錢萍

（泰州市姜堰區(qū)梁徐衛(wèi)生院）

摘 要：隨著我國科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足社會(huì)發(fā)展的需求，將網(wǎng)絡(luò)信息化應(yīng)用于辦公室檔案管理工作中，使得管理工作更加有序化、準(zhǔn)確化，同時(shí)還可以推動(dòng)單位各部門的工作。

關(guān)鍵詞：辦公室；弊端；管理對(duì)策建議；措施

時(shí)代的發(fā)展要求原有的辦公室檔案管理工作一定要進(jìn)行一下改變，傳統(tǒng)的東西要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展才可以長久的生存，這個(gè)時(shí)代是信息的時(shí)代，是網(wǎng)絡(luò)的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息化已經(jīng)逐漸的出現(xiàn)在各個(gè)領(lǐng)域，針對(duì)原有的辦公室檔案管理模式的一些弊端，信息網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用已經(jīng)迫不及待，這樣才能使辦公室檔案工作更加完善。

一、辦公室檔案管理的弊端

進(jìn)行辦公室檔案管理的目的是使檔案更加完整，更加有秩序，這樣才能使利用者更加方便的工作，而檔案管理也才能達(dá)到本身的目的。但現(xiàn)在的檔案管理卻并不那么完善，以下幾個(gè)問題在辦公室檔案管理中就很常見：

（一）淡薄的管理意識(shí)和落后的管理方式

淡薄的管理意識(shí)主要是針對(duì)我國從事辦公室檔案管理的工作人員講的，這些工作人員中的很大一部分都是來自兼職人員，專業(yè)素質(zhì)低，導(dǎo)致工作效率以及工作水平也很低，對(duì)檔案管理工作的完善造成影響的同時(shí)，也就造成了管理方式越來越落后。時(shí)代在發(fā)展，為了辦公室檔案管理工作更好的進(jìn)行，有必要在這一領(lǐng)域進(jìn)行改革，既把現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用到其中。

（二）專業(yè)水平有待提高的管理人員

首先，管理人員專業(yè)水平的低下以及專業(yè)知識(shí)的缺乏使管理人員及辦公室的檔案管理越來越不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，提高管理人員的素質(zhì)成為了當(dāng)務(wù)之急。其次，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)這個(gè)時(shí)代的要求，信息化時(shí)代要求辦公室的檔案管理這個(gè)領(lǐng)域也要實(shí)現(xiàn)信息化，這就在無形中對(duì)工作人員的素質(zhì)的要求也上升了一個(gè)臺(tái)階，而只有信息網(wǎng)絡(luò)化與具有專業(yè)素質(zhì)的工作人員結(jié)合起來，才能是檔案管理的效率進(jìn)一步提高，使我國的檔案管理工作更上一層樓。

（三）亟需強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)在辦公室檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展

首先，作為辦公室檔案管理人員，在基本要求的基礎(chǔ)之上還要能夠把各個(gè)時(shí)段以及各個(gè)種類的檔案進(jìn)行整理，管理人員如果繼續(xù)應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理模式，根本無法適應(yīng)辦公室檔案管理的發(fā)展。其次，目前在檔案管理工作中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)只是一個(gè)開始，有很多地方還不夠完善，導(dǎo)致目前還存在信息化檔案與紙質(zhì)的檔案并存的現(xiàn)象，這一點(diǎn)同樣有待于改善。再次，現(xiàn)階段的檔案管理模式不夠系統(tǒng)化，不夠?qū)I(yè)化，許多應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化的管理模式只是在初步的階段，并未形成規(guī)模，因此會(huì)對(duì)檔案管理工作造成諸如保存不善之類的不便。

二、加強(qiáng)辦公室檔案管理工作的對(duì)策建議

（一）科學(xué)化的檔案管理系統(tǒng)的建立

在現(xiàn)有的管理體系中，分別由兩個(gè)部門來進(jìn)行檔案和文件的管理，這樣的管理模式在操作中存在著許多的不便，不僅難以進(jìn)行文件的前期管理，而且給檔案文書后期的整理工作也帶來了許多不便。

（二）不斷提升檔案資料的收集能力

相關(guān)檔案文書資料的收集是進(jìn)行檔案科學(xué)化管理的首要基礎(chǔ)，所以要提升檔案的管理水平與質(zhì)量，就必須著眼于提升檔案資料的收集能力，其具體的提升對(duì)策表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：第一，對(duì)檔案按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，其中格式必須保證統(tǒng)一規(guī)范，分類的層次清晰明朗；第二，規(guī)定相關(guān)的收發(fā)的具體程序；第三，對(duì)已經(jīng)收集到的資料進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的編號(hào)，保證入庫資料的完整性。這種過程中，特別值得注意的是針對(duì)那些保存價(jià)值較大的公文、會(huì)議資料、圖表、音頻和照片應(yīng)在使用完畢后，進(jìn)行綜合整理歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一管理，以保證有價(jià)值資料的保存效率。

