魏金嬌

（黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院 哈爾濱 150080）

數(shù)字檔案信息安全管理問題與對策研究

魏金嬌

（黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院 哈爾濱 150080）

近年來，隨著信息技術(shù)發(fā)展水平的極大提高，信息技術(shù)在發(fā)展的同時也推動著檔案信息管理模式的不斷進步，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸演變?yōu)閿?shù)字檔案信息，由傳統(tǒng)的只可以館內(nèi)利用變?yōu)樵诩乙部梢赃h程利用數(shù)字檔案信息。檔案信息的管理越來越方便利用，但同時也帶來了一系列問題，最為重要的就是數(shù)字檔案信息的安全管理問題。數(shù)字檔案信息安全管理包含技術(shù)、制度、人為等因素。筆者將分析數(shù)字檔案信息安全管理問題，并提出相應(yīng)的安全管理對策。

數(shù)字檔案信息 安全 管理 對策

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域中的運用，使得我國的紙質(zhì)檔案信息逐步發(fā)展為數(shù)字檔案信息的進程加快，建設(shè)數(shù)字檔案館已經(jīng)是檔案工作中必不可少的一部分，但在檔案信息數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化帶給人們便捷使用的同時，也給檔案工作者帶來了不少管理方面的問題。由于管理數(shù)字檔案信息需要信息采集、傳遞等多個流程，執(zhí)行這些步驟過程中影響的因素較多，數(shù)字檔案信息的安全管理問題就變得十分重要。檔案信息的安全問題就變得尤為重要，例如系統(tǒng)漏洞、病毒入侵等問題。

一、數(shù)字檔案信息安全管理的重要性

近年來，隨著信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的使用范圍在迅速增大，我國各地建設(shè)數(shù)字檔案館的節(jié)奏也變快，紙質(zhì)文件數(shù)字化的速度也隨之加快，同時也產(chǎn)生大量電子文件。雖然檔案數(shù)字信息的發(fā)展為人們的生活和工作都帶來了很大程度的便捷，但是相應(yīng)的數(shù)字檔案信息的安全問題也變得尤為突出，為了滿足檔案使用者的切身需求，檔案信息安全是重中之重。提高對數(shù)字檔案信息的安全管理能夠最大限度地降低風(fēng)險的產(chǎn)生。由此可以看出，檔案工作人員對數(shù)字檔案信息的安全問題加大關(guān)注度與管理力度是非常必要的。

二、數(shù)字檔案信息管理中存在的問題

1.數(shù)字檔案信息管理者的安全意識不強。當(dāng)前，隨著檔案信息化程度的不斷加深，數(shù)字檔案的信息安全問題日益顯現(xiàn)出來。然而，部分檔案部門的從業(yè)者對數(shù)字檔案的信息安全的重要性和緊迫性普遍認識不足。例如，有的檔案部門只是單一地重視檔案網(wǎng)站的建設(shè)，卻對網(wǎng)站的安全問題視而不見；有的檔案部門一味地追求計算機的性能，卻忘記計算機系統(tǒng)的安全配置問題；還有的檔案部門片面地以為計算機或服務(wù)器只要配置了殺毒系統(tǒng)就不用再擔(dān)心安全的問題。據(jù)相關(guān)的調(diào)查顯示，由于相關(guān)管理者的安全意識不強引起的信息安全問題占了大半的比例，而不是技術(shù)領(lǐng)域所引起的。我國檔案領(lǐng)域從事管理工作的工作人員對數(shù)字檔案信息的安全意識并不強，所以普通群眾對數(shù)字檔案信息的安全問題更是一無所知。大部分檔案管理工作者幾乎完全沒有意識到在日常工作中幾乎時刻都在使用的數(shù)字檔案信息存在著巨大的安全隱患，他們沒有意識到這些數(shù)字檔案信息隨時存在著消失不見的可能性，既然沒有意識到存在的風(fēng)險就更不可能去對數(shù)字檔案信息的安全保護問題進行思考與研究。作為檔案工作的從業(yè)者，他們的安全意識尚存在缺失，又怎么能夠?qū)?shù)字檔案信息的安全進行合理的管理與保障。這種現(xiàn)狀很不利于數(shù)字檔案信息的安全管理。由此來看，對于數(shù)字檔案管理人員提高安全意識這一課題已刻不容緩，只有這樣才能降低數(shù)字檔案信息的安全風(fēng)險。

