王國良

摘 要：公司成立合同督導專項小組，開展合同管理全過程梳理督導，通過對各合同承辦部門合同資料情況的地毯式檢查，查找合同管理及合同資料中存在的漏洞和問題，要求各單位對發(fā)現(xiàn)的問題限期整改。通過全過程梳理和目錄式歸檔，規(guī)范了合同全過程管理流程及合同資料填寫標準，明確了合同資料的內容及順序，同時完善了合同檔案管理，提高了合同整體管控水平，建立了一套完整的合同督查、歸檔流程。

一、專業(yè)管理的的目標描述

1.1專業(yè)管理的理念或策略

活動主要分兩個階段：第一階段，合同全過程梳理階段。由辦公室下發(fā)通知，對合同文本及相關合同資料的內容及填寫標準提出13點要求，確定具體時間節(jié)點，各部門按照通知要求在規(guī)定的時間節(jié)點內進行自查整改。

第二階段，合同目錄式歸檔階段。辦公室下發(fā)通知，要求各合同承辦部門對整改完畢后的合同及相關資料，按照合同目錄的要求進行全面分類整理和歸檔，合同督導專項小組逐個部門現(xiàn)場檢查歸檔情況，對合同歸檔完成較好的單位進行獎勵，對沒有按照時間節(jié)點完成歸檔或者沒有按照歸檔要求進行歸檔的單位進行通報，并予以績效考核。

1.2專業(yè)管理的范圍和目標

范圍：壽光公司各部門、各單位。目標：希望通過本次全面的合同梳理和歸檔，真正明確合同管理流程中各部門的職責，明確合同文本及相關合同附件的填寫標準及要求，理順合同資料的順序，通過對合同的過程管控，加強對合同訂立依據及履行依據的審核，確保各項合同合法、合規(guī)，并通過此次梳理歸檔，對以后的合同管理及合同歸檔建立一整套督導流程和標準，力爭形成一套合同管理歸檔的長效機制。

二、專業(yè)管理的主要做法

2.1主要流程說明

節(jié)點1：成立合同督導專項小組

公司成立合同督導專項小組，由公司主要領導任組長，由辦公室、財務資產部、黨群工作部負責人任副組長，合同管理涉及的相關專工做為小組成員。專項小組負責本次合同梳理歸檔活動的統(tǒng)一領導、協(xié)調和整體推進，負責研究決定活動重大事項，負責對各單位活動開展情況進行指導、監(jiān)督、檢查和評價。

（2）督導范圍：

檢查各合同承辦單位對外簽訂的合同，主要檢查以下幾種類型合同：

①工程建設類合同，主要涉及發(fā)展建設部的基建工程合同、運維檢修部的生產技改合同、綜合服務中心的非生產類小型基建合同，以及營銷部的營銷項目合同等四種合同。

②買賣類合同，主要涉及各部門的辦公用品買賣合同等十一種合同。

③運維檢修類合同，主要包括輸、變、配設施的維修施工合同等六種合同

④后勤服務類合同，主要包括房屋租賃合同、車輛維修合同等九種合同。

節(jié)點2：各單位進行合同自查梳理

各單位根據各項業(yè)務操作情況，組織部門內各專工對本部門負責的所有合同進行全面的梳理，并對發(fā)現(xiàn)的問題自行整改和規(guī)范。

節(jié)點3：合同督導專項小組進行督查會審（此節(jié)點為該流程的關鍵節(jié)點）

各單位自查整改期限屆滿后，合同督導專項小組開始對各單位合同及相關資料進行集中會審，重點檢查合同文本填寫的規(guī)范性、合同臺賬及合同支持資料的完整性，對會審發(fā)現(xiàn)的問題及資料不完整的合同，確定時間節(jié)點，督促責任單位限期進行整改，整改完畢后專項小組進行二次督導。合同督查的具體內容主要包括以下幾項：

（1）檢查各單位合同管理的人員配備情況。確定各部門合同管理工作是否由專人負責；

（2）檢查經法系統(tǒng)使用情況。檢查各部門合同在經法系統(tǒng)中的上線情況，統(tǒng)計出各部門“合同上線率”作為排名和考核依據。

（3）檢查統(tǒng)一文本應用率。即各部門在國家電網公司頒布的統(tǒng)一合同文本范圍內，簽訂合同采用統(tǒng)一合同文本的比率。

（4）檢查合同授權情況。檢查授權辦理方式是否通過經法系統(tǒng)完成；授權委托書內容是否合規(guī)；授權委托事項；被授權人權利義務；授權委托期限；單位印章及法定代表人簽字；簽發(fā)日期。

