隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的全面到來，人事檔案信息的需求量不斷加大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理模式已不能適應(yīng)信息共享的發(fā)展趨勢，這給人事檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。如何準(zhǔn)確、高效地將有關(guān)信息提供給信息需求者，是每個人事檔案管理部門亟需考慮的問題。

現(xiàn)狀分析

傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理模式，工作量大、步驟繁瑣，且難以對已經(jīng)歸檔的檔案材料進行信息提煉與加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進，特別是計算機、多媒體等新技術(shù)的快速發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的客觀環(huán)境，檔案信息的快速共享成為可能。在養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險等人社業(yè)務(wù)搭乘“信息高速公路”逐漸實現(xiàn)異地信息共享的背景下，檔案管理業(yè)務(wù)卻仿佛“信息高速公路”上的“減速帶”，受限于紙質(zhì)載體的特性而發(fā)展滯后，限制了人事檔案信息資源價值的最大化發(fā)揮。人事檔案電子化可以使信息資源實現(xiàn)跨區(qū)域流動，提升服務(wù)質(zhì)量和群眾滿意度，創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟效益，意義重大。

人事檔案電子化管理存在的問題

由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，對人事檔案電子化提出了新的挑戰(zhàn)。

電子檔案的原始性、真實性易被破壞。原始性、真實性是檔案所具有的本質(zhì)屬性，紙質(zhì)文件內(nèi)容原始性和真實性很容易確認(rèn)，而電子檔案具有可變性以及載體可分離屬性，計算機內(nèi)存儲的電子檔案無個人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊區(qū)別，單位負責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，更沒有極具權(quán)威性、可辨識真?zhèn)蔚墓珓?wù)用章，一旦被刪改，復(fù)制或篡改內(nèi)容都很難被識破，給日后檔案材料真實性和權(quán)威性認(rèn)定帶來很大困難。

電子檔案的安全性問題日益突出。用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲在網(wǎng)絡(luò)某一個設(shè)備上的電子文件，一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端，這對于在一段時間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。電子政務(wù)系統(tǒng)中大量的政府公文通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布、高效流轉(zhuǎn)，電子文件檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)傳送時容易被竊聽、泄密、篡改和偽造。同時，電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒的入侵。接入互聯(lián)網(wǎng)所遇到的非法訪問難以計數(shù)，現(xiàn)有的防火墻等技術(shù)對黑客高手往往防不勝防，使電子文件檔案信息的安全受到嚴(yán)重威脅。

沒有統(tǒng)一的檔案管理軟件，電子檔案法律效力低。檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及材料認(rèn)定工作，加之電子檔案沒有固定載體，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定困難，致使電子檔案難以被法律認(rèn)定。

人事檔案電子化管理實施策略

面對大量的電子文件，檔案工作者要解決電子文件檔案管理過程中存在的問題，可采取以下主要措施：

建立統(tǒng)一的電子文件檔案歸檔基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)。在電子文件大量產(chǎn)生的今天，檔案部門進行電子文件接收歸檔的首要任務(wù)是對所需歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實性鑒定，而“保護體系”的實現(xiàn)正是為解決該問題而提出的一個重要途徑與方法，制定科學(xué)、合理及符合我國實際情況的統(tǒng)一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，是全面實施電子文件歸檔及電子檔案管理的基礎(chǔ)。

多措并舉提高檔案管理的安全性。一是提高檔案管理者的信息素養(yǎng)。檔案信息安全是檔案管理工作的生命線，而檔案工作電子化需要人來實現(xiàn)，這就要求檔案管理者必須具備計算機、檔案學(xué)等多元化知識背景。因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)隊伍是至關(guān)重要的。這就要求檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識，同時上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計劃地選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓(xùn)，并通過以老帶新、以強帶弱、互幫互學(xué)等方式建立復(fù)合型人才群體和梯隊型人才結(jié)構(gòu)。二是讓檔案管理工作者提前介入電子文件檔案系統(tǒng)的設(shè)計。把原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中的許多后控制手段提到最前端，盡可能把文件各個階段的管理要求放在設(shè)計階段予以考慮，以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。三是對電子檔案實行備份制度。保證用作處理和存儲電子檔案的計算機專人專用，并對電子檔案進行加密，最大限度防止計算機病毒感染、文件破獲等。對電子檔案實行分布式雙機備份制度，當(dāng)工作計算機出現(xiàn)問題時，另一臺備份機立即開始工作，使存儲和處理電子檔案的計算機不會發(fā)生崩潰，電子檔案不會丟失，保證電子檔案的安全性。

加強立法，確保電子文件的法律效力。通過立法給予電子文件充分的證明力，在已有相關(guān)立法的基礎(chǔ)上，如《檔案法》中，進一步明確電子文件的法律地位，并制定與《檔案法》相配套的切實可行的電子文件管理法規(guī)及實施細則，保證電子文件的關(guān)聯(lián)性、真實性、憑證性作用，從而保證電子文件的法律效力。

總之，在信息化背景下，電子檔案在檔案管理工作中將占有越來越重要的地位。檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，不斷探索提高電子檔案的安全性，建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源最大程度的利用，更好的為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)。

作者簡介：宋榮軍，男，1966年12月出生，山東省濱州市人，大學(xué)本科學(xué)歷，中級職稱，主要從事人事檔案管理工作。