2.數(shù)字檔案信息安全的管理技術(shù)滯后。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，為了使檔案信息安全技術(shù)的發(fā)展緊跟信息技術(shù)發(fā)展的腳步，檔案信息安全技術(shù)在發(fā)展的過程中會遇到不斷出現(xiàn)的技術(shù)層面的專業(yè)問題。數(shù)字檔案信息安全一方面隨著檔案信息技術(shù)的發(fā)展得到了緩解，同時在數(shù)字檔案信息安全技術(shù)發(fā)展的同時也為數(shù)字檔案信息管理帶來了新的安全難題有待于進一步的解決。從這個角度來看，數(shù)字檔案信息安全技術(shù)是在出現(xiàn)問題之后才進一步發(fā)展，也就是說會隨時出現(xiàn)新的安全隱患問題威脅著數(shù)字檔案信息的安全，即風(fēng)險一直存在，怎樣將風(fēng)險降至最低，怎樣將風(fēng)險降至我們可以接受的程度。即使已經(jīng)出現(xiàn)了如身份認證、數(shù)字水印等新的信息安全技術(shù)，但是數(shù)字檔案信息的安全仍然不能徹底解決。

3.數(shù)字檔案信息存放的環(huán)境落后。因為我國在電子檔案信息管理領(lǐng)域的投入相對較少，所以在數(shù)字檔案信息管理領(lǐng)域的基礎(chǔ)設(shè)施相對不夠完善，不能夠?qū)?shù)字檔案信息進行科學(xué)完善的保存與管理，這樣的環(huán)境落后就給數(shù)字檔案信息管理的安全問題留了一個巨大的障礙，對數(shù)字檔案信息安全管理是百害而無一利的。而且數(shù)字檔案的保管地點是有嚴(yán)格的要求的，在存放數(shù)字檔案時需要數(shù)字檔案信息的管理者在操作時嚴(yán)格遵守庫房的八防措施。環(huán)境相對較好的單位要為數(shù)字檔案信息設(shè)立專門管理的庫房，庫房里最好要配備防磁柜等專業(yè)保管器材，也要具備必要的數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等。

4.數(shù)字檔案信息安全管理領(lǐng)域的制度不健全?，F(xiàn)今我國在數(shù)字檔案信息安全領(lǐng)域的制度不夠健全，所以才會在實際的數(shù)字檔案信息安全管理中出現(xiàn)許多紕漏。由于數(shù)字信息安全管理制度的殘缺導(dǎo)致我國的數(shù)字檔案信息安全管理水平普遍偏低。從實際出發(fā)，我國大部分的檔案管理部門都制定了相應(yīng)的數(shù)字檔案信息管理制度，許多制度都是為了應(yīng)付檢查才制定的，相互抄襲的情況比較多，這樣的情況就會造成所制定的制度并不能與實際的數(shù)字檔案信息安全管理工作相匹配。對實際的數(shù)字檔案信息安全管理工作起不到任何制約與指導(dǎo)作用，甚至可能造成安全隱患給數(shù)字檔案信息安全管理工作帶來不必要的麻煩。

5.數(shù)字檔案信息安全管理的程度偏低。雖然數(shù)字檔案信息安全管理已經(jīng)開始快速發(fā)展，但實際上數(shù)字檔案信息安全管理的程度還是普遍偏低的。從日常的數(shù)字檔案信息管理工作中就可以看出來，在工作中的操作流程不夠規(guī)范，對工作范圍與權(quán)責(zé)劃分不夠明確，容易在工作中出現(xiàn)嚴(yán)重事故、管理人員工作態(tài)度松散，如果出現(xiàn)問題找不到對應(yīng)責(zé)任負責(zé)人最后大家都推卸責(zé)任。還可能出現(xiàn)管理人員私自使用存儲數(shù)字檔案信息的計算機連接網(wǎng)絡(luò)，這樣容易使計算機被病毒侵入，或者是檔案管理人員的不當(dāng)操作破壞計算機內(nèi)的安全防護系統(tǒng)導(dǎo)致數(shù)字檔案信息的安全遭到破壞以至于泄露數(shù)字檔案信息或者損毀數(shù)字檔案信息這樣的嚴(yán)重后果。

