于電子檔案“四性”檢測(cè)的研究才剛剛起步，《文書(shū)類電子檔案檢測(cè)一般要求》目前也還在修訂完善中，本文提出的觀點(diǎn)還存在很多不夠完善、不夠全面的地方。如，有關(guān)電子檔案來(lái)源檢測(cè)的指標(biāo)可以作進(jìn)一步深入研究，有關(guān)電子檔案安全性的檢測(cè)范圍還需進(jìn)一步界定，等等。在今后的研究中，希望更多的學(xué)者能夠關(guān)注并參與進(jìn)來(lái)，結(jié)合理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)電子文件和電子檔案“四性”檢測(cè)要求及實(shí)現(xiàn)方法進(jìn)行總結(jié)和完善，提出更清晰的思路與更合理的方法。

注釋與參考文獻(xiàn)：

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[3]何嘉蓀,金更達(dá).基于元數(shù)據(jù)的電子文件集成管理與服務(wù)[J].檔案學(xué)通訊,2005,5.

[4]李向前.論檔案工作中電子文件歸檔的“四性”保障[J].蘭臺(tái)世界:上半月,2008 (5):28-29.

[5]Erlandsson A, International Council on Archives. Committee on Electronic Records.Electronic records management: a literature review[M]. Paris.: International Council on Archives, 1997.

[6]ISO 14721-2012空間數(shù)據(jù)和信息傳輸系統(tǒng)——開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)(OAIS)——參考模型.

[7]DA/T 48-200基于XML的電子文件封裝規(guī)范.