程棟梁

（華東理工大學(xué)檔案館 上海 200237）

高校檔案信息資源深度開發(fā)利用工作探析

程棟梁

（華東理工大學(xué)檔案館 上海 200237）

本文從高校檔案信息資源深度開發(fā)利用工作的內(nèi)涵與意義入手，分析了當(dāng)前高校檔案信息資源深度開發(fā)利用工作的重點，并對深度開發(fā)利用工作作了一些自己的思考，以期有一定的借鑒意義。

高校檔案 深度開發(fā) 信息反饋

一、高校檔案信息資源深度開發(fā)利用工作的內(nèi)涵與意義

1.高校檔案信息資源深度開發(fā)利用工作的內(nèi)涵。檔案開發(fā)，就是檔案機構(gòu)根據(jù)實際需要，按照一定的原則、方式、方法和要求，采取專業(yè)化和現(xiàn)代技術(shù)，對館（室）藏檔案中所蘊含的各種有價值的信息進行系統(tǒng)的挖掘與揭示，使之服務(wù)于社會各項活動或工作，滿足人們的各種需要。高校檔案信息資源深度開發(fā)利用，就是高校檔案機構(gòu)秉持以人為本的理念，以利用者需求為導(dǎo)向，越過已有的開發(fā)利用層次，多形式、深層次地開發(fā)系列檔案產(chǎn)品，最大限度地挖掘高校檔案信息資源的潛在價值與功能，以滿足利用者的需求。

2.高校檔案信息資源深度開發(fā)利用工作的意義。檔案工作是高校工作的重要組成部分，也是黨和國家教育事業(yè)的重要組成部分，加強高校檔案信息資源深度開發(fā)利用工作，具有重要的意義。

首先，對高校檔案機構(gòu)來說，它是高校檔案工作的重要內(nèi)容之一，是檢驗高校檔案收集、整理、鑒定、保管等工作效果的重要環(huán)節(jié)，是衡量高校檔案工作好壞的主要標(biāo)志，也是高校檔案工作的基本出發(fā)點、中心環(huán)節(jié)和最終目的。同時，高校檔案工作的各項基礎(chǔ)業(yè)務(wù)都是圍繞這一中心目的而開展并通過其得以實現(xiàn)的?？梢哉f，只有通過檔案開發(fā)利用工作，高校檔案、檔案工作者以及檔案機構(gòu)的價值才能得到社會及各方面認可。

其次，對高校來說，通過開展檔案開發(fā)利用工作，一方面為學(xué)校的各項事業(yè)發(fā)展服務(wù)，為學(xué)校的發(fā)展提供借鑒和依據(jù)，促進學(xué)校各項工作的開展，推動校園文化及和諧校園建設(shè)；另一方面，高校檔案館（室）作為一個對外窗口，通過開展檔案開發(fā)利用工作，可以架起學(xué)校與社會之間的“橋梁”，促進學(xué)校與社會的溝通和交流。同時，通過高校檔案信息資源深層次開發(fā)利用工作，發(fā)掘高校檔案在校園教育、校史文化建設(shè)等方面的功能，可對內(nèi)對外起到一個很好的宣傳，為學(xué)校的發(fā)展?fàn)I造良好的內(nèi)外部環(huán)境。

再次，對社會來說，通過開展高校檔案信息資源開發(fā)利用工作，一方面向社會提供檔案利用，服務(wù)社會各項事業(yè)，為社會主義經(jīng)濟文化建設(shè)等各方面服務(wù)；另一方面，通過開展高校檔案價值深度開發(fā)與挖掘工作，提供檔案編研產(chǎn)品及智力成果，服務(wù)于“四化”建設(shè)，尤其是對高校科研檔案的開發(fā)與利用，能夠產(chǎn)生極大的經(jīng)濟與社會效益。

