陳正嬌

（文山學院 黨政辦公室，云南 文山 663099）

淺析高校傳統(tǒng)基建圖紙檔案管理的改進

陳正嬌

（文山學院 黨政辦公室，云南 文山 663099）

高校傳統(tǒng)的基建圖紙檔案是高?；窘ㄔO(shè)項目檔案的重要組成部分，作為高?；üこ痰脑紤{證，其在學校日常工作中的反復利用率極高?，F(xiàn)實中，高校傳統(tǒng)基建圖紙檔案的管理隊伍、管理條件、完整性、安全性、有機性、成套性及利用方式等方面都存在種種問題。為此，需要改進管理，使之規(guī)范化，提高管理質(zhì)量和利用效率。

高校；檔案；基建圖紙；管理

高?；n案是高校在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中積累的檔案材料，包括學校設(shè)施基礎(chǔ)建設(shè)圖紙、文獻資料、工程價款結(jié)算書、審計結(jié)果、后期設(shè)施管理、改擴建和維護等相關(guān)建設(shè)檔案資料。[1]詳細記錄了學校在不同發(fā)展時期的區(qū)位、布局、規(guī)劃、建筑等數(shù)據(jù)，通過基建檔案的文字記錄、圖紙圖表、建筑模型、聲像實物等資料，即可清晰了解學校的發(fā)展脈絡(luò)和辦學軌跡，對學校發(fā)展史形成宏觀系統(tǒng)的認識。[2]因此，如何規(guī)范作為基建檔案中利用率極高的圖紙檔案的管理和利用工作，是高校檔案工作中的重中之重。

一、高校傳統(tǒng)基建圖紙檔案概述

高校傳統(tǒng)基建圖紙檔案指高校在建設(shè)項目中從工程的準備階段、設(shè)計階段、施工階段、竣工階段中形成的工程設(shè)計圖、施工圖及竣工圖紙等具有參考價值、原始憑證作用的圖紙，傳統(tǒng)的基建圖紙檔案有藍圖和底圖，是基建檔案的重中之重，在基建檔案利用率極高。傳統(tǒng)藍圖受制作材料、制作工藝的影響，穩(wěn)定性差。藍圖制作中，加入了強酸弱堿鹽來漂白除雜，其圖形字體是通過利用強光、氨水產(chǎn)生重氮鹽，重氮鹽再定影形成的，強酸弱堿鹽、重氮鹽的不穩(wěn)定性決定了藍圖內(nèi)容的不穩(wěn)定；底圖的穩(wěn)定性差亦和其制作過程中加入硫酸介質(zhì)進行描圖有關(guān)，制圖中或多或少要殘余一定的硫酸鹽，滯留于圖中的硫酸鹽隨著時間、環(huán)境的改變亦會發(fā)生化學變化，慢慢改變了紙張成分，紙張成分一變，圖紙就會發(fā)生斷裂，以致底圖內(nèi)容受損。

二、高校傳統(tǒng)基建圖紙檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺乏專業(yè)人員

大多高校的基建檔案都沒有實現(xiàn)集中管理，一般由基建部門的員工自行管理，他們熟悉工程項目，但缺乏檔案專業(yè)管理基建檔案知識，合理保存圖紙資料意識薄弱，導致了圖紙收集不齊全、不完整，保管利用不科學，鑒定、歸檔工作不規(guī)范，以及移交不及時等問題出現(xiàn)，且大多基建項目時間跨度大，全程動態(tài)性、專業(yè)性極強，檔案專業(yè)人員不能及時了解整個項目進度及相關(guān)資料的形成狀況。基建管理人員懂工程不懂檔案，檔案管理人員懂檔案不懂工程的現(xiàn)象極為普遍。[2]

（二）圖紙不完整

基本建設(shè)項目的建設(shè)過程時間跨度一般都很大，短則幾個月，長則幾年，施工中，大多圖紙都會被施工單位帶到工地，且輾轉(zhuǎn)于不同人員手中，往往造成圖紙磨損嚴重，甚至被遺失等問題；每個建設(shè)項目除了主建筑工程外，仍有大量附屬工程（如供水線路、排污線路、供氣供電線路等）隱蔽在地面下，這些附屬工程所產(chǎn)生的圖紙資料，在收集或驗收工作中，往往會被忽略，導致圖紙不完整、齊全。

