(黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院 人事處,湖北 黃岡 438002)

檔案主要有兩大功能，一是真實(shí)地記錄歷史，二是服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案信息資源重收藏輕利用，致使許多有價(jià)值的檔案信息資源“藏在深閨無(wú)人識(shí)”，即便是進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代以后，檔案信息資源也沒(méi)有實(shí)現(xiàn)互聯(lián)共享，沒(méi)有發(fā)揮出應(yīng)有的優(yōu)勢(shì)，這影響到檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。因此，加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，使檔案更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，顯得十分重要與迫切。

1 檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的意義

1.1 服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展

檔案記錄的是最原始、最真實(shí)的歷史，數(shù)量龐大、門(mén)類(lèi)齊全，涉及各行各業(yè)，以及社會(huì)的方方面面，是國(guó)家信息資源的重要組成部分，具有不可估量的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，信息利用能力成為國(guó)家實(shí)力的一個(gè)重要指標(biāo)。把收藏完整的各類(lèi)檔案信息資源有效利用起來(lái)，對(duì)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展、科技文化的進(jìn)步，無(wú)疑會(huì)起到巨大的推動(dòng)作用。

1.2 促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展

檔案事業(yè)要想獲得發(fā)展，必須實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的最大化。在當(dāng)今這個(gè)互聯(lián)互通的開(kāi)放型社會(huì)里，檔案信息資源絕對(duì)不能儲(chǔ)存在一個(gè)相對(duì)封閉的空間。只有把它很好地開(kāi)發(fā)利用起來(lái)，檔案信息資源才會(huì)創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，才能發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，檔案管理和檔案事業(yè)發(fā)展才會(huì)進(jìn)入一個(gè)良性循環(huán)?？偠灾?，檔案的開(kāi)發(fā)利用是檔案實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的重要途徑，是推進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要支撐。

2 目前檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用存在的問(wèn)題

2.1 思想觀念的問(wèn)題

思想觀念問(wèn)題的核心就是正確處理檔案管理和開(kāi)發(fā)利用的關(guān)系。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理處于一個(gè)封閉或半封閉的狀態(tài)，內(nèi)部的人有所了解，外部的人知之甚少。按時(shí)接收檔案信息，適時(shí)整理，形成歷史記憶，定時(shí)對(duì)外開(kāi)放，是檔案工作的常態(tài)，從而在檔案管理人員心中形成根深蒂固的“重管輕用”思想。認(rèn)為檔案信息就是為了記錄歷史，不管開(kāi)發(fā)利用到什么程度，都創(chuàng)造不出經(jīng)濟(jì)和社會(huì)價(jià)值。

2.2 編研方式的問(wèn)題

檔案編研方式問(wèn)題的實(shí)質(zhì)是提高檔案開(kāi)發(fā)利用效率的問(wèn)題。就目前而言，檔案編研存在的最大問(wèn)題是方式較陳舊、層次較低、內(nèi)容碎片化。檔案編研人員沒(méi)有明確的思路和構(gòu)想，缺乏科學(xué)合理的開(kāi)發(fā)利用模式，只是按照原始檔案信息，對(duì)信息資源進(jìn)行粗加工。這樣，雖然能夠?yàn)榻?jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供一些確鑿的證據(jù)，但缺乏對(duì)信息資源的深加工、再加工，以致檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的效率不高，不能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展、科技文化進(jìn)步的需要。

2.3 服務(wù)對(duì)象的問(wèn)題

檔案工作的服務(wù)對(duì)象決定著檔案工作的重心。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案工作基本圍繞著為黨政機(jī)關(guān)服務(wù)這一中心展開(kāi)，真實(shí)記載歷史的功能雖然發(fā)揮出來(lái)了，但服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的功能卻弱化了。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案信息資源需求的增大，這種矛盾更加凸顯，要求檔案工作的重心及時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)移，由過(guò)去單純?yōu)辄h政機(jī)關(guān)服務(wù)迅速轉(zhuǎn)移為服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮更大作用。