二、高校檔案信息資源深度開發(fā)利用工作的重點

1.高校特色檔案的開發(fā)利用。高校特色檔案是指高等學(xué)校在教學(xué)、科研及各項管理活動中直接形成的，具有高校獨特內(nèi)涵和反映學(xué)校辦學(xué)特色并具有查考利用價值的各種歷史記錄。高校特色檔案是學(xué)校在創(chuàng)建和發(fā)展過程中形成的具有特色的歷史記錄，作為高校發(fā)展軌跡的記憶載體，真實地記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程，反映了學(xué)校的管理水平、師資隊伍、教學(xué)質(zhì)量、科研水平、學(xué)生培養(yǎng)等特征。通過特色檔案，可以直觀、便捷地了解一所學(xué)校的辦學(xué)特色與治學(xué)精神，弘揚了學(xué)校的辦學(xué)理念，彰顯了學(xué)校的文化底蘊。因此，應(yīng)該高度重視對高校特色檔案的開發(fā)與挖掘，在平時的收集歸檔過程中，要注重對特色檔案資源進行收集、整理、歸檔，通過設(shè)立特色檔案庫、陳列室、展覽館等，對特色檔案的實物、圖片、聲像等資料配以文字，配備解說員，對學(xué)校師生員工、校友等進行開放宣傳。還可以通過與學(xué)?；蛏鐣嚓P(guān)部門緊密聯(lián)系，結(jié)合特殊專題進行特色檔案的展示與交流等，從而推動高校檔案信息資源的深度開發(fā)。

2.高校檔案編研工作。編研工作是高校檔案部門主動提供檔案信息資源為利用者服務(wù)的一種重要的開發(fā)形式，強化檔案編研工作對于深化高校檔案資源的開發(fā)與利用，提升檔案資源的價值有著重要的意義。開展高校檔案編研工作，一方面高校檔案部門要樹立強烈的同步意識，摸清學(xué)校檔案利用需求的趨勢，及時了解、掌握學(xué)校以及社會發(fā)展動態(tài)，系統(tǒng)收集有關(guān)的檔案資料，增強工作的主動性、預(yù)見性、創(chuàng)造性，并選擇新穎、富有創(chuàng)意、能發(fā)揮高價值的選題，及時、主動、有針對性地開展檔案編研工作；另一方面要注重編研成果的質(zhì)量，做到“編”“研”結(jié)合，既“編”又“研”，要依托高校的智力優(yōu)勢，對檔案信息資源進行開發(fā)、編輯、評價與深加工，加大“研”的分量，編寫出融資料性、研究性、服務(wù)性于一體的有一定內(nèi)在質(zhì)量與深度的編研產(chǎn)品，使編研成果包含深層次的信息，有較高的利用價值。同時，在編研方式上可采取聯(lián)合編研，不僅能解決單個檔案部門館（室）藏信息不夠全面系統(tǒng)以及資金短缺問題，還能集各家所長，提高檔案編研成品的質(zhì)量，增強檔案編研成果的社會影響力。可以是高校檔案機構(gòu)與校內(nèi)其他部門進行聯(lián)合編研，也可以與兄弟高校的檔案機構(gòu)進行聯(lián)合編研，還可以與社會上其他信息機構(gòu)或個人聯(lián)合承擔(dān)某項課題編研。

三、做好高校檔案信息資源深度開發(fā)利用工作的幾點思考

高校檔案是高校在教學(xué)、科研、管理等活動中形成的各種有價值的材料，對檔案信息資源進行開發(fā)利用使之服務(wù)于學(xué)校、社會與公眾是高校檔案工作的中心環(huán)節(jié)，也是最終目的。如何對檔案信息進行有效開發(fā)，挖掘其內(nèi)在的價值，實現(xiàn)檔案價值的倍增，讓檔案發(fā)揮更大的作用，產(chǎn)生更大的經(jīng)濟和社會效益，是廣大檔案工作者必須面對的一個重大課題。

1.提高認識，強化高校檔案信息資源深度開發(fā)利用意識。高校檔案信息資源深度開發(fā)工作是一項系統(tǒng)工作，涉及方方面面，高校檔案機構(gòu)與工作人員要更新觀念，調(diào)整工作思路與重心，深化對開發(fā)利用工作重要性的認識，明確檔案信息資源開發(fā)利用的重要意義，創(chuàng)造性地開展工作，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的價值與作用。

