劉賢昌，林健

（福州外語外貿(mào)學(xué)院工商系，福建福州350202）

中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制問題研究

劉賢昌，林健

（福州外語外貿(mào)學(xué)院工商系，福建福州350202）

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對內(nèi)部控制關(guān)注程度日益提高，存貨是企業(yè)的重要資產(chǎn)，加強(qiáng)存貨內(nèi)部控制，對加快企業(yè)資產(chǎn)周轉(zhuǎn)速度，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)，具有積極的意義，本文分析當(dāng)前企業(yè)存貨管理存在的問題，并針對問題提出相應(yīng)的對策和建議，為改進(jìn)企業(yè)存貨內(nèi)部控制提供參考.

中小企業(yè)；存貨；內(nèi)部控制

1 存貨內(nèi)部控制的概念

1.1 存貨內(nèi)部控制的內(nèi)容

存貨是企業(yè)重要的流動資產(chǎn)，企業(yè)為了有效管理存貨，事先針對存貨的供應(yīng)、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)而制定的能夠相互牽制、驗證的監(jiān)督控制制度，稱為存貨內(nèi)部控制[1].存貨管理不善，會對企業(yè)造成較大影響，是企業(yè)中所有內(nèi)部控制的重點與中心.企業(yè)為了加快存貨周轉(zhuǎn)速度，節(jié)省企業(yè)資金，必須加強(qiáng)存貨內(nèi)部控制，具體可分為以下五個方面內(nèi)容[2]：

1.1.1 職責(zé)分工.存貨管理部門應(yīng)明確各個崗位職責(zé)、權(quán)限范圍和審批程序.存貨在流轉(zhuǎn)過程中，涉及采購、生產(chǎn)等多個部門，在存貨業(yè)務(wù)流程中，不相容的崗位應(yīng)當(dāng)給予分離，崗位間應(yīng)當(dāng)相互監(jiān)督.授權(quán)審批應(yīng)當(dāng)明確審批方式、權(quán)限、責(zé)任等.

1.1.2 采購控制.企業(yè)應(yīng)當(dāng)對采購環(huán)節(jié)建立一個完整的管理制度，使采購的過程從請購開始，均透明化.采購業(yè)務(wù)應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營的計劃編制請購單，提出具體采購項目目錄，通過審批程序，才予實行采購計劃，預(yù)算外或計劃外的采購，更應(yīng)嚴(yán)格審批，同時，還可以用訂貨單，對訂貨單應(yīng)當(dāng)進(jìn)行定期清點.

1.1.3 驗收與倉儲控制.企業(yè)在驗收存貨過程中，應(yīng)派獨立于倉庫保管的人員對即將入庫的貨物進(jìn)行檢查，而后編制驗收單、將驗收單送至?xí)嫴块T以及將貨物送至倉庫，辦理入庫手續(xù)，倉儲人員應(yīng)對存貨進(jìn)行入庫登記，倉儲部門也應(yīng)建立明確的存貨保管制度，對存貨進(jìn)行檢查，加強(qiáng)日常管理.

1.1.4 領(lǐng)用控制.各部門在領(lǐng)用存貨時，倉儲部門在存貨發(fā)出時應(yīng)當(dāng)填制領(lǐng)料單或發(fā)貨單并經(jīng)過有關(guān)部門、有關(guān)人員的審批，并定期將存貨的發(fā)出記錄與財務(wù)部進(jìn)行數(shù)額核對，確保無誤.

1.1.5 盤點控制.存貨數(shù)量盤存一般分永續(xù)盤存制與實地盤存制.兩種盤存制度，會有不同程度的存貨管理控制.即使是使用永續(xù)盤存制，也是需要對存貨進(jìn)行實地盤點.選擇盤點制度，明確盤點范圍，記錄的完整，及時處理盈虧，在盤點時組成盤點小組，共同盤點，以保證盤點的準(zhǔn)確性.

1.2 存貨內(nèi)部控制的重要性

為了保證生產(chǎn)、銷售的正常運行，企業(yè)都持有大量的存貨，大約占流動資產(chǎn)的50%，加強(qiáng)存貨內(nèi)部控制，避免存貨占用大量的流動資金，防止存貨管理過程中出現(xiàn)問題，是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，存貨的管理控制直接關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營的效益.