2.4 運(yùn)行機(jī)制的問(wèn)題

檔案開(kāi)發(fā)利用運(yùn)行機(jī)制的核心是有償還是無(wú)償服務(wù)的問(wèn)題。一直以來(lái)，檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用已經(jīng)形成一個(gè)固定運(yùn)行模式，那就是為黨政機(jī)關(guān)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供無(wú)償服務(wù)，似乎只要是有償服務(wù)，就背離了檔案工作的初衷。事實(shí)上，這種僵化的運(yùn)行方式已經(jīng)嚴(yán)重阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案信息作為信息資源中的一種，必須在產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益中用好用活。只有通過(guò)付費(fèi)使用的方式，以市場(chǎng)規(guī)則開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，才能應(yīng)對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)帶來(lái)的挑戰(zhàn)。

2.5 人員素質(zhì)的問(wèn)題

檔案管理人員是推進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的關(guān)鍵因素。長(zhǎng)期以來(lái)，受管理體制機(jī)制、資金投入等因素影響，檔案管理人員整體素質(zhì)不高，這制約著檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。有的檔案管理人員事業(yè)心與責(zé)任心不強(qiáng)，總認(rèn)為自身收入、條件與社會(huì)地位跟其他行業(yè)相距較遠(yuǎn)，職業(yè)情感比較淡薄，敬業(yè)精神與奉獻(xiàn)精神缺乏，工作不主動(dòng)不積極。有的檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，既非科班出身，又不注重學(xué)習(xí)，導(dǎo)致專(zhuān)業(yè)知識(shí)匱乏，不能夠適應(yīng)新形勢(shì)對(duì)檔案管理人員的要求。有的檔案管理人員因循守舊，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，故步自封，而單位對(duì)業(yè)務(wù)培訓(xùn)也重視不夠，很少提供外出學(xué)習(xí)交流機(jī)會(huì)，致使新技術(shù)、新方法得不到及時(shí)推廣應(yīng)用，嚴(yán)重影響檔案管理水平的提升[1]。

3 加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的對(duì)策

3.1 轉(zhuǎn)變思想觀念，重視檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作

一是牢固樹(shù)立“管用并重”的理念。改變過(guò)去那種“重管輕用”的思想觀念，從封閉或半封閉的舊環(huán)境中走出來(lái)，以一種積極、開(kāi)放的心態(tài)推進(jìn)檔案管理工作。對(duì)內(nèi)加強(qiáng)管理，提高檔案管理質(zhì)量；對(duì)外注重開(kāi)發(fā)利用，著力提高檔案信息資源利用效率，努力實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益雙提升。二是牢固樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)的理念。對(duì)檔案管理實(shí)行高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，改變過(guò)去那種“坐等上門(mén)”“你用我查”的狀態(tài)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。按照檔案管理與社會(huì)需求相結(jié)合的思路，主動(dòng)向社會(huì)開(kāi)放檔案信息資源，努力把“死檔案”變成“活資料”，把“檔案館”變成“思想庫(kù)”。三是牢固樹(shù)立“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的理念。順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展大趨勢(shì)，著力打造網(wǎng)上檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)，利用微博、微信公眾號(hào)等新型社交軟件，擴(kuò)大信息傳播，開(kāi)展在線(xiàn)服務(wù)，為利用者提供形式多樣的檔案信息服務(wù)。

3.2 優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，夯實(shí)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用基礎(chǔ)

一是全面充實(shí)館藏檔案。豐富館藏內(nèi)容是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的基礎(chǔ)，按照全面、系統(tǒng)、連貫、規(guī)范的要求，將檔案信息資源的征集范圍由原來(lái)的黨政機(jī)關(guān)文書(shū)檔案，擴(kuò)大到社會(huì)生活的各個(gè)方面。為服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展打好基礎(chǔ)，要特別注意征集反映當(dāng)?shù)卣?、?jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)以及生態(tài)文明建設(shè)的內(nèi)容；征集具有地方特色、反映城市文明傳承的檔案。二是加快檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的前提，加快檔案數(shù)字化建設(shè)，重點(diǎn)是做好兩個(gè)方面工作：一是推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，即運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)，把現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化形式；二是做好電子文檔的收集管理工作。這里要特別注意的是，無(wú)論是紙質(zhì)檔案數(shù)字化，還是電子文檔收集管理，都必須制訂統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式，以便于規(guī)范化管理、利于信息資源共享，避免以后重復(fù)建設(shè)，造成資源浪費(fèi)。三是推進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。檔案網(wǎng)絡(luò)化是檔案管理的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)，是利用高效便捷的互聯(lián)網(wǎng)、促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的有效途徑。推進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，就是以社會(huì)需求為目標(biāo)，對(duì)檔案信息進(jìn)行編輯整理，建立檔案信息資源庫(kù)，做成系統(tǒng)成熟的檔案信息加工品，直接為社會(huì)上的各類(lèi)用戶(hù)提供服務(wù)。