一是要樹立“需要”意識。一方面高校檔案機構(gòu)需要通過開發(fā)深層次的檔案信息資源去提升自己的“地位”，擴大自己的影響力，彰顯自身價值；另一方面社會也需要高校檔案機構(gòu)開發(fā)深層次的檔案信息以滿足各方面的需求，從而促使高校檔案信息開發(fā)利用工作從封閉狀態(tài)開放出來，實現(xiàn)檔案的潛在價值及作用，成為學(xué)校及社會的財富。

二是要樹立“精品”意識。高校檔案信息資源開發(fā)利用要彰顯和提升地位與影響力，開發(fā)的成果應(yīng)該是滿足社會需要的具有高水平的文化產(chǎn)品，在追求開發(fā)成果的內(nèi)在知識含量與科技含量的同時，還應(yīng)該注重成果的特色性與實效性，要樹立精品意識，實施精品戰(zhàn)略，對開發(fā)成果要精心組織、精心設(shè)計、精心編制，以滿足社會需求的高標(biāo)準(zhǔn)。

三是要樹立“效益”意識。作為一種重要的信息資源，高校檔案信息資源的開發(fā)利用工作也必須樹立效益觀念，不論是社會效益還是經(jīng)濟效益，都必須要以創(chuàng)效益為目的，從而適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展的客觀需要。

2.加強檔案收集工作，豐富優(yōu)化館（室）藏，為深度開發(fā)利用夯實基礎(chǔ)。收集工作是整個檔案工作的起點，是基礎(chǔ)性也是關(guān)鍵性的工作，收集工作開展的好壞，直接影響著檔案工作的開展，也影響著檔案信息資源深度開發(fā)利用的質(zhì)量與效果，因此，要高度重視檔案收集工作，豐富并優(yōu)化館（室）藏結(jié)構(gòu)與內(nèi)容。

一要建立、健全高校檔案收集歸檔工作管理制度。首先要根據(jù)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法規(guī)中關(guān)于檔案收集的相關(guān)規(guī)定和辦法，結(jié)合學(xué)校實際，制定適合學(xué)校情況的檔案收集管理辦法；其次要建立目標(biāo)管理責(zé)任制度，由主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)將檔案工作列入議事日程，督促各部門按照要求做好檔案收集歸檔工作，做到責(zé)任到人、分工明確；再次要完善校內(nèi)專兼職檔案員的考核、監(jiān)督機制，在主管檔案的校領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，由高校檔案部門具體負責(zé)實施，開展檔案收集評比工作，對成績突出的部門與人員給予一定的物質(zhì)與精神獎勵，而對考核不達標(biāo)的部門或個人，給予必要的通報或點名批評，情節(jié)嚴(yán)重的給予相應(yīng)的處罰。

二要豐富檔案收集的方式方法。一方面做好高校檔案的常規(guī)接收、歸檔工作，嚴(yán)格按照相關(guān)制度進行年度或?qū)W年度歸檔，確保接收、歸檔的檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；另一方面要加強不定期收集工作，專兼職檔案員在平時工作中要做到隨時隨地收集，及時掌握學(xué)校動態(tài)，對學(xué)校重要活動、重大項目的檔案要主動介入、現(xiàn)場采集并及時收集，對于一些重大但不是定期舉行的活動如校慶、院慶、黨代會、學(xué)代會、教學(xué)評估等，為了確保檔案材料的齊全、完整、系統(tǒng)，更為了方便日后的查閱利用，也可以采取專題收集的方法。同時，還要加強高校檔案的征集工作，這是對檔案接收工作的有效補充，是擴大和豐富館（室）藏的重要手段，也是檔案機構(gòu)的重要職能，對一些散落在個人（如教職工、校友、退休教職工等）及社會上的能夠反映學(xué)校歷史、活動的重要的、極具特色、有保存價值的檔案，要指派專人，加大投入，通過捐贈、購買、寄存、復(fù)制原件、接受移交等方式，積極接收進館（室）。

