叢亞光

摘要：事業(yè)單位檔案管理是事業(yè)單位管理工作中的一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，具有極強(qiáng)的專業(yè)性和保密性。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的加快，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷在發(fā)展中完善，這也給信息的處理提出了更高的要求。事業(yè)單位檔案管理為了迎合市場(chǎng)的發(fā)展，不斷進(jìn)行完善，并在國(guó)家相關(guān)政策的支持下得到了更加標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化的發(fā)展，但從目前整體發(fā)展情況來(lái)看，還存在諸多問(wèn)題，值得我們專業(yè)人員關(guān)注和解決。對(duì)此，就針對(duì)事業(yè)單位檔案管理中的問(wèn)題和對(duì)策展開(kāi)探討，為事業(yè)單位檔案管理水平的提升提供有效參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；對(duì)策

中圖分類號(hào)：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.01.030

檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜且專業(yè)的工作，包含了從檔案的收集到統(tǒng)計(jì)等一系列的工作，是事業(yè)單位管理工作中的重要組成部分。隨著我國(guó)科技的不斷發(fā)展、信息技術(shù)應(yīng)用的普及，給事業(yè)單位檔案管理提出了更新更高的要求，并且在現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷深化的前提下，傳統(tǒng)管理形式也迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)。雖然我國(guó)檔案事業(yè)在國(guó)家重視和不斷變革中取得了顯著的發(fā)展，但其中仍有較多問(wèn)題存在阻礙著它的進(jìn)一步發(fā)展，因此要正視這些問(wèn)題，并制定出行之有效的解決措施是當(dāng)前亟待解決的。

1事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1管理環(huán)節(jié)薄弱和認(rèn)識(shí)上不夠

檔案管理給很多人造成的認(rèn)識(shí)都是存在誤區(qū)的，大多數(shù)都認(rèn)為這是一項(xiàng)檔案的保管工作，只要是檔案不丟失、不損壞就完成了工作，豈不知這樣想法只是片面的理解了檔案管理的工作內(nèi)容，也是由于這樣的錯(cuò)誤想法使檔案管理工作在單位中引不起足夠的重視，自然對(duì)其的經(jīng)費(fèi)和人員的投入也必然不會(huì)充足，這樣就會(huì)在很大程度上阻礙其工作的順利開(kāi)展。通過(guò)這點(diǎn)分析，我們可以看出，領(lǐng)導(dǎo)及工作人員如果沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)，就很容易忽略檔案工作的重要性和作用的發(fā)揮，也必然無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求了。

1.2檔案缺乏必要的分類系統(tǒng)

從本質(zhì)上分析，檔案管理存在兩個(gè)方面的價(jià)值：第一，憑證性功能。第二，應(yīng)用功能。兩個(gè)價(jià)值相對(duì)比的話，檔案在現(xiàn)實(shí)科技中的應(yīng)用是具關(guān)鍵性的。在實(shí)際檔案管理工作的開(kāi)展中，工作人員往往將工作的重點(diǎn)都集中在了資料的收集方面，忽略了分類整理的重要性。科技檔案開(kāi)展收集和整理，就是為了實(shí)現(xiàn)之后的資料查閱和參考，但要是缺乏統(tǒng)一的查閱系統(tǒng)，那么就會(huì)從根本上降低利用率，檢索效率自然也高不了。探究其中的原因，主要就是專業(yè)技術(shù)人員的缺乏和嚴(yán)格資料整理流程的制定。

1.3檔案管理模式落后，水平較低

在很多事業(yè)單位中，檔案管理人員存在自身專業(yè)素質(zhì)差、管理模式落后及變動(dòng)頻繁等情況，往往都是這些因素使得檔案管理工作失去了應(yīng)有的意義，并且得不到足夠的重視。除此之外，對(duì)于信息資料的收集、整理和歸檔等，也存在著嚴(yán)重的業(yè)務(wù)水平不高的情況，很多的基層事業(yè)單位根本沒(méi)有對(duì)檔案管理作為重點(diǎn)工作來(lái)開(kāi)展，因此沒(méi)有成立獨(dú)立的部門(mén)對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，檔案人員也自然而然沒(méi)有針對(duì)性的工作，從事的辦公室工作也從檔案的管理轉(zhuǎn)移到了辦公勤務(wù)類，逐漸成了辦公室的勤雜工，這樣情況也之直接導(dǎo)致單位檔案管理工作的表面化，更加失去了管理的科學(xué)性和規(guī)范性，使檔案管理陷入了混亂中。甚至在檔案管理工作中還會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤歸檔、保管期的混亂情況，這些都阻礙了檔案管理的發(fā)展。