2 中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制存在的問題

2.1 采購計劃不夠科學(xué)

企業(yè)要根據(jù)市場情況、生產(chǎn)和銷售計劃制定科學(xué)的采購計劃，對采購數(shù)量、采購價格和日期等內(nèi)容做出的提前安排.否則會出現(xiàn)兩種情況：

第一，存貨過多，占用大量資金.存貨的儲存過程將產(chǎn)生高昂的保管費用，大量的存貨積壓可能產(chǎn)生存貨變質(zhì)毀損，而且當(dāng)市價下跌過程中，會產(chǎn)生減值損失，甚至可能因為科學(xué)技術(shù)發(fā)展，而被淘汰，進(jìn)而給企業(yè)帶來大量損失.

第二，存貨過少，使生產(chǎn)過程中缺乏原材料，會產(chǎn)生停工損失，對于商貿(mào)公司來說，庫存商品不足，將使銷售額降低，無法滿足客戶需求，對企業(yè)的發(fā)展極為不利.

2.2 存貨核算、計量不夠準(zhǔn)確

許多中小企業(yè)在存貨核算、計量方面總有數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的問題，問題產(chǎn)生會有多方面，第一是會計人員和倉儲人員素質(zhì)不高，沒有正確的開展核算和計量，第二是存貨計量未保持一致性原則，計算發(fā)現(xiàn)錯誤視若無睹；第三是企業(yè)存貨發(fā)出的計量方法沒有明確，這些都將極大影響企業(yè)存貨計量的準(zhǔn)確程度；還有的企業(yè)存在實地盤存疏忽的情況，盤點不仔細(xì)或并未按規(guī)定及時盤存，以致出現(xiàn)偏差.

2.3 倉庫管理不完善

許多中小企業(yè)倉庫管理還較為混亂，存貨入庫過程中沒有及時辦理驗收入庫手續(xù)，倉庫保管人員沒有分類擺放存貨，存貨發(fā)出沒有及時開具領(lǐng)料單，并經(jīng)相關(guān)人員審批，未建立明確的存貨保管制度，無關(guān)人員都可以隨意接觸存貨，這些現(xiàn)象很容易造成存貨的浪費和丟失.

2.4 信息傳遞滯后

信息傳遞的及時性尤為重要，中小企業(yè)中，時常容易因為信息傳遞的滯后而出現(xiàn)賬實不符的情況.從采購入庫到登記入賬、從領(lǐng)用材料到登記入賬、從發(fā)出貨物到登記入賬，這其中因為審批及各項手續(xù)而導(dǎo)致實際存貨的收發(fā)與會計入賬產(chǎn)生時間差，而在傳遞單據(jù)時，因工作人員的時間觀念不強(qiáng)，致使賬目與實際情況存在出入.這導(dǎo)致企業(yè)存貨數(shù)據(jù)不夠精確，影響管理者利用數(shù)據(jù)做出決策的精準(zhǔn)度.

3 中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制問題的解決對策

3.1 科學(xué)規(guī)劃存貨采購

存貨采購過多，會占用流動資金，采購不足又會影響企業(yè)正常生產(chǎn)，因此企業(yè)要根據(jù)自身特點，制定科學(xué)的采購計劃.在決定某項貨物進(jìn)行采購前，要先進(jìn)行市場研究和組織內(nèi)部分析.通過分析市場供求狀況、產(chǎn)品售價以及產(chǎn)品質(zhì)量等可能影響采購計劃的數(shù)據(jù)，做出采購安排.要通過以銷定產(chǎn)的方法，科學(xué)預(yù)測全年銷售數(shù)量，進(jìn)而分解確定各類材料的采購量；另外要結(jié)合個企業(yè)自身情況，確定是進(jìn)行采購或自制、租賃，如果選擇企業(yè)有多余的產(chǎn)能，可以較低的成本進(jìn)行生產(chǎn)需要的配件，可以安排自制.企業(yè)還應(yīng)考慮自己采購與采購?fù)獍氖雰?yōu)孰劣.應(yīng)注意的是外包雖然可以省略諸多繁瑣過程，但正因此企業(yè)更應(yīng)當(dāng)評估外包的有效性，同時與企業(yè)核心活動相關(guān)性較高的業(yè)務(wù)不宜外包[3].