三要著重優(yōu)化館（室）藏檔案質(zhì)量。接收進館（室）的檔案材料，難免存在“良莠不齊”。這就要求一方面要加強對進館（室）檔案材料的鑒定工作，要“清源截流”地嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，做好專兼職檔案員的指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提高他們對檔案保管期限和檔案價值標(biāo)準(zhǔn)的鑒定水平，準(zhǔn)確劃分文件的保管期限，確保進館（室）檔案的質(zhì)量；另一方面要注意清除館（室）藏檔案的過量重復(fù)，及時剔除失去保存價值的檔案，克服館（室）藏臃腫現(xiàn)象，對一些內(nèi)容上、形式上或同一檔案的不同稿本等不同程度重復(fù)的檔案，要及時加以清理整頓，加強鑒定工作，對一些保存價值不大或者在社會發(fā)展過程中失去保存價值的檔案，要堅決加以清理或銷毀，從而確保館（室）藏檔案的質(zhì)量。

3.加強人才隊伍建設(shè)，構(gòu)建深度開發(fā)利用人才保障體系。生產(chǎn)力諸要素中人是決定性因素，高校檔案信息資源深度開發(fā)利用工作是一項涉及面廣、綜合性強的系統(tǒng)工程，因而，建立一支高素質(zhì)的檔案工作隊伍至關(guān)重要。

一是加強高校兼職檔案員隊伍建設(shè)。高校檔案是在教學(xué)、科研、黨政管理及其他活動中形成的各種不同形式的歷史記錄，這些檔案的收集、整理、立卷等都要依靠各部門的兼職檔案員，如果離開他們，高校檔案工作將失去強有力的基礎(chǔ)。因此，建立一支穩(wěn)定、高效的兼職檔案員隊伍，能夠極大地提高高校檔案信息資源的深度開發(fā)利用工作。一方面高校檔案管理機構(gòu)與各職能部門要高度重視兼職檔案員隊伍建設(shè)，明確崗位職責(zé)，嚴(yán)格考核制度，完善激勵懲罰措施，合理安排兼職檔案員的工作，把兼職檔案員的檔案工作納入年度考核內(nèi)容中，與職務(wù)聘任、職稱評定及年終評優(yōu)等掛鉤，從而確保兼職檔案員隊伍的穩(wěn)定；另一方面，積極創(chuàng)造條件，加強對兼職檔案員隊伍的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平，建立兼職檔案員定期培訓(xùn)制度，強化業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，尤其是要加強對新兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)，通過有針對性地采取“請進來”與“走出去”相結(jié)合的學(xué)習(xí)手段，開展業(yè)務(wù)交流與學(xué)習(xí)，從而提高兼職檔案員的素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平。

二是加強專職檔案員隊伍建設(shè)，尤其要重視復(fù)合型人才的引進與培養(yǎng)。首先，高校應(yīng)根據(jù)學(xué)校發(fā)展規(guī)模及館（室）藏量具體情況，按照國家檔案局人員編制的有關(guān)規(guī)定，適當(dāng)增加專職檔案員的配備，以滿足高校檔案工作發(fā)展的需要。特別是要吸引和引進高水平的檔案信息開發(fā)利用方面的人才，擴大檔案管理隊伍，改善檔案隊伍人才結(jié)構(gòu)，提升高校檔案隊伍整體素質(zhì)。其次，要高度重視專職檔案員隊伍的穩(wěn)定與升級，將高校檔案隊伍建設(shè)納入到學(xué)校整體規(guī)劃中，完善激勵考核評價競爭機制，通過制定優(yōu)惠政策、改革分配制度、增加收入、給予關(guān)心關(guān)注、營造溫暖和睦氛圍等，做到“政策留人、待遇留人、情感留人”，穩(wěn)定檔案隊伍。同時要積極創(chuàng)造各種條件，加強檔案人員專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能教育，提高檔案人員的知識水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，重點培養(yǎng)和提高現(xiàn)代化管理與信息開發(fā)能力，使檔案人員不斷拓寬知識領(lǐng)域，提高工作效率和服務(wù)效益。