（三）圖紙重復保管

施工過程中圖紙產(chǎn)生變動或變動了沒有及時標注說明、或標注不規(guī)范等通常會產(chǎn)生多套圖紙，加之驗收環(huán)節(jié)不規(guī)范，凡是圖紙都留存，待到歸檔時發(fā)現(xiàn)問題，往往很難補救，最終形成多套圖紙資料，這些內(nèi)容不一致的圖紙資料，十分不利于檔案工作人員對圖紙的整理、鑒定、保管、統(tǒng)計與利用工作。

（四）庫房條件

庫房條件無法滿足傳統(tǒng)圖紙檔案的保管要求。傳統(tǒng)圖紙檔案的制作工藝、利用的介質(zhì)決定了其存放條件的特殊要求。一般的紙質(zhì)檔案只需做好庫房的八防（防火、防水、防潮、防日光及紫外線照射、防污染、防有害生物、防震、防盜）工作，檔案的壽命即可得到保障，然而藍圖和底圖卻不行，即使做到隔光、慍溫、慍濕，隨著時間的推移，重氮鹽、硫酸鹽都不可避免地會損壞圖紙，且大多高校檔案館（室）的條件根本無法和專業(yè)性質(zhì)的檔案機構(gòu)庫房條件相比，有的高校甚至沒有專門的檔案庫房，傳統(tǒng)圖紙檔案壽命、安全堪憂。

（五）有機性、成套性差

圖紙資料與基建文件材料之間是相輔相成的，因此，圖紙與基建文件材料成套保管、保持有機聯(lián)系有利于基建檔案的利用工作，但筆者在工作實踐中發(fā)現(xiàn)圖紙檔案與文件材料之間有機性、成套性極差。

（六）利用方式單一、利用手段不科學

傳統(tǒng)圖紙檔案的利用，在高校的擴建、改建、折舊翻新、日常維修、與各承建單位責任糾紛等過程中利用頻繁，但仍屬于手工操作，這種發(fā)展速度、服務(wù)方式與信息時代對高校的發(fā)展要求極不匹配，且純手工及圖紙原件的利用過程直接造成了原始圖紙的磨損，嚴重縮短圖紙壽命。

（七）數(shù)字化管理進程慢

圖紙檔案受篇幅過大的影響，要實現(xiàn)其數(shù)字化，必然要投入大量的經(jīng)費購置大型高端的圖紙專用掃描儀，而這是大多高校都無法承受的，因此，圖紙檔案的數(shù)字化仍幾乎處于空白階段。

三、高校傳統(tǒng)圖紙檔案規(guī)范管理探索

（一）把好圖紙收集關(guān)

檔案館（室）專業(yè)人員要提前對負責項目資料收集工作的人員進行業(yè)務(wù)培訓，讓其清楚圖紙收集范圍，并能正確區(qū)分正式施工前草圖、未定型圖紙、重份圖紙等無需存檔圖紙；對施工中有修改、標注的圖紙，要及時確定最終施工圖，不能等工程結(jié)束了再去落實查證；竣工驗收時，要確保供水線路、排污線路、供氣供電線路等隱蔽工程的線路圖紙亦在移交范圍；工程施工期間，要隨時檢查資料庫房，提前排除一切不利于資料安全的因素；項目資料負責人員是基建檔案資料的一線保障，因此，負責人員要排除萬難做好本質(zhì)工作，檔案館（室）專業(yè)人員亦要隨時監(jiān)督資料的收集工作，發(fā)現(xiàn)問題及時反映，并和基建部門、施工單位溝通協(xié)調(diào)。筆者要強調(diào)的是，資料驗收時一定要有專門的檔案人員參加，把好驗收關(guān)，圖紙不但要齊全，且規(guī)格必須符合國家標準，字跡、圖像清晰，用紙要優(yōu)良，對不規(guī)范的文件材料、圖紙一律不予接收；在簽訂工程項目協(xié)議（合同）時，必須明確工程竣工材料責任，指定總承包單位向基建處項目負責人提交完整、準確、系統(tǒng)的基建檔案材料，如不按時提交合格的材料，不算完成施工任務(wù)，財務(wù)不能結(jié)算，并扣發(fā)工程尾款，以此方式制約，定能有所改善。

