馬國勝 王文慧

（西北農(nóng)林科技大學(xué)檔案館 楊凌 712100）

“南大之星”檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能應(yīng)用分析

馬國勝 王文慧

（西北農(nóng)林科技大學(xué)檔案館 楊凌 712100）

“南大之星”檔案管理系統(tǒng)是我國許多高校檔案管理中應(yīng)用的軟件，軟件的數(shù)據(jù)導(dǎo)入是一項應(yīng)用范圍廣泛、非常實用、可顯著提高工作效率和質(zhì)量的功能。論文就數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能的應(yīng)用做了詳細論述，此項功能的應(yīng)用可顯著提升檔案信息著錄的工作效率和質(zhì)量，并有效減輕工作量，提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

檔案管理 數(shù)據(jù)導(dǎo)入 應(yīng)用分析 信息著錄

“南大之星”檔案管理系統(tǒng)是南京中坦科技有限公司與南京大學(xué)檔案館、南京大學(xué)計算機科學(xué)與技術(shù)系合作研發(fā)的電子檔案管理軟件[1]29。“南大之星”檔案管理系統(tǒng)是目前國內(nèi)較為先進和成熟的檔案管理軟件，已經(jīng)成為許多行業(yè)應(yīng)用的電子檔案管理軟件[2]41，其高校版是應(yīng)用于高校檔案信息化建設(shè)和管理中比較理想的軟件[3]206。高校版“南大之星”檔案管理軟件在我國高校的應(yīng)用較多，如：華東師范大學(xué)、中國人民大學(xué)、西安交通大學(xué)、西北農(nóng)林科技大學(xué)等[4]35。但是高校檔案工作者對此軟件的應(yīng)用認識仍有欠缺，軟件的許多功能仍待應(yīng)用開發(fā)。筆者通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)許多檔案工作者對此軟件功能的應(yīng)用仍顯陌生，使得數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能沒有得到充分的開發(fā)和應(yīng)用。

高校版“南大之星”檔案管理軟件的數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能是基于Excel電子表格的信息數(shù)據(jù)，功能的應(yīng)用實踐就以某校研究生學(xué)位檔案信息的著錄為例進行探討。

1.制作檔案表格并完成信息的填寫。Excel版檔案表要依據(jù)各門類檔案信息的要求制作，制作成Excel版是因為“南大之星”檔案管理軟件對于數(shù)據(jù)導(dǎo)入要求是Excel軟件版本的。就以某校研究生學(xué)位檔案信息的錄入為例，首先，我們要制作Excel版本的研究生學(xué)位檔案案卷目錄的電子表格，表格中包含的信息有：序號、案卷名稱、責(zé)任者、起止時間、保管期限、備注等。其中，“案卷名稱”中的信息內(nèi)容和格式應(yīng)為“學(xué)院+屆次+專業(yè)+學(xué)生姓名+學(xué)位層次+學(xué)位檔案”，“責(zé)任者”是本卷研究生學(xué)位檔案形成的學(xué)院（系），起止時間是本卷研究生學(xué)位檔案對應(yīng)的研究生從入學(xué)到畢業(yè)的時間點，“保管期限”一般是永久，“備注欄”用于對特殊情況的說明。Excel電子表格的標準格式由學(xué)校檔案館設(shè)計制作好，交由各學(xué)院研究生秘書按照該學(xué)院研究生學(xué)位檔案的實際情況，完成電子表格的填寫工作，再將填寫好的Excel版電子表格交回學(xué)校檔案館。