4.做好高校檔案信息資源深度開發(fā)利用信息反饋工作。檔案工作的最終目的是為了利用，將檔案進行收集、整理、加工、開發(fā)等再提供給利用者利用是檔案工作的重要內(nèi)容。高校檔案信息資源開發(fā)利用后的信息反饋工作，是調(diào)整檔案館（室）工作內(nèi)容的客觀基礎(chǔ)，一方面能夠及時了解開發(fā)利用工作中的利弊，糾正開發(fā)利用工作中的偏差，提高開發(fā)利用工作的質(zhì)量；另一方面能夠及時準(zhǔn)確地了解利用者的需求，拓寬開發(fā)利用渠道，最大限度發(fā)揮高校檔案的價值與作用；同時，通過信息反饋工作，能夠檢驗高校檔案收集、整理、鑒定、保管等工作環(huán)節(jié)的好壞，促進高校檔案基礎(chǔ)工作的開展。

一是建立健全檔案信息深度開發(fā)利用反饋工作制度。高校檔案機構(gòu)應(yīng)結(jié)合本館實際情況，建立健全科學(xué)、規(guī)范且具有可操作性的規(guī)章制度，將檔案信息開發(fā)利用反饋工作納入日常工作軌道，做到責(zé)任到人并定期匯報，形成反饋報告，在交流中促進今后工作的開展。

二是加強反饋信息收集，拓寬信息反饋渠道。開展反饋工作，高校檔案機構(gòu)應(yīng)轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，變被動為主動，積極拓寬反饋渠道。除了傳統(tǒng)的設(shè)置意見箱、擺放利用情況登記表、分發(fā)利用信息反饋表、電話采訪等，還應(yīng)該積極利用現(xiàn)代信息通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，如通過電子郵件、手機微信、博客論壇、檔案館網(wǎng)站開設(shè)“網(wǎng)上留言”、“網(wǎng)上咨詢”等，擴大反饋信息收集渠道，積極加強反饋信息收集工作。

三是做好反饋信息的分析。反饋信息分析是對反饋到檔案機構(gòu)的利用信息作出科學(xué)判斷，去粗取精、去偽存真，剔除原始反饋信息中混入的虛假成分，篩選出有價值的信息[1]。對收集來的反饋信息，檔案機構(gòu)要建立系統(tǒng)完善的分析處理機制，制定嚴(yán)格的制度，明確分析處理的時間、內(nèi)容、程序、要求和方法等，并組織專人負責(zé)，從而確保收集來的反饋信息能夠得到及時、有效的處理，防止出現(xiàn)偏差。

四是加強反饋信息的再反饋。檔案機構(gòu)將各行為主體的反饋信息收集后應(yīng)及時進行登記、保存并傳遞給相關(guān)人員，對于產(chǎn)生了重大經(jīng)濟效益或社會效益的典型事例要及時匯編成冊，重返社會，而不能將之束之高閣，僅僅作為內(nèi)部交流資料，拒絕向利用者開放，檔案機構(gòu)根據(jù)利用者在利用過程中提出的建議或意見作出改進的，要及時地再反饋給利用者[2]。通過反饋信息的再反饋，能防止檔案工作者“只收集資料不改變現(xiàn)實”的做法，能進一步宣傳檔案的價值和作用，提高檔案部門知名度，提高利用者的反饋積極性，形成良性循環(huán)。

隨著我國教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展和高等教育改革的不斷深化，高校檔案數(shù)量急劇增加，種類日趨繁多，內(nèi)容也越來越豐富，對高校檔案信息資源進行深層次的開發(fā)是時代賦予高校檔案工作者的艱巨任務(wù)，也是高校檔案工作深入發(fā)展的必然要求與結(jié)果。高校檔案機構(gòu)與人員要高度重視深度開發(fā)利用工作，抓住開發(fā)重點，做好收集歸檔工作，抓好人才隊伍建設(shè)，從而深度挖掘高校檔案的潛在價值與功能，為學(xué)校及社會服務(wù)。

[1]郭君,李洪喜,叢喜權(quán).試論檔案利用工作的信息反饋[J].機電兵船檔案,2001（05）：11.

[2]周耀林,張露.論檔案利用的信息反饋工作[J].檔案管理,2013（04）：20.

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2016-12-31

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.08.04