（二）多渠道、反復論證

反復論證、多渠道核實，將垃圾圖紙銷毀，避免重復保管，確保圖紙與基建實物一致。圖紙的重復保管，不但占用了有限的庫房空間、浪費整理、保管過程中管理人員的資源，還給查找利用帶來了諸多不便和誤導，最糟糕的是圖紙與實物不一致，誤導維修、擴建、改建等后續(xù)工程的開展，造成人力、財力等資源浪費，因此，重復保管的圖紙檔案重新鑒定工作勢在必行。工程竣工驗收后，要開展資料的重新論證與鑒定工作，因涉及總承包單位、勘察、設(shè)計、施工等與學校屬于非隸屬關(guān)系的各職能單位，十分困難，但也并非毫無辦法：如施工有所變動時，在履行變更手續(xù)過程中，會留有變更通知單、變更書面內(nèi)容等材料留存，管理人員和檔案人員可以根據(jù)文件材料反復論證核實，最終鑒定出與實物一致的圖紙，其它的可按銷毀規(guī)定銷毀。

（三）“參見號”的利用

充分利用“參見號”改變圖紙檔案與文件材料的有機性與成套性?；椖侩m然歷時長，但其勘察、設(shè)計、施工、竣工程序是十分嚴謹有序的，圖紙從設(shè)計到施工、修改到竣工與項目建設(shè)中形成的文件材料，在時間上、內(nèi)容上是直接關(guān)聯(lián)的，因此，在整理歸檔時，工作人員要充分利用“參見號”（指與存檔內(nèi)容有密切聯(lián)系的其它載體檔案的檔號），反映在圖紙檔案中指的就是：與圖紙檔案有密切聯(lián)系的其它載體檔案的檔號，歸檔時，可標注與之關(guān)聯(lián)的基建文件材料的檔號。“參見號”的使用，保持了基建檔案的有機性與成套性，對提高其查準率、查全率十分有效，這樣無形中減少了對圖紙檔案的打開折起，對保護圖紙原件亦起到了一定的作用；以上是圖紙資料與其它載體檔案的有機聯(lián)系，其實，圖紙與圖紙之間亦可按類別、設(shè)計目錄順序排列，即建施、結(jié)施、水、電、氣管、更改圖等工藝流程排列，查找利用也十分方便。

（四）傳統(tǒng)圖紙保管

對傳統(tǒng)圖紙原件的保管有折疊式保管、攤開平放式保管、捆卷保管三種，其中，折疊保管指的是把A0、A1、A2、A3圖紙采用“手風琴式”折疊成A4圖幅，圖面向內(nèi)，圖標露在外的右下角，然后放入專用檔案盒中保管，此種方法外型美觀整齊，所占空間亦不多，但是，折疊會給圖紙的完整、壽命帶來破壞，折疊處極易破損、斷裂，且每次利用打開、疊上，無形中又給圖紙檔案帶來了不可避免的利用磨損；攤開平放保管，指將圖紙展開，與地面保持水平，擺放于圖紙檔案專用柜，此種方法即不折也不捆，可以更好地保護圖紙，利用時也方便快捷，但是，此方法占用面積太大，對庫房面積、專用裝具的要求極高；捆卷保管指的是把圖紙以筒的形式卷起，以繩捆之保存，此種方法避免了折疊保管的折痕，特別適用于大A0、A1大幅圖紙，且相較攤開平放保管更節(jié)省空間，但是也仍然避免不了查詢利用時打開卷起時對圖紙原件的損壞。從圖紙幅面的完整與壽命角度出發(fā)，筆者認為，圖紙保管能攤開平放，就不捆卷，能捆卷就不折疊，工作人員要對已歸檔圖紙進行逐一排查，如果發(fā)現(xiàn)A0、A1大幅圖紙以折疊方式保管，盡量爭取庫房空間和專用裝具將A0、A1圖紙攤開平放，庫房條件實在無法滿足現(xiàn)實要求的，A2、A3圖紙相對大幅圖紙來說折疊處少，可將A2圖紙捆卷保管，A3圖紙折疊保管，即圖紙保管以折痕最少為宜。