1.4軟硬件設(shè)施不夠健全

從目前來(lái)看，很多單位雖然有單獨(dú)的檔案管理室，但大都很小且位置偏僻，僅有簡(jiǎn)單的檔案柜可以使用，導(dǎo)致眾多檔案都處于堆積的狀態(tài)下，不利于檔案的管理和儲(chǔ)存。并且很多單位沒(méi)有軟硬件的配置，檔案也沒(méi)有建立電子信息管理，采用的是傳統(tǒng)的手工檔案記錄，這在很大程度上就脫離了時(shí)代的發(fā)展，嚴(yán)重滯后于政府采購(gòu)事業(yè)的發(fā)展。

2事業(yè)單位檔案管理的建議

2.1提高對(duì)檔案管理工作的重視程度

要提高對(duì)檔案管理工作的重視，首先應(yīng)該是領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理工作的思想，將檔案管理工作提到日程中來(lái)，給予足夠的重視，將其當(dāng)作一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容實(shí)施，高層領(lǐng)導(dǎo)的重視是基礎(chǔ)，可以定期的組織一些檔案管理的培訓(xùn)，安排管理人員積極參加，通過(guò)培訓(xùn)提高他們的積極性，提高他們的工作素質(zhì)。其次，對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)也應(yīng)該意識(shí)到自己工作性質(zhì)的重要，對(duì)工作本身負(fù)起責(zé)任，提高自身收集信息和管理信息的水平。單位還可以根據(jù)自身的發(fā)展條件制定合理地考核制度，通過(guò)考核制度激發(fā)工作人員對(duì)崗位的熱情，使管理工作更加規(guī)范化。

2.2加強(qiáng)檔案的分類管理

在開(kāi)展單位檔案管理時(shí)，要制定一系列的計(jì)劃，并且將檔案分類作為關(guān)鍵性的工作來(lái)開(kāi)展。檔案的工作人員首先要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的分類，做好歸檔工作。檔案分類管理一般會(huì)根據(jù)幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行：（1）檔案的內(nèi)容；（2）建立檔案時(shí)間；（3）檔案實(shí)際情況等，根據(jù)這些對(duì)檔案進(jìn)行分類，可以實(shí)現(xiàn)檔案的有效查詢、資料的有效提取、信息的有效運(yùn)用。同時(shí)還要注意一定，檔案分類中相關(guān)人員，必須采用科學(xué)的分類方法，遵照嚴(yán)格規(guī)定來(lái)開(kāi)展。

2.3增加專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素養(yǎng)

信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)科技的發(fā)展，給人們的生活生產(chǎn)帶來(lái)了巨大的改變，但歸根結(jié)底還是在于人潛能的發(fā)揮，關(guān)鍵的就是人才。因此要實(shí)現(xiàn)檔案管理的發(fā)展，也要重視人才的培養(yǎng)。第一，要通過(guò)招聘等形式，引進(jìn)專業(yè)人才，充實(shí)檔案管理的工作隊(duì)伍；第二，對(duì)目前的工作人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，不斷提升檔案管理方面的專業(yè)素養(yǎng)。作為檔案管理人員，也要通過(guò)學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)累積，開(kāi)拓思維和視野，提升自身專業(yè)素養(yǎng)，學(xué)會(huì)將先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和理論應(yīng)用其中，不斷改進(jìn)和完善檔案的管理。

2.4加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

數(shù)字化已經(jīng)成為當(dāng)前的一個(gè)重要趨勢(shì)，因此檔案管理也要將其作為發(fā)展的一個(gè)方向，不斷推進(jìn)檔案信息資源的數(shù)字化發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)。同時(shí)，這對(duì)于檔案原件來(lái)講，也是一種保護(hù)和儲(chǔ)存的重要方式。要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，就要充分發(fā)揮出先進(jìn)信息手段的作用，將信息的載體從物質(zhì)轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式，并通過(guò)檔案目錄的創(chuàng)建，提供更加便捷的服務(wù)。數(shù)字檔案和傳統(tǒng)檔案并不是對(duì)立關(guān)系，他們可以長(zhǎng)期共存，起到互補(bǔ)的作用。檔案信息化還要注意規(guī)范化的落實(shí)，這是檔案信息化建設(shè)的重要工作之一，也是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要標(biāo)志。事業(yè)單位在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過(guò)程中，要時(shí)刻遵照國(guó)家的管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身的發(fā)展現(xiàn)狀和管理制度來(lái)開(kāi)展，并注意實(shí)踐性，從中吸取經(jīng)驗(yàn)不斷完善。檔案目錄是檔案管理有效開(kāi)展的一個(gè)關(guān)鍵性工作，除了要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)外要具有操作性。另外，對(duì)于檔案內(nèi)容、項(xiàng)目、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)及格式也要有統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理。

3結(jié)語(yǔ)

總之，事業(yè)單位檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)且艱巨的任務(wù)，必須引起上層領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視。在實(shí)際工作中，要加強(qiáng)對(duì)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，并通過(guò)現(xiàn)代化和信息化制度的制定和完善，來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理整體水平的提升，才能提升檔案管理工作的高效性，從而為事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展所服務(wù)。

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