2.檔案信息的檢查和完善。教學(xué)檔案管理人員將接到的Excel版電子表格進行檢查，檢查內(nèi)容主要有兩項，其一是檢查該電子表格的格式是否正確，其二是檢查該電子表格中信息內(nèi)容的完整性和準確性。其一格式中常見的問題是案卷名稱的錯誤，未嚴格按照案卷名稱的填寫格式要求做，其格式要求為：“學(xué)院+屆次+專業(yè)+學(xué)生姓名+學(xué)位層次+學(xué)位檔案”，有些案卷名稱的填寫將格式中的次序做錯，雖然案卷名稱的信息內(nèi)容是完整的，卻未嚴格按照格式的次序填寫信息，這會導(dǎo)致錄入“南大之星”檔案管理系統(tǒng)中的信息混亂，發(fā)現(xiàn)此問題后應(yīng)該予以糾正。格式中另一常見問題是“起止時間”欄的填寫，常將起止時間中間用于分割的符合“-”誤填為“—”，不注意看就不會發(fā)現(xiàn)此問題，雖然是小問題，但“南大之星”檔案管理系統(tǒng)中對于起止時間信息僅識別符合“-”，并不識別“—”，因此，發(fā)現(xiàn)此問題應(yīng)予以修正。其二是檢查該電子表格中的信息內(nèi)容的完整性和準確性，主要依據(jù)研究生學(xué)位檔案實體進行逐一檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時予以修改完善?！澳洗笾恰睓n案管理系統(tǒng)對于導(dǎo)入數(shù)據(jù)的Excel版電子表格要求較高，這樣才能保證所導(dǎo)入的檔案信息被“南大之星”檔案管理系統(tǒng)正確識別，并保證檔案信息的準確性和完整性。

3.檔案信息數(shù)據(jù)的導(dǎo)入。修改完善好的Excel版電子表格的檔案信息就可以導(dǎo)入“南大之星”檔案管理系統(tǒng)了。以用戶名和密碼方式進入“南大之星”檔案管理系統(tǒng)，在“檔案信息管理”界面點擊進入“系統(tǒng)設(shè)置”界面，在此界面點擊進入“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”功能中，目前，該功能僅支持Excel格式和DBF數(shù)據(jù)庫格式的文件。在數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能頁面點擊“瀏覽”，選擇打開需要導(dǎo)入的Excel版檔案信息的電子表格，之后點擊“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”按鍵，待數(shù)據(jù)初步導(dǎo)入系統(tǒng)完成后，就在“導(dǎo)入預(yù)覽數(shù)據(jù)”表格中可以看到導(dǎo)入的信息，此時可查看導(dǎo)入的信息是否正確。隨后在“導(dǎo)入數(shù)據(jù)字段對應(yīng)設(shè)置”表格中進行原始信息數(shù)據(jù)和著錄信息數(shù)據(jù)的字段匹配工作，點擊“導(dǎo)入預(yù)覽數(shù)據(jù)”表格中首行的F1、F2、F3……等數(shù)據(jù)模塊，在“導(dǎo)入數(shù)據(jù)字段對應(yīng)設(shè)置”表格中“源字段名”中就會相應(yīng)產(chǎn)生出F1、F2、F3……等信息，此時就可點擊“目的字段名”下的空白按鍵位置，會相應(yīng)出現(xiàn)系統(tǒng)中的目的字段名，這是選擇按鍵，在其中選擇出該檔案表中對應(yīng)的正確的著錄字段，點擊該字段名稱，就將該字段名和源字段名匹配成功，如將“導(dǎo)入預(yù)覽數(shù)據(jù)”表格中首行F1的源字段名的“案卷名稱”與“導(dǎo)入數(shù)據(jù)字段對應(yīng)設(shè)置”表格中目的字段名的“正題名”相匹配，以此類推，就可以將初步導(dǎo)入的檔案信息數(shù)據(jù)表的所有源字段名和目的字段名完成匹配。完成此項工作后就要對初步導(dǎo)入數(shù)據(jù)進行最終導(dǎo)入工作，即導(dǎo)入該門類檔案管理員的賬號中。此時點擊下方的“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”按鍵，就會出現(xiàn)下個界面“導(dǎo)入數(shù)據(jù)歸屬賬號”，選擇該門類檔案管理員的賬號，點擊“開始導(dǎo)入”按鍵，檔案表信息數(shù)據(jù)最終導(dǎo)入完成后就會出現(xiàn)提示信息：“數(shù)據(jù)被導(dǎo)入成功，導(dǎo)入數(shù)據(jù)編號為***”，點擊確定，就完成了此檔案信息數(shù)據(jù)向“南大之星”檔案管理系統(tǒng)的導(dǎo)入工作。