6.數(shù)字檔案信息安全管理領(lǐng)域缺乏專業(yè)型知識人才。我們要對數(shù)字檔案信息進行安全管理的基礎(chǔ)是有本領(lǐng)域的專業(yè)型人才。這里所指的專業(yè)人才是能夠勝任數(shù)字檔案信息管理工作的專業(yè)人士，還要對信息技術(shù)熟練的應(yīng)用。這對現(xiàn)在的檔案部門來說很難做到。高學(xué)歷的檔案專業(yè)人才大多沒有真正進入到具體的檔案部門管理檔案，而真正在管理檔案的管理人員大多是專業(yè)素質(zhì)不那么高的。數(shù)字檔案信息安全管理則需要很先進的信息技術(shù)與專業(yè)性極高的檔案管理知識。而檔案部門很難做到對現(xiàn)有的檔案管理者隊伍進行系統(tǒng)的、專業(yè)的、一對一的檔案安全管理指導(dǎo)，尤其是針對數(shù)字檔案信息安全的管理領(lǐng)域。

三、數(shù)字檔案信息安全管理對策

1.增強檔案從業(yè)者的安全管理意識。作為檔案管理人員，安全意識的高低直接決定檔案的保存安全問題。所以提高檔案管理人員的安全意識就變得極其重要，讓他們了解數(shù)字檔案安全管理的重要性。要對從事數(shù)字檔案信息管理工作所必須具備的保管等專業(yè)知識進行培訓(xùn)。從業(yè)者尤其是針對數(shù)字檔案信息管理的管理者進行專業(yè)的、系統(tǒng)的培訓(xùn)。主要目的是通過培訓(xùn)增強檔案管理工作者的保密意識、安全意識等，讓從業(yè)者對檔案管理有一個清晰的認識。對有密級的信息進行加密保護，對存儲環(huán)境進行適當(dāng)清理。做到保存數(shù)字檔案信息的計算機不聯(lián)網(wǎng)以免遭到黑客攻擊或病毒侵入，如果造成失密、泄密等根據(jù)密級程度的不同是要負相應(yīng)的法律責(zé)任，使從業(yè)者能夠?qū)n案管理工作在提高業(yè)務(wù)水平的基礎(chǔ)上真正做到認真負責(zé)地對待。

2.提高數(shù)字檔案信息安全的管理技術(shù)。針對管理技術(shù)落后，進行檔案信息安全技術(shù)培訓(xùn)，使檔案信息安全技術(shù)緊跟信息技術(shù)發(fā)展的腳步，不斷解決發(fā)展中遇到的新安全風(fēng)險，這是數(shù)字檔案信息安全的重要環(huán)節(jié)。制定國家層面的數(shù)字檔案信息安全機構(gòu)，要在技術(shù)防火墻的基礎(chǔ)上建立信息技術(shù)層面的數(shù)字檔案信息的綜合防火墻。在防病毒與丟失的基礎(chǔ)上利用信息技術(shù)構(gòu)建數(shù)字檔案信息安全技術(shù)平臺等。即便我們會在數(shù)字檔案信息安全管理的過程中不斷遇到新的問題需要解決，我們也要迎難而上，為數(shù)字檔案信息安全管理的發(fā)展不斷努力。

3.數(shù)字檔案信息安全管理的一個重要的保障就是硬件設(shè)施的建設(shè)?？梢哉f，數(shù)字檔案的信息安全很大程度上是依賴于優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)施，對于基礎(chǔ)硬件設(shè)施的建設(shè)與完善，我們大體上可以從以下幾個方面來談：首先在檔案信息存儲設(shè)備的選擇上一定要選擇那些質(zhì)優(yōu)的并結(jié)合具體的情況來挑選存儲介質(zhì)，在現(xiàn)今條件下，我國大多數(shù)的檔案館和檔案室依舊沿用光盤刻錄技術(shù)。其次就是要使已有的數(shù)字檔案備份系統(tǒng)更加完備。防止各種人為或者不可抗力因素造成數(shù)據(jù)丟失。備份工作就是為這些意外狀況提供了一個可靠的保障。最后要說的是對檔案信息傳輸設(shè)備的管理。組成硬件基礎(chǔ)設(shè)施的主要設(shè)備如交換機、集線器、網(wǎng)關(guān)等很容易由于老化等自然原因或者外力等人為因素造成安全方面的隱患，之所以要加強對數(shù)字檔案信息傳輸設(shè)備的管理，就是要做到有備無患，具體方法除了定時檢修、及時更新以外，還要設(shè)置專職人員進行專門管理。