（5）檢查合同對方的確定方式是否合規(guī)。

（6）檢查合同承辦部門對合同對方的主體信息資料進行審查、留存的情況。

（7）檢查經法系統(tǒng)中合同名稱錄入是否規(guī)范。合同名稱錄入均應采用全稱，并跟紙質合同文本保持一致。

（8）檢查合同歸類是否正確。

（9）檢查合同標的額錄入是否準確。合同收、付款方式是否填寫清楚，金額輸入是否準確，與貨幣單位是否對應；

（10）檢查合同簽署情況。主要檢查合同簽署人員是否具有權限，合同用印是否統(tǒng)一加蓋合同專用印章；

節(jié)點4：各單位進行合同整改，整改完畢后進行“目錄式”歸檔（此節(jié)點為該流程的創(chuàng)新節(jié)點）

合同督導專項小組督導會審結束后，各單位按照合同督導專項小組提出的整改要求和完成節(jié)點，對檢查出的問題進行整改，整改完畢后，按照合同歸檔的要求對合同進行全面整理歸檔，并在規(guī)定時間內完成歸檔工作。

要求各合同承辦部門負責人親自負責合同歸檔整理和規(guī)范化管理工作，嚴格按照《合同資料目錄》（見附件1）順序和要求梳理好合同資料，按照公司計劃和要求按期完成或提前完成歸檔工作。

三、評估與改進

3.1評估效果

通過本次全面的合同梳理、歸檔，對合同管理中存在的問題和盲區(qū)進行了查找和整改，明確了合同文本及合同附件相關內容的填寫規(guī)范和要求，理順了合同資料的順序和形式，通過過程管控，進一步提高了公司合同的合法性及合規(guī)性，并對以后的合同管理及合同歸檔工作建立了一整套督查流程和標準，切實提高了合同管控能力，對有效防范經營風險，對有限維護公司合法權益意義重大。

3.2專業(yè)管理存在的問題及改進方向

合同梳理歸檔工作取得了顯著成效，但是合同督導過程中仍然暴露出不少問題，需要在下一步工作中改進提升。

3.2.1合同缺乏履行監(jiān)督機制。在檢查中發(fā)現(xiàn)，各部門基本上都沒有建立合同履行監(jiān)督臺帳。目前的實際情況是沒有專門的部門對合同的后續(xù)履行進行監(jiān)督，合同承辦部門也沒有形成自己的合同履行監(jiān)督機制。改進方向：建立合同履行監(jiān)督機制，明確合同履行監(jiān)督的主管部門，定期或不定期對合同履行情況進行檢查，對合同履行質量進行監(jiān)督。

3.2.2部分合同沒有留存合同對方的資信資料和授權資料，部分留存的資信資料沒有加蓋對方公章，授權資料沒有加蓋法定代表人印鑒。

改進方向：簽訂合同時，應該審查合同對方的資信資料和授權資料，明確簽約人的身份和權力，并留存加蓋對方單位公章的資信資料復印件（包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證等）。

3.2.3大部分合同作為訂立依據的招投標或比價資料沒有在合同資料中一并留存。合同的簽約內容是根據招投標或比價結果確定的，如果合同資料中沒有作為訂立依據的資料，可能發(fā)生合同內容簽訂錯誤或混淆的情況。

改進方向：招投標活動作為合同簽訂的前置程序，同時也是合同的訂立依據，作為合同全過程管理的一部分必不可少。合同承辦部門應當留存能夠說明合同訂立情況的相關資料或復印件，作為合同資料的一部分。

3.2.4合同會簽單、合同流轉單填寫不完整。表現(xiàn)為合同流轉單的合同對方欄未填寫，合同會簽單審核只有簽名，沒有審核意見和審核時間。

改進方向：相關內容應當填寫完整，并且按照要求規(guī)范填寫。合同會簽單的審核意見也應該寫明“同意”、“不同意”等明確的意見，不能填寫“已閱”“基本同意”等模糊的意見，更不能不填意見；審核時間應為審核當天，且必須填寫。

3.2.5部分單位未建立獨立的合同審核臺帳，也沒有確定本部門的合同專責人。改進方向：各部門可參照公司的“合同審核臺帳”，建立本部門獨立的合同審核臺帳，并以年度為單位進行臺帳匯總，統(tǒng)一管理、審核、規(guī)范本部門合同相關工作。

3.2.6合同存檔資料不全，且順序混亂。

改進方向議：合同承辦部門為合同歸檔部門，各部門合同專責人應按照《合同資料目錄》的順序對合同對方資質審查表、合同對方資信資料、合同對方授權委托資料、招投標情況說明資料、合同會簽單、合同流轉單、授權委托書、合同文本等資料。