除此以外，與存貨采購最直接相關(guān)的計劃是：如何采購、采購多少、何時采購.采購的方式主要有招標(biāo)采購以及非招標(biāo)采購.采購數(shù)量及時間的確定應(yīng)使存貨的庫存量做到防止供應(yīng)中斷，影響產(chǎn)銷活動，同時也不能積壓過多，占用大量流動資金及庫存空間.零庫存這一目標(biāo)難以達(dá)到，又容易因意外情況出現(xiàn)供應(yīng)中斷，故最合適的采購量應(yīng)為計劃用量加上備用量.采購時間的確定則應(yīng)根據(jù)成本與銷售量，以經(jīng)濟(jì)效益的最高值來確定.

3.2 加強(qiáng)中小企業(yè)的存貨核算

正確的存貨核算是存貨內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，存貨核算就是要對存貨的收發(fā)存過程中進(jìn)行正確會計處理.原材料的采購入庫、材料領(lǐng)用及商品銷售出庫、存貨成本的分配與結(jié)轉(zhuǎn)、庫存盤點管理，均與存貨核算息息相關(guān).加強(qiáng)中小企業(yè)的存貨核算，首先是要規(guī)范存貨核算.對購進(jìn)、銷售、盤虧、盤盈、出庫、入庫等環(huán)節(jié)設(shè)置相對應(yīng)的核算辦法，另外常用計價方法有先進(jìn)先出、后進(jìn)先出、移動平均、全月平均、個別計價五種方式，企業(yè)應(yīng)按實際情況明確規(guī)定各項存貨的計價方法.堅持在期末對庫存數(shù)量、金額等進(jìn)行盤點,若有盤虧、盤盈，應(yīng)查明其原因并且及時上報，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行賬務(wù)處理，以求做到賬賬相符、賬實相符,確保存貨核算計量準(zhǔn)確.存貨核算應(yīng)按流程進(jìn)行.

3.3 建立良好的信息交流系統(tǒng)

信息對企業(yè)而言的重要性早已是不置可否，現(xiàn)代信息技術(shù)朝信息化、技術(shù)化方向發(fā)展，在信息化發(fā)展迅猛的大環(huán)境下，對企業(yè)內(nèi)部信息交流系統(tǒng)的建立與企業(yè)內(nèi)部信息的管理都帶來了巨大挑戰(zhàn).

3.3.1 運用信息化的管理.企業(yè)可以運用信息化的管理，提高信息的傳遞速度以及有效地控制成本，更可以減少信息傳遞中的人為干擾，有效降低錯弊的概率.

3.3.2 建立企業(yè)信息共享平臺.大多中小企業(yè)各部門間的信息通常各自獨立，信息在各部門間的傳遞也容易滯后，甚至出現(xiàn)不統(tǒng)一的情況，這對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動存在極大的負(fù)面影響.建立一個良好的企業(yè)信息共享平臺，對信息的滯后缺陷及信息的傳遞錯誤這種低級缺陷能夠提供有效的改善.將存貨管理與信息技術(shù)相聯(lián)系在一起，形成一面覆蓋整個企業(yè)的信息網(wǎng)，使管理高效順暢，同時也提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益.

3.3.3 引進(jìn)新技術(shù)，實時更新信息.在實際運用信息化管理過程中，倉儲部門存貨因進(jìn)出頻繁、種類繁多而導(dǎo)致信息量龐大，存貨信息想要實時更新，其工作量巨大，故存貨出庫入庫的信息報告不及時，盤點結(jié)果不準(zhǔn)確的情況時有發(fā)生，不及時、不準(zhǔn)確的存貨信息讓企業(yè)的快速共享信息系統(tǒng)無法使用.為解決這項問題，企業(yè)可以引進(jìn)二維條形碼技術(shù)，通過掃描二維條形碼將存貨信息錄入電腦，快速且準(zhǔn)確計入存貨出入信息，清晰定位存貨位置，高效且不易出錯.