（五）規(guī)范庫房管理

規(guī)范的庫房管理可延長圖紙檔案壽命。藍圖和底圖制作工藝、制作材料特殊，對保管條件要求十分高，但圖紙仍會隨著時間的推移和環(huán)境的改變慢慢變黃、字跡圖畫不清晰，但規(guī)范的庫房管理始終對圖紙檔案壽命有益。因此，檔案管理人員要努力爭取圖紙檔案專用庫房及圖紙專用柜，管理過程中，除了做好庫房八防工作外，一定要保證庫房慍溫、慍濕、隔光、防蟲，盡量為圖紙檔案營造更好的保管環(huán)境。

（六）圖紙檔案的利用

圖紙檔案的價值能否實現(xiàn)，很大程度取決于利用工作。傳統(tǒng)的手工查找已無法滿足新時期信息資源共享不受空間、地域、數(shù)量限制的發(fā)展要求，因此，圖紙檔案利用方式的改變勢在必行。筆者認為小幅圖紙檔案完全可以參照實物檔案轉(zhuǎn)換為照片檔案，并借助計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等實現(xiàn)其利用方式的多元化，如A3、A4圖紙可以利用照相機、掃描儀將其完整地轉(zhuǎn)換并存儲于光盤、磁盤，并將光盤、磁盤備份多份，除了確保磁盤異地保管，并在日常工作中，將查找利用的磁盤與存儲磁盤嚴格區(qū)分，這樣不但能改變利用方式，解決大量圖紙帶來的庫房壓力，亦使圖紙內(nèi)容完整性、安全性問題得到緩解，解除紙質(zhì)圖紙檔案無法永久保存的擔憂；大幅圖紙篇幅過大，不能如法炮制，但轉(zhuǎn)換的最終目的和小幅圖紙是相同的。大幅圖紙檔案要實現(xiàn)數(shù)字化管理，必須投入大量經(jīng)費購置大型專用掃描儀，從而實現(xiàn)大幅圖紙的轉(zhuǎn)換和存儲。高校可采用社會化服務(wù)方式，由建筑設(shè)計專業(yè)圖文公司負責將基建圖紙進行掃描、制成圖形文本及光盤刻錄工作。[3]這樣即減輕了高校購置相關(guān)儀器的的經(jīng)濟負擔，亦解決了檔案人員在處理這些難題時因跨行業(yè)、跨專業(yè)帶來的尷尬和束手無策?？傊瑱n案數(shù)字化目的是為了更好地保護和利用檔案。[4]因此，圖紙檔案的數(shù)字化工作亦要跟上其它檔案的數(shù)字化步伐。除此之外，如何利用現(xiàn)代科學技術(shù)讓圖紙檔案的利用方式跟上時代發(fā)展的步伐，有效地拓寬圖紙檔案的服務(wù)面、充分發(fā)揮圖紙檔案的服務(wù)功能、實現(xiàn)圖紙檔案的價值，是當下所有檔案同仁仍需積極探索、努力解決的問題。

參考文獻：

[1]卞波.高?；n案管理存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2013（3）：82.

[2]宋守君.創(chuàng)新高等學校基建檔案管理芻議 [J].業(yè)務(wù)建設(shè)，2014（4）：37-38.

[3]陳克琴.基建圖紙檔案管理辦法芻議[J].佳木斯教育學院學報，2010（5）：92-93.

[4]楊偉龍.試述高校實物檔案的收、管、用[J].蘭臺世界，2015（8）：81-82.

（責任編輯 查明華）

An Analysis on the Improvement of Archives Management of Traditional Construction Drawing in Universities

CHEN Zhengjiao
( Administrative and Party Of fi ce, Wenshan University, Wenshan Yunnan 663099, China)

The traditional infrastructure drawing fi le of universities is an important part of the basic construction project fi les of university. It is the original document of construction work of universities. It is repeatedly used in the daily work. with high frequency. But the management of drawing fi les has many problems in management team, conditions, integrity, security, fl exibility, completeness and using methods. So, it is necessary to improve management quality and ef fi ciency and standardization level.

university; archives; infrastructure drawing; management

G275.6

A

1674 - 9200（2017）02 - 0097- 04

2016 - 11 - 24

陳正嬌，女，云南宣威人，文山學院黨政辦公室館員，主要從事檔案學研究。