朱曉紅 王君 謝曉江

（大連海洋大學檔案館 大連 116023）

高校畢業(yè)生成績檔案利用價值與規(guī)范化管理研究

朱曉紅 王君 謝曉江

（大連海洋大學檔案館 大連 116023）

在經濟全球化、高等教育快速發(fā)展的大趨勢下，高校檔案館（室）辦理學生成績證明每年持續(xù)增長，需要高校檔案工作者抓住機遇，探索學生成績檔案的科學管理和開發(fā)利用。本文結合實際，從兩個方面來論述：一是高校畢業(yè)生成績信息檔案的利用價值；二是采取有效手段，規(guī)范學生成績檔案的管理。各級檔案館（室）的檔案工作者應當順應時代的需要，看準時機，循序漸進地推動高校畢業(yè)生成績檔案的社會貢獻力，即高校畢業(yè)生學生成績檔案的利用價值。

成績 價值 管理

高校畢業(yè)生成績檔案是高校畢業(yè)生檔案的重要組成部分，是高校檔案館（室）重要的、獨具特色的檔案之一，是高校學生在校期間的學習情況的詳細記錄，具有不可替代的原始作用。2012年，教育部發(fā)布了《關于全面提高高等教育質量的若干意見》（教高）（2012）4號，我國高等教育進入了質量時代，高校畢業(yè)生成績信息檔案也成為利用熱點。隨著高校畢業(yè)學生出國、考博（研）、補充個人檔案、辦理學歷認證等逐年增加[1]29，如何做好高校畢業(yè)生成績檔案信息的管理工作，提升其利用價值，更好地為學生服務，是高校檔案工作者義不容辭的責任和義務。

一、高校畢業(yè)生成績信息檔案的利用價值

1.從高校畢業(yè)生成績檔案利用目的，看高校畢業(yè)生的就業(yè)去向?；匦２殚喞脗€人成績的學生，一是出國留學，國外高校需要該學生在國內本（專）科學習的成績，作為是否錄取該學生的條件之一；二是國內企事業(yè)單位錄用畢業(yè)學生時，調閱該學生在校期間各學期科目的成績，作為考核條件之一；三是由于其他原因個人檔案丟失、損毀或缺失檔案，來校補辦在校期間各科目學生成績；四是畢業(yè)學生考博（研），錄取高校需要該生在本（專）科各學期科目的成績，回校辦理個人學生成績認證[2]2。高校畢業(yè)學生來母校辦理學習成績認證，從這些學生成績認證目的來看，高校畢業(yè)生的就業(yè)去向主要有以下幾個方面。一是報考公務員。在歷屆畢業(yè)生中一些學習成績優(yōu)異的學生，參加國家公務員考試，回母校辦理學習成績認證。二是考博或考研。就目前國內高校畢業(yè)生就業(yè)的情況看，無論是政府機關還是高校事業(yè)單位，有意愿接收的最基本條件必須是研究生以上學歷，所以高校的本科畢業(yè)生在條件允許的情況下，選擇讀研的比例大大上升，個別學生碩博連讀。三是高校畢業(yè)生從事其他行業(yè)，包括私人企業(yè)、中外合資企業(yè)、靈活就業(yè)等，回校辦理學歷或成績認證。

從整體來看，高校畢業(yè)生簽約率最高的城市分別是北京、上海、廣州和深圳，其他城市次之；從局部來看，高校畢業(yè)生的去向，主要以沿海城市為主，以大連為例，在大連高校就讀的學生，有些學生愿意留大連就業(yè)，有些學生回到原籍就業(yè)。