3.4 完善存貨內(nèi)部控制活動

3.4.1 規(guī)范存貨的驗收程序.存貨要正式進(jìn)入企業(yè)中，首先就是驗收入庫，存貨的驗收是存貨進(jìn)入企業(yè)時質(zhì)量與數(shù)量的保證，為之后生產(chǎn)領(lǐng)用打好基礎(chǔ).存貨驗收前，應(yīng)當(dāng)合理安排好存貨儲存位置，以及安排好搬運、驗收人員.驗收時應(yīng)嚴(yán)格核對供貨單據(jù)，對存貨的名稱、價格、數(shù)量、規(guī)格等一一核對，以防錯發(fā)，漏發(fā)，同時，應(yīng)安排高素質(zhì)的質(zhì)量檢查人員對貨物的質(zhì)量進(jìn)行檢驗，入庫后還應(yīng)按實際填寫入庫單.

3.4.2 落實存貨的分類保管.外購的原材料、企業(yè)生產(chǎn)的半成品、產(chǎn)成品均需入庫存放，不同種類的存貨應(yīng)分開存放，以便領(lǐng)取.許多存貨對儲存環(huán)境也有要求，此類存貨更應(yīng)分倉存放，防止因環(huán)境產(chǎn)生不必要的損失.此外，倉管人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行崗前培訓(xùn)，讓其熟悉各種存貨保管流程、保管條件，以防出現(xiàn)非生產(chǎn)性損失.

3.4.3 改進(jìn)存貨的出庫審批.規(guī)范的存貨領(lǐng)用制度可以避免不必要的浪費和降低某些存貨被私拿的可能性.生產(chǎn)領(lǐng)用材料，應(yīng)先填制領(lǐng)用申請，根據(jù)生產(chǎn)計劃的合理性進(jìn)行審批，倉儲人員根據(jù)申請發(fā)出材料并填制領(lǐng)用單，領(lǐng)用單需領(lǐng)用人簽字.對外銷售商品，則應(yīng)辦理出庫手續(xù)，禁止白條出庫，商品的出庫應(yīng)有專人復(fù)核.

3.5 建立和完善內(nèi)部審計制度

為了確保能夠切實有效地運行存貨內(nèi)部控制制度,企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立一個對存貨進(jìn)行實時監(jiān)督、檢查的制度.成立一個獨立的內(nèi)部審計部門是一個良好的選擇，內(nèi)部審計可以在存貨管理之后進(jìn)行再監(jiān)督、再控制，保證存貨內(nèi)部控制制度的有效運行.要建立完善的內(nèi)部審計制度，第一，要根據(jù)企業(yè)自身的性質(zhì)、規(guī)模建立一個內(nèi)部審計部門，并保證其獨立性；第二，指派的審計人員應(yīng)有足夠的專業(yè)技術(shù)能力，并對企業(yè)的存貨內(nèi)部控制制度足夠熟悉，還要求有一定的實踐積累；第三，制定完善的企業(yè)內(nèi)部審計條例，明確內(nèi)部審計部門的工作內(nèi)容，如定期對存貨內(nèi)部控制的各方面進(jìn)行檢查，檢查相關(guān)憑證和賬簿,驗證存貨的完整性；對實物進(jìn)行實地盤點,確認(rèn)其真實性,確保賬賬相符、賬實相符.對存貨內(nèi)部控制中發(fā)現(xiàn)的不足之處,應(yīng)當(dāng)及時修正，在適當(dāng)?shù)臅r候還應(yīng)進(jìn)行突擊檢查等.

〔1〕劉洪華.加強(qiáng)中小企業(yè)存貨監(jiān)管的思考[J].當(dāng)代會計,2015(2).

〔2〕王麗莉.企業(yè)存貨管理中存在的問題及對策[J].會計之友,2011(12).

〔3〕周子清.淺議我國中小企業(yè)存貨的內(nèi)部控制制度[J].中國商貿(mào),2014(2).

〔4〕范殿紅.我國國有企業(yè)績效管理現(xiàn)狀分析與對策研究[J].河南科技學(xué)院學(xué)報，2009（04）.

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2017-09-11