呂文杰

（鞍山市環(huán)保信息宣教中心 遼寧 鞍山 114003）

摘 要：合理科學(xué)的對(duì)檔案進(jìn)行管理，不但可以對(duì)或單位的業(yè)績(jī)給予衡量，還可以對(duì)單位的管理水平給予衡量。由于檔案中所記錄的內(nèi)容包括著發(fā)展過(guò)程的優(yōu)秀成果，因此，檔案可以為日后或單位的發(fā)展提供資料和依據(jù)，方便做出科學(xué)合理的分析，是制定發(fā)展方向最好的參考。本文首先分析了基層檔案工作的重要性及主要內(nèi)容，提出了基層檔案的科學(xué)管理措施，在此基礎(chǔ)上對(duì)今后基層檔案管理工作發(fā)展進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；基層檔案；管理工作

引言

隨著我國(guó)的全面發(fā)展與進(jìn)步，基層檔案管理工作不僅在觀念上需要改變，在管理的方式上同樣需要改變，利用新的理念與方式從全面角度反映出現(xiàn)狀和成果。因?yàn)榛騿挝坏馁Y源取向、模式、戰(zhàn)略，以及未來(lái)的發(fā)展都受檔案管理工作的影響，所以基層的檔案管理工作為或單位取得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，全面發(fā)展有著重要意義。

1.檔案管理工作的重要

1.1檔案管理工作的規(guī)范化

由于檔案管理工作具有保密性，因此，只有對(duì)檔案管理工作采取集中式的管理以后，才能確保檔案的卷案質(zhì)量和不泄露。不僅對(duì)檔案袋實(shí)行統(tǒng)一的印制，對(duì)工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，還統(tǒng)一確定檔案整理及驗(yàn)收的方式，制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的檔案工作嚴(yán)格控制，例如：檔案的借閱和復(fù)印等。只有嚴(yán)格統(tǒng)一使檔案管理工作規(guī)范化，才能為日后檔案管理工作奠定穩(wěn)定基礎(chǔ)。對(duì)于檔案基礎(chǔ)工作，檔案服務(wù)創(chuàng)新也起著廣泛而深刻地影響，檔案服務(wù)創(chuàng)新很好的帶動(dòng)了檔案基礎(chǔ)工作，對(duì)于檔案學(xué)的理論研究發(fā)揮著重要的促進(jìn)作用。

1.2檔案管理工作的信息化

檔案入錄的及時(shí)與靈活性，影響著檔案管理工作的成果和效率。與以往的檔案管理工作相比，如今的檔案管理工作新增加了信息化的管理，將以往的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代的電子檔案結(jié)合共同管理。改變了檔案管理工作的及時(shí)和靈活性，用現(xiàn)代合理科學(xué)的管理方式，實(shí)現(xiàn)信息化，不僅提高了檔案管理的成果，還提高了檔案管理的效率。

1.3檔案管理工作的安全性

由于檔案管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要通過(guò)嚴(yán)格的管理機(jī)制進(jìn)行把關(guān)，不管是在檔案的查閱上，還是在建立檔案的過(guò)程中都需要在檔案工作人員規(guī)范和信息化的監(jiān)督下才能確保它的完整、保密，以及安全性，因此安全性是檔案管理工作中的重要性之一。在檔案的查閱上，則制定了非與檔案相關(guān)的人員或沒(méi)有通過(guò)批準(zhǔn)的人員是不能進(jìn)行查閱的，這樣一來(lái)就使檔案管理工作得到了保證。

2.基層檔案管理的主要內(nèi)容

2.1對(duì)職責(zé)予以明確

根據(jù)國(guó)家以及相關(guān)的法規(guī)政策，以黨制定的政策方針為指導(dǎo)，統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案管理工作。主要對(duì)黨政機(jī)關(guān)和基層檔案工作的相關(guān)業(yè)務(wù)予以協(xié)調(diào)、監(jiān)督檢查、組織指引。對(duì)機(jī)關(guān)的檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一和集中，并對(duì)黨、國(guó)家以及工作單位的重要機(jī)密檔案予以保密，維護(hù)資料的保密安全性。

2.2對(duì)工作范圍予以明確

對(duì)機(jī)關(guān)相關(guān)資料以及檔案的整理保管和接受征集等工作，能夠有效完善現(xiàn)代管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，并在管理中為提供材料依據(jù)。通過(guò)對(duì)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)職的培訓(xùn)和管理，統(tǒng)一組織相關(guān)工作的交流以及研討會(huì)。將領(lǐng)導(dǎo)交予的檔案管理事宜放在工作首要位置，努力完成。

2.3對(duì)資料來(lái)源予以明確

檔案管理工作任務(wù)在所有的管理工作中并非是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，其任務(wù)之繁重、艱巨，其工作的本質(zhì)還是穩(wěn)當(dāng)?shù)挠涗浶浴＿@種穩(wěn)當(dāng)?shù)挠涗洸粌H僅體現(xiàn)在其內(nèi)容上，同時(shí)在形式上的體現(xiàn)也是檔案記錄性的表現(xiàn)。例如，當(dāng)事人的手稿、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文件的簽署，這些則是檔案文件原始性的體現(xiàn)。檔案所具有的原始性正是其區(qū)別于情報(bào)、資料以及圖書(shū)等信息的主要特點(diǎn)，并且具有一定的法律效力。從一定角度分析，檔案是在一定條件下由文件轉(zhuǎn)化而成。檔案的管理工作中對(duì)于文件的來(lái)源需要予以嚴(yán)格的規(guī)范，以提供者組織機(jī)構(gòu)以及文件形成機(jī)構(gòu)要求為基礎(chǔ)。只有對(duì)來(lái)源予以明確才能了解其文件的性質(zhì)，才能從行政管理或者是法律責(zé)任等方面對(duì)檔案文件予以理解和正確合理的整理，才能保證檔案的管理在發(fā)展上符合實(shí)際的需求變化。