4.導(dǎo)入信息數(shù)據(jù)的修改完善。檔案信息數(shù)據(jù)導(dǎo)入后還需對其進行修改完善。首先，以用戶名和密碼方式進入“南大之星”檔案管理系統(tǒng)，在“檔案信息管理”界面就可看到紅色顯示的文字“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”，點擊打開，就顯示出“導(dǎo)入數(shù)據(jù)編號***”，選擇需要修改的導(dǎo)入數(shù)據(jù)就可打開該數(shù)據(jù)的檔案表。在“檔案文件信息管理”界面就可進行數(shù)據(jù)修改，對于本次導(dǎo)入的信息數(shù)據(jù)的共性問題可進行批量數(shù)據(jù)修改。以我校研究生學(xué)位檔案信息導(dǎo)入修改為例，一般需要修改和完善的項目是“一級目錄”、“二級目錄”、“全宗號”、“實體分類號”、“歸檔單位”、“主題詞”、和“輸入員”等信息，采用批量修改的方法。在“檔案文件信息管理”界面中，點擊檔案表下方的“全選”按鍵，之后點擊其下的“數(shù)據(jù)整理”模塊，就會顯示出“數(shù)據(jù)整理”的選項，選擇“移動文件到其他類目”模塊下的“更改類目”，在“一級類目”和“二級類目”中填入相應(yīng)的類目代碼，我們在“一級類目”中填入“JX12”，“二級類目”選擇空白，即完成了對于“一級類目”和“二級類目”的批量修改。隨后點擊其下的“輔助組卷”，就會顯示出輔助組卷的選項，在“批量數(shù)據(jù)修改”模塊下，選擇“修改項目”選擇框中的相應(yīng)選項，如“全宗號”、“實體分類號”、“歸檔單位”、“主題詞”和“輸入員”等，在其后的“修改為”填寫框中填入相應(yīng)正確的內(nèi)容，如我們將“全宗號”、“實體分類號”、“歸檔單位”、“主題詞”和“輸入員”分別填寫為“8”、“2014-JX12-1”、“研究生院”、“研究生學(xué)位”、“張三”等，這樣就完成了對導(dǎo)入數(shù)據(jù)的批量修改和完善工作。

5.移動信息數(shù)據(jù)至相應(yīng)的檔案表。修改完善好的導(dǎo)入數(shù)據(jù)只是暫存于“南大之星”檔案管理系統(tǒng)的“檔案信息管理”的暫存單元，要將其移動至相應(yīng)正確的檔案門類中，才能最終完成該檔案信息表的導(dǎo)入著錄工作。以用戶名和密碼方式進入“南大之星”檔案管理系統(tǒng)，打開導(dǎo)入的信息數(shù)據(jù)表，點擊“全選”按鍵，即表明將此檔案信息表全部移動至對應(yīng)的檔案門類的類目中。之后點擊其下的“數(shù)據(jù)整理”模塊，就會顯示出“數(shù)據(jù)整理”的選項，選擇“復(fù)制文件到其他檔案表”模塊下的“移動到檔案”，點擊其下的空白選擇框，就會顯示出各年份的各門類檔案，點擊選擇對應(yīng)的門類檔案名稱，之后分別點選“保持原有類目不變”和“對當(dāng)前類目下所有文件”兩個選項，再次點擊“移動”按鍵，就將之前導(dǎo)入的檔案信息數(shù)據(jù)表移動到對應(yīng)的正確的門類檔案表中了。

此項功能可廣泛應(yīng)用于“南大之星”檔案管理系統(tǒng)中各門類檔案信息的著錄工作中。也可先制作成Excel版的相關(guān)檔案信息表，便于脫機修正Excel版檔案信息表中的錯誤，以修改完善檔案表的著錄信息，再進行相關(guān)檔案表信息的在線導(dǎo)入，從而完成相關(guān)檔案表信息的著錄工作。

[1]閆麗俠.使用“南大之星”軟件著錄歸檔文件的實踐[J].長春師范學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版），2012，31（9）.

[2]李華.運用“泰坦”軟件著錄文書檔案的實踐[J].蘭臺內(nèi)外，2010（2）.

[3]楊偉龍.“南大之星”軟件運用于檔案管理的問題及對策[J].韶關(guān)學(xué)院學(xué)報，2011，32（7）.

[4]唐江玲.兩種典型的高校檔案管理軟件比較研究[J].辦公自動化（綜合版），2014（4）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.06.05

西北農(nóng)林科技大學(xué)基本科研業(yè)務(wù)費——人文社科項目（2014RWYB28）?！镒髡唏R國勝，碩士，西北農(nóng)林科技大學(xué)助理研究員，研究方向為檔案利用。

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2016-11-15