3.3 創(chuàng)新工作機(jī)制，增強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作活力

一是創(chuàng)新檔案管理宣傳工作機(jī)制。按照以開(kāi)放促宣傳、以宣傳促開(kāi)發(fā)利用的思路，綜合采取舉辦檔案專(zhuān)題展覽、開(kāi)展主題教育活動(dòng)、配合重大活動(dòng)舉辦流動(dòng)展覽、建設(shè)青少年教育服務(wù)基地、舉辦征文與演講比賽、開(kāi)辦論壇講壇等多種形式來(lái)宣傳檔案管理工作，增強(qiáng)社會(huì)公眾對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)、認(rèn)同與支持。二是創(chuàng)新檔案編研工作機(jī)制。堅(jiān)持開(kāi)門(mén)編研的工作思路，突破“以我為主”的傳統(tǒng)編研方式，聯(lián)合相關(guān)部門(mén)單位，緊緊圍繞本地經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)建設(shè)、技術(shù)進(jìn)步、科研生產(chǎn)的需要，有計(jì)劃地編研一些適應(yīng)新形勢(shì)新需求的信息資料，有針對(duì)性地建立信息開(kāi)發(fā)利用反饋制度，有意識(shí)地推銷(xiāo)檔案信息、推廣編研成果，從而提高檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用效率[2]。三是創(chuàng)新資金籌措工作機(jī)制。針對(duì)因經(jīng)費(fèi)投入普遍不足而影響編研項(xiàng)目開(kāi)展的實(shí)際，檔案部門(mén)要廣開(kāi)財(cái)路，按照“對(duì)上爭(zhēng)取一些、地方財(cái)政支持一些、合作編研爭(zhēng)取一些”的思路，多渠道籌集檔案編研資金，推動(dòng)檔案編研工作步入良性循環(huán)，確保檔案開(kāi)發(fā)利用項(xiàng)目順利推進(jìn)。

3.4 提高人員素質(zhì)，強(qiáng)化檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的人才支撐

一是培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新思維。鼓勵(lì)、引導(dǎo)和督促檔案管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，促使他們用發(fā)展的眼光、發(fā)散的思維思考工作，能夠洞察新趨勢(shì)、運(yùn)用新技術(shù)新方法，以適應(yīng)信息時(shí)代的新形勢(shì)和新要求。二是增強(qiáng)檔案管理人員的團(tuán)隊(duì)精神。按照強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)攻關(guān)、開(kāi)發(fā)集體智慧的思路，用大的編研項(xiàng)目來(lái)凝聚團(tuán)隊(duì)力量，增強(qiáng)合作意識(shí)。三是提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。堅(jiān)持個(gè)人自學(xué)與集體學(xué)習(xí)相結(jié)合、學(xué)歷層次提升與業(yè)務(wù)能力提升相結(jié)合的“兩個(gè)結(jié)合”要求，建立檔案管理人員目標(biāo)管理考核機(jī)制，通過(guò)正向激勵(lì)，鼓勵(lì)和引導(dǎo)檔案管理人員提升學(xué)歷層次和業(yè)務(wù)能力，從而提高工作質(zhì)量和水平。

[1] 駱鐵華.淺談檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2011(8):29-30.

[2] 朱海菲.淺談國(guó)有企業(yè)如何實(shí)現(xiàn)檔案資料規(guī)范化管理[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2016(32):266.