3.基層檔案工作的科學(xué)管理

3.1自主創(chuàng)新要以檔案工作為基礎(chǔ)條件

檔案是對(duì)真實(shí)的活動(dòng)記錄，為今后管理以及生產(chǎn)營(yíng)銷(xiāo)的進(jìn)一步創(chuàng)新提供了基礎(chǔ)條件，具有一定的參考價(jià)值。科技的創(chuàng)新是以之前的技術(shù)以及經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，從本質(zhì)上講是一種突破，而一系列的突破是經(jīng)驗(yàn)積累的過(guò)程。而檔案則是連接了過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)以及未來(lái)的創(chuàng)新之間的最佳載體，因此可以說(shuō)檔案是自主創(chuàng)新的必要前提。其次，能夠啟迪創(chuàng)新。檔案作為科技創(chuàng)新的主要信息誘因，信息量的增大實(shí)則也能夠拓寬科研工作者的思路并激活靈感，從而實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。因此，檔案要認(rèn)真收集工作中的信息整理成檔案文件，并做好管理和開(kāi)發(fā)工作，進(jìn)一步提高其檔案服務(wù)手段、質(zhì)量。

3.2檔案是資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)依據(jù)

國(guó)有資產(chǎn)作為國(guó)家以及集體的財(cái)富，不具有私有和個(gè)人性，而檔案作為該種資產(chǎn)的載體，反映出的是管理中的資產(chǎn)成本、股權(quán)資金以及營(yíng)銷(xiāo)等原貌，對(duì)資產(chǎn)檔案管理的準(zhǔn)確性予以保證，只有建立起完整準(zhǔn)確的檔案管理系統(tǒng)，才能對(duì)國(guó)有資產(chǎn)的不明流失予以制止。只有充分重視其與資產(chǎn)管理密切相關(guān)的材料以及同調(diào)度聯(lián)系緊密的檔案進(jìn)行歸檔管理，才能真正在管理資產(chǎn)中做到管理的集中、統(tǒng)一，才能維護(hù)其真實(shí)性以及有效性。

3.3認(rèn)真做好基層檔案管理

我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理體制要求每一立檔單位都應(yīng)建立自己的基層檔案管理部門(mén)、配備檔案人員開(kāi)展本單位檔案工作，因此它具備了良好的文件管理硬件設(shè)施，穩(wěn)定而又業(yè)務(wù)素質(zhì)較好的文件管理者隊(duì)伍。檔案館內(nèi)的文件形成單位服務(wù)，形成單位不會(huì)因文件脫離自身進(jìn)入檔案館而感到利用不便。使文件的方便利用達(dá)到了最優(yōu)化，滿(mǎn)足了科學(xué)處理文件的社會(huì)化、集約化和專(zhuān)業(yè)化管理的特點(diǎn)。

4.基層檔案管理工作未來(lái)發(fā)展方向

4.1充分認(rèn)識(shí)信息技術(shù)對(duì)檔案工作的深刻影響

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展已經(jīng)極大地影響到經(jīng)濟(jì)發(fā)展、人民生活、國(guó)家安全和社會(huì)發(fā)展進(jìn)程。信息化的提出及發(fā)展，也給傳統(tǒng)的檔案工作理論、技術(shù)、方法帶來(lái)嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。檔案管理如何適應(yīng)信息化帶來(lái)的文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化、文件存儲(chǔ)數(shù)字化、文件管理動(dòng)態(tài)化的發(fā)展要求和趨勢(shì)，也成為檔案工作能否適應(yīng)信息技術(shù)應(yīng)用和持續(xù)、健康發(fā)展的關(guān)鍵。

4.2檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革

我國(guó)檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙?，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。將檔案信息化建設(shè)的難點(diǎn)在于信息系統(tǒng)及文件數(shù)據(jù)的復(fù)雜多樣。對(duì)這些信息系統(tǒng)中的文件如何收集、歸檔、整理、保存和利用，既是面向信息化的全新課題，也是檔案管理創(chuàng)新重要方面和標(biāo)志。信息化對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)，既是促進(jìn)，也是壓力。信息化將推動(dòng)電子檔案信息化管理系統(tǒng)的建立，并將其整合在單位信息管理系統(tǒng)之中。但是檔案信息系統(tǒng)建立和維護(hù)的難點(diǎn)，在信息化建設(shè)中要重視并加強(qiáng)對(duì)檔案信息的數(shù)據(jù)安全和管理，處理好檔案信息資源開(kāi)發(fā)與創(chuàng)新管理中對(duì)電子文件電子檔案的安全和保護(hù)的關(guān)系。

5.結(jié)語(yǔ)

總之，未來(lái)的檔案工作中應(yīng)將積極應(yīng)用吸收、引進(jìn)、采用現(xiàn)代科技與理論成果，會(huì)極大提高檔案管理現(xiàn)代化水平，將使基層檔案工作在完善市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的進(jìn)程中經(jīng)歷一場(chǎng)深刻的變革。文章通過(guò)對(duì)基層檔案管理中存在的問(wèn)題和解決方式進(jìn)行了論述，希望對(duì)檔案管理事業(yè)的發(fā)展以及進(jìn)步予以促進(jìn)，并同廣大同仁進(jìn)行交流。

參考文獻(xiàn)

[1]馮惠玲.電子文件管理教程.北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社.2011.

[2]鐘曉蕓.論現(xiàn)代檔案工作必須正確處理的幾個(gè)問(wèn)題.江西科技師范學(xué)院學(xué)報(bào).2009.06.