4.健全制度與法律。數(shù)字檔案信息安全管理是需要制度與法律作為強大的支撐的，所以要建立和完善數(shù)字檔案安全管理的規(guī)章制度。制定數(shù)字檔案信息安全管理的相關(guān)制度與法律是提高數(shù)字檔案信息安全管理水平的一個有效方法。要做到數(shù)字檔案信息安全管理其實是很難的，這其中所需要具備的條件很多、工程量極大。要結(jié)合管理工作中遇到的具體問題來制定與實際相符的并且執(zhí)行性較強的數(shù)字檔案信息安全管理制度。數(shù)字檔案信息安全從根本上看主要是人在發(fā)揮主要作用，并且我國為了保障數(shù)字檔案信息安全頒布了兩部相關(guān)法律。從目前形勢來看，數(shù)字檔案信息管理還存在許多不足之處有待于進一步完善，如數(shù)字檔案信息安全管理的相關(guān)制度與法律還需要進一步補充。還要從數(shù)字檔案的形成之時起一直到歸檔保存，這其中在每一個過程都必須嚴(yán)格遵守規(guī)范的管理制度，這樣才能從源頭就開始對數(shù)字檔案信息進行規(guī)范化管理，有利于后期的安全管理。

5.提高數(shù)字檔案信息安全管理的程度。為了使數(shù)字檔案信息充分發(fā)揮價值，要科學(xué)地對數(shù)字檔案信息進行安全管理，完善組織機構(gòu)建設(shè)，科學(xué)領(lǐng)導(dǎo)，做好宏觀管理調(diào)控，明確檔案工作的具體分工與所承擔(dān)的責(zé)任，完善數(shù)字檔案信息在管理過程中的具體流程規(guī)范，細化安全管理制度，在數(shù)字檔案信息系統(tǒng)運營的過程中，嚴(yán)格執(zhí)行安全操作控制規(guī)范來在實體工作中執(zhí)行。對管理人員進行上崗之前的培訓(xùn)以及在崗期間的安全制度考核機制，為數(shù)字檔案信息的安全管理提供一個優(yōu)質(zhì)的大環(huán)境。

6.加強數(shù)字檔案信息安全的專業(yè)人才隊伍建設(shè)。由于網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)的不斷更新，隨之帶來的是數(shù)字檔案的信息化水平的不斷加強，由此引發(fā)的最直接的問題就是信息安全威脅，這就需要更加專業(yè)的安全管理人才來保障數(shù)字檔案的信息安全。我們要著手建立一支高質(zhì)量、高水平的人才隊伍，提高數(shù)字檔案信息安全的管理水平，在此提出幾點建議。我認為崗前培訓(xùn)是一個很重要的環(huán)節(jié)，只有管理人員熟悉掌握了安全管理的基本流程和技能才可以高效地完成好工作任務(wù)。對于這項計劃的實施除了資金上要給予支持之外還要制定出詳細的計劃，有步驟地進行。對于相關(guān)的檔案信息化建設(shè)方面的一些技術(shù)網(wǎng)絡(luò)，數(shù)字管理等理論知識都要列入教學(xué)培訓(xùn)計劃之中，進行詳細的指導(dǎo)，還要把對保密方面的知識和怎樣防止泄密放在重要的位置上。之后我們要做的就是要把人才的引進提到日程上來，擴充各個分層的人才到檔案數(shù)字安全的管理隊伍中，這又對提高數(shù)字檔案信息安全管理隊伍的整體水平起著至關(guān)重要的作用，也是一種保障。

數(shù)字檔案信息安全管理的一個顯著特點就是復(fù)雜廣泛，是一個很強的持續(xù)性的過程。一定要力爭滲透到信息運行的每個環(huán)節(jié)，才能把數(shù)字檔案信息安全管理做到位。信息隨時隨地都可能會被泄露，所以說絕對的數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)安全是不可能的，只能做到相對的安全。數(shù)字檔案信息安全管理出現(xiàn)的一系列問題，就要求我們必須引起重視，做到管理體系更加完備，把數(shù)字檔案信息的安全提到日程中來，使檔案信息化建設(shè)更有深度。

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★作者魏金嬌為黑龍江大學(xué)檔案學(xué)專業(yè)在讀碩士研究生。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.06.08

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2016-11-29