（三）加強(qiáng)相關(guān)工作人員的專業(yè)水平

檔案處理工作是辦公室管理的一項(xiàng)基本工作，要建立一個(gè)完善的檔案管理體系，只是單純的依靠制度和規(guī)定的約束是不夠的，必須不斷的加強(qiáng)相關(guān)工作人員的專業(yè)水平，提高工作團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)。在現(xiàn)實(shí)工作中，存在著部分工作人員并無相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)給人也未經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的相關(guān)知識(shí)并不熟知，使得工作人員的素質(zhì)與崗位的要求存在著較大的差距。所以，必須從以下幾個(gè)方面來提升工作人員的素質(zhì)：第一，要保證工作人員態(tài)度上的重視，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，在必要的情況下可以采取一定程度的激勵(lì)措施；第二，要不定期的舉行相關(guān)的培訓(xùn)，不斷的豐富工作人員的專業(yè)知識(shí)，可以加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，將現(xiàn)代化的技術(shù)引入到檔案文書管理工作中，例如防止病毒入侵對(duì)檔案的安全性產(chǎn)生隱患。

三、提高辦公室檔案管理工作效率的措施

（一）建立完善的辦公室檔案管理制度

單位的領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作的重要性，建立完善的檔案管理制度，使得檔案管理工作有序性。檔案管理與文件管理是密切相聯(lián)系的，因此在管理過程中應(yīng)該將二者一起進(jìn)行管理。建立單獨(dú)的管理室，將檔案按照不同的時(shí)期和不同類別進(jìn)行存放，并注明標(biāo)簽以便日后查找。同時(shí)，要確保存放檔案的檔案室的安全性，對(duì)一些重要文件要進(jìn)行加密處理，單獨(dú)將它們存放在其他地方，在管理過程中，文件有保密級(jí)別，對(duì)于不同級(jí)別的保密文件要及時(shí)跟進(jìn)保密期限，對(duì)于失去保密性的文件要做好記錄并整理。同時(shí)，完善單位的檔案管理程序，應(yīng)該由兩個(gè)人進(jìn)行以便互相監(jiān)督，從而促進(jìn)檔案管理工作有序進(jìn)行。

（二）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

由于單位對(duì)檔案管理意識(shí)淡薄，使得檔案管理工作進(jìn)步較小。因此，為了提高檔案管理工作效率，必須要加強(qiáng)單位對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。單位應(yīng)該不斷完善檔案管理制度，建立并完善檔案管理意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理的崗位責(zé)任制，完善管理的規(guī)章制度，立足于檔案管理發(fā)展的現(xiàn)狀，并結(jié)合管理的目標(biāo)，樹立正確的管理理念，使檔案管理工作取得較大進(jìn)步。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)水平

辦公室檔案管理人員并須立足于社會(huì)的發(fā)展與時(shí)代的需求，不斷增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，開展培訓(xùn)工作，提高自身的檔案管理水平。管理人員要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性、復(fù)雜性，提高自身對(duì)檔案管理工作的責(zé)任意識(shí)，通過專業(yè)培訓(xùn)掌握管理操作技能。

（四）強(qiáng)化檔案收集

檔案收集是辦公室工作中十分重要的一項(xiàng)工作。改進(jìn)檔案管理工作就需要先強(qiáng)化檔案的收集工作。如對(duì)檔案要按照不同的類別進(jìn)行分類、編排、整理、保管，然后對(duì)這些檔案文件進(jìn)行編碼、提料、提取主題詞等工作，最后進(jìn)行附件的處理，以便日后使用。運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)這些檔案信息進(jìn)行管理，并建立檢索體系，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上管理。

（五）運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理

將網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)應(yīng)用于辦公室檔案管理工作中，使得管理工作更加有序、快速。電子信息化技術(shù)可以將單位內(nèi)部的資料進(jìn)行不同類別分類并管理，同時(shí)對(duì)各類檔案資料可以進(jìn)行補(bǔ)漏，提高了檔案管理工作效率，將單位的檔案管理工作進(jìn)行及時(shí)歸類整理，使得檢索更加快捷。信息化技術(shù)的管理方式改變了紙質(zhì)管理的低效率，使得辦公室檔案管理工作的編排、整理、管理更加準(zhǔn)確性、快捷化、有序性。

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