2.從高校畢業(yè)生成績檔案利用數量看高校專業(yè)優(yōu)化建設。通過歷屆高校學生回母校查閱個人學生成績，首先是本人所學的專業(yè)、年級或哪屆畢業(yè)，從這些信息可以分析出高校所設專業(yè)的優(yōu)化程度。通過比對可以反映出高校專業(yè)的冷熱程度，就某一個專業(yè)而言，學生利用成績證明越多說明該專業(yè)是熱門專業(yè)，好分配好就業(yè)。就專業(yè)的好壞來說，可以通過以下方面來分析：各專業(yè)就業(yè)狀況具有持續(xù)性，根據就業(yè)狀況，可以把各專業(yè)分為“紅、黃、綠”專業(yè)，紅牌專業(yè)指的是失業(yè)量大，就業(yè)率、薪資和就業(yè)滿意度綜合較低的專業(yè)，為高失業(yè)風險型專業(yè)。黃牌專業(yè)指的是除紅牌專業(yè)外，失業(yè)量較大，就業(yè)率、薪資和就業(yè)滿意度綜合較低的專業(yè)。綠牌指的是失業(yè)量較小，就業(yè)率、薪資和就業(yè)滿意度較高的專業(yè)，為需求增長型專業(yè)。通過學生成績利用情況，可以分析出本校的專業(yè)優(yōu)化程度，即哪些為“綠”牌專業(yè)，哪些為“黃”牌專業(yè)，哪些為“紅”牌專業(yè)。根據相關報道的一些數據看，2015年本科就業(yè)紅牌專業(yè)有生物工程、美術學、生物科學、應用物理學、應用心理學、法學、音樂表演。高職高專紅牌專業(yè)有法律事務、語言教育、初等教育、投資與理財、應用日語、國際金融，其中法律事務、語言教育專業(yè)上屆也是紅牌專業(yè)。2015年本科就業(yè)黃牌專業(yè)有體育教育、動漫、英語、工商管理、漢語言文學。高職高專黃牌專業(yè)有會計電算化、工商企業(yè)管理、計算機多媒體技術、計算機應用技術。2015年本科綠牌專業(yè)有建筑學、軟件工程、網絡工程、通信工程、建筑換季與設備工程、車輛工程、礦物加工工程。高職高專綠牌專業(yè)有鐵道工程專業(yè)、電力系統(tǒng)自動化技術、市場營銷、房地產經營與估價、發(fā)電廠及電力系統(tǒng)、視覺傳達。

通過上述情況看，結合本校畢業(yè)生學生成績利用情況，可以分析出本校的專業(yè)設置要隨著社會的需求來變化的，冷熱門專業(yè)要均衡發(fā)展，不能一門擴大熱門專業(yè)，也不能把冷門專業(yè)拒之門外。通過規(guī)范化合理化管理利用好學生成績檔案，進一步提升學生成績檔案的作用為學校的專業(yè)建設提供參考，為領導提供決策參考。

二、采取有效手段，規(guī)范學生成績檔案的管理

1.從規(guī)范制度入手，制定畢業(yè)生成績檔案長效機制。高校教學檔案中的學生成績案卷，是真實反映學生在校學習的歷史記錄，具有不可替代的原始作用[3]32。因此，高校檔案館（室）作為高校對外服務的窗口單位，建立健全管理機制，規(guī)范管理模式是做好學生成績檔案證明工作的保證。高校檔案館（室）辦理學生成績證明必須規(guī)范工作制度，以確保此項工作的嚴肅性和有效性。如制定《***大學畢業(yè)生成績檔案借閱制度》《***大學畢業(yè)生成績檔案整理方法》《***大學畢業(yè)生成績檔案利用范圍》《***大學畢業(yè)生成績檔案保密制度》等。

2.所出具學生成績證明的規(guī)范化。由于歷史發(fā)展的原因，高校學生成績檔案的形成不是一成不變的。就我校歷史上就有不同形式的學生檔案，這些形式都是順應高校教學發(fā)展的。在辦理學生成績證明時，要將這些不同形式的歷史載體變成統(tǒng)一的、規(guī)范的模式，準確地提供給利用者，有規(guī)范的格式，標準地體現出來，以顯示所出具學生成績的公正性、公平性[4]62。

3.學生成績證明辦理過程中的規(guī)范化。目前來校辦理學生成績的學生與日俱增，有的學生已畢業(yè)多年，如何鑒定身份、所在院系、專業(yè)等，需要高校檔案認定部門制定一套完整的、人性化的、統(tǒng)一標準的審批程序，使學生在辦理過程中，既保證學生少跑路，提高效率，又使學校建立品牌效應，提高學校聲譽[5]22。

4.細節(jié)決定成敗，嚴把學生成績檔案質量關。收集、整理工作是檔案管理的基礎性工作。學生成績檔案是每一個高校檔案館（室）最具特色的檔案之一，它的形成不是高校檔案工作某一部門或個人簡單勞動的結果，而是高校教學檔案管理系統(tǒng)工程運作的產物。高校檔案人員則是提供學生成績檔案信息資源的具體實施者，需要我們通過相關的專業(yè)知識整理學生檔案材料，熟悉本校各院系的專業(yè)特點確保學生成績檔案的正確與完整。高校檔案工作者要“以人為本”，以質量為基礎，主動與學校教務人員一起共同努力，實現學生成績檔案的價值功能。

學生成績檔案管理工作，特別注重時效性、承接性和特殊性。（1）成績材料管理工作的時效性。高校學生在畢業(yè)前，成績材料由其所在的二級學院保管，此時學生學業(yè)還未完成，尚未形成成績檔案。在校生若要辦理成績證明，則需直接到二級學院辦公室出具，再到校教務處蓋印章即可；對已畢業(yè)的學生，則按程序到校綜合檔案室辦理即可。（2）成績檔案管理的承接性。學生成績在接收過程中，需檔案館（室）專職檔案人員與教務處兼職檔案員逐卷審核，比如各個學期的成績填報的完整性，檢查有無漏學時、專業(yè)名稱是否正確等，在核實準確無誤之后，雙方簽字、簽收。

5.以實際工作為抓手，科學化管理學生成績檔案。隨著計算機和互聯(lián)網的迅速發(fā)展、變革，檔案管理工作正處于由傳統(tǒng)的紙質文件為主體的檔案管理模式向紙質文件與電子文件并存的管理模式過渡的轉型期。檔案價值利用服務正在逐漸活躍，高校檔案工作者要從實際出發(fā)，首先要從基礎工作做起，文件級目錄的錄入要細、要準、要精，保證零誤差；其次有重點地進行文件級目錄的全文掃描，對利用率較高的學生成績檔案先期進行全文掃描，以減少文件的磨損和保證查閱的高效率；最后根據利用者需要，從不從角度編研檔案，以滿足不同學生的利用需求，例如編寫《***大學本（專）科畢業(yè)生登記表檢索目錄》、《***大學本（專）科新生錄取名冊檢索目錄》、《***大學本（專）科學生成績單檢索目錄》等?？茖W化的管理方式可以最大限度地挖掘和利用，取長補短，把工作做實，使學生成績檔案的管理再上一層樓。

按照國家教委有關文件規(guī)定，高校畢業(yè)生成績檔案每年年底開始歸檔立卷，專職檔案員要及時督促、指導教學部門的兼職檔案員及時收集、整理學生成績檔案。專職檔案員除了要有較強的業(yè)務工作能力外，還要有較強的溝通與交流能力和良好的人際交往能力，善于溝通，多問、多聽、多了解各個職能部門的大體工作范圍及工作職能，以此來分辨檔案歸檔的大體范圍和重點，檔案專職人員要做到腿勤、嘴勤、手勤、眼勤，對各個職能部門歸檔時，頭腦清晰，條理清楚，對文件的組卷要了如指掌，做到心中有數，發(fā)現了新問題、新情況，及時解決在萌芽之中。要形成良好的互動，形成習慣，習慣成自然，這樣就能使檔案的監(jiān)督指導作用，發(fā)揮到極致，循序漸進尋找高校畢業(yè)生成績檔案的社會貢獻力，即高校畢業(yè)生學生成績檔案的利用價值程度。我們每一位辦理學生證明的高校專職檔案工作人員要樹立高校的品牌意識，嚴謹的工作作風，規(guī)范的辦理程序，統(tǒng)一完備的格式，準確無誤的科目成績，標準有效的印章，嚴格規(guī)范的成績資料啟封方式，確保所辦理的學生成績證明公正有效，在規(guī)范中體現學校的辦學風范。

[1]楊瑛，孫秀花.積極做好高校學生成績檔案的信息利用工作[J].黑龍江檔案,2003（6）.

[2]徐忠勇,江浩,王敏娟.高校學生檔案的利用服務體系建設研究[J].蘭臺世界,2011（18）.

[3]曹金秀.做好學籍檔案管理編研利用需求[J].黑龍江檔案,2004.

[4]王明山.高校畢業(yè)生學籍檔案的利用價值與規(guī)范化管理[J].國土資源科技管理,2001（2）.

[5]李清.高校出國學生成績檔案利用的思考[J].檔案與建設,2003（9）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.06.14

朱曉紅,大連海洋大學檔案館館員,主要從事檔案管理研究